档案管理系统规划方案docWord文档格式.docx
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（以便根据型
2
、批状
决定是否建卷宗）。
（不做）
3
、档
2、档案条目需具关字段描述以反映档
4
、借出状（子无基
案的主要内容，并便于档案的及定
）
位。
5
、状
3、档内容不能更改。
跟踪档案的建及
4、投档后由所属本部级档案管理员负责审
批。
并填写必要的归档字段后归档，按
三级目录+年度的方式。
按类型不同决定
是否立卷，如需要立卷的文档归档时必
须已有相应卷宗，如无卷宗需新建才可
实现归档功能，并只能放入未满卷宗并
要求档案管理员具有管理权限的卷宗，
即录入时自动过滤已滿卷宗及无管理权
限的卷宗。
时间（按服务器时钟管理）
5、关键字段必填才能审核通过。
本部及以
上级别档案管理员只具有审批归档资
格，不具有创建档案权限（此点由档案
管理规定来实现）
卷宗管理
（由档案类
型决定是否
1、档案卷宗可由各级档案管理员创建
2、卷宗修改必须在无相关文档时才可进行
归入卷宗）
3、删除必须在无相关文档时才可进行
4、如卷宗下文档完全销毁，则标记该卷宗
为销毁。
5、卷宗按照三级分类+年限的规则创建
6、卷宗权限为包含关系，即本部档案管理
员具有相应下级事业部的卷宗管理权限
权限管理1、档案管理员权限（公司级、本部级、事
业部级）；
密级为机密不能设定为公共
级。
2、各本部及各事业部之间的档案内容、档
案条目、以及卷宗实现隔离，但是公司
档案管理员在查询或查看时可以提到公
档案移交
（权限不变
司所有档案内容。
3、在公司组织结构发生变化或业务调整时
时，能够调整系统的权限结构，更新相
关档案权限，并同时批量修改档案物理
位置，保证档案的利用。
4、可以实现权限分配的批处理修改相关档
案的权限更改
档案可实现以下移动方式：
1、跨档案室的单一及批量移交。
情况下）
查询管理
借阅管理
1、具有高级搜索选型功能，档案管理员可
轻松实现匹配查询
2、查询根据权限控制表显示相应文档。
1、跨事业部借阅管理
2、跨本部借阅管理
3、记录借阅信息状态并反映到相应条目
（实物类）
销毁功能
1、电子无销毁
2、实物销毁更新相应卷宗及相关文档标识
打印功能
4、系统可打印以下表格
（具体见档案管理实
施细则中的附件）：
表1、归档文件封面（卷宗封面）
表2
、卷内文件目录
表3
、卷内备考表
表5
、档案销毁清册
表6
、档案移交清单
系统维护
1、档案管理员维护
2、权限维护
3、卷宗维护
4、目录维护
性能要求
1、条目（自动作为查询目录了
）与附件分
开存储
2、考虑后期平台拓展
3、考虑后期的数据库移植
二、权限结构库
1数据库描述
功能：
保存系统管理权限信息。
角色：
公司档案管理员
权限：
管理者——公司档案管理员
作者——本部档案管理员、事业部档案管理员
读者——default
2维护流程
3表单
1.本部信息表
a）表单
本部信息表
本部名称：
本部长：
本部群组名称：
本部档案管理员：
主管总裁：
b）权限
创建：
修改：
公司档案管理员、本部档案管理员
删除：
说明：
公司档案管理员创建完成本部信息后
，必须指定本部档案管理员
，指定
后，由本部档案管理员对内容进行维护
。
c）描述
字段名称
类型
值产生
流程
权限
其他
本部名称
字符
填写
公司档案管理员创
必填
建。
本部长
姓名
选择、可多值
本部档案管理员维
护。
本部档案管理
公司档案管理员维
公司档案管理
员
护
员必填
本部群组名称
群组
从通讯录选择
本部档案管理员
主管总裁
2.事业部信息表
a）表单
事业部维护表
本部长：
：
事业部档案管理
事业部名称：
事业部总经理：
员：
事业部群组名称
总裁：
b）权限
本部档案管理员
事业部档案管理员
本部档案管理员创建完成事业部信息后
，必须指定事业部档案管理员
，指
定后，由事业部档案管理员对内容进行维护。
选择
本部档案管理员选
择。
公司档案管理
事业部名称
事业部总经理
3.操作
创建本部信息
创建事业部信息
编辑
删除
4权限分配规则
条目查询
IV同档案阅读权限
III同档案阅读权限
II同档案阅读权限
I总裁
档案阅读卷宗管理
事业部员工、本部长、总
本部档案管理员、所有事
裁、本部档案管理员、本
业部档案管理员
事业部档案管理员
事业部总经理、本部长、
总裁、本部档案管理员、
本事业部档案管理员
本部长、总裁、本部管理本部档案管理员、所有事
员业部档案管理员
总裁
三、档案目录库
保存档案目录结构信息。
作者——公司档案管理员
2表单
1.权限
档案条目管理只能由公司档案管理员创建、编辑、删除，其他人员只有阅读权限
2.内容
用户按级别维护目录
在维护下一级目录时，需要先选择上一级目录。
目录编号按目录编码规则完成，用户自行填写。
一级目录信息
一级目录名称：
一级目录编号：
二级目录信息
一级目录编号：
二级目录名称：
三级目录名称：
创建一级目录
创建二级目录
创建三级目录
二级目录编号：
三级目录信息
三级目录编号：
四、档案条目库
保存档案条目信息。
作者——default
2档案投档
1.流程：
员工创建档案文件——>
事业部档案管理员归档
2.内容：
普通员工创建投档文档，填写内容（红色部分）：
档案条目
档案编号
页数1
文件号
文件名称
备注
产生日期
产生部门
保存期限
归档部门
承办人
特殊权限
是否存档密级
项目档案信息（如是项目或合同填写以下信息）
客户名称
归属地
项目名称1
金额
项目周期
结项日期
服务期
档案文件
档案类型
附件1
创建人
归档日期
档案库信息
创建日期
审批信息
审批人：
2
审批时间：
提交事业部档案管理员归档
3.操作：
创建档案
3档案归档
1.内容：
档案管理员创建档案流程：
创建档案时，选择档案一级目录、二级目录、三级目录、卷宗。
如果从卷宗库中选择已存在的卷宗，则自动产生卷宗中已有的分类，并根据已有
的卷宗号和同一卷宗号中的文件号，自动形成完整的档案号。
如果没有卷宗，则需先维护卷宗库中的卷宗内容，然后创建档案。
在文件加入档案库时，如果不选择卷宗，只选择档案分类，可作为文件放置。
档案在系统中需填写以下内容，形成档案条目。
页数
卷宗名称
卷宗编号：
客户名称归属地项目名称
金额项目周期
结项日期服务期
附件
创建人创建日期
4档案编码规范
一位三位两位两位一位四位三位
0010302Ⅱ36
一级目录年度年限级别卷序号文件序号
二级目录
三级目录
案卷号
一目
按A/B/C/D⋯⋯，按的目名称自生成。
二目
三位数字，按的目名称自生成
三目
两位数字，按的目名称自生成
年度
两位数字，系自生成。
年限
一位数字，关系如下：
5年
Ⅰ
10
年
Ⅱ
15
Ⅲ
30
Ⅳ
永久
Ⅴ
（
按限
限）
卷序号
当系卷，根据原有序号，自排序号。
文件序号
当系卷，根据原有序号，自排序文件号。
5条目库配置文档
在档案条目中档案文件附件存放的档案行配置，置附件存放的数据
。
当档案数据大小超一定的数据量，管理可新建档案。
配置文档只能、不能除，配置文档只有一个。
文件名称：
文件库路径：
6档案查询
档案条目查询权限与档案相同阅读权限相同。
提供模糊查询功能，通过输入关键字，可与档案条目中的所有字段匹配。
五、档案卷宗
保存档案卷宗。
作者——事业部档案管理员、本部档案管理员
不能存取者——default
2档案卷宗维护
卷宗内容：
一级分类
二级分类
三级分类
从目录库中选择（必
从目录库中选择
（如空
选）
则编码为零）
卷宗描述：
对此卷的描述
卷宗号：
根据卷宗选择的目录，根据编码规则自动产生
排架号：
所属本部：
已有页数：
根据已创建的卷内文件的文件页数总和计算得出
卷内内容：
自动获得卷内每个文件的文件名称与文件号
并有档案内容链接。
文件号：
文件名
称：
文件名
⋯⋯⋯⋯
当卷宗中三分信息中的任何一分做修改后，需要点“更新卷宗”操作，
卷宗内所有文档的信息行更新。
3档案卷宗配置文档
当放置在此卷的文件数超定，不能向此卷宗档，只能重新立卷。
卷宗最大数：
4操作
建档案卷宗
更新卷宗
六、档案借阅
档案借阅分为档案查询、档案借阅，其中档案借阅分为借阅审批与借阅管理。
1档案查询
公司档案管理员将根据查询人提出的查询申请询结果导出excel表，作为附件发送给查询人查询人需在查询结果中确认需要的档案条目
，在查询界面中进行查询
，记录档案编号。
，并将查
查询单样式：
档案查询单
查询人：
查询日期：
本部：
返回结果日
事业部：
期：
查询内容：
关键字1：
关键字3：
关键字
2：
4：
返回结果：
2档案借阅审批
档案借阅人在查询流程中获得档案编号后，将填写借阅单，并选择自己所在的本
部、事业部。
系统根据查询人填写的档案条目中的权限信息和本部、事业部的信息，定义审批
流程。
当系统中定义的事业部总经理、本部长定义为多人时，系统缺省将定义第一个领
导作为审批人。
填写借阅单时，如果该档案是实物或纸制档案，且被借出，系统将提示用户现在
不能借阅。
档案卷宗中增加档案移交标记，当档案由本部移交事业部时，将此标记置为“是”。
当借阅档案为纸制或实物档案，且标记为“是”时，流程中最后流转到本部档案管理
员将变为流转给公司档案管理员。
流程：
定义借阅人为本部
1、事业部1员工。
4级档案
3级档案
2级档案
本事业
查询人－>
本部1
档案查询人－>
事业部1总
查询人－>
事业部1总经
部流程
管理员
经理－>
本部
1档案管
理－>
本部长1－>
理员
档案管理员
跨事业
事业部
1总经理－>
2总经理
－>
本部1档案管理员
跨本部
本部长
1－>
本部长2－>
本部2档案管理员
档案
3档案借阅管理
当档案借阅流程流转到本部档案管理员时，本部档案管理员根据档案类型进行判断。
如果是电子档案，档案管理员将向借阅人发送改档案条目的链接。
链接会在两天后自动失效。
如果是纸制或实物档案，管理员将发送邮件通知，通知员工来领取。
在员工领取时，档案管理员将标记该档案为借出，归还时将标记为档案已归还。
借阅单样式：
档案借阅单
借阅人：
本部：
事业部：
借阅档案编号：
条目名称：
档案类型：
所属部门：
借阅状态：
审批结果：
七、特殊档案库
特殊档案库只有特定用户才能进入。
特殊档案库使用与普通档案库相同的目录库、权限库，但使用独立的卷宗库、条
目库、附件库。
特殊档案库的其他管理同普通档案库。
特殊档案库无档案借阅管理，档案借阅由特殊档案库档案管理员自行处理。
八、档案库
档案库存放档案文件附件。
档案库附件阅读权限根据附件所在的档案条目确定。
档案库可根据用户需要，按模板新建。
新建档案库后，需要用户在档案条目库中的配置文档中进行配置修改，才能存放
档案文件附件。
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