英语实用文体写作系列 6报告.docx

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英语实用文体写作系列6报告

Unit6

报告（Report）

一、概述

报告一般是下级单位或个人呈报给上级机关或领导的公文。

报告既可采用信件形式书写，也可采用叙述文体书写。

它主要陈述一件事情的始末和经过，同对方交换意见，并希望了解对方的看法。

同时，他还起一种公证的作用。

报告在机关、团体、学校内部使用较多。

报告的类型很多：

调查报告、商务报告、请示报告、日常报告、建议报告、可行性报告、事故报告、进度报告、定期报告等。

按照文体可分为非正式（informalreport）和正式（formalreport）两种。

二、写作技巧

撰写报告有好几个步骤，如：

确定题目、收集资料、设计图表、综合分析、起草、修改等。

一般撰写报告可分四个阶段：

1、收集归纳资料；

2、计划如何撰写；

3、起草；

4、编辑修改。

详细撰写报告时需要以下步骤：

1、考虑写报告的目的：

报告将送给谁？

阅读者为何需要这份报告？

阅读者将如何使用这份报告？

2、另用一张纸起草你的撰写计划；

3、写报告正文；

4、写导言：

说明理由、目的、以及内容提要；

5、简单说明报告的目的和重点；

6、收集一切有关资料——会议记录、文件等；

7、核对语法、拼写、标点符号和文体有无错误；

8、自己读一遍全文，最好请别人听一听；

9、决定哪些信息重要，哪些与报告无关；

10、将信息按逻辑顺序及其重要性排列，大致打草稿；

11、最后，有可能的话，请一位能给你提建设性批评或意见的人看一遍你起草的报告；

12、决定在什么地方需要插图或图表；

13、写结论（及建议）；

14、检查插图；

15、用一两句话总结报告；

16、检查草稿是否达到了你写报告的目的。

总之要准确、简明、清楚、果断。

三、经典范文

例一

建议报告（ProposalReports）

建议报告是作者为解决某一问题而提出具体建议的报告。

通常可以列举多种方案，经比较各自的优点后在这种推出最佳方案。

From:

PersonnelManagerDivisionA

To:

ManagingDirector

Date:

May25,2006

Subject:

Proposedinstallationofclocking-inmachines

1.Followingyourmemorandumof29April,wecarriedoutasmallstudyofstaffviewsinthreeselecteddepartmentstoseehowthearrangementsofbreakshadbeenworking.Iherebysummarizetheresults:

a）.65%officeworkersfoundthepresentbreakarrangementssatisfactory;

b）.25%wouldbeinfavorofashorterlunchbreakandfinishingeasier.

2.Itistooearlytosaydefinitelyhowmanymachineswouldbeneeded.Butatleastoneforeverydivisionalofficeseemsareasonableestimate（估计，预算）.

3.Ialsoaskedmypersonnelofficersaboutthesavingoftime.Theythinkthatanimprovementintime-keepingcouldbemade.

4.Thestaff’sreactiontotheideawasnotveryencouraging.Inthesurveywecarriedoutonly15%saidtheywouldbeinfavorofusingclocking-inmachines.Iftheyhadthechoicetheywouldprefernottousethem.

5.Youalsoaskedformyviewsonhowtodealwiththeunion.Ihadameetingwiththechiefunionrepresentative.Imentionedthatinsomedepartmentsthelunchbreakwaslastingalotlongerthanisactuallyallowed.Therepresentative’sanswerwasnotveryhelpful.Shesaidtheunionwouldalwaysinsistonthelunchbreakbeingleftasitis.Thereisapointbeyondwhichnonegotiationwouldbepossiblewithoutaskingalltheunionmembersinthecompanytheiropinion.

Inconclusion,itseemsimportanttodrawtheBoard’sattentiontopossibledifficultieswhichtherapidinstallationofclocking-inmachinescouldbring.Weneedtodiscusstheproblemalittlelongerandwithmorepeoplebeforetakinganyaction,itwouldseem.

发件人：

人事部预算A经理

收件人：

董事长

事由：

建议安装计时打卡机日期：

2006年5月25日

1、根据您5月25日的备忘录，我们选出三个部门对其员工进行查访以了解怎样安排休息时间，由此得出以下结果：

a）65%员工认为对目前的休息时间安排满意。

b）25%员工赞同午餐时间短点，更早一点结束午餐。

2、定下需要几台机器还有点早，但至少每个独立的办公室需要一台，比较合理。

3、就节省时间方面我也询问了人事部门的人。

他们认为计时方面应改善。

4、员工对这一建议的反应不太乐观，我们进行的调研，只有15%的人说他们赞同使用计打卡机。

如果可以选择他们的话，他们不会同意使用的。

5、您问到怎样与工会讨论此事的。

我与工会代表的负责人开了个会，我提到在一些部门里，午餐时间比规定的要长。

代表们的回答对此帮助不大，她说工会一直坚持午餐时间按原来的执行。

有一点需要指出，征求所有工会成员的意见才能达成协议。

否则，是不可能的。

最后，值得引起所有董事们的注意，迅速的安装计时打卡机可能会出现一些问题，这是可能的。

因此，在采取行动之前，我们需要一些时间和多的人来讨论这一问题。

Notes:

1.carryout实施、执行、落实、贯彻、完成等

e.g.Hecarriedoutasurveyonhowtokitfitlastyear.

2.clocking-inmachine公司记录员工上下班时间用的计时打卡机

3.beinfavorof得到（失去）某人的尊重；赞同等

e.g.Washeinfavorofthisproposal?

4.todealwith处理；讨论，常和（with）连用

e.g..Idon’tknowexactlyhowtodealwithit.

5.insiston坚持主张；一定要…

e.g.Iinsistedongettingupearlyandrunning

6.inconclusion最后

e.g.Inconclusion,I’dliketosaythatweshoulddobetterthanbefore.

6.todrawtheBoard’sattention引起董事们的注意

e.g.Theevidencemustdrawthepolice’sattention.

例二

调查报告（InvestigationReports）

调查报告是受其他单位或个人委托或本单位指示，对某一情况进行调查后写出的尽量反映客观事实的报告，这类报告是委托人或本单位领导进行决策的重要依据。

如果是委托公证部门在调查事实后出具的报告，那么该报告将是进行索赔、理赔的有力证据。

撰写调查报告时，应注意以下几点：

1、调查报告最重要的是真实准确，实事求是。

如果报告没有做到这点，那就没什么可靠性，就会给决策者的行为造成误导。

如果是公证部门出具调查报告，那就更应注意其客观性和公正性，否则就会损害当事人的利益，也会影响该部门自身的形象。

2、调查报告应直接说明调查所使用的方法和调查所得出的结果。

3、调查报告可以在多事实材料进行客观分析的基础上，针对某些问题提出建议，但提出建议并不是调查报告所必须的。

To:

DirectorofthePersonnelOffice

From:

TheSecretary

Date:

May7,2006

Subject：

ConfidentialReportonFinanceDirectorZhouTao

Introduction

ThisreportaimstoassesstheperformanceofZhouTao,FinanceDirector,duringtheyear2005.Inparticular,itaimstoreviewhisactionsanddecisionsinthefollowingareas：

1.Generalfinancialcontrol

2.Budgetarycontrol

3.Staffrelations

Findings

ZhouTaowasappointedFinancialDirectorinJanuary2005.HehadpreviouslybeenchiefAccountantinthecompany.

ForthefirstthreemonthsinhisnewpositionMr.ZhouworkedalongsideMr.Zhao,hispredecessor.AtthisfirstGeneralManagementMeeting,hehasbeenaskedhowhesawhisroleinthecompany.Herepliedthathethoughthisprimaryresponsibilitywastoexerttightfinancialcontrolparticularlyon“runningcosts”.

InApril2005,hesubmittedafirstquarterfinancialreportwhichalreadyshowedaslightdecreaseincurrentcosts.Atthismeeting,theMarketingDirectorcommentedthattheSpringadvertisingcampaignhadbeendelayedbytheFinanceDepartment’sslownessinapprovingtheexpenditure.

InMay2005,twojuniormembersoftheFinanceDepartmentresignedandwenttoworkforoneofourcompetitions.

Thesecondquarterfinancialreportshowedcostsrunningconsiderablybelowforecast.TheMarketingDirectorcomplainedattheManagementmeetingthathisadvertisingbudgethadagainbeenrestricted.TheproblemwasingettingfundsfromtheFinanceDepartment.

Inthefollowingmonth,Mr.Di,thefinanceDirector’sassistant,askedtobemovedtoanotherdepartment.HesaidhecouldnotworkanylongerwithMr.Zhou.

InOctober,Mr.Zhoupresentedhis2006budget.Thiswasbasedonpessimisticforecastsforsales,andaplanned20%reductioninrunningcostsand10%reductioninfixedcosts.Thethirdquarterfinancialreporthadshownamarkeddropinincomematchedbyanevensharperincosts.

InNovember2005,theMarketingDirectorresignedsaying：

“Ifhestays,Igo.”ItwasunderstoodthathewasspeakingabouttheFinanceDirector.Finalfiguresfortheyearshowedagoodlevelofprofitabilitybutanalarmingdownwardtrendinsales.

致：

人事办公室经理

自：

秘书

时间：

2006年5月7日

事由：

关于财务经理周涛的调查报告

简介：

本报告旨在评估财务经理周涛在2005年中的表现，特别旨在检查他以下几方面的行为：

1、总财政控制

2、预算控制

3、人际关系

调查结果：

周涛与2005年任财务经理，他先是本公司的一名会计师。

他任职的头三个月曾与前任赵先生共事。

他首次参加总经理会议时，曾有人问他如何看待自己在公司里的作用，他回答说，他主要责任是紧缩财政尤其是流动资金。

2005年4月，他呈交了一个季度财务报告,该报告表明了已经对现有经费有所消减。

在第一个季度会上,市场部经理提到，今春的广告活动就是因为财务部迟迟不批经费而被延误。

2005年5月,财务部两名资历较浅的员工辞职,去替我们的竞争对手干活去了.

第二个季度财务报告表明：

周转的经费远远少于所预测的，市场部经理在经理会上抱怨，他的广告预算又受限制了，他很难从财务不能到经费。

之后的一个月里，莫迪，财务经理的助理，要求调往别的部门，他表示不想再与周涛共事。

10月，周涛递交了他有关2006年的财政预算.此预算是建立在它对销售所持的消极预算基础之上的，其中他计划消减流动资金20%，固定资金10%。

第三季度财务报告表明：

收入明显降低，与之相应的是，费用竟也明显减少。

2005年11月，市场部经理辞职说：

“他留下来我就走!

”这不言而喻指的便是财务部经理。

本年度的最终统计数字表明，极有可能赚回不少利润的,但是销售却在惊人的下跌。

Notes:

1.ThisreportaimstoassesstheperformanceofZhouTao本报告旨在评估财务经理周涛

2.inparticular特别

e.g.Thewholemealwasgood,butthewinewasexcellent.

3.inhisnewposition任职

e.g.Heworkedfortwoyearsinhisposition.

4.hesubmittedafirstquarterfinancialreport.他呈交了一个季度财务报告。

5.incurrentcosts现有经费

6.inapprovingtheexpenditure.不批经费

7.belowforecast预测

8.Thiswasbasedonpessimisticforecastsforsales建立在它对销售所持的消极预算基础之上的

9.inrunningcosts流动资金

10.infixedcosts固定资金

11.insales销售

例三

日常报告（RoutineReports）

日常报告是指定期或不定期地向有关部门或上级领导对销售情况、生产情况等所作的汇报，最常见的有周报、月报、季度报告和年度报告.其目的是总结评定过去某一时期的业绩，同时跟踪动态及问题。

写作日常报告时,应注意以下几点：

1、很多企业、部门都有定期报告表，只需按表上指定的栏目填好就行。

填报时，应对有关数据进行核实。

2、有时,企业、部门要求报告人根据实际情况撰写.撰写这类报告时，一般采用信函格式，尤其是便函格式最常用到。

3、日常报告一般一对过去一个极端的情况总结开头，然后对一些主要问题展开讨论。

如果有什么建议的话，一般在最后提出.当然,您也可以在报告的结尾展望下一阶段的可能情况。

To:

Ms.Renoir,ManagingDirector

From:

AlanJones

Date:

May7,2006

Subject：

Officehealthandsafetyprovisions

AsrequestedbytheManagingDirectoronApril29,Ihaveinvestigatedtheproblemswhichhavebeenraisedconcerningofficehealthandsafety.

Astudywasmadeofalljob-relatedillnessesduringthepastyear.Forexample,itwasfoundthatanumberofcasesofsymptomsofRepetitiveStrainInjury（RST）hadbeenreportedbythecompanyphysiotherapist.Meetingswereheldwithunionrepresentative’sandofficemanagerstodiscusswhatwouldbedone.

Proposals

1.Thesafetyregulationsshouldbeclearlydisplayedinthecompany’scanteenandmainoffice.

2.Newstaffshouldneedinformingaboutthecompany’ssafetyregulationsandpolicy.Inparticular,theyshouldbeadvisedtotakefrequentbreaksfromthescreen.

3.Itisnecessarytoteachofficestaffhowtopositionthemselves,theirchairs,desksandequipment.

4.Itshouldbetheresponsibilityofthedepartmentalcommitteeonhealthandsafetytoinstructnewstaffonproceduresforhandlingofficeequipmentandforsecuringelectronicandmechanicalmachinery.

5.Itwasfurthernotedthatventilationandair-filteringsystemsinofficerequireregularmaintenance.

6.Theunionsuggestedthatsub-standardfurnitureandequipmentshouldbereplaced.Inparticular:

a）old-fashionedscreensshouldbereplaced__theyareknowntocauseeyesightproblems.

b）officelightingshouldbecarefullychecked.Staffhavecomplainedofheadachesafterwork;lightingisalargepartoftheproblem.Animportantpointtoemphasizeisthatbrightlightsshouldnotreflectonthescreen.

c）chairswithfullbacksupportsareessential.Manystaffhavecomplainedofbackache.

健康安全问题的安排

收件人：

Ms.Renoir董事长

发件人：

根据四月29日董事长的要求，我对提出的涉及到有关健康安全问题进行了调查。

研究了去年所有与工作有关的疾病，例如：

发现公司理疗医生报告的几期重复过劳受伤症状的病案。

（RSI）。

已会晤工会代表和办公室经理讨论研究对策。

建议：

1、在食堂和主要办公室张贴安全手则。

2、新员工应了解公司的安全守则和政策。

特别应该建议他们经常休息，不可总看着电视屏幕。

3、很有必要训练办公室员工如何起坐，如何合理的安置桌椅和设备。

4、各部门健康委员会应负责指导新员工操作办公室仪器和安全使用电子设备或机械设备的步骤。

5、办公室通风系统和空气过滤系统需要定期维修。

6、工会建议更换不合标准的家具和设备，特别是：

a）过时的电脑屏幕——他们会引起视力问题。

b）仔细检查办公室灯光——员工抱怨说下班后头疼/很大程度上与灯光有关；要强调的一点是大灯不应照射电脑屏幕。

c）高靠背椅很重要——许多员工抱怨背疼。

Notes:

1.asrequestedby

鉴于您的要求

e.g.Asrequestedbyt