项目部 信息资料管理办法初稿tf综述.docx
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项目部信息资料管理办法初稿tf综述
丰庆·华府项目部信息资料管理办法
项目信息管理贯穿建设工程全过程，衔接建设工程各个阶段、各个参建单位和各个方面，包括信息的收集、传递、加工、整理、检索、分发、存储等基本环节。
第一节项目信息管理目标和原则
一、信息管理的目标：
通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息，使各项决策能够得到及时准确地传达和执行；同时为工程的管理、验收、竣工移交、备案提供完整的资料基础。
二、信息管理工作原则：
●标准化原则
在项目的实施过程中，应对有关信息的分类进行统一，对信息流程进行规范，文件、报表应力求做到格式化和标准化；通过建立健全信息管理制度，从组织上保证信息产生过程的效率。
●有效性原则
所提供的信息应针对不同阶层管理者的要求进行适当加工，针对不同的管理者提供不同要求和浓缩程度的信息，保证工程信息对各层次决策行动的有效性。
例如对于项目的高层管理者而言，提供的决策信息应力求精练、直观，尽量采用形象的图表来表达，以满足其战略决策的信息需要。
●定量化原则
工程信息不是项目实施过程中所产生数据的简单记录，而是经过信息处理人员采用定量工具对有关数据进行比较与分析的结果。
●时效性原则
建设工程的信息都有一定的生产周期，如月报表、季度报表、年度报表等，信息产品要服务于决策就必须满足时效性原则。
●可预见性原则
建设工程产生的信息作为项目实施的历史数据，可以用于预测未来的情况。
应采用先进的方法和工具，为决策者制定未来目标和行动规划提供必要的信息。
例如，通过对以往投资执行情况的分析，对未来可能发生的投资进行预测，作为采取事先控制措施的依据。
第二节项目信息管理制度和措施
一、信息资料管理职责分工
Ø项目部经理，负责本项目信息资料管理工作的组织和指导，对信息资料管理工作的成效负总责。
Ø项目部资料管理员，负责本项目信息资料管理工作的实施，具体负责项目信息、文件、资料的收集、整理、传递、分发、立卷归档等工作。
Ø各专业责任工程师，负责本专业及其业务范围内信息、文件、资料的形成、收集和整理工作，对责任范围内信息、文件、资料的质量负责，并分阶段向项目部资料管理员移交。
Ø项目监理部，负责本项目工程和监理资料的形成、收集和整理工作，对工程及监理资料的质量负责，并分阶段向建设方项目部移交。
Ø项目各参建单位技术负责人负责本单位工程资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程资料的收集、整理工作。
二、信息传递方式
Ø参建各方之间信息的传递和沟通可采用口头方式、书面方式和会议沟通方式。
Ø各方之间正式的信息传递应采用书面形式，并应由负责人签字并加盖公章。
在特别紧急的情况下，也可以先采用口头方式，但事后必须及时以书面方式予以确认。
Ø工程例会、专题会议等是参建各方沟通信息和形成决议的有效途径。
为了对会议成果进行确认并利于监督执行，会后须及时整理形成书面的“会议纪要”。
“会议纪要”须经过与会各方代表会签，并及时下发到相关各方，接受方应签收并注明接收时间。
“会议纪要”经与会各方代表会签后，其形成的决议即对各方具有约束力。
三、工程资料管理要求
Ø工程资料文件形成应符合国家相关的法律、法规，符合施工质量验收标准和规范，符合工程合同的要求。
Ø工程资料的填写应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。
Ø工程资料应认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。
表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格统一归类。
Ø所有工程资料须做到真实、完整、齐全、有效，资料编目清楚，装订规范。
Ø关键工序、特殊工序以及隐蔽工程应进行现场摄影、摄像，所有工程图像资料要有正副两份。
Ø项目工程资料要进行电子版本的制作，按要求标准使之保持与文字资料的共存性，便于今后的使用。
Ø各承包商负责完成各自施工内容的竣工图，由施工总承包商完成竣工图的制作。
Ø工程资料文件应与工程进展同步，及时进行收集、整理，并按有关规定进行移交存档。
Ø项目管理部应收集、保管好全部工程资料，供运营期间参考使用并在正式移交时完整提供。
Ø在与工程勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；
Ø组织、监督施工和监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作；收集和汇总施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
Ø在组织工程竣工验收前，提请市城建档案馆对工程档案进行预验收；
Ø工程竣工验收3个月内，向市城建档案馆移交一套符合规定的工程文件；
Ø项目竣工后，向使用方（物业公司）真实、完整、齐全地移交工程资料，并办理工程资料移交手续。
四、信息文件编码体系
Ø要实现项目信息的有效沟通，乃至建立项目管理信息系统，必须建立科学的信息文件分类编码体系。
Ø项目部应组织建立本项目的信息文件编码体系，并督促各参建单位严格落实执行。
Ø参建各方形成的所有与本工程有关的信息文件都应纳入此信息文件编码体系，都应有唯一的编码与之对应。
Ø对外来文件其原编码不符合规定的信息文件编码体系要求的，应重新进行编码。
五、资料台账的建立
为便于信息资料的管理、检索和利用，项目部应建立各种信息资料台帐。
Ø收发文台帐
Ø设计文件、变更、洽商台帐
Ø甲供材料、设备到场验收台帐
Ø工程验收台帐
Ø签证台帐
Ø工程款支付台帐
项目部应督促监理部建立各种信息资料台帐，以便跟踪管理。
Ø料/构配件/工程设备进场报验台账
Ø施工设备（含检测仪器）报验台账
Ø施工试验台账
Ø签证台帐
Ø工程款支付台账
Ø工程验收台账
a.检验批工程质量验收台账
b.分项（子分项）工程质量验收台账
c.分部（子分部）工程质量验收台账
六、外来文件资料管理流程
详见附图1。
七、对外文件资料管理流程
详见附图2。
附图1外来文件资料管理流程
附图2对外文件资料管理流程
丰庆·华府项目部
文件资料传阅、分发单
文件名称
归类
来源
收件时间
外来编号
内部编号
主责任人
签收：
内容简介
传阅记录
需传阅人员（文件主责任人确定）：
传阅人签名：
分发记录
需分发人员（文件主责任人确定）：
收件人签名：
编号：
日期：
2009年月日
附表1文件资料传阅、分发单
第三节文件有效性管理
一、各方往来文件有效性管理
Ø参建各方应在合同中明确或另外签署补充协议，指定各方有权签署各类往来文件的责任人员。
如果上述责任人发生变动，必须书面通知相关各方。
上述补充协议和变更通知必须加盖公司印章。
Ø各方间往来文件以授权责任人员签字并加盖项目部印章方为有效。
Ø各方之间的所有往来文件必须有唯一的编号。
Ø文件签署日期应以发放日期为准，文件时应要求对方签收，注明接收文件的日期、时间。
此后追溯时以文件签收时间为实际送达的时间。
Ø对已发文件进行修正或作废撤销，必须重新发文进行明确。
二、设计（变更）文件有效性管理
Ø设计（变更）文件应加盖设计单位印鉴，须经建设单位认可方为有效。
Ø所有设计（变更）文件应有唯一的编号，变更图纸应标明变更版本号；设计（变更）文件所标的出图日期应为实际向建设方提交的日期。
Ø设计（变更）文件应加盖发图章，标明接收单位、发图（文件）时间，并加盖建设单位项目部印章。
承包单位接收设计（变更）文件时，应要求其进行签收，并注意标明接收的日期、时间。
Ø原设计（变更）文件作废，项目部应下发《设计图纸（变更）废止通知》，并将作废的图纸（文件）收回或加盖作废章。
因承包方原因原发放的图纸（文件）遗失的，应留有书面记录并由承包方签字确认。
三、项目部印鉴管理
Ø项目部印鉴应由专人（资料员）保管，平时存放于安全地点并加锁。
Ø使用项目部印鉴须经项目部（或项目工程部）经理批准。
Ø文件编制人将“需用印文件”报项目部（或项目工程部）经理审核，并在《项目部印章使用记录》上登记；项目部（或项目工程部）经理审核文件同意后，在《项目部印章使用记录》上签字认可；印章保管人员（资料员）在“需用印文件”上加盖印章，并留一份原件存档备查。
第四节项目资料的立卷归档分类
项目部的文件资料按照以下方式分类，立卷、存档：
建设工程文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保存单位和保管期限
建设单位
施工单位
设计单位
监理单位
城建档案馆
工程准备阶段文件
一
立项文件
1
项目建议书
永久
√
2
项目建议书审批意见及前期工作通知书
永久
√
3
可行性研究报告及附件
永久
√
4
可行性研究报告审批意见
永久
√
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
永久
√
6
专家建议文件
永久
√
7
调查资料及项目评估研究材料
长期
√
二
建设用地、征地、拆迁文件
1
选址申请及选址规划意见通知书
永久
√
2
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
永久
√
3
拆迁安置意见、协议、方案等
长期
√
4
建设用地规划许可证及其附件
永久
√
5
划拨建设用地文件
永久
√
6
国有土地使用证
永久
√
三
勘察、测绘、设计文件
1
工程地质勘察报告
永久
永久
√
2
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
永久
永久
√
3
建设用地钉桩通知单（书）
永久
√
4
地形测量和拔地测量成果报告
永久
永久
√
5
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
长期
√
6
初步设计图纸和说明
长期
长期
7
技术设计图纸和说明
长期
长期
8
审定设计方案通知书及审查意见
长期
长期
√
9
有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议。
永久
√
10
施工图及其说明
长期
长期
11
设计计算书
长期
长期
12
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
长期
√
四
招投标文件
1
勘察设计招投标文件
长期
2
勘察设计承包合同
长期
长期
√
3
施工招投标文件
长期
4
施工承包合同
长期
长期
√
5
工程监理招投标文件
长期
6
监理委托合同
长期
长期
√
五
开工审批文件
1
建设项目列入年度计划的申报文件
永久
√
2
建设项目列入年度的批复文件或年度计划项目表
永久
√
3
规划审批申报表及报送的文件和图纸
永久
4
建设工程规划许可证及其附件
永久
√
5
建设工程开工审查表
永久
6
建设工程施工许可证
永久
√
7
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
长期
√
8
工程质量监督手续
长期
√
六
财务文件
1
工程投资估算材料
短期
2
工程设计概算材料
短期
3
施工图预算材料
短期
4
施工预算
短期
七
建设、施工、监理机构及负责人
1
工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单
长期
√
2
工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单
长期
长期
√
3
工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
长期
长期
√
监理文件
1
监理规划
（1）
监理规划
长期
短期
√
（2）
监理实施细则
长期
短期
√
（3）
监理部总控制计划等
长期
短期
2
监理月报中的有关质量问题
长期
长期
√
3
监理会议纪要中的有关质量问题
长期
长期
√
4
进度控制
（1）
工程开工/复工审批表
长期
长期
√
（2）
工程开工/复工暂停令
长期
长期
√
5
质量控制
（1）
不合格项目通知
长期
长期
√
（2）
质量事故报告及处理意见
长期
长期
√
6
造价控制
（1）
预付款报审与支付
短期
（2）
月付款报审与支付
短期
（3）
设计变更、洽商费用报审与签认
长期
（4）
工程竣工决算审核意见书
长期
√
7
分包资质
（1）
分包单位资质材料
长期
（2）
供货单位资质材料
长期
（3）
试验等单位资质材料
长期
8
（1）
有关进度控制的监理通知
长期
长期
（2）
有关质量控制的监理通知
长期
长期
（3）
有关造价控制的监理通知
长期
长期
9
合同与其他事项管理
（1）
工程延期报告及审批
永久
长期
√
（2）
费用索赔报告及审批
长期
长期
（3）
合同争议、违约报告及处理意见
永久
长期
√
（4）
合同变更材料
长期
长期
√
10
监理工作总结
（1）
专题总结
长期
短期
（2）
月报总结
长期
短期
（3）
工程竣工总结
长期
长期
√
（4）
质量评价意见报告
长期
长期
√
施工文件
一
建设安装工程
（一）
土建（建筑与结构）工程
1
施工技术准备文件
（1）
施工组织设计
长期
（2）
技术交底
长期
长期
（3）
图纸会审记录
长期
长期
长期
√
（4）
施工预算的编制和审查
短期
短期
（5）
施工日志
短期
短期
2
施工现场准备
（1）
控制网设置资料
长期
长期
√
（2）
工程定位测量资料
长期
长期
√
（3）
基槽开挖线测量资料
长期
长期
√
（4）
施工安全措施
短期
短期
（5）
施工环保措施
短期
短期
3
地基处理记录
（1）
地基钎探记录和钎探平面布点图
永久
长期
√
（2）
验槽记录和地基处理记录
永久
长期
√
（3）
桩基施工记录
永久
长期
√
（4）
试桩记录
长期
长期
√
4
工程图纸变更记录
（1）
设计会议会审记录
永久
长期
长期
√
（2）
设计变更记录
永久
长期
长期
√
（3）
工程洽商记录
永久
长期
长期
√
5
施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告
（1）
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表
长期
√
（2）
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件
长期
√
（3）
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告
长期
√
（4）
预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录
长期
√
（5）
工程物质选样送审表
短期
（6）
进场物质批次汇总表
短期
（7）
工程物质进场报验表
短期
6
施工试验记录
（1）
土壤（素土、灰土）干密度试验报告
长期
√
（2）
土壤（素土、灰土）击实试验报告
长期
√
（3）
砂浆配合比通知单
长期
（4）
砂浆（试块）抗压强度试验报告
长期
√
（5）
混凝土配合比通知单
长期
（6）
混凝土（试块）抗压强度试验报告
长期
√
（7）
混凝土抗渗试验报告
长期
√
（8）
商品混凝土出厂合格证、复试报告
长期
√
（9）
钢筋接头（焊接）试验报告
长期
√
（10）
防水工程试水检查记录
长期
（11）
楼地面、屋面坡度检查记录
长期
（12）
土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表
长期
√
7
隐蔽工程检查记录
（1）
基础和主体结构钢筋工程
长期
长期
√
（2）
钢结构工程
长期
长期
√
（3）
防水工程
长期
长期
√
（4）
高程控制
长期
长期
8
施工记录
（1）
工程定位测量检查记录
永久
长期
√
（2）
预检工程检查记录
短期
（3）
冬施混凝土搅拌测温记录
短期
（4）
冬施混凝土养护测温记录
短期
（5）
烟道、垃圾道检查记录
短期
（6）
沉降观测记录
长期
√
（7）
结构吊装记录
长期
（8）
现场施工预应力记录
长期
√
（9）
工程峻工测量
长期
长期
√
（10）
新型建筑材料
长期
长期
√
（11）
施工新技术
长期
长期
√
9
工程质量事故处理记录
永久
√
10
工程质量检验记录
（1）
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
（2）
分面工程质量验收记录
长期
长期
长期
（3）
基础、主体工程验收记录
永久
长期
长期
√
（4）
幕墙工程验收记录
永久
长期
长期
√
（5）
分部（子分部）工程质量验收记录
永久
长期
长期
√
（二）
电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程
1
一般施工记录
（1）
施工组织设计
长期
长期
（2）
技术交底
短期
（3）
施工日志
短期
2
图纸变更记录
（1）
图纸会审
永久
长期
√
（2）
设计变更
永久
长期
√
（3）
工程洽商
永久
长期
√
3
设备、产品质量检查、安装记录
（1）
设备、产品质量合格证、质量保证书
长期
长期
√
（2）
设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告
长期
（3）
设备安装记录
长期
√
（4）
设备试运行记录
长期
√
（5）
设备明细表
长期
长期
√
4
预检记录
短期
5
隐蔽工程检查记录
长期
长期
6
施工试验记录
（1）
电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录
长期
√
（2）
楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录
长期
√
（3）
变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录
长期
√
（4）
给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通风、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录
长期
√
（5）
电梯照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录
长期
√
（6）
电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告
长期
√
（7）
质量事故处理记录
永久
长期
√
（8）
工程质量检验记录
（1）
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
（2）
分项工程质量验收记录
长期
长期
长期
（3）
分部（子分部）工程质验收记录
永久
长期
长期
√
（三）
室外工程
1
室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件
长期
√
2
室钋建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）施工文件
长期
√
二
市政基础设施工程
（一）
施工技术准备
1
施工组织设计
短期
短期
2
技术交底
长期
长期
3
图纸会记录
长期
长期
√
4
施工预算的编制和审查
短期
短期
（二）
施工现场准备
1
工程定位测量资料
长期
长期
√
2
工程定位测量复核记录
长期
长期
√
3
导线点、水准点测量复核记录
长期
长期
√
4
工程轴线、定位桩、高程测量复核记录
长期
长期
√
5
施工安全措施
短期
短期
6
施工环保措施
短期
短期
（三）
设计变更、洽商记录
1
设计变更通知单
长期
长期
√
2
升级会员 