采购程序.docx

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采购程序

采购管理办法

一、总则

1、为规范酒店物资的采购程序、有效控制采购成本、及时满足经营需求和提高经济效益，制定本细则。

2、本细则适用于天泉凰庭食府酒店

二、采购管理基本原则

1、廉洁自律，严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量，处理好与供应商的关系，不接受供应商礼金、礼品和宴请；

2、严格遵守采购规范流程，及时按质按量地采购到所需物品，在满足使用部门需求的基础上最大限度降低采购成本；

3、加强采购的事前管理，建立完善的供应商和物资信息档案，做好采购相关文档的存档、备份工作，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；

4、所有物资采购必须经计划报审批准后方可执行采购；未经计划报审批准的，一律不得采购。

如遇紧急情况需立即采购的，需按《紧急采购管理流程》要求执行；

5、凡采购的物品具有共同特性的，采用集中采购的方式办理；

6、在条件相同的前提下所需采购的物品，应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；

7、科学、客观、认真地进行收货质量检查；

三、供应商管理基本原则

1、本着公平、公正、公开的原则。

2、以保障供货质量为前提，“货比三家，价廉物美”。

3、供货种类进行细分，以具有专业化优势的供应商为主。

四、采供物资分类：

1、原材料供应商分类：

蔬菜、水果、鲜货（鸡、鸭、猪肉、牛肉等）、干杂（各类香料、调味品、粮油等）、干货（燕鲍翅等）、海鲜、河鲜等。

2、库存商品类供应商分类：

酒水（白酒、红酒、啤酒、饮料等）、香烟、茶叶、小食品、小百货、计生用品等。

3、低值易耗品类供应商分类：

日用品（各种清洁用品和常用的消耗品）；纸品（抽纸、卷纸、檫手纸等）；客房用品（一次性拖鞋、牙具、沐浴露、香皂、洗发液、梳子、杯垫等）；办公用品（笔类、本子、计算器、打印纸、文件夹等）；餐厨具（锅、碗、瓢、盆、盘、碟、杯、勺、筷等）；小家电（电吹风、取暖器、热水器、电风扇等）；布草（针织品、员工工装）；印刷品（宣传册、宣传画、宣传单、各种单据等）；维修材料（工程部用于酒店维护使用的材料）；维修工具（工程部用于酒店维护使用的工具）；家俱类（桌、椅、柜、茶几、床、梯子等）；安保类（如电警棍、安全帽、强光电筒、警绳、防寒大衣等）。

4、其他类供应商分类：

植物租凭、洗涤、广告等。

五、供应商报备资料

1、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、如果带行业特性的必须有行业准入证（如卫生许可证、食品卫生证、特种行业经营许可在等）。

2、所经营品种及初步报价。

3、联系人、联系方式、公司经营地址等。

六、市场询价

1、酒店成立以总经理为组长的市场询价格小组。

市场询价小组成员：

总经理、驻店采购员、驻店采购主管、需求部门第一负责人；财务经理和成本会计、酒店管理公司采购部经理独立进行市场询价。

市场询价小组询价工作由驻店采购主管主导定期开展，每月询价不少于两次。

2、询价时间：

（1）鲜货、蔬菜类：

每半月询价一次；

（2）干杂、干货：

每月询价一次；

（3）酒水、饮料、办公用品、维修材料、日用品等每1月询价一次；

3、询价记录应写明询价人员，询价时间、地点及询价结果，经总经理审批后交会计存档。

4、零星采购的询价由采购部执行，询价资料作付款依据交会计审核。

5、财务部成本会计对有异议的物资价格可以随时抽查。

七、供应商的确定

（一）、餐饮类物资采购供应商确定由酒店定价评审小组主导完成。

1、首轮洽谈：

对报备供应商进行初步筛选，选择同类供应商不得少于3家，不多于5家进行首轮洽谈，并确定3家供应商进入第二轮洽谈。

首轮洽谈的工作重点：

实地考察供应商、评判供应商的规模实力、供应产品的市场反应情况、供应产品的特点、供应商在同行中的口碑等。

2、第二轮洽谈：

首轮初定的供应商（3家）对酒店所需物资进行实质性竞价。

第二轮洽谈的工作重点：

价格谈判和对比各供应商的报价，最终确定各供应商综合势力排名。

3、第三轮洽谈：

在竞价的3家供应商中选择排名前两位的供应商试供货，周期1-3月。

第三轮洽谈的工作重点：

在试供货过程中对2家供应商进行考察，考察内容包括价格、服务、供货质量等。

4、第四轮洽谈：

综合评比两家供应商，由评审小组集体讨论并经2/3以上成员通过确定主供应商和次供应商，与其签订购货合同。

（二）、零星物资采购由酒店驻店采购员严格按照采购原则简化程序确定供应商。

（三）、其它大宗物资由酒店管理公司采购部确认供应商，并由其主导完成采购任务。

八、供应商所供商品的定价

1、定价频率：

蔬菜、海鲜、海河鲜、水果等每月定价两次；干杂、酒水、低耗物料类每月定价一次。

2、定价原则：

充分做好市场价格调查，保障采购价格不得高于成都市场同行业同档次平均价格。

3、酒店成立以总经理为组长的定价评审小组。

定价评审小组成员：

总经理、驻店采购员、驻店采购主管、需求部门第一负责人、厨师长（如涉及餐饮物资）、财务经理、成本会计和酒店管理公司采购部经理。

定价评审小组工作由驻店采购主管主导定期开展。

九、供应商的合同签订

1、确定供应商后，由总经理与供应商签订供货合同，合同的期限不得超过一年。

供货合同一式三联：

一份供应商；一份财务部；一份行政部备档。

合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等。

2、供应商的更换与续用：

在合作的过程中，如发现供应商有不履行合同的行为，在合同期满前，由定价评审小组集中讨论决定是否更换、续用；每季度定期评估现有供应商和挖掘市场的优质供应商，由定价评审小组集中讨论决定是否更换、续用。

十、物资申购程序

1、酒水、香烟、干杂调味品、日用品等库房常备物资申购程序

（1）、对于新开酒店在其开业的前3个月由经营部门根据经营情况填制申购单，其程序：

物资使用部门经办人填制申购单→物资使用部门第一负责人→库房人员确认→财务经理审核→总经理审批→采购执行购买（非常备物资也执行此流程）。

（2）、当新开酒店第4月由总经理、财务、使用部门和采购对库房常备物资每一个品种的最高库存量和最低库存量进行核定，一经核定库房严格按照核定的物资数量备货。

（3）、核定库房常备物资的申购程序：

库管员填制申购单→成本会计审核→财务经理审批→采购执行购买。

（4）、申购单循环：

第1项签字齐全的申购单库房联交库管作为办理入库的凭据，采购联交采购执行购买并作为购买物资报账的依据，部门联由物资申购部门留档被查；第2-3项签字齐全的申购单库房联交库管作为办理入库的凭据，采购联交采购执行购买并作为购买物资报账的依据，部门联由成本会计留档备查；

2、办公用品的申购程序

（1）、办公用品统一归口行政部办理，各使用部门每半月申购一次，分别为每月5日前和15日前通过OA报行政部经理处。

（2）、办公用品申购流程：

各部门负责人通过OA报行政部经理→行政部统一汇总填制办公用品申购单→库房人员确认→财务经理审核→总经理审批→采购执行购买。

（3）、申购单的循环：

签字齐全的申购单库房联交库管作为办理入库的凭据，采购联交采购执行购买并作为购买物资报账的依据，部门联由行政部留档备查；

3、鲜货、蔬菜等每日需要购买的原材料申购程序

（1）、每日进货的鲜货、蔬菜、水果类：

由使用部门于进货前一天20:

30之前将填写好的请购单送采购通知供应商送货。

（2）、每日进货的原材料申购程序：

原材料使用部门（或厨房各档口）填制原材料申购单→原材料使用部门第一负责人签字同意→采购执行购买。

（3）、申购单的循环：

签字齐全的申购单库房联交库管作为办理入库的凭据，采购联交采购作为执行购买的依据，部门联由物资申购部门留档被查；

4、固定资产的申购程序：

（1）、固定资产的申购按照酒店固定资产管理细则执行。

（2）、固定资产申购流程：

由固定资产使用部门经办人填制申购单→固定资产申购部门第一负责人签字确认→酒店财务经理审核→酒店总经理审批…→集团资产管理部核准…→集团财务总监审批…→集团总经理批准（虚线部分为超过酒店自身的权限）。

5、紧急采购管理流程，酒店行业由于客人的各种喜好及消费习惯，需要临时购买的物资，如果按照常规申购流程无法及时满足客人要求，故此适用紧急采购流程。

（1）、由于客人的特殊要求，酒店需要马上购买相关原材料、酒水或者其他物资的，金额在500元以下的可以由使用部门第一负责人口头通知采购紧急购买，金额在500元以上的（含500元）由使用部门第一负责人口头请示酒店总经理，由酒店总经理口头通知采购人员执行购买。

（2）、物资购买回来后由物资使用部门补填申购单，按照常规申购流程补签相关手续。

（3）、紧急采购流程：

物资使用部门经办人口头请示部门负责人→物资使用部门第一负责人口头通知采购（500元以内）…口头请示酒店总经理（500元以上的）→总经理口头通知采购→采购执行购买→物资使用部门经办人补填申购单

十一、采购数量的确定原则

  为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。

1、鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。

（1）、此类原料实行每日采购，一般要求供应商送货。

（2）、用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。

2、库存物品（干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等）的采购数量。

（1）、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。

最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。

（2）、库存量上下限的计算公式：

   最低库存量=每日需用量×发货天数

   最高库存量=每日需用量×库房常规备货天数+最低库存量

十二、货物的验收

1、根据本公司制定的《各类物资验收标准》进行验收

2、验收人员：

   采购人员、库房人员、领用部门负责人共同验收。

十三、附则

1、本细则由欧曼酒店财务部负责解释。

2、本细则自2011年月日执行。

3、本细则会签人员：

4、公司领导批准：

附件：

1、厨房原材料申购单样式1页

2、申购单样式1页

厨房原材料申购单

NO:

年月日

档口

品名

热菜房

凉菜房

小吃房

员工餐

小计

姜

蒜

五花肉

厨师长：

各档口负责人：

采购：

申购单

NO:

申购部门：

年月日

品名

单位

数量

用途

规格、质量要求

申购部门经理：

库房：

申购人：

总经理：

财务部经理：