第七讲时间管理的80-20法则.doc

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第七讲时间管理的80/20法则

【本讲要点】

决策的必要性

帕雷托（PARETO）时间原则

运用ABC分析法来设定优先顺序

决策的必要性

优先顺序

优先顺序就是决定哪件事情必须先做，哪件事情只能摆在第二位，哪些事情可以延缓来处理，即要有意识地设定明确的有限顺序，以便执着、系统地依照这个顺序处理计划里的任务。

决策的必要性——设定优先顺序的好处

1．只做重要而且是必要的任务

在生活中，不管是工作、学习、人际关系等，你只做重要而且是必要的任务。

●作为一名职业经理人，他的工作大部分时间是用在规划、组织、用人、指导、控制上。

●作为一名销售经理，他的工作可能就是把产品的知识传授给属下，统计整个单位的业绩，走访一些重要的顾客，把下级的一些意见反映给上级等。

●作为一个销售人员，他的优先顺序就是打电话约见客户，然后准备销售的工具以及材料，到客户那去，向客户介绍产品，最后签订定单。

所以每一个人，因为他工作的角色不同，只做重要及必要的任务。

2．每一次只集中在一件

事情上每个人的角色不同，在当时的状况之下设定目标，应以每一次仍能够最完美的完成目标为原则，这样在计划周期结束时，每个人至少都处理了重要事情。

帕雷托（PARETO）时间原则

19世纪意大利经济学家帕雷托（PARETO）发现：

80%的财富掌握在20%的人手中。

从此这种80/20规则在许多情况下得到广泛应用。

一般表述为：

在一个特定的组群或团体内，这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。

在时间管理中，在优先顺序里，也有一个PARETO时间原则，也称80/20法则。

假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而20%的价值则来自于80%的项目。

时间管理的重要意义在于能经常以20%的付出取得80%的成果，最后的结果占了80%的大部分。

因此，在你的工作或生活中，你应该把十分重要的项目挑选出来，专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。

表7-1Pareto时间原则（80：

20原则）

你使用或准备的时间占80%，即次要的多数问题占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的时间占20%，即重要的少数问题，造成的成果却占80%。

例如：

作为销售人员推销时，你打50个电话，可能只有5个顾客给你相约见面，就是说你花了80%的时间在约见客户，但是只有20%的客户跟你见面。

作为一个职业经理，可能你花了两个小时的时间做准备，但是会议进行可能不到30分钟，也就是说用80%的时间做准备，造成的结果是20%，但是这20%的准备造成了80%的结果。

也可用下图来表示：

图7-180∶20原则

成果产出的过程中，使用时间的前20%（投入）造就了80%的成果（产出）；相对的，使用其余80%的时间，只有20%的效果。

【自检】

一天里，你怎样去运用时间管理的80/20原则？

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运用ABC分析法来设定优先顺序

ABC分析法

ABC分析法——这个技术是来自于经验，也就是重要和次重要的任务。

在所有任务的集合中，由不同任务所组成的百分比通常是固定的。

字母A、B、C将不同的任务，依照它们对达成职业与个人目标的重要性分成三个等级。

特别重要的称为A，比较重要的为B，不重要的为C。

ABC分析法基础

图7-2ABC分析法

一天里最重要的一件事情，可能占很少数，称为A级任务，次等重要的B级任务不多，其他都是不重要的，是C级任务。

从功能有效的达成角度去看，C级任务的成果比较低，次要任务成果平平，而重要任务的成果比较大，这就是ABC法则。

仔细回想一下，一天里实际上做的最有意义、最有成果的事情也许只有20%，大部分的时间，即80%的时间做的都不是特别重要的事情。

任务价值观

图7-3任务价值观

消耗了20%的时间可创造80%的效益，可有时往往消耗了80%的时间，只创造了20%的效益，这叫做80/20的任务价值图，也就是说当你从事最重要的任务，用最少的作为就能够达到最大的成果。

最重要的任务A占15%，因为作为领导人的任务总和差不多是15%，而这些任务的本身价值就占达成目标贡献的65%。

一个单位经理是很少的，他是关键的少数，决定了关键多数的事情，这也就是80/20规则中的A级任务。

中等任务B任务，占一个领导人的综合的比例是20%，相当于它也只有20%的价值。

较不重要的C任务，反而占到65%的时间，但是他的价值很小，只有15%。

C任务，虽然数量多但是它的贡献很小。

所以对于A任务，是必须做的，应该投入更多的时间。

B任务是应该做的，而C类任务是不值得做的。

【自检】

A、B、C事件的顺序是通过比较来确认的，对于待办的许多事项，首先分析其重要性，排出优先顺序，然后分配时间，是一项有效时间管理的方法。

针对你要做的事情，利用ABC分析法来管理时间。

待办事项

重要性

计划用时

完成确认

A

B

C

【总结】

本讲主要阐述了时间管理的80/20法则。

决策就是设定优先顺序，80/20时间法则是时间管理的重要原则，时间管理的重要意义在于你能经常以20%的付出取得80%的成果。

因此，在你的工作或生活中，你应该把十分重要的项目挑选出来，专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。

要运用ABC分析法来设定优先顺序。

【心得体会】

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授权的基本原则

80/20与授权有相当密切的关系

授权，一般的了解就是，一个管理者职责范围内的任务或者转移到一个部属的身上，与工作托付的同时，专业范围内，完成任务所需要的权限与责任也应当一并授权。

管理者保留并承担其管理行为责任，这是不能授权的。

授权是任何工作技术者以及领导人的关键作为，其直接或间接的好处是很可观的，授权帮助领导者自我减轻负担或节省时间，去做更重要的任务。

不懂得授权的职业经理人一般会出现以下问题：

知识与能力太少，缺乏对时间管理的意识

授权的规则5W1H

what什么？

who谁？

Why为什么？

Which用什么？

When何时？

How如何？