物业管理信息平台方案Word格式.doc
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根据【项目管理】下设置生成客户档案方式,生成客户是否需要进行客户入住操作,如需客户入住操作,则在首页会进行数据提醒,如不需要客户入住操作,则租赁合同添加完成之后,系统直接生成客户档案;
1.1.4车位到期提醒
有车位管理模块,系统会在首页提醒车位使用到期提醒;
车位管理,在【车位使用】时,将会填写提醒周期,如填写20天,则在车位使用结束时间前的20内提醒,过期车位也会提醒,退租后将不再提醒
点击提醒信息,将进入车位使用提醒页面
1.1.5项目欠费提醒
点击欠费提醒,系统自动跳转到该用户所有权限的楼盘欠费信息页面
此页面显示截止当月为止楼盘下每年度周期性费用欠费合计
1.1.6楼盘出租率
楼盘下所有房间的出租率利用扇形图体现
已租率:
该楼盘下所有已租房间合计/该楼盘下所有房间*100%
已售率:
该楼盘下所有已售房间合计/该楼盘下所有房间*100%
空房率:
该楼盘下所有未入住房间合计/该楼盘下所有房间*100%
1.1.7项目收缴率
点击收缴率图标可查看个人楼盘权限统计各个楼盘实收金额、应收金额、收缴率及负责区域内总的收缴率情况
统计方式:
各楼盘收缴率=实收/应收*100%;
数据来源财务已核销数据;
页面合计收缴率=实收(个人权限楼盘实收合计)/应收(个人权限楼盘应收合计)*100%;
收缴率颜色会根据项目收缴率自动渐变颜色,由红色~绿色过度,颜色越接近绿色则代表收缴率越高
系统自带3种收缴率统计的报表:
1.1.8流程提醒
系统首页右边注意是流程提醒,首先提醒有多个流程任务信息,其次在提醒具体流程信息。
选择一条流程,点击鼠标,进入审批流程页面【如下图】,在“流程下一步”选择审批人,然后在白色框里输入审批意见,在输入框下面系统有一些常用词,可选择或手工填写审批意见,选择好审批人,输入审批意见,点击提交按钮,流程继续流转。
1.2租赁合同
1.2.1新合同信息录入
租赁合同—合同管理,直接通过列表上添加按钮,填写好客户名称、租赁单元、租赁开始及结束日期、租金单价及金额、物业费单价及金额、首付款月、账单周期,账单月【自然月拆分、合同月拆分】等字段信息,然后点击保存按钮即可;
Ø
注意账单月选择,账单月选择关系到费用生成方式:
按自然月=按自然周期月份生成费用,如合同签订开始时间为2016-3-29;
生成客户收费周期为:
2016-03-29到2016-03-31;
2016-04-01到2016-04-30……
按合同月=按合同日期为准,周期为一月,如开始签订时间为2016-03-29;
生成费用周期为:
2016-03-29到2016-04-28;
2016-04-29到2016-05-28……;
点击保存按钮之后,需在租金设置页面,点击“生成明细”按钮生成明细信息;
生成明细之后,可以在费用明细页面查看已生成费用,如下图;
生成明细之后,点击列表上转为应收按钮,即可将数据转到收费模块;
具体操作请查考如下模块【租赁合同费用转应收】
1.2.2租赁合同费用转应收
录入好租赁合同信息,等待相关人员对合同复核,合同复核之后,需对费用转应收操作。
直接双击打开“已复核”的合同信息,在“费用明细”页面点击“转为应收”按钮,
费用转应收之后,单据状态会显示已转应收状态。
1、如果项目设置添加好合同自动转应收,则待费用转应收之后即可财务收费;
2、数据保存好后,需等相关人员复核好合同之后在将费用转应收,具体操作请参考【3、租赁合同费用转应收】。
1.2.3合同续签
租赁合同>
合同管理模块,点击列表上要续签的合同信息,然后点击续签按钮,在弹出页面,填写续签合同信息,填写好续签合同信息之后,点击提交按钮,如下图;
点击提交按钮之后,系统跳转页面如下图,点击保存按钮,生成客户的租金设置信息,然后在租金设置页面,点击生成明细按钮,生成客户费用;
生成客户费用之后,等待相关人员对合同审核,合同复核之后在费用明细页面,点击转应收按钮,把费用转应收即可。
1.2.3.1租赁合同费用转应收
转为应收的数据可以在收费管理---应收账单模块下查看;
根据项目设置,有些项目合同复核之后可能不能马上生成客户档案,请参考【交房管理】模块,对客户进行入住操作;
1.3基础资料
1.3.1待办事项
待办事项,系统首页信息,用于刷新首页页面使用(具体请查看首页提醒)
1.3.2单元资料
选择左边树点击右键,先建立楼幢信息,然后在导入房间信息,如需修改房间面积,选择数据行,点击列表编辑按钮即可修改,点击批量修改按钮可修改房间物业费单价等信息;
1.3.3表具资料
统计房间水电表具信息,数据来源基础资料导入,注:
表具编号不能修改;
表具与房间有关系;
通过列表添加或自动创建按钮,可添加房间表具信息;
可通过左上角的表具查询条件,下拉选择其他表具信息,如水表
1.4车库管理
1.4.1车场信息
设置停车场信息,注意提醒设置;
添加:
点击添加按钮,设置车场信息,注意车场的年检时间设置;
编辑:
修改车场信息;
删除:
删除车场信息;
导出报表:
导出excel表;
1.4.2车位管理
设置车场的车位信息,并可以对车位进行租用;
点击添加按钮,设置车场车位信息,注意车位状态为空置;
编辑车位信息;
删除空的车位信息;
1.4.2.1如何租用车位
选择空置车位,点击列表上租用按钮,即可填写客户信息;
1.4.2.2图形车场
列表查询条件,选择图形,然后点击查询按钮,车场信息会通过图形化列出来;
1.4.3用户车位
查询租户车位的客户信息,可以对客户进行续租、退租操作;
编辑用户信息;
续租:
对即将到期的客户进行车位续租;
退租:
对客户进行车位退租;
1.5客户入住
1.5.1房态图
总面积:
该楼盘的某幢楼下,房间的合计面积;
入住面积:
该楼盘的某幢楼下,已售与已租房间的面积合计
入住率:
该楼盘的某幢楼下,(已售的房间数+已租的房间数)/楼幢下总房间数
入住户数:
该楼盘的某幢楼下,已售的房间数+已租的房间数合计
空关面积:
该楼盘的某幢楼下,空置房(未有客户入住的房间)面积合计
空关率:
该楼盘的某幢楼下,空置房(空置房:
未有客户入住的房间)/楼幢下总房间数
空关户数:
该楼盘的某幢楼下,空置房(未有客户入住的房间)房间数合计
欠款报警灯:
表示该房间客户有欠费信息,鼠标放到按钮上,系统会显示当前客户欠款信息,点击欠款报警灯按钮进入欠费账单详细页面;
1.5.1.1客户入住
房态图,在空房房间上右键鼠标,点击入住按钮,如下图:
在入住页面填写客户基本信息,如下图:
1、客户名称不是填写项,通过后面的搜索按钮,添加客户名称,选择得来;
当客户有租赁合同但是未办理过入住手续,系统会自动匹配数据可供选择。
2、入住类别分:
租户/业主,需选择正确。
3、选择账单方式,一户多房,一户一房。
选择一户多房,代表客户入住多个房间,收费也生成在一起;
一户一房,代表客户按房间来生成费用,每个房间费用单独分开收取;
填写好信息,点击提交按钮,系统会跳到客户入住页面,此页面可以填写客户的其他信息;
通过每个分表可添加客户其他信息
辅助信息:
客户基本情况信息,如籍贯、民族等;
收费设置:
添加客户对应收费的收费设置,状态根据这里的设置金额生成账单,只有添加了收费设置才能添加生成账单
费用明细:
查看客户具体费用缴费情况,支持导出excel表,此模块可生成客户周期性费用及非周期性费用信息
车位使用:
查看客户车位信息,数据来源于车位管理模块;
迁入迁出:
客户迁入迁出统计;
家庭成员:
添加客户家庭成员信息,支持导出客户家庭成员excel表;
客户入住一个业主之后,可以在对客户入住一个租户信息,在客户档案,按房间查询会有2条数据存在,一个是业主信息,一个是租户信息,当租户迁出后,房间默认显示业主信息;
1.5.1.2客户过户
房态图模块,选择有客户信息存在的房间,右键鼠标,点击过户按钮,对客户进行过户操作;
在过户页面,填写新客户名称,联系人,联系电话等信息,点击提交按钮即可。
1.5.1.3客户迁出
客户如转售或转租,需当前客户进行迁出操作之后在入住新的客户信息,客户迁出需对客户费用信息进行结算,客户迁出操作如下:
在基础资料---“房态图”模块,选择在使用房间点击鼠标右键,点击迁出按钮,如下图:
点击迁出按钮,在迁出页面选择费用结算日,系统将自动对客户未缴费用进行自动删除,已交数据不会删除,选择好日期点击提交按钮即可;
迁出客户财务仍然可以收费;
迁出客户最后一个月未交费用金额为整月金额,如需修改请在客户费用明细页面修改;
1.5.2客户档案
统计项目下历史及在住客户信息,数据来源于房态图及期初导入数据;
1.5.3交房管理
客户签订租赁合同之后,需办理入住手续
路径1:
在待入住模块进行入住;
1.5.3.1待入住客户
统计租赁合同已复核,但是还没有办理交房手续的客户信息,进入交房管理-->
待入住客户模块,进行客户交房操作。
1.5.3.2交房记录
统计客户交房记录信息,基础资料-->
交房管理查看客户入住记录,可以编辑及导出交房报表信息。
1.5.4退房管理
统计客户退房记录信息,基础资料-->
退房管理查看客户迁出记录,可以编辑及导出交房报表信息。
迁出住户在收款登记页面同样可以收款;
1.6表具抄录
1.6.1表具资料准备
1.6.2抄录每月抄表数据
录入客户每月水电表抄表读数,系统自动计算每户住户水电费金额;
1、如需添加某表具的抄表记录,需先在表具资料模块添加表具
2、需在收费标准下先设置好公共事业费(水、电)才可录入抄表数据信息;
3、手工录入抄表数据,需点击回车键,系统方可自动计算费用;
4、已存在已缴费用的抄表数据不允许删除;
【收费管理】--【表具抄录】,选择左边公共事业费【水/电】,点击添加按钮,如下图;
设置期间【费用所在月】、开始日期、结束日期,点击下一步按钮,进入录入抄表读数页面如下图:
初次录入抄表读数数据,需对期初值、期末值数据填写,后续录入只需填写期末值即可;
双击填写期末值,敲回车键,系统自动计算实际用量,输入单价,敲回车,系统自动计算金额,录入好读数,点击列表上保存数据按钮即可生成客户费用;
同步表具:
当表具下的住户信息发生变更时,通过同步表具按钮更新客户信息。
删除其他客户表具等信息;
支持导出excel表数据。
期初值=上期一抄表数据期末值。
1.7应收账单
查看楼盘下所有客户的所有费用,可以批量添加和删除费用账单
批量添加:
批量添加该楼盘下所有客户的某项费用
删除所有:
删除该楼盘下所有客户此费用的所有未缴账单
1.8通知单格式
设置所属楼盘下的通知单格式
根据具体通知单格式添加信息字段,名称字段为账单名称,用于添加通知单时的选择分辨;
标题为打印通知单上的通知单标题
在添加页面,注意通知单打印模板选择:
综合【含水电、物业费等】,不含水电费,仅水电费。
1.9付款通知单
添加和打印客户的催缴通知单
添加通知单页面,先勾选需要出通知单的客户,账单名称与通知单格式模块中的名称字段对应,费用项目与收费标准模块相对应,根据实际情况添加其他字段信息
选中要编辑的数据行点击编辑按钮即可进入编辑页面。
选中要删除的数据行点击删除按钮,选择确定即可删除。
打印:
选中要打印的客户通知单数据行,点击打印按钮即可进入打印预览页面。
1.10收费管理
1.10.1收款登记
收到客户应收费用,直接登录系统在收费管理—收款登记模块,在左边树下拉可选择楼盘,点击需要收费客户,则到下图页面对客户费用进行收取即可。
操作步骤:
勾选费用,系统会自动计算总金额,合计总金额没有问题,点击去收银按钮,如下图:
选择付款方式,输入票据号,确认金额没有问题,点击保存收款按钮,系统即可完成收款操作,已完成收款的数据会变成红色。
暂存款项:
需要现在收费标准暂存款类下添加暂存款项目,才可进行暂存款操作
1、批量收款,直接鼠标点选月份往后拉伸,即可批量勾选月份进行收款,如需去掉全部勾选,同样鼠标点选月份,然后拉伸鼠标即可去掉所选月份。
2、勾选年份可以对本年某种费用进行全部收款;
3、根据需要,可去掉列表勾选勾选年份数据;
4、若金额前面有方框可勾选,说明还有欠费
客户费用明细中心:
可添加该客户的周期性及非周期性费用及删除修改某账单、暂停某项费用
已收款记录:
查询该客户的已缴情况,可对已缴账单进行撤销、退款、打印操作
1.10.2暂存款
如发生业主预收暂存费用,直接在收款登记,查询住户,选择住户,然后在收银页面时,客户来交填写本次客户总共交的总金额,暂存款项选择暂存款,本期余额则会显示客户暂存的金额
暂存款项:
暂存款项若选择不暂存(找零),则金额不会计入暂存款项,找零字段后会显示本次找零金额
1.10.3添加服务费/车位费/租金
添加客户有规则有固定费用的费用信息,如物业管理费、车位、租金,添加方式分批量添加及单业主添加;
批量添加客户固定费用信息,路径:
收费管理>
应收账单>
选择左边竖【服务费】下其中一项费用,点击列表上批量添加按钮,选择添加时间区间,点击提交按钮;
添加单一业主服务费:
收款登记,点击左边竖,选择客户信息,点击【客户费用明细中心】,选择费用名称,点击添加服务费/车位费/租金,选择时间区间,点击提交按钮即可,如重复生成单一业主费用,则下拉选择【是否允许重复账单】选择允许,点击提交按钮即可;
路径2:
客户档案>
查找客户>
点击列表编辑按钮,进入客户费用明细页面,也可添加客户服务费/车位费/租金信息;
1、批量添加页面【是否允许重复账单】,选择不允许,如点击允许,系统会生成重复数据;
2、批量添加所有住户系统会校验每家客户的收费开始和终止日期,如客户满足添加条件,则生成费用,如不满足添加条件,则不生成费用;
1.10.4添加其他费用
添加客户无规则无固定金额的费用信息,如临时停车费,维修费等;
收款登记>
点击客户账单明细中心>
点击添加其他费用>
选择费用名称、时间、金额等>
提交;
客户资料>
编辑客户>
费用明细页面,也可添加客户其他费用;
1.10.5删除/修改费用
客户费用发生改变,需对数据进行删除或修改;
收款登记查找客户,通过客户账单费用中心按钮进入客户费用明细页面,点击列表删除/修改按钮;
客户档案,查找客户,点击编辑按钮进入客户费用明细页面,点击列表删除/修改按钮。
已收款数据不能删除及修改;
1.10.6暂停收费
对客户费用进行临时冻结或永久冻结。
收款登记。
查询住户,通过列表账单明细按钮,进入客户账单明细页面,选择需要冻结的费用月,然后点击【暂停某项收费】按钮,暂停某项收费分为:
停止:
停止对该项费用进行收费,费用月为停止状态时,则应收金额会自动变为0;
暂停:
临时暂停对该项费用收费,费用月为停止状态时,则应收金额金额不变;
取消:
取消已停止/已暂停状态的费用,允许再次收费;
1.10.7撤销收款
点击收款登记,然后查询客户,选择客户,然后点击【已收款记录】按钮,进入已收款明细页面,选择数据行,点击列表上的【撤销】按钮即可对费用进行撤销。
财务会计已核销则不能撤销。
1.10.8红冲
如发生业务需要红冲,直接在收款登记,查询住户,选择住户,然后点击【已收款记录】按钮,进入已收款明细页面,选择数据行,点击列表上的【红冲】按钮即可对费用进行红冲。
红冲时,必须填写新的票据号,红冲之后,系统自动生成未缴账单;
1.10.9退款
如发生业务需要退款,如装修押金等,直接在收款登记,查询住户,选择住户,然后点击【已收款记录】按钮,进入已收款明细页面,选择数据行,点击列表上的【红冲】按钮即可对费用进行退款。
退款不需要填写新票据号
1.10.10换票
如发生业务需要换票,可直接在收款登记,查询住户,选择住户,然后点击【已收款记录】按钮,进入已收款明细页面,选择数据行,点击列表上的【换票】按钮即可对费用票据进行换票。
新票据号类型及新票据号为必填项
1.10.11打印收据
点击收款登记,然后查询客户,选择客户,然后点击【已收款记录】按钮,进入已收款明细页面,选择数据行,点击列表上的【打印】按钮即可显示打印预览页面。
以上收据格式截图不代表贵司最终收据格式,仅供参考收据打印操作
1.10.12交账日报表
在收费管理>
报表查询模块>
导出收费日报表;
1.11财务出纳
1.11.1收费基础设置
1.11.1.1收费项目
设置收费管理收费项目信息,如有财务接口,则设置财务科目信息。
选择左边竖任意数据,右键鼠标即可对该项目添加二级、三级等目录。
双击左边树任意费用可对费用进行修改。
1、收费项目如需统计收缴率,则在【是否统计收缴率】选项下点击统计;
2、收费科目可设置多级目录信息;
3、收费项目设置与收费标准模块相互关联,收费项目做为一级目录,收费标准做为末级目录存在。
1.11.1.2收费帐套
楼盘如需收费,则需设置楼盘账套信息,无帐套,则收费模块无法使用。
直接双击楼盘信息,然后设置开户银行、银行户名、银行账号信息点击添加按钮即可。
左边竖楼盘资料来源于项目管理模块。
每月关账日:
用于指定冻结数据时间,设定关账日期后将锁定前期数据,不能修改、操作,例如选择“当月最后一个工作日”,则在当月最后一个工作日锁定财务数据,任何人不能再修改此前的数据
如遇特殊情况,需操作财务数据,将关账日改为无或将关账日调整为修改数据之前的日期(此权限只可开给财务会计及以上人员)
1.11.1.3收费标准
n收费公式
设置楼盘涉及到的收费项信息,直接点击服务费,然后右键鼠标即可添加收费项:
1、收费项目代码要选择,并选择收费项目末级【数据来源于收费项目】。
2、收费标准分类,费用类型属于周期性费用还是其他费用或公共事业费等
3、收费范围设置公式,需选择允许设置收费范围
4、单据区间类型、计算精度、进位方式要选择正确。
5、设置公式时不能手工直接敲打,需通过选取一下参数的方式设置,可以通过自定义参数设置添加自己需要的参数信息。
服务费设置:
每月必须产生且周期性较长,有规律,有固定金额(如物业管理费)
1、填写费用名称,设置费用对应收费项目信息;
2、收费标准分类选择服务费;
3、收费范围设置公式,选择允许设置收费范围;
4、单据区间类型:
根据公司业态进行设置【按自然月/按设定周期】,5、其他信息根据公司业态设置;
车位费:
根据车位需要收取的费用
租金:
如需收取租赁管理方面的费用,如房租费
水电费:
只有通过抄表产生的费用(如水电费)
2、收费标准分类选择水电费;
3、单据区间类型:
根据公司业态进行设置【按自然月/按设定周期】,4、其他信息根据公司业态设置;
公摊费用:
需要抄表且需要分摊的费用,如:
走廊、楼梯、公共设施的公用水、电费等
空置费:
物业住宅,有空置的房间需要向开发商收取的费用
暂存款:
预收的费用
押金:
如装修押金等
其他:
没有规律,生成费用金额不固定的费用
1、注意设置收费标准单据区间类型、计算精度、进位方式信息;
2、已有费用存在的收费标准不能删除;
3、已有费用存在的收费标准不能直接右键编辑修改费用名称;
4、收费标准模块权限建议在出纳角色上开通。
n8.9.01.3.2收费范围
批量设置客户收费信息,数据有客户档案==》收费设置数据相关联
只有在【收费范围】模块勾选客户或在【收费设置】添加设置,添加账单时才会根据设置的收费金额生成账单
批量设置:
批量设置参数,此参数来源于收费标准公式中设置的自定义参数和计费开始时间、结束时间、计费面积等字段
保存:
勾选需要收费的客户,批量设置参数后,点击保存按钮,若没有保存,则设置无效
物业费设置可以进行导入,但设置收费标准时费用名称必须为住宅物业管理费,导入模板即客户房间信息导入模板,模板中只有填写了物业费单价及物业费金额字段,数据才会关联,若没有填写,需手工设置(只有物业费设置可以导入)
1.11.2收款复核
前台收款需每日核对收款金额,财务出纳登陆系统在收款复核模块对数据进行复核。
根据列表【收款日期】查询条件,查询当日所有收款收据,进行数据核对,确认数据正确无误,直接选择数据行,点击列表上的【复核】按钮,对数据进行复核,复核之后数据需在【已复核】的状态下查看,如下图。
1.11.3交账至财务
财务出纳复核过数据之后,在收款复核页面,选择数据行,点击【添加交账表】,如下图:
选择财务入账月,点击保存按钮,等待财务会计核销。
添加了交账表之后,数据状态会由已复核变为待核销状态,如下图:
1.12财务会计
1.12.1交账表
对出纳提交的数据进行财务核销,如下图:
在收费管理模块下点