物业管理信息平台方案.doc

物业管理信息平台方案.doc

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物业管理信息平台方案

目录

1.1 首页提醒 4

1.2 租赁合同 10

1.3 基础资料 14

1.4 车库管理 16

1.5 客户入住 18

1.6 表具抄录 25

1.7 应收账单 28

1.8 通知单格式 29

1.9 付款通知单 30

1.10 收费管理 31

1.11 财务出纳 42

1.12 财务会计 48

1.13 报表查询 49

1.14 客户服务 55

1.15 设备管理 64

1.16 安防管理 97

1.17 保洁管理 98

1.18 绿化管理 99

1.19 仓库管理 99

1.20 人力资源 109

1.21 支付系统 114

1.22 文档管理 119

1.23 系统管理 125

2 业主移动端APP 135

2.1 移动端用模块功能 135

136/136

1.1首页提醒

登录系统首页，首页有全年收缴率、工作提醒、楼盘出租率3个模块组成

1.1.1工作提醒

主要有合同到期提醒、客户待入住提醒、欠费提醒及车位到期提醒；

1.1.2租赁合同到期提醒

有合同管理模块，根据【租赁合同】合同结束时间，进行合同到期提醒

点击合同到期提醒，系统进入【租赁合同】，列表状态为【即将到期】即可查询到即将到期的合同信息；

注：

注意个人【项目】权限，系统根据分配项目权限进行提醒；

1.1.3待客户入住提醒

根据【项目管理】下设置生成客户档案方式，生成客户是否需要进行客户入住操作，如需客户入住操作，则在首页会进行数据提醒，如不需要客户入住操作，则租赁合同添加完成之后，系统直接生成客户档案；

1.1.4车位到期提醒

有车位管理模块，系统会在首页提醒车位使用到期提醒；

车位管理，在【车位使用】时，将会填写提醒周期，如填写20天，则在车位使用结束时间前的20内提醒，过期车位也会提醒，退租后将不再提醒

点击提醒信息，将进入车位使用提醒页面

1.1.5项目欠费提醒

点击欠费提醒，系统自动跳转到该用户所有权限的楼盘欠费信息页面

此页面显示截止当月为止楼盘下每年度周期性费用欠费合计

1.1.6楼盘出租率

楼盘下所有房间的出租率利用扇形图体现

已租率：

该楼盘下所有已租房间合计/该楼盘下所有房间*100%

已售率：

该楼盘下所有已售房间合计/该楼盘下所有房间*100%

空房率：

该楼盘下所有未入住房间合计/该楼盘下所有房间*100%

1.1.7项目收缴率

点击收缴率图标可查看个人楼盘权限统计各个楼盘实收金额、应收金额、收缴率及负责区域内总的收缴率情况

统计方式：

各楼盘收缴率=实收/应收*100%；注：

数据来源财务已核销数据；

页面合计收缴率=实收（个人权限楼盘实收合计）/应收（个人权限楼盘应收合计）*100%；

收缴率颜色会根据项目收缴率自动渐变颜色，由红色~绿色过度，颜色越接近绿色则代表收缴率越高

系统自带3种收缴率统计的报表：

1.1.8流程提醒

系统首页右边注意是流程提醒，首先提醒有多个流程任务信息，其次在提醒具体流程信息。

选择一条流程，点击鼠标，进入审批流程页面【如下图】，在“流程下一步”选择审批人，然后在白色框里输入审批意见，在输入框下面系统有一些常用词，可选择或手工填写审批意见，选择好审批人，输入审批意见，点击提交按钮，流程继续流转。

1.2租赁合同

1.2.1新合同信息录入

租赁合同—合同管理，直接通过列表上添加按钮，填写好客户名称、租赁单元、租赁开始及结束日期、租金单价及金额、物业费单价及金额、首付款月、账单周期，账单月【自然月拆分、合同月拆分】等字段信息，然后点击保存按钮即可；

Ø注意账单月选择，账单月选择关系到费用生成方式：

按自然月=按自然周期月份生成费用，如合同签订开始时间为2016-3-29；

生成客户收费周期为：

2016-03-29到2016-03-31；2016-04-01到2016-04-30……

按合同月=按合同日期为准，周期为一月，如开始签订时间为2016-03-29;

生成费用周期为：

2016-03-29到2016-04-28；2016-04-29到2016-05-28……;

点击保存按钮之后，需在租金设置页面，点击“生成明细”按钮生成明细信息；

生成明细之后，可以在费用明细页面查看已生成费用，如下图；

生成明细之后，点击列表上转为应收按钮，即可将数据转到收费模块；

具体操作请查考如下模块【租赁合同费用转应收】

1.2.2租赁合同费用转应收

录入好租赁合同信息，等待相关人员对合同复核，合同复核之后，需对费用转应收操作。

直接双击打开“已复核”的合同信息，在“费用明细”页面点击“转为应收”按钮，

费用转应收之后，单据状态会显示已转应收状态。

注：

1、如果项目设置添加好合同自动转应收，则待费用转应收之后即可财务收费；

2、数据保存好后，需等相关人员复核好合同之后在将费用转应收，具体操作请参考【3、租赁合同费用转应收】。

1.2.3合同续签

租赁合同>合同管理模块，点击列表上要续签的合同信息，然后点击续签按钮，在弹出页面，填写续签合同信息，填写好续签合同信息之后，点击提交按钮，如下图;

点击提交按钮之后，系统跳转页面如下图，点击保存按钮，生成客户的租金设置信息，然后在租金设置页面，点击生成明细按钮，生成客户费用；

生成客户费用之后，等待相关人员对合同审核，合同复核之后在费用明细页面，点击转应收按钮，把费用转应收即可。

1.2.3.1租赁合同费用转应收

录入好租赁合同信息，等待相关人员对合同复核，合同复核之后，需对费用转应收操作。

直接双击打开“已复核”的合同信息，在“费用明细”页面点击“转为应收”按钮，

费用转应收之后，单据状态会显示已转应收状态。

转为应收的数据可以在收费管理---应收账单模块下查看；

Ø根据项目设置，有些项目合同复核之后可能不能马上生成客户档案，请参考【交房管理】模块，对客户进行入住操作；

1.3基础资料

1.3.1待办事项

待办事项，系统首页信息，用于刷新首页页面使用（具体请查看首页提醒）

1.3.2单元资料

选择左边树点击右键，先建立楼幢信息，然后在导入房间信息，如需修改房间面积，选择数据行，点击列表编辑按钮即可修改，点击批量修改按钮可修改房间物业费单价等信息；

1.3.3表具资料

统计房间水电表具信息，数据来源基础资料导入，注：

表具编号不能修改；表具与房间有关系；通过列表添加或自动创建按钮，可添加房间表具信息；

注：

可通过左上角的表具查询条件，下拉选择其他表具信息，如水表

1.4车库管理

1.4.1车场信息

设置停车场信息，注意提醒设置；

添加：

点击添加按钮，设置车场信息，注意车场的年检时间设置；

编辑：

修改车场信息；

删除：

删除车场信息；

导出报表：

导出excel表；

1.4.2车位管理

设置车场的车位信息，并可以对车位进行租用；

添加：

点击添加按钮，设置车场车位信息，注意车位状态为空置；

编辑：

编辑车位信息；

删除：

删除空的车位信息；

1.4.2.1如何租用车位

选择空置车位，点击列表上租用按钮，即可填写客户信息；

1.4.2.2图形车场

列表查询条件，选择图形，然后点击查询按钮，车场信息会通过图形化列出来；

1.4.3用户车位

查询租户车位的客户信息，可以对客户进行续租、退租操作；

编辑：

编辑用户信息；

续租：

对即将到期的客户进行车位续租；

退租：

对客户进行车位退租；

1.5客户入住

1.5.1房态图

总面积：

该楼盘的某幢楼下，房间的合计面积；

入住面积：

该楼盘的某幢楼下，已售与已租房间的面积合计

入住率：

该楼盘的某幢楼下，（已售的房间数+已租的房间数）/楼幢下总房间数

入住户数:

该楼盘的某幢楼下，已售的房间数+已租的房间数合计

空关面积：

该楼盘的某幢楼下，空置房（未有客户入住的房间）面积合计

空关率：

该楼盘的某幢楼下，空置房（空置房：

未有客户入住的房间）/楼幢下总房间数

空关户数：

该楼盘的某幢楼下，空置房（未有客户入住的房间）房间数合计

欠款报警灯：

表示该房间客户有欠费信息，鼠标放到按钮上，系统会显示当前客户欠款信息，点击欠款报警灯按钮进入欠费账单详细页面；

1.5.1.1客户入住

房态图，在空房房间上右键鼠标，点击入住按钮，如下图：

在入住页面填写客户基本信息，如下图：

注：

1、客户名称不是填写项，通过后面的搜索按钮，添加客户名称，选择得来；当客户有租赁合同但是未办理过入住手续，系统会自动匹配数据可供选择。

2、入住类别分：

租户/业主，需选择正确。

3、选择账单方式，一户多房，一户一房。

选择一户多房，代表客户入住多个房间，收费也生成在一起；一户一房，代表客户按房间来生成费用，每个房间费用单独分开收取；

填写好信息，点击提交按钮，系统会跳到客户入住页面，此页面可以填写客户的其他信息；

通过每个分表可添加客户其他信息

辅助信息：

客户基本情况信息，如籍贯、民族等；

收费设置：

添加客户对应收费的收费设置，状态根据这里的设置金额生成账单，只有添加了收费设置才能添加生成账单

费用明细：

查看客户具体费用缴费情况，支持导出excel表，此模块可生成客户周期性费用及非周期性费用信息

车位使用：

查看客户车位信息，数据来源于车位管理模块；

迁入迁出：

客户迁入迁出统计；

家庭成员：

添加客户家庭成员信息，支持导出客户家庭成员excel表；

注：

客户入住一个业主之后，可以在对客户入住一个租户信息，在客户档案，按房间查询会有2条数据存在，一个是业主信息，一个是租户信息，当租户迁出后，房间默认显示业主信息；

1.5.1.2客户过户

房态图模块，选择有客户信息存在的房间，右键鼠标，点击过户按钮，对客户进行过户操作；

在过户页面，填写新客户名称，联系人，联系电话等信息，点击提交按钮即可。

1.5.1.3客户迁出

客户如转售或转租，需当前客户进行迁出操作之后在入住新的客户信息，客户迁出需对客户费用信息进行结算，客户迁出操作如下：

在基础资料---“房态图”模块，选择在使用房间点击鼠标右键，点击迁出按钮，如下图：

点击迁出按钮，在迁出页面选择费用结算日，系统将自动对客户未缴费用进行自动删除，已交数据不会删除，选择好日期点击提交按钮即可；

注：

迁出客户财务仍然可以收费；

迁出客户最后一个月未交费用金额为整月金额，如需修改请在客户费用明细页面修改；

1.5.2客户档案

统计项目下历史及在住客户信息，数据来源于房态图及期初导入数据；

1.5.3交房管理

客户签订租赁合同之后，需办理入住手续

路径1：

在待入住模块进行入住；

1.5.3.1待入住客户

统计租赁合同已复核，但是还没有办理交房手续的客户信息，进入交房管理-->待入住客户模块，进行客户交房操作。

1.5.3.2交房记录

统计客户交房记录信息，基础资料-->交房管理查看客户入住记录，可以编辑及导出交房报表信息。

1.5.4退房管理

统计客户退房记录信息，基础资料-->退房管理查看客户迁出记录，可以编辑及导出交房报表信息。

注：

迁出住户在收款登记页面同样可以收款；

1.6表具抄录

1.6.1表具资料准备

统计房间水电表具信息，数据来源基础资料导入，注：

表具编号不能修改；表具与房间有关系；通过列表添加或自动创建按钮，可添加房间表具信息；

1.6.2抄录每月抄表数据

录入客户每月水电表抄表读数，系统自动计算每户住户水电费金额；

注：

1、如需添加某表具的抄表记录，需先在表具资料模块添加表具

2、需在收费标准下先设置好公共事业费（水、电）才可录入抄表数据信息；

3、手工录入抄表数据，需点击回车键，系统方可自动计算费用；

4、已存在已缴费用的抄表数据不允许删除；

【收费管理】--【表具抄录】，选择左边公共事业费【水/电】，点击添加按钮，如下图;

设置期间【费用所在月】、开始日期、结束日期，点击下一步按钮，进入录入抄表读数页面如下图：

初次录入抄表读数数据，需对期初值、期末值数据填写，后续录入只需填写期末值即可；

双击填写期末值，敲回车键，系统自动计算实际用量，输入单价，敲回车，系统自动计算金额，录入好读数，点击列表上保存数据按钮即可生成客户费用；

同步表具：

当表具下的住户信息发生变更时，通过同步表具按钮更新客户信息。

删除：

删除其他客户表具等信息；

导出报表：

支持导出excel表数据。

注：

期初值=上期一抄表数据期末值。

1.7应收账单

查看楼盘下所有客户的所有费用，可以批量添加和删除费用账单

批量添加：

批量添加该楼盘下所有客户的某项费用

删除所有：

删除该楼盘下所有客户此费用的所有未缴账单

1.8通知单格式

设置所属楼盘下的通知单格式

根据具体通知单格式添加信息字段，名称字段为账单名称，用于添加通知单时的选择分辨；

标题为打印通知单上的通知单标题

注：

在添加页面，注意通知单打印模板选择：

综合【含水电、物业费等】，不含水电费，仅水电费。

1.9付款通知单

添加和打印客户的催缴通知单

添加通知单页面，先勾选需要出通知单的客户，账单名称与通知单格式模块中的名称字段对应，费用项目与收费标准模块相对应，根据实际情况添加其他字段信息

编辑：

选中要编辑的数据行点击编辑按钮即可进入编辑页面。

删除：

选中要删除的数据行点击删除按钮，选择确定即可删除。

打印：

选中要打印的客户通知单数据行，点击打印按钮即可进入打印预览页面。

1.10收费管理

1.10.1收款登记

收到客户应收费用，直接登录系统在收费管理—收款登记模块，在左边树下拉可选择楼盘，点击需要收费客户，则到下图页面对客户费用进行收取即可。

操作步骤：

勾选费用，系统会自动计算总金额，合计总金额没有问题，点击去收银按钮，如下图：

选择付款方式，输入票据号，确认金额没有问题，点击保存收款按钮，系统即可完成收款操作，已完成收款的数据会变成红色。

暂存款项：

需要现在收费标准暂存款类下添加暂存款项目，才可进行暂存款操作

注：

1、批量收款，直接鼠标点选月份往后拉伸，即可批量勾选月份进行收款，如需去掉全部勾选，同样鼠标点选月份，然后拉伸鼠标即可去掉所选月份。

2、勾选年份可以对本年某种费用进行全部收款；

3、根据需要，可去掉列表勾选勾选年份数据；

4、若金额前面有方框可勾选，说明还有欠费

客户费用明细中心：

可添加该客户的周期性及非周期性费用及删除修改某账单、暂停某项费用

已收款记录：

查询该客户的已缴情况，可对已缴账单进行撤销、退款、打印操作

1.10.2暂存款

如发生业主预收暂存费用，直接在收款登记，查询住户，选择住户，然后在收银页面时，客户来交填写本次客户总共交的总金额，暂存款项选择暂存款，本期余额则会显示客户暂存的金额

暂存款项：

需要现在收费标准暂存款类下添加暂存款项目，才可进行暂存款操作

注：

暂存款项若选择不暂存（找零），则金额不会计入暂存款项，找零字段后会显示本次找零金额

1.10.3添加服务费/车位费/租金

添加客户有规则有固定费用的费用信息，如物业管理费、车位、租金，添加方式分批量添加及单业主添加；

批量添加客户固定费用信息，路径：

收费管理>应收账单>选择左边竖【服务费】下其中一项费用，点击列表上批量添加按钮，选择添加时间区间，点击提交按钮；

添加单一业主服务费：

路径1：

收款登记,点击左边竖，选择客户信息，点击【客户费用明细中心】，选择费用名称，点击添加服务费/车位费/租金，选择时间区间，点击提交按钮即可，如重复生成单一业主费用，则下拉选择【是否允许重复账单】选择允许，点击提交按钮即可；

路径2：

客户档案>查找客户>点击列表编辑按钮，进入客户费用明细页面，也可添加客户服务费/车位费/租金信息；

注：

1、批量添加页面【是否允许重复账单】，选择不允许，如点击允许，系统会生成重复数据；

2、批量添加所有住户系统会校验每家客户的收费开始和终止日期，如客户满足添加条件，则生成费用，如不满足添加条件，则不生成费用；

1.10.4添加其他费用

添加客户无规则无固定金额的费用信息，如临时停车费，维修费等；

路径1：

收款登记>点击客户账单明细中心>点击添加其他费用>选择费用名称、时间、金额等>提交；

路径2：

客户资料>查找客户>编辑客户>费用明细页面，也可添加客户其他费用；

1.10.5删除/修改费用

客户费用发生改变，需对数据进行删除或修改；

路径1：

收款登记查找客户，通过客户账单费用中心按钮进入客户费用明细页面，点击列表删除/修改按钮；

路径2：

客户档案，查找客户，点击编辑按钮进入客户费用明细页面，点击列表删除/修改按钮。

注：

已收款数据不能删除及修改；

1.10.6暂停收费

对客户费用进行临时冻结或永久冻结。

收款登记。

查询住户，通过列表账单明细按钮，进入客户账单明细页面，选择需要冻结的费用月，然后点击【暂停某项收费】按钮，暂停某项收费分为：

停止：

停止对该项费用进行收费，费用月为停止状态时，则应收金额会自动变为0；

暂停：

临时暂停对该项费用收费，费用月为停止状态时，则应收金额金额不变；

取消：

取消已停止/已暂停状态的费用，允许再次收费；

1.10.7撤销收款

点击收款登记，然后查询客户，选择客户，然后点击【已收款记录】按钮，进入已收款明细页面，选择数据行，点击列表上的【撤销】按钮即可对费用进行撤销。

注：

财务会计已核销则不能撤销。

1.10.8红冲

如发生业务需要红冲，直接在收款登记，查询住户，选择住户，然后点击【已收款记录】按钮，进入已收款明细页面，选择数据行，点击列表上的【红冲】按钮即可对费用进行红冲。

注：

红冲时，必须填写新的票据号，红冲之后，系统自动生成未缴账单；

1.10.9退款

如发生业务需要退款，如装修押金等，直接在收款登记，查询住户，选择住户，然后点击【已收款记录】按钮，进入已收款明细页面，选择数据行，点击列表上的【红冲】按钮即可对费用进行退款。

注：

退款不需要填写新票据号

1.10.10换票

如发生业务需要换票，可直接在收款登记，查询住户，选择住户，然后点击【已收款记录】按钮，进入已收款明细页面，选择数据行，点击列表上的【换票】按钮即可对费用票据进行换票。

注：

新票据号类型及新票据号为必填项

1.10.11打印收据

点击收款登记，然后查询客户，选择客户，然后点击【已收款记录】按钮，进入已收款明细页面，选择数据行，点击列表上的【打印】按钮即可显示打印预览页面。

注：

以上收据格式截图不代表贵司最终收据格式，仅供参考收据打印操作

1.10.12交账日报表

在收费管理>报表查询模块>导出收费日报表；

1.11财务出纳

1.11.1收费基础设置

1.11.1.1收费项目

设置收费管理收费项目信息，如有财务接口，则设置财务科目信息。

选择左边竖任意数据，右键鼠标即可对该项目添加二级、三级等目录。

双击左边树任意费用可对费用进行修改。

注：

1、收费项目如需统计收缴率，则在【是否统计收缴率】选项下点击统计；

2、收费科目可设置多级目录信息；

3、收费项目设置与收费标准模块相互关联，收费项目做为一级目录，收费标准做为末级目录存在。

1.11.1.2收费帐套

楼盘如需收费，则需设置楼盘账套信息，无帐套，则收费模块无法使用。

直接双击楼盘信息，然后设置开户银行、银行户名、银行账号信息点击添加按钮即可。

注：

左边竖楼盘资料来源于项目管理模块。

每月关账日：

用于指定冻结数据时间，设定关账日期后将锁定前期数据，不能修改、操作，例如选择“当月最后一个工作日”，则在当月最后一个工作日锁定财务数据，任何人不能再修改此前的数据

注：

如遇特殊情况，需操作财务数据，将关账日改为无或将关账日调整为修改数据之前的日期（此权限只可开给财务会计及以上人员）

1.11.1.3收费标准

n收费公式

设置楼盘涉及到的收费项信息，直接点击服务费，然后右键鼠标即可添加收费项：

注：

1、收费项目代码要选择，并选择收费项目末级【数据来源于收费项目】。

2、收费标准分类,费用类型属于周期性费用还是其他费用或公共事业费等

3、收费范围设置公式，需选择允许设置收费范围

4、单据区间类型、计算精度、进位方式要选择正确。

5、设置公式时不能手工直接敲打，需通过选取一下参数的方式设置，可以通过自定义参数设置添加自己需要的参数信息。

服务费设置：

每月必须产生且周期性较长，有规律，有固定金额（如物业管理费）

1、填写费用名称，设置费用对应收费项目信息；2、收费标准分类选择服务费；3、收费范围设置公式，选择允许设置收费范围；4、单据区间类型：

根据公司业态进行设置【按自然月/按设定周期】，5、其他信息根据公司业态设置；

车位费：

根据车位需要收取的费用

租金：

如需收取租赁管理方面的费用，如房租费

水电费：

只有通过抄表产生的费用（如水电费）

1、填写费用名称，设置费用对应收费项目信息；2、收费标准分类选择水电费；3、单据区间类型：

根据公司业态进行设置【按自然月/按设定周期】，4、其他信息根据公司业态设置；

公摊费用：

需要抄表且需要分摊的费用，如：

走廊、楼梯、公共设施的公用水、电费等

空置费：

物业住宅，有空置的房间需要向开发商收取的费用

暂存款：

预收的费用

押金：

如装修押金等

其他：

没有规律，生成费用金额不固定的费用

注：

1、注意设置收费标准单据区间类型、计算精度、进位方式信息；

2、已有费用存在的收费标准不能删除；

3、已有费用存在的收费标准不能直接右键编辑修改费用名称；

4、收费标准模块权限建议在出纳角色上开通。

n8.9.01.3.2收费范围

批量设置客户收费信息，数据有客户档案==》收费设置数据相关联

只有在【收费范围】模块勾选客户或在【收费设置】添加设置，添加账单时才会根据设置的收费金额生成账单

批量设置：

批量设置参数，此参数来源于收费标准公式中设置的自定义参数和计费开始时间、结束时间、计费面积等字段

保存：

勾选需要收费的客户，批量设置参数后，点击保存按钮，若没有保存，则设置无效

注：

物业费设置可以进行导入，但设置收费标准时费用名称必须为住宅物业管理费，导入模板即客户房间信息导入模板，模板中只有填写了物业费单价及物业费金额字段，数据才会关联，若没有填写，需手工设置（只有物业费设置可以导入）

1.11.2收款复核

前台收款需每日核对收款金额，财务出纳登陆系统在收款复核模块对数据进行复核。

根据列表【收款日期】查询条件，查询当日所有收款收据，进行数据核对，确认数据正确无误，直接选择数据行，点击列表上的【复核】按钮，对数据进行复核，复核之后数据需在【已复核】的状态下查看，如下图。

1.11.3交账至财务

财务出纳复核过数据之后，在收款复核页面，选择数据行，点击【添加交账表】，如下图：

选择财务入账月，点击保存按钮，等待财务会计核销。

添加了交账表之后，数据状态会由已复核变为待核销状态，如下图：

1.12财务会计

1.12.1交账表

对出纳提交的数据进行财务核销，如下图：

在收费管理模块下点