印章管理制度ON.docx

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印章管理制度ON

印章管理制度

版本号：

A/00

受控号：

批准

审核

编制

发布日期：

2010年11月30日生效日期：

2010年11月30日

文件修改记录

申请编号

修订时间

修订页次

修订说明

批准人

1目的

为加强和规范公司印章的管理，维护印章的严肃性，确保印章安全使用，特制定本制度。

2范围

印章的刻印、使用、废止及更换

3职责

3.1总经办：

本制度的制定、修改、废止之起草与执行工作；

3.2总经理：

本制度的制定、修改、废止之核准；

3.3财务部：

公章、法人章、财务专用章的管理及建立台帐，并对使用情况进行监督、核查及登记；

3.4其他专用印章的持有部门：

负责印章的管理及建立台帐，并对使用情况进行监督、核查及登记；

3.5副总级以上领导：

负责印章刻印、使用、废止及更换的审批；

4定义

印章：

主要指企业公章、法人章、财务专用章及其他含有“艾谱机电发展（宁波）有限公司”字样专用印章。

5流程

见下页

6流程说明

6.1基本原则

6.1.1公司级印章只设企业公章、法人章、财务专用章，不设合同章及部门级印章。

6.1.2凡涉及公司利益的对外文书，如合同、协议、财务报表、证明、公函、重要通知、项目申报等资料，一律须加盖企业公章后方视有效。

6.1.3除有特殊规定只能由一人签字外，需盖公章的文书原则上均须有二人以上相关人员的亲笔签字，持印部门方可施印。

6.1.4公司用印须从严掌控，内外部的一般性业务沟通、信息发布均以相关负责人名义签发即可，原则上不加盖公司印章。

6.1.5若因某一项业务需经常用到印章时，可由需求单位向财务部提出由财务部主导出授权书，后续针对该项业务直接到财务部登记即可，合同部分总经办配合人力资源部进行数量管制确认，同时人力资源部须将合同手工编号。

6.2印章管理

6.2.1由印章保管部门填写《印章刻制申请表》（APL-XZ-051），经主管副总（其中公章、法人章、财务专用章需经董事长）批准后，交总经办统一刻制、发放与登记备案。

6.2.2财务部为公章、法人章、财务专用章的指定管理部门；其他印章根据岗位职责由其业务主管部门负责保管。

6.2.3各印章保管应指定专人负责，其中法人章与财务专用章不得由同一人保管及使用，印章要保证随需随盖，如保管员外出，其主管领导应临时指定一名人员代管，不得影响办事效率。

6.2.4公司印章不得借出使用，不得在空白文案上加盖公章，特殊情况下由用印部门提出申请,并写明事由及使用、归还时间，报经总经理批准方可操作。

6.2.5未经审批或超出授权范围非法使用印章的，相关责任人除接受行政处分和经济处罚外，还必须承担由此造成的一切后果，情节严重者将移交司法机关追究刑事责任。

6.3用印管理

6.3.1使用公司级印章由经办人填写使用《用章申请单》（APL-XZ-052），经主管副总级以上或授权人签字批准后，交相关印章保管人审查使用内容、权限及相关手续，按照规定的份数施印。

如用印文书上已有副总级以上或授权人批准签字，用印人员可不填《用章申请单》（APL-XZ-052）而直接要求施印。

6.3.2使用其他印章须经部门负责人批准或授权后方可施印。

6.3.3印章保管人在每次施印后需同时填写《用章记录表》（APL-XZ-053）做好登记工作。

6.3.4印章施印要求端正、清晰，应盖在文件正面或落款，所盖位置上不压文，盖印文件必要时应盖骑缝印或中线印，除特殊规定外，加盖公司印章一律应用朱红印泥。

6.4印章废止

印章有破损、字迹不清、机构名称变更，要及时向总经办申请更换印章，同时填写《印章销毁申请表》（APL-XZ-054），经副总级及以上领导批准，持有效申请表和待销毁印章交总经办登记备案，由总经办声明作废并销毁；

7相关文件

7.1【合同评审作业标准】

8附件

8.1附件一：

用印权限（公章）

9表单与记录

记录标识

记录名称

收集时间

收集岗位

保存期限

保存地点

APL-XZ-051

《印章刻制申请表》

即时

总经办

长期

总经办

APL-XZ-052

《用章申请单》

即时

财务部

5年

财务部

APL-XZ-053

《用章记录表》

即时

财务部

5年

财务部

APL-XZ-054

《印章销毁申请表》

即时

总经办

长期

总经办

APL-XZ-055

《印章外出使用申请表》

即时

财务部

5年

财务部

附件一：

用印权限（公章）

用印文档类型

有权批准人

备注

销售合同（及补充协议、附件）

销售副总

二人以上流转审批

采购合同（及补充协议、附件）

生产副总

二人以上流转审批

20万以下设备、基建合同

副总级以上

二人以上流转审批

20万以上设备、基建合同

董事长

二人以上流转审批

投资、捐赠合同及协议

董事长

二人以上流转审批

融资合同

总经理

财务负责人、总经理签字

财务报表

总经理

财务负责人、总经理签字

公司级文件

总经理

编制人、总经理签字

重要通知、公告

副总级以上

经办人、批准人签字

重要业务公函

副总级以上

经办人、批准人签字

项目申报材料

副总级以上

经办人、批准人签字

证明、介绍信

副总级以上

经办人、批准人签字

其他业务文档

副总级以上

经办人、批准人签字

印章刻制申请表

申请部门

申请时间

申请类型

新刻（）换发（）补发（）

印章名称

申请用途

或原因

印模样式及

制成章拓印

（印模样式）

（制成章拓印）

部门负责人

签字

有权批准人

签署意见

总经办意见

旧印章

处理说明

印章接收人

签名

印章接收日期

备注

1、本表一式二联，申请部门及总经办各留一份。

2.印章的印文磨损需要更换时，要在印模样式栏拓具原印模样式。

3.印章损毁或遗失需补发时，需在申请事由中说明毁损或遗失经过，并需附原印章样式。

用章申请单

日期：

年月日

文书名称

文书编号

主要条款

审批

流程

经办人

部门主管

主管副总

总经理

施印人

注：

本单根据用印权限规定进行流转审批，最后随存档文书一并备案。

用章申请单

日期：

年月日

文书名称

文书编号

主要条款

审批

流程

经办人

部门主管

主管副总

总经理

施印人

注：

本单根据用印权限规定进行流转审批，最后随存档文书一并备案。

用章申请单

日期：

年月日

文书名称

文书编号

主要条款

审批

流程

经办人

部门主管

主管副总

总经理

施印人

注：

本单根据用印权限规定进行流转审批，最后随存档文书一并备案。

用章记录表

日期

文书编号

内容摘要

经办人

备注

印章销毁申请表

申请日期：

年月日

印章名称

（印章留样）

原保管部门

原保管人

启用时间

废止时间

销毁原因

申请人

部门主管

副总

总经理

销毁人

监销人

销毁日期

备注

印章外出使用申请表

申请日期：

年月日

申请部门

申请人

经办人

申请事由

申请时限

部门直属主管审批

副总级及以上领导审批

备注说明