采购部职能及考核设计.docx

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采购部职能及考核设计

第一节采购部职能

一、采购部职能概述

采购部在企业内主要承担如下职能：

在企业采购系统最高负责人的领导下及在相关职能部门的协调配合下，严格执行企业采购制度与采购工作流程，制订采购计划与日常订货计划，完成新品、新项目的开发和引进，物资的补充与退换、品种结构的调整以及物资资料的维护，协调商品配送、调拨，并与供应商谈判、评估、对他们进行引进与评审等，保障整个企业生产、销售、经营的物资供应需求。

二、采购部组织结构

不同的企业会设置不同的采购部门以保证采购职能的实现。

设计采购部的组织结构时一般要考虑采购需求的一致性、企业的生产经营规模、外部环境、供应时常结构、所采购物品的需求价格弹性、采购工作的工作性质、客户需求所需要的专业技术等因素。

因此，采购部门组织结构设计应遵循以下三项原则。

1．与企业的性质、产品、规模相适应。

2．与企业的整体目标、采购部门的职权范围相适应。

3．与企业的管理水平相适应。

企业在设置采购部组织结构时，应在详细分析上述各项影响因素的基础上，根据企业发展的长期规划，遵循设计原则，精心设计，确保采购组织的高效性、灵活性。

（一）按企业规模设计采购部的组织结构

1．中小企业规模设计采购部的组织结构

范例如图1-1所示。

2．大型企业采购部组织结构

范例如图示1-2

（二）按企业实际设计的采购部组织结构

1．按专业分工设计的采购部组织结构

按采购过程中的专业分工划分，组织结构如图1-3所示

2．按职能设计的采购部组织结构

根据采购过程中的不同职能设计，如图示1-4所示。

3．按采购形式设计的采购部组织结构

根据现有的资源和采购供应情况选择不同的采购形式开展采购活动。

4．按采购地区设计的采购部组织结构

按采购地区的不同设计，基于国内、外采购手续及交易对象的显著差异而设计的。

5．按物品类别设计的采购部组织结构

按所采购的物品类别来设计，企业所需的主要原材料、一般物料、零部件、机器设备、工程发包等物品采购事宜将由不同的人员办理。

（三）按行业/企业设计的采购部组织结构

1．商场/超市采购部组织结构

2．酒店/宾馆采购部组织结构

大、中型酒店/宾馆采购部一般隶属于财务总监，小型酒店/宾馆采购部隶属于财务经理，无论哪种类型的酒店/宾馆，其组织结构基本一致，如图1-9所示

3．工程项目采购部组织结构

房地产、建筑施工企业工程项目采购一方面包括项目的承包/分包招标采购，另一方面包括工程材料采购。

同时，可分为企业统一采购、项目采购、统一采购与项目采购相结合三种采购方式。

集合3种采购方式的组织结构设置如图1-10所示。

4．旅行社采购部组织结构

旅行社采购部的职责是采购为旅行社业务提供支持的各种食、住、行、购、娱等服务，其组织结构设置既可按照最简单的采购组织设计，亦可根据采购服务的类别设计，也可根据采购地区设计。

无论是哪个设计，其基本的组织结构如图1-11所示。

因旅行社采购部采购的是服务，所以在本书中统一为服务采购。

三、采购部职能分解

采购部职能分解，即将采购部的职能逐级分解为可执行的作业项目，具体分解结果如表1-1所示。

表1-1采购部职能分解表

职能

职能分项

职能细化（职责）

销售管理

1．采购计划管理

（1）制定采购方针与政策，对采购业务活动的过程及结果进行管理

（2）根据企业生产、销售经营发展的需要，编制采购计划及预算，经批准后组织采购。

2．采购实施

（1）根据采购计划及采购申请单，利用各种渠道与方式开发评选供应商，必要时要对供应商进行现场考察。

（2）运用各种谈判技巧，与供应商就采购价格、物品品质、交货方式、运输方式等事项开展采购谈判

（3）谈判达成一致意见的供应商报企业审批后与之签订采购合同

（4）下达采购订单，并对采购订单进行跟踪与催货

（5）采购物品到达，组织进行采购验收工作。

（6）处理采购过程中的产品质量、运输、付款等各类问题。

（7）完成采购货款的申请、付款活动

3．供应商管理

（1）执行供应商管理政策，对供应商进行分级管理

（2）建立供应商档案库，组织对现有供应商进行定期评估与考核

（3）管理外协供应商，对其样品试制、生产活动提供帮助

4．采购控制管理

（1）在采购过程中对采购质量、采购价格、采购交期进行控制

（2）严格控制采购成本，确保采购成本在预算范围内

5．采购信息管理

（1）收集采购市场供求信息，通过系统分析为采购活动提出合理化建议，为企业调整生产、销售和制订工作计划提供依据

（2）对采购合同、采购订单进行归档、分析与管理

第二节采购部考核设计

胜任素质模型

（一）职业素养

职业素养是指职业内在的规范和要求，是员工在任职过程中表现出来的综合品质。

对采购人员来说，其职业素养主要体现在客户意识、诚实守信、严谨求实、廉洁自律、责任心、主动性、国际视野等多个方面，其定义如表1-2所示。

表1-2采购部工作人员职业素养定义表

素养名称

定义

客户意识

在工作中满足内、外部客户需求的意识

诚实守信

以诚待人、实事求是、信守若眼既是采购人员做事的准则，更是做人的原则

严谨求实

工作严肃谨慎、关注细节

廉洁自律

不利用岗位权利的便利行损公肥私之事

责任心

对自己的所作所为负责是对他人、对组织承担责任和履行业务的自觉态度

主动性

指个人在工作中不惜投入较多的经理，善于发现和创造新的机会，提前预测到问题发生的可能性，并有计划地采取行动提高工作绩效，避免问题的发生

国际视野

具有国际化的经营管理意识，能够跨越国界和地理位置进行前瞻性、战略性的思考

（二）知识

知识是指人们在工作实践中所获得的认识和经验的总和。

它是人才充分发挥作用的基础性要求，没有良好的知识根基，专业化的程度会大大降低。

采购部工作人员需要了解或掌握的知识主要包括四个方面，既企业知识、商品知识、采购知识、供应商管理知识，其定义、分级及行为表现如表1-3

表1-3采购部工作知识分级定义表

素质名称

范围

级别

行为表现

企业知识

行业知识、企业文化（发展历史、价值观等）、组织结构、基本规章制度和业务流程等

1级

了解员工手册与职位相关内容，了解企业发展历史，熟悉与本岗位有关的管理制度、流程

2级

了解行业状况，熟悉企业的历史、现状、未来发展方向以及相关管理制度、整体运作流程，知晓企业整体战略规划以及战略步骤

3级

洞悉行业重大变化与趋势，能基于企业整体战略规划以及战略步骤，对企业整体运作流程与制度提出系统、科学的建设方案，以支持、保证战略目标实施

商品知识

商品的质量、性能、品种、包装、贮存、使用等有关知识

1级

熟悉所负责采购商品的性质和作用/功能、规格及其计量、制作技术与成本、商品安全期限，掌握商品检验标准、品质的辨别方法

2级

1．熟悉同类型其他商品或可替代商品的品种、型号、特点、使用方法等

2．熟知商品的季节变化规律，能根据采购工作的需要及掌握的各类商品的特性知识提出对采购工作的建议和方案

3级

1．与各类商品交易组织及中介组织保持良好的关系，根据采购工作的需要充分利用以上关系

2．根据掌握的各种商品知识，对采购的商品类型、组合等提出工作建议和方案，并对生产/销售部门提供商品的知识进行培训与指导

采购知识

三大类知识，具体内容如表1-4所示

1级

了解ABC类采购知识的一般概念及内容框架、一般原理和方法以及采购商品的基本知识，能按照采购计划进行初级采购作业以及供应商的开发与管理工作

2级

1．掌握ABC类采购知识中任意一两类知识的操作运用原理，熟悉采购规则、制度、国际惯例，掌握采购技能、商品及其检验、储运、保险、通关知识，并积累一定的采购经验

2．可综合利用各种采购相关专业知识进行采购市场调研与供应预测，并可应对采购中出现的问题以及指导采购工作

3级

熟练掌握三类采购知识的操作运用原理，精通各种采购、供应商管理以及各类货物运输技巧

供应商管理知识

供应商的开发、管理及供应商信息管理等知识

1级

1．了解需要采购商品的基本供应商情况

2．利用各种渠道详细了解供应商的信息，通过采购谈判选择合适的供应商

3．能对现有供应商进行关系管理，协调、处理采购中的各种问题

2级

1．建立供应商信息库，熟知各供应商的生产状况、财务状况、产品特点、发展趋势、竞争对手状况等，在采购谈判中利用掌握的信息取得优势地位

2．对采购中与供应上合同执行中的各种问题有清楚而全面的了解，能有预见性地提出各种解决方案

3级

1．通过形成战略同盟等形式家你与供应商的长期合作关系

2．建立供应商评审体系，定期组织供应商评价，并采取各种措施对供应商进行监控

表1-4采购知识分类详表

类别

具体内容

A类

采购需求管理、采购计划管理、采购作业管理、招投标管理、采购物流管理、采购验收管理、仓库管理、合同执行管理、价格管理、市场营销管理

B类

采购市场调研与预测、采购信息管理、采购结算管理、公共关系管理、财税管理、国际采购管理、报关管理、电子商务采购管理、采购相关法律、法规

C类

采购谈判技巧、供应商管理技巧、各类运输技巧等

（三）技能/能力

能力是人们在工作过程中表现出来的解决问题的个性心理特征，是完成任务、达到目标的必备条件；而技能则是人们运用相关知识及各种资源解决问题、完成工作的某一方面的能力。

对采购部人员来说，不同的岗位要求其应具备的技能/能力也有区别。

总体来说，这些技能/能力的定义、分级及行为表现如表1-5所示。

表1-5采购部工作人员技能/能力分级定义表

素质名称

定义

级别

行为表现

询价能力

采购产品或服务时，对三家以上供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的能力

1级

1．从企业以外采购产品或服务时，能够利用现有供应商，主动寻找其他供应商，，获得多方的价格信息，并进行比价、议价。

2．最终能够取得具有竞争力的价格。

2级

1．能够利用网络等各种询价手段与方式获得价格信息

2．在必要的时候能采取适当的方法影响供应商的报价

3．最终能够取得具有很大竞争力的价格。

3级

1．对于采购商品的供应商与价格了然于胸，并能随时掌握价格的变化情况。

2．根据市场信息分析预测价格的走势，在询价过程中居于主导地位

3．能够分析下属在询价中存在的问题，并指导下属进行比价、议价，获得具有竞争力的价格。

谈判能力

在双方或多方会谈中具备的解决争端的能力，讨价还价及有效达成共识并最大限度地争取和维护企业利益的能力

1级

1．在谈判前确定明确的目标，对谈判过程进行充分准备。

2．能熟练运用各种谈判技巧，在谈判中表达主要目的，无漏项，把握谈判的原则，并维护企业利益。

3．在谈判中快速识别对方的谈判风格，准确把握对方的观点，洞察其所关注的利益，适时调整策略并解决对方疑虑。

2级

1．谈判前对所有对手的各种信息进行深度分析，做到知己知彼

2．在谈判中能够争取主动，利用各种可以利用的资源争取企业利益最大化，取得谈判的成功。

3级

1．具备较高的谈判技巧，具有说服力。

2．在谈判过程中密切关注对方的变化，知悉对方的心理，巧妙运用对手的心理变化以及谈判时的气氛和环境影响谈判的结果

3．能够指导下属进行谈判前的准备工作，尤其是对在谈判中可能遇到的问题进行预见性的准备工作。

信息收集和处理能力

根据采购工作的需要，不局限于眼前现有的资料，主动通过各种方法收集各类相关信息，并对收集的信息进行整理、分析，提出应对方法的能力

1级

1．明确采购所需信息的来源及获取所需信息的方法和渠道

2．按照既定的方法和渠道收集信息，并核实所收集信息的完整性和准确性

3．完整准确地记录所得信息，将所得信息以符合要求的形式进行整理

4．基本能够对数据和信息进行分析，提供市场供求状况信息

2级

1．能拟订信息收集计划并有目的地展开信息收集工作

2．通过有目的的收集发现有用信息

3．对数据和信息进行分析和研究，发现隐藏的采购市场变化情况，准确地向上级提供市场供求状况信息及个人建议。

3级

1．建立相关的信息收集系统，设定信息搜集的统一内容、方式、流程等，有效利用各种信息搜索和整理技巧长期不间断地收集采购信息，并不断挖掘未来可能的潜在信息和信息收集渠道。

2．基于对采购信息收集结果的客观分析和正确判断，对采购市场商品供应的变化及价格变化等未来发展趋势作出正确的预测

3．能够为采购工作中所遇到的问题提供可行的应对方法与解决方案

合同执行能力

能运用各种采购沟通技巧保证采购合同按期保质保量执行的能力

1级

1．能与供应商就采购商品的价格、交货期、付款条件等达成一致意见，按照企业的标准合同样本签订采购合同

2．定期与供应商联系，了解和落实合同的执行情况和完成进度，及时获知采购执行的效果和存在的问题

3．能够保证采购合同按期保质保量地执行

2级

1．督促供应商准时交货，并准确、及时、完整地记录合同执行情况

2．及时将合同执行情况反馈给相关部门和人员，并及时将企业相关部门或人员对合同执行的意见和建议反馈给供应商，督促供应商采取相应的行动

3．能够保证供应商按期保质保量地供货，并能够对市场的反应作出比较正确的预测

3级

能够选择合理的供应商按期保质保量地供货，并能够对市场的未来变化作出比较正确的预测

成本意识

致力于获取较低综合采购成本的意识

1级

1．关注采购价格对采购成本的影响，并采取积极措施降低采购价格

2．合理安排采购资金和应付帐款，并保证采购的进度

2级

1．不仅关注采购更低价格的商品，更明确采购成本的构成、比例及与其他相关成本（如产品成本）的关系

2．积极关注新材料、新工艺，经常提出合格材料代用等降低采购成本的建议

3．按照商品需求和储存状况控制采购日期和数量，在保证供货的情况下降低库存

3级

1．能进行市场分析和预测，对中短期总体趋势进行较为准确的分析和判断，并进行相应的前瞻性指导工作（如战略性采购储备等）

2．熟悉商品的出入库情况，使用状况等信息，通过分析需求与商品供应现状，协助仓储部门在保证供货的情况下制定降低库存的方法与计划

沟通能力

正确倾听他人倾诉，理解其感受、需要和观点，并作出适当反应的能力

1级

1．谈话中不善于抓住谈话的中心议题

2．表达自己的思想、观点不够简洁、清晰

3．在沟通过程中自我为中心，缺乏对他人应有的尊重

4．在沟通中能够基本理解、使用常用采购专业和非专业的词汇

2级

1．能以开放、真诚的方式接收和传递信息

2．了解交流的重点，通过书面或口头的形式，用清楚的理由和事实表达主要观点

3．能尊重他人，在倾听别人意见、观点的同时适时地给予反馈

4．在沟通中，能够理解、使用常用采购专业和非专业词汇

3级

1．保持沟通时语言的清晰、简洁、客观，且切中要害

2．针对不同听众适当调整语言和表达方式以取得一致性结论

3．能拓展并保持广泛的人际网络

4．熟练掌握采购专业和非专业词汇，能够阅读、理解与采购相关的外文资讯

组织协调能力

根据采购工作目标的需要合理配置相关资源，协调各方面关系，调动各方面的积极性，并及时处理和解决采购过程中各种问题的能力

1级

1．了解企业的资源现状，能基本保证完成采购工作任务所需的的资源按时到位

2．企业中出现冲突时具有一定的调解技巧，必要时借助上级或其他力量以保证工作继续开展

2级

1．组织各种工作时考虑周到，能根据任务的重要程度提前分配或调动各种资源

2．善于与各部门各方面人员保持融洽的关系，在兼顾对方利益的基础上促进相互理解、共同合作，保证采购工作顺利开展

3级

1．有良好的协调能力，社会交往面较款，善于与外界建立合作关系，利用方方面面资源为自己的工作服务

2．通过及时有效的分配和调动资源，克服由于其他部门或人员引起的延误，圆满解决超过自己控制范围的问题

决策能力

依据对形式的分析作出恰当、合理、及时和实际的判断并采取行动的能力

1级

1．能利用较充足的信息作出常规的采购决策

2．较少作出决策，决策犹豫，或忽略决策的影响信息

3．作决策时表现出很大的随意性

2级

1．面对有竞争性的方案时及时、不拖延地作出决定

2．在工作领域内能客观分析形势，并作出初步判断

3．能根据相关程序在上级及相关资源的指导下对日常性、一般性的问题作出决定，并采取行动

3级

1．能分析较广泛领域内的复杂情况，对自己所作的决策可能产生的影响有清晰的认识

2．能依据已有数据、知识和经验作出对企业有着一定程度影响的决策，并付诸实施

3．在复杂、模糊、风险很高的形势下，对多种领域内的各种信息进行深度分析，作出有长期影响的战略性决策，承担预计到的风险和一切后果责任

创新能力

创造或引进新概念、方式，提高工作绩效的能力

1级

能借用其他领域的方法创立或引进新的观念或程序，参照系统以外的观点与方式，在工作中偶尔有新创新

2级

1．善于打破腐朽、能建设性地促进进步，而不受当前问题的影响

2．能清楚地看到企业中的效率环节，并予以完善。

3级

1．创造利于培养创新的环境，帮助引进新的观念、方式与程序

2．承认并奖励他人的创新活动，允许他人实验，尝试新事物

3．创造学习型组织的企业文化，塑造创新型的团队管理理念

预期应变能力

采取行动迎接即将来临的挑战或提前思考以适应未来机遇和挑战的倾向性

1级

1．在阻力和反对意见前，在事情进展不顺利时，能够坚持不放弃

2．采取重复的行动克服阻碍以期按要求实现目标

2级

1．无须催促，能够主动意识到并根据当前的机遇行事，迅速、坚定地解决当前问题

2．在事情变得被动前积极地寻求解决方法

3级

1．在他人还没有意识到机遇或问题所在时，鼓励他们仔细分析、研究，积极采取行动

2．通过预测组织内、外部客户和关键性市场的趋势，提醒他人意识到问题所在，并采取积极的措施

3．鼓励和奖励为企业的长远利益作出贡献者

问题解决能力

用有效的方法、严密的逻辑和思维解决困难问题，为得到答案探寻各种有效途径的能力

1级

1．具有一定的分析能力，能根据现象探求解决问题的途径，直至找到答案

2．能有效地应对变化，在没有明确的解决方法或结果之前，能处理一些有困惑的问题

2级

1．当事情悬而未决的时候不会焦躁不安，能意识到并根据当前的机遇行事或尽快地解决目前问题

2．在被询问或受到指示之前，能积极寻求解决方法，迅速采取行动解决当前问题

3．能自如地应对变化或不确定因素，在没有很明确的解决方法或结果之前，能很好地处理有困惑的问题

3级

1．能自如应对变化或不确定因素，在没有很明确的解决方法或结果之前，能够迅速、高质量地处理有困惑的问题

2．能积极采用各种手段或制定计划，以有效地预防各种问题的发生

3．能识别一个问题所蕴涵的若干因素，并对每一个因素进行细分，指出各因素之间的因果关系，进而对问题进行深入浅出地分析，形成解决问题的多种方案，并能在多种方案中选择最具优势的方案

团队建设能力

以团队利益为己任，建立，维护并运作高效团队，使团队绩效表现目标最优化的能力

1级

1．能找出阻碍团队目标达成的因素，并试图采取有效措施排除这些阻碍

2．积极参与团队合作，有意识地鼓励团队成员参与团队讨论和决策，促进团队内部的沟通与合作

3．能采取行动加强团队成员之间的相互沟通，促成团队成员的相互理解和支持

4．对团队或团队成员作出的成绩表示赞赏，或有意识地向对方表达这种赞赏或肯定

2级

1．能根据企业的战略目标确定团队建设的目标，并在全体成员中促成理解、达成共识，使目标得以观测事实

2．有意识地建立团队内的有效合作及适当竞争机制，以提高团队的整体绩效

3．公开表扬他人的成就，了解激励不同员工的因素，并有针对性地选择最有效的激励方式

3级

1．具有个人魅力或领导气质，能够指出组织或团队成员的发展方向与目标

2．有意识地创建团队合作精神，在团队间合理有效地协调和调配资源，加强不同目标和背景的团队间合作

3．制定团队激励机制并贯彻实施，并能通过激励机制的建立使团队成员保持高昂的工作热情

督导能力

为了企业及客户的最佳利益，指导员工工作，促使其提升技能与工作绩效的能力

1级

1．能对员工工作给予较具体的知道

2．提出要求和目标时也提供明确、具体的参数和标准

3．适时地检查员工是否知道对他们的期望

2级

1．能够系统、明确地分配日常工作和任务

2．在分配工作和从别人那里接受工作时要坚定而自信，对于不合理的要求要勇于说“不”

3．在分配工作后，给予员工完成常规任务的自由，不乱加干涉

3级

1．建立明确、可测量的绩效标准

2．依据上述标准监督检查员工的工作进度、绩效，并将绩效成果和存在的问题及时反馈给员工

3．在纠正员工绩效问题时采取明确的行动或坚定的立场，保证制订出可行的绩效提升计划

他人培养能力

提供恰当的需求分析、辅导及相关支持，帮助他人学习与进步的能力

1级

对他人给予具体的指导、建议以及工作示范，提供必要的工具支持他人发展，提供其他与培训有关的信息帮助他人发展

2级

1．能识别员工的优势、劣势与发展需要，提供及时的反馈与强化意见

2．在员工遇到挫折后，要及时给予肯定和鼓励

3级

1．根据组织发展的需要安排并开发恰当的培训，促进员工个人的学习与发展

2．在工作中有意识地帮助他人，为他人制造学习的机会，并随时对他人进行鼓励，使其保持良好的学习热情

下属激励能力

通过给予下属正向的激励，使其得到发展和提高的能力

1级

1．与下属沟通不足，对下属的指导、建议较少

2．对下属的需求了解不够，很少为下属提供发展指导

2级

1．能与下属就其工作表现及时地沟通与反馈，并给予适当地引导

2．当下属遇到问题时能提供帮助，解决难题

3级

1．为下属的工作及时地提供正确的反馈与指导

2．对下属的能力与技能水平有准确的判断，能根据下属的不同特点为其制定职业生涯发展计划，并为下属提供学习的机会、工具、辅导以及各种资源