采购部的部门职能.docx

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采购部的部门职能

，采购部的部门职能

采购部的主要职能如下：

1.制定公司年度采购的计划及预算，确定分公司生产经营正常开展。

2.制定采购工作程序及相应规章管理制度。

3.定期对工作人员进行廉政思想教育。

4.随时把握市场行情，对原材料价格变化情况进行预测分析。

5.制定采购人员岗位技能培训及业务培训计划实施。

6.按照公司工作流程进行各种原材料的计划采购。

7.建立健全原材料采购体系及供应商档案。

8.配合相关部门，对供应商进行筛选并对起进行管理。

9.定期对供应商进行考察及工作情况的交流。

10.负责组织大总原料的招标工作。

11.充分利用商业信息，多种形式为企业节约资金。

12.与相关部门配合，按时保质供应物资。

13.做好比价工作，有效降低原材料采购成本。

采购部工作范围

1．根据市场分析报告和生产部原料库存，自行调节品种采购，采购数量，及时的组织原料，做到勤购少买，合理采购，合理储存。

2．对公司所有的原材料的市场变化情况及行情规律作调查了解，以确定合理的采购方式。

3．严格质量管理，坚持做好质优价廉，按询价，比价，议价，定价程序作业，以节省采购费用。

4．执行开发部（技术部）下达的采购标准，并接受技术部，生产部和财务部对采购的原料的质量，数量和价格的监督，负责处理采购产品数量不足或质量等问题。

5．对长期主要供应商进行等级评估，对品质交货，服务，企业符合能力评出等级以减少采购风险，防范质量事故。

6．每日与财务部和生产部核对采购品种数量，保存采购工作的原始记录。

7．从事原料和代理商的贸易活动。

8．完成公司领导教给的其他任务。

采购部经理的职责

1．配合生产目标及扩建计划，拟订原物料的采购计划及预算，呈请上级批准，并据以实施。

2．保持与原物料供应市场的密切联系，建议最佳的采购对象及方式（包括目前的原料及代原物料）

3．与国内的同行的采购单位保持联系，洞察供应及需求市场行情，价格变化趋势。

4．拟订采购管理程序，，以确保作业的合法与经济。

5．训练采购人员有关国内，外采购的作业手续。

6．拜放和接待供应商，出席政府有关原物料采购会议。

7．筹备及参加公司采购委员会，并充任秘书的职务。

8．与仓库单位联系，追踪原物料供应车船运输，并作必须处理及向上报告。

9．审阅供应商报价单，各单位请够单及原物料存活动态报告。

10．与财务部门及生产部门联系，以确保采购付款的顺利。

11．妥善及及时处理库中费料，并会同品管，生产，财务部确定出售价格，呈总经理核准后实施。

12．考核及纠正下属的工作绩效及办事方法。

13．定期向总经理提出采购执行报告及改进建议。

14．执行总经理交办的其他事项。

采购管理办法

总则

1目的

为使本公司原物料的国内外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适价的原物料，特制订本办法。

2.范围

凡大宗物资，辅料，包装材料，微量药物，设备，零件，办公用品等采购业务中，有关询价，议价，购买等业务，均使用本办法。

3采购权限的划分

一，大宗物资采购，均有采购委员决定。

二，其余原物料采购作业，均由采购部负责询价，呈总经理签批。

采购作业方式

一，大宗物资采购

（1）适用于大宗物资，如玉米，豆粕，菜籽粕，棉粕，花生粕，鱼粉等相关原料。

作业方式：

有采购部每日报市场行情，并预测市场变化，参与公司用量等资料，定期报价采购委员会研究，呈委员主席核定后订购。

（2）长期订单采购，适合于经常使用且市场价格稳定的材料，如包装材料，作业方式：

由采购部事先以所需之约二个月的用量，觅妥供应商，办理寻议价手续，实际交货期，明细规格及数量，报请总经理还是后，以实际需要通知供应商教货。

（3）一次性采购，适用于零星用却规格复杂之材料，如小品种原料，办公用品，设备零件。

作业方式；采购部根据各部门开立的【采购单】，逐项办理询议价，报呈总经理核实后采购。

供应商的选定及定向

1对于大综合经常使用的材料，采购部门应建立相对稳定的供应商，并设立【合格供方记录】作为日后询价，议价和供料的参考。

2为确保货源，采购人员对于经常采购的材料，应寻找两家

3以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源，价格及质量等。

4若供应商为贸易商或这代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭此作为判断是否为采购对象的依据。

采购委员会的组成

1.公司设立采购委员会，由总经理，副总经理（管理者代理），采购部经理，生产部经理，品管部经，财务部经理组成，总经理担任采购部委员会主席，采购部经理负责决议案的执行。

2.采购委员会原则上半个月开会一次，开会时间有采购部经理安排。

3.若有特殊情况，采购部经理建议召集临时会议。

4.开会决定人说有全委员的三分之二，任何议案一多数票决定，当赞成票数和反对票相同事，有采购委员会主席裁决。

5.会议决定事项由采购部经理负责记录整理，呈总经核实。

6.采购委员会职责：

（1）拟定原料的采购政策并确保政策的适当执行。

（2）依据本公司的技术标准，确保原料的品质及

合理的价格。

大宗物资采购作业

1.采购部随时询访，记录，掌握国内外重要原料的行情动态及足以影响原料供需的种种财经措施，以每周【原料行情周报表】向总经理汇报。

2.采购部每月20日前完成预测下三个月原料成本行情表送品管部。

3.品管部每月25日前完成下三个月的【原料预计用量表】送采购部。

4.仓储管理部必须每日早上10点前，将工厂前一日的【原料存活日报表】送交采购部，以了解库存状态。

大宗物资采购物资的方案拟定

1.采购部经理每半个月主动召开一次会议，邀请采购委员会讨论大宗物资采购最新状态。

2.采购部除需将上次采购会议议决执行行情提出报告外，并需提出【原料行情报告】共采购委员参考，研究，并提出采购建议案，以利采购委员会决定采购数量及价格。

3.采购部应在采购会议中，将预定的采购品种，数量，价格，包采购委员会决定，如行情变化大，需紧急采购时，采购部经理得先口头报告给总经理，先向厂方办理订货购，但事后须向采购委员会报告，并补办手续。

大宗物资的订购与交货量控制

1大宗物资经采购委员会决议采购，并觅妥适当供应商后，由采购部与供应商签订【采购合同】，一是两联，第一联由供应商保存，第二联由财务部保存，同时复印两分，总经理和采购部各保存一份。

2仓库以【原料收货报告】作为收料的依据，采购部依【原料收获报】和【原料库存日报表】作为采购依据。

长期订单采购作业

1采购部人员就公司经常使用的材料，深入了解材料规格成本结构，预估两个月用料等资料后，

2选定三家以上的供应商，请其报价，并与之议价。

3议价完后，采购部人员应拟定采购对象，以【采购合同】并检附供应商报告资料呈总经理核准，完成订货手续。

4采购人员应将每次订货的厂商及交易条件作好记录备查。

5采购部应注意长期性采购材料的市场行情，遇成本结构中原料或涨或跌时，应判断及时采购。

长期供应厂商异常的处理

1采购部接到使用部门对现行长期订单供应商有缴获品质部付标准，交货量不足，延误交货，受偶服务不良等反映时，均应通知供货商改善，经通知后仍未改善者，采购部应立即另行开发新的供应商。

一般性采购作业

1请购作业

各部门需要采购时，需开立请购单，后立即了解请购的的品名，规格与功能，经参考市场行情及厂商资料后，进行询价。

2除因独家制造，代理或单笔采购金额在500元以下等因素外，采购部至少需要向三家以上的供应商询价。

3若厂商报价的规格与请够的规格少有不符或属代用品时，采购人员应检附资料，选邀请购物部门签注注意后再行采购。

4办公用品采购原则上一月采购一次，每月五日由行政部门将各部门所需办公用品数量汇总后交采购部门，采购按采购程序办理手续实施采购。

5品质异常处理一，采购人员收到检验部门送来的不合格的【验收单】应依据检验结果，检验部门意见及【采购合同】规定，与供货商洽谈扣款，退货，换货，补交等事宜。

二因品质不合格退货，换料而导致未于原约交日期前入场并验收合格入库，应以逾期交货处理。

五整理付款

1整理付款凭证：

采购部一【原料收购报告】，【采购合同】，【合同单】、【入库单】为付帐凭证。

2整理付款程序

（1）采购部在原料验收入库后，以【原料收货报告】，【采购合同】或【采购单】、【入库单】、为凭证，填写好【现金请领单】或【支票请领单】连同发票交主管核签后送财务部，财务部查核无误后，开立传票，办妥付款手续后交出纳依【支票请领单】汇款给供应商。

（2）属于月结货款后，采购人员应先通知厂商提前送发票，然后按程序办理付款。

（3）内购材料需要试车检验者，按订立合同规定办理付款，未定合同者，依采购部门呈准的付款条件办理付款。

原料接收程序

1为确保入库原料品质符合标准，收货数量准确，特制定本程序。

2范围：

本程序经总经核实后，有关部门应按程序操作。

3收货程序

（1）原料到场，由门卫填【出入门证】登记客户车辆，进厂原料等情况，并通知品管部。

（2）品管部接到通知后，对进原料进行30%的抽检，作水分，杂质感官等快速检验。

合格者通知采购部，填好退货单经采购部通知客户，作退货处理。

（3）采购部街道品管部30%抽检合格结果后，填好【原料收货报告】五联单送交地磅室，让客户送料车辆到底地磅，准备过磅，并通知原料库做好收货准备！

（4）地磅员确认地磅和车上无人后，进行过磅作业，打印过榜单。

登记【地磅日报表】，填写【收货报告】“进厂栏，由客户送交原料库收货员。

（5）过磅完毕，车辆按指引到指定地方卸货，卸货时，售货员点货验包件。

品管部抽样员全程在场监视每车，100%采样，检查每包外观。

（6）卸货完毕，仓库售货员填写【收货报告】中“工厂仓库”栏并签字确定，交给客户，回到地磅室进行空车过磅。

地磅员打印空车重量，填好“出厂”栏

（7）一批原料收货完毕，地磅员应及时将【收获报告】送采购部。

（8）品管部将每车100%抽样原料按规定做全面物理化学检验，并将检验结果填到采购部送来的【收获报告】化验室检验后，送还给采购部。

（9）采购部根据品管部检验结果和地磅称重记录，填写【收货报告】的“采购部”栏，由采购部经理核实后，将此表分送原料库，品管部，财务部。

原料库根据【收货报告】的净重，填写【原料入库单】。

（10）品管部接到【收货报告】后核实原料是否符合收货标准：

（1）合格。

（2）超标水分扣证正确。

（3）低于营养标准的价格已扣除，如发现有不合格的，因应及时与采购部联系，必要时报告总经理。

（11）采购部根据【收货报告】的净重，填写【支票请领单】（后附【原料收货报告】，采购合同，客户的发票）送采购不申请付款。

（12）财务部核实【支票请领单】，【收货报告】，采购合同（价格）和客户的发票，确认无误后准备款项在公司确定的付款日期付清款项。

【收货报告】中各项签字必须齐全，否则，财务部有权拒绝付款。

原物料验收程序

一目的

为保证原物料品质符合标准，收获数量准确，特制定本程序。

二范围

本程序适用于饲料企业的采购部，品管部，生产部，财务部和人事部。

三收货程序

1采购部预期一周将要进场的大宗原料，在上一周六通知品管部，仓库。

2原物料到场，由门卫通知品管部和仓库。

品管部接到通知后，对原料进行30%抽样，作水分，感官处理，符合标准者，经品管部经理核实后，通知采购部。

对包装物随机抽样10条作规定，重量检验，合格者经品管部经理核实后通知采购部。

3采购部接道到品管部30%抽样合格通知后，填写【收货报告】交客户至地磅过磅。

4地磅员检查车厢无顾虑后进行过磅作业，打印过榜单，并做好登记。

5过磅完毕，车辆按指引地点卸货。

卸货后，仓库保管员点货验包件。

原理由采购人员做100%采样，并检验每包外观包装物卸货时，由保管员随机做10%的样品作数量检验。

6卸货完毕，仓库保管员填制【收货报告】送采购部经理。

7一批原料收货完毕，地磅员应及时将【收货报告】送采购部经理。

8品管部将原料100%抽检并全面做化学，物理检验，并将检验结果填制到【收货报告】化验室栏内，经品管部经理核实后，见此表分送到仓库，品管部，财务部。

9采购部根据品管部检验结果，填写【收货报告】中的采购部分，由采购部经理核实，将此表分送仓库，品管部，财务部。

10仓库根据【收货报告】的净重，填写收货单。

11品管部收到【收货报告】应核实该原物料符合收获标准：

（1）合格，

（2）超标水分扣重正确（3）低于营养成分的标准已扣除。

如发现有不符合标准的，应及时与采购部联系，有必要时，报告总经理。

12采购部根据【收货报告】的净重，填好付款申请报告，附上采购合同书，【收货报告】及客户的发票，送财务部申请付款！

13财务部核对付款申请，确认无误后，准备款项【收货报告】种各项签字必须齐全，否则，财务有权拒绝付款。

不合格原料退货程序

1不合格标准的原料物有品管部开出退货单交采购部，仓库，供货商。

2未卸货的原物料，在收到退货通知单后，须立即退出厂区。

3已卸货的原物料，在收到退后通知后，采购部须尽快处理原物料。

附则

1本程序经批准后，有关部门均应按程序操作。

2本程序经总经理批准后实施。