工作说明书的编写要求.doc
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职务说明书
职务说明书（jobdescription），也称岗位说明书或工作说明书
什么是职务说明书
职务说明书是工作分析人员根据某项职务工作的物质和环境特点，对工作人员必须具备的生理和心理需求进行的详细说明。
它是职务分析的结果，是经职务分析形成的书面文件。
目录
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1什么是职务说明书2职务说明书的组成3职务说明书编制要点4职务说明书的内容5职务说明书的主要项目[1]6职务说明书的作用7职务说明书的写作8职务说明书的编写要求[1]9职务说明书案例分析:
o9.1案例一:
理货员的职务说明书[2]
o9.2案例二：
财务经理的职务说明书[3]
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10参考文献
职务说明书的组成
职务说明书由职务描述与职务规范两部分组成，这类似苏联劳动心理学家编制出的职业图谱和心理图谱，职业图谱是描述职业的社会经济的、制造技术的、卫生保健等特征；心理图谱分析了职业对于人的心理要求。
职务说明书的精确与否将直接影响到职务分析的有效性。
1、职务描述
职务描述是经过职务分析收集资料后产生的。
职务描述是说明某一职务的职务性质、责任权利关系、主体资格条件等内容的书面文件。
2、职务规范
职务规范是任职者任用条件的具体说明，二者结合起来构成了针对某一职务的完整、全面、详细的职务说明。
编写职务说明书就是编制职务描述和职务规范两个书面文件。
职务规范集中于对任职人员的分析，职务描述侧重于反映工作定向分析的结果，职务描述可用于设计业绩评价形式，职务评价和建立报酬系统，能确定需要完成工作的教育和训练，为设计适当的招聘、选择、训练和开发计划提供依据。
职位说明书根据用途不同有各种不同的标准，通常使用的是内部管理用途的职位说明书，但是烽火猎聘公司根据招聘市场的特点，提出了招聘用职位说明书的提法。
内部管理用途的职位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的：
一、职位名称。
例如，拿人力资源部门的经理来说，以下简称hrm。
职位名称应该写为经理。
二、部门名称。
hrm的部门名称应该写为人力资源部。
三、任职人。
要写上任职人的名字。
并要有任职人签字的地方，以示有效性。
四、直接主管。
hrm的直接主管应该写为分管副总经理。
要提供直接主管签字的地方，以示有效性。
五、任职时间。
任职时间也就是生效时间，一般也就是与劳动合同的时间一致。
六、任职条件。
包括学历要求，工作经验要求，特殊技能等等。
如hrm的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式，熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。
七、下属人数。
指的是部门内所管辖的人数。
八、沟通关系。
一般分为外部与内部两个层面。
如hrm的内部沟通有分管副总经理，部门经理与员工。
外部沟通有上级主管部门，所在城市人事劳动部门，各主要媒体或招聘网站，各主要培训机构，应聘人员或同行，相关行业协会。
九、职位设置的目的。
如hrm的职位目的为：
根据公司战略发展需求，设计运用人力资源管理模式和相关激励政策，激发员工潜力，开发人才，实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。
十、行政权限。
指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。
十一、工作内容和职责。
这是职位说明书重之又重的地方，所耗费的笔墨也最多。
包括了职责范围与负责程度，衡量标准等。
如hrm的职责包括这几方面：
组织体系与制度；培训；人事考核与绩效评估；招聘；薪酬激励政策；职位管理，部门管理与建设等等。
十二、能力要求与个性倾向与特征等。
属于个性化的东西，应该算是职位的修正要求吧。
十三、职业生涯发展规划。
包括职位关系与理论支持。
职位关系又分为直接晋升的职位，相关转换的职位，升迁至此的职位。
理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。
职务说明书编制要点
1、对职位的描述，不是任职者的现在工作
2、不局限于现状，着眼于组织设定岗位需要
3、针对对岗位而不是人
4、归纳而非罗列
职位说明书一般用表单形式编制，通常分七大部分设计表单：
1、基本信息：
职位名称，部门，直接上级，所属下级，职责分析日期，编写日期等；
2、职位目的：
对职位概述；
3、职责和权限：
分主要职责权限、相关职责权限和临时性工作；
4、工作关系：
分内部关系和外部关系，包括联系部门、人员；
5、任职资格：
包括教育水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等；
6、考核指标，权重，薪资等级，职位发展方向；
7、工作环境。
职务说明书的内容
职务说明书不存在标准格式，所以每个组织的职务说明和内容都不相同，但是作为一般规律都应说明所执行的工作、职务的目的和范围、员工为什么做工作、做什么工作及如何工作，参见表1：
表1招聘助理的职务说明书
表1招聘助理的职务说明书
多数职务描述有三个主要部分：
职务头衔、职务确定和职务责任。
职务说明书应具备以下各项内容：
1、职务的识别部分
这部分位于职务说明书的首部，有识别和确定某项职务的作用。
主要内容有职务头衔、职务所在的部门、职务分析者及其向谁报告、最近修改职务说明书的时间和编号等等。
其中职务名称头衔是其主要内容。
职务头衔是指对一组职位的称呼，如软件技术员、助理会计师等等。
设定头衔有几个作用，第一头衔名称归纳职务活动的特点，对职务提示出一个整体概念以及职务的责任，如销售员名称会暗示该职务有销售特征和责任；第二它对员工有心理上的作用，如将拉圾清扫工作称为“清洁工程师”能提高这一职务在人们心中的地位；第三头衔也可反映出该职务与其他职务的关系、处于何种级别水平等，如助理工程师、初级工程师、高级工程师的头衔可说明职务的不同等级。
2、功能部分
功能部分是描述职务应完成的工作、任务和责任，说明工作活动本身的特性和进行工作的环境特性等等。
这部分首先是确定组成职务的责任和任务。
任务是指员工要完成的工作，或是制造产品或提供服务的行为。
责任则是一系列主要任务的集合，职务的责任依据完成任务的花费的时间和重要性依优先次序排列。
因此，有关职务责任说明通常按其重要的程度编写。
此外这部分说明劳动手段和工作环境。
劳动手段即工人用来执行职务的具体活动的机器、工具、设备和辅助装置。
工作环境是说明工作是处在何种环境状态完成的，如在室内外、温度、湿度，或是需站立、久坐、受电磁、噪音、有害气体、传染病等不良环境状态。
它是提供员工的工作环境方面的信息。
3、职务说明部分
这部分反映为取得成功的职务绩效所需要的工人特性。
通常是描述从事该职务的员工应该具备的经验、教育和培训等条件和特殊的知识、能力和技能等。
职务说明书的主要项目1）岗位基本信息。
包括：
岗位名称；直接上级岗位名称；所属部门；岗位编码；工资等级；定员人数；岗位性质。
同时也可选择性地列出岗位分析人员姓名、人数和岗位分析结果的批准人等栏目。
岗位名称应标准化，以求通过名称就能使人了解岗位的性质和内容，主要是命名准确、美化，切忌粗俗和冗长。
（2）岗位职责概述。
即用最简练的语言说明岗位的性质、中心任务和责任。
比如：
总裁：
受公司董事会委托，执行董事会的决策、决议，对公司的生产经营实施全面的监控和最高行政管理。
经营计划部部长：
拟定公司中长期发展战略及年度经营计划，组织考核，对公司经营活动进行分析；组织部门职责范围内的其他工作。
人力资源部部长/经理：
组织向各部门提供人力资源管理专业性服务，激发公司员工工作的积极性，使其工作绩效不断提高。
技术装备部部长/经理：
负责公司年度生产业务计划的编制、审核、综合、平衡工作。
（3）岗位职责详述。
这是岗位说明的重点之一，要逐项列出本岗位所应负有的职责。
较为理想的格式是首先把岗位工作内容归为几个大类，然后再分点说明。
（4）关键业绩指标。
这个内容指明各项工作内容所应产生的结果或所应达到的标准，以定量化为最好。
最常见的关键业绩指标有三种：
一是效益类指标，如资产盈利效率、盈利水平等；二是营运类指标，如部门管理费用控制、市场份额等；三是组织类指标，如满意度水平、服务效率等。
值得注意的有两点：
关键业绩指标最好同第三项的岗位职责详述对应起来；各项指标最好能够量化，从而有利于执行。
（5）岗位关系。
岗位关系描述包括：
此岗位受谁监督；此岗位监督谁；此岗位可晋升的岗位；可转换的岗位；可升迁至此的岗位；与哪些岗位发生联系及联系的密切程度；有时还应包括与企业外部的联系。
（6）岗位环境。
主要包括五个方面：
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工作场所，在室内、室外，还是其他的特殊场所；工作环境的危险性，说明危险性存在的可能性，对人员伤害的具体部位、发生的频率，及危险性原因等；工作时间特征，如正常工作时间、加班时间等；工作的均衡性，即工作是否存在忙闲不均的现象及经常性程度；工作环境中的不良因素，即是否在高温、高湿、寒冷、粉尘、有异味、
噪声等工作环境中工作，工作环境使人是否愉快。
（7）任职资格条件。
常见的任职资格条件有：
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学历及专业要求；所需资格证书；经验：
一般经验、专业经验、管理经验；知识：
基础知识、业务知识、政策知识、相关知识；技能要求：
即完成本岗位工作所需要的专业技术水平；一般能力要求，如计划、协调、实施、组织、控制、领导、冲突管理、
公共关系、信息管理等能力及需求强度；篇二：
如何编写工作说明书--工作说明书主要内容
如何编写工作说明书--工作说明书主要内容
工作说明书作为组织重要的文件之一，是对某类职位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作环境和条件，以及本职务任职人资格条件所作的书面记录。
通过工作分析程序获得的资料，经过归纳与整理，可撰写成工作说明书。
工作说明书主要内容
工作说明书的编写无固定的模式，需要根据该企业职务分析的特点、目的与要求具体确定编写的条目。
工作说明书一般包括以下内容：
1、工作标识
包括工作的名称、编号、工作所属部门或班组、工作地位、工作说明书的编写日期、编写人与审核人，以及文件确认时间等项目。
2、工作综述
描述工作的总体性质，即列出主要工作的特征以及主要工作范围。
应尽量避免在工作综述中出现笼统的描述，比如“执行需要完成的其他任务”。
虽然这样的描述可以对主管人员分派工作提供更大的灵活度，但实际上，一项经常可以看到的工作内容而不被明确而清晰写进工作说明书，只是用“所分配的其他任务”一类的文字，就很容易为回避责任找到一种托辞，这使得对工作的性质以及员工需要完成的工作的叙述出现有意统的描述，比如“执行需要完成的其他任务”。
虽然这样的描述可以对主管人员分派工作提供更大的灵活度，但实际上，一项经常可以看到的工作内容而不被明确而清晰写进工作说明书，只是用“所分配的其他任务”一类的文字，就很容易为回避责任找到一种托辞，这使得对工作的性质以及无意的漏洞。
3．工作活动和程序
包括所要完成的工作任务、职位责任、所使用的工具以及机器设备、工作流程、与其他人联系、所接受的监督以及所实施的监督等。
4．工作条件与物理环境
简要地列出有关的工作条件，包括工作地点的温度、湿度、光线、噪声程度、安全条件、地理位置等。
5．内外软性环境
包括工作团队中的人数、完成工作所要求的人际交往的数量和程度、各部门之间的关系、工作现场内外的文化设施、社会习俗等。
6．工作权限
包括工作人员决策的权限和行政人事权限、对其他人员实施临督权以及审批财务经费和预算的权限等。
7．工作的绩效标准
工作说明书巾还需包括有关绩效标准的内容，即完成某些任务或工作量所要达到的标准。
这部分内容说明企业期望员工在执行工作说明书中的每一项任务时所达到的标准或要求。
比如，要确定绩效标准，只要把下面的话补充完整就可以了：
“如果你做到这样，我会对
你的工作很满意。
”对于工作说明书中的每一职责和任务都能按照这句话指引叙述完整，自然就会形成一套较完整的绩效标准。
8．聘用条件
包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修与学习的机会等。
9．工作要求
主要说明担任此职务的人员应具备的基本资格和条件，基本分为：
①一般要求：
包括年龄、性别、学历、工作经验；
②身体要求：
包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度；
③心理要求：
包括观察能力、学习能力、解决问题的能力、语言表达能力、人际交往能力、性格特点、品格气质、兴趣爱好等。
工作说明书编写要求
工作说明书任组织管理中的地位极为重要，是人力资源部门与相关用人部门招聘人员和考核的重要决策和参考依据。
一份实用性强的工作说明书应符合下列要求：
1、清晰明白
在编写工作说明书时，对于工作的描述必须清晰透彻，让任职人员读过以后，可以准确地明白其工作内容、工作程序与工作要求等，无需再询问他人或查看其他说明材料。
应避免使用原则性的评价，同时对较专业且难懂的词汇必须解释清楚，以免在理解上产生误差。
这样做的目的是为了使用工作说明书的人能够清楚地理解这些职责。
2、具体细致
在说明工作的种类、复杂程度、任职者须具备的技能、任职者对工作各方面应负责任的程度这些问题时，用词应尽量选用一些具体的动词，尽量使用能够准确地表达你的意思的语言。
比如运用“安装”、“加工”、“设计”等词汇，避免使用笼统含糊的语言，如在一个岗位的职责描述上，使用了“处理文件”这样的文句，显然有含混不清的成份，“处理”是什么意思呢?
因此，住具体的编写时，需要仔细区分到底是对文件进行分类，还是进行分发。
3、简短扼要
整个工作说明书必须简短扼要，以免由干过于复杂、庞大，不便于记忆。
在描述一个岗位的职责时，应该选取主要的职责进行描述，一般不超过十项为适，对于兼顾的职责可作出必要的补充或说明。
编写时应注意的事项
1、以符合逻辑的顺序来编写
一般说来，一个岗位通常有多项工作职责，在工作说明书中罗列这些工作职责并非是杂乱无章的、随机的，而是要按照一定的逻辑顺序来编排，这样才有助于理解和使用工作说明书。
2、尽量使用通俗易懂的语言
应尽量避免过于强调技术性的文字或概念，所描述工作说明书不仅要让上级能够理解，更重要的是上岗人员能实实在在地领会，因此，当遇到技术性的问题时，应尽量转化成较为通俗的解析。
3、应该表明各项职责重次性
许多具体的工作，所出现的频率、各项职责所占的时间比重都有所不同。
因此，可考虑按重次程度自上而下排列，或者结合各项职责出现的频率高低，在对应的备注栏上说明职责住总的职责中占的比例。
要较好的编写工作说明书，不仅要清楚其岗位工作的丰要内容，而且对其职责大小与次序的划分也是要明确的。
在实际编写方面，可按照各项职责的重要程度、难易程度和任职者花费的时间等进行具体分析，关键是客观如实和可操作性（即做什么、如何做、做得好）。
一般来说，由于基层或生产线员工的工作更为具体，其工作说明书中的描述也应更为详细。
实际上，许多企业是使用“作业指导书”和“岗位操作规程”来替代的。
篇三：
岗位说明书编写要求
一般来说，内容比较完整的工作说明书包括以下几个具体项目：
①职位标识;②职位概要;③履行职责;④业绩标准;⑤工作关系;⑥使用设备;⑦工作的环境和工作条件;⑧任职资格;⑨其他信息。
其中①~⑦项属于工作描述，第⑧项属于工作规范，下面将结合这些项目来具体解释应该如何编写工作说明书。
1.职位标识
这就如同职位的一个标签，让人们能够对职位有一个直观的印象。
一般包括以下几项内容：
职位编号、职位名称和职位薪点等。
职位编号主要是为了方便职位的管理，企业可以根据自己的实际情况来决定应包含的信息。
例如在某企业里，有一个职位编号为hr-03-06，其中hr表示人力资源部，03表示主管级，06表示人力资源部全体员工的顺序编号；再比如,ms-04-ts-08，其中ms表示市场销售部，04表示普通员工，ts表示职位属于技术支持类，08表示市场销售部全部员工的顺序号。
职位名称确定时应当简洁明确，尽可能地反映职位的主要职责内容，让人一看就能大概知道这一职位主要是干什么的；职位名称中还要反映这一职位的职务，比如销售部总经理、人力资源经理、招聘主管、培训专员等。
在确定职位名称时，最好按照社会上通行的做法来做，这样既便于人们理解，也便于在薪资调查时进行比较。
职位薪点是工作评价做得到的结果，反映这一职位在企业内部的相对重要性，是确定这一职位基本工资标准的基础。
薪点如何得到，在第10章中会具体介绍。
2.职位概要
就是用一句或几句比较简练的话来说明这一职位的主要工作职责，要让一个对这个职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大致要承担哪些职责。
例如人力资源部经理的职位概要可以这样描述：
“制定、实施公司的人力资源战略和年度规划，主持制定、完善人力资源管理制度以及相关的政策，指导解决公司人力资源管理中存在的问题，努力提高员工的绩效水平和工作满意度，塑造一支敬业、团结协作的员工队伍，为实现公司的经营目标和战略意图提供人力资源支持。
”而公司前台的职位概要则要这样描述：
“承担公司前台服务工作，接待安排客户的来电，来访，负责员工午餐餐券以及报纸杂志的发放和管理等行政服务工作，维护公司的良好形象。
”
3.履行职责
就是职位概要的具体细化，要描述这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务和活动。
后，继续对每项职责进行细分。
例如教学这项职责可以细分为课前备课、课堂讲讲授、课后批改作业和期末进行考试这四项任务；研究这项职责可以细分为在刊物上发表论文、编写书籍和参加学术研讨会三项任务。
将职位的活动分解之后，就要针对每一项任务来进行描述。
描述时一般要注意下面两个问题。
（1）要按照动宾短语的格式来描述，即按照“动词+宾语+目的状语”的格式来进行描述。
动词表明这项任务是怎样进行的；宾语表明活动实施的对象，可以是人也可以是事情，宾语有时也可以是双宾语；目的状语则表明这项任务要取得什么样的结果。
例如“监督和控制部门年度预算，以保证开支符合业务计划要求”，其中，“监督和控制”是动词，“部门年度预算”是宾语，“以保证开支符合业务计划要求”是目的状语；再比如，“指导下属制定招聘计划，以保证各部门的人员需求”，在这里，“指导”是动词，“下属”和“制定招聘计划”就是一个双宾语，“以保证各部门的人员需求”是目的状语。
在美国劳工部门的工作分析手册中，对这种职责描述的格式有详细说明，在实际描述中可以作为参考。
（2）要准确使用动词。
使用动宾短语进行描述时，动词的使用是最为关键的部分，一定要能够准确地表示员工是如何进行该项任务的，以及在这项任务上的权限，而不能过于笼统。
先来看几个例子。
“负责公司的预算工作……”、“负责公司的培训工作……”、“负责公司的保卫工作……”，这是国内大多数企业在编写工作说明书时常用的语句，虽然也使用了动宾短语的格式，但是由于动词的使用不准确，因此没有清楚地揭示任务应当如何来完成。
“负责”这个动词表面上看起来比较清楚，但是深究起来问题很多，拿“负责公司的培训工作”来说，什么是负责，是指导别人来完成培训叫负责呢，还是自己亲自完成培训叫负责呢，根本没有说清楚，因此要尽量避免使用“负责”这类模糊不清的动词，要根据实际情况来准确地选择和使用动词。
还拿这个例子来说，如果是人力资源经理，可以这样描述：
“制定公司的培训计划……”；如果是培训主管，则可以这样描述：
“具体实施培训计划……”。
通过使用“制定”、“实施”这样的动词，就清楚地表明经理和主管分别是如何来完成培训这项任务的。
在工作分析中，针对不同的任务和主体应当选择不同的动词。
表5-4列举了一些例子来供大家参考。
作木制品”这两个描述，虽然“制作”是一个比较具体的动词，但是没有“雕刻”这个专业术语表达的意思清楚。
为了让大家能更直观地理解上面所讲的内容，下面来看一个具体的例子，见表5-5
2001.146.在履行职责部分，有个问题需要注意，如果某职位是由多项职责组成的，那么要将这些职责按照一定的顺序进行排列，而不能胡乱堆砌。
在排列职责时有两个原则：
（1）按照这些职责的内在逻辑顺序进行排列，也就是说如果某职位的职责具有逻辑上的先后顺序，那么要按照这一顺序进行排列。
例如人力资源部培训主管，这一职位由拟订培训计划、实施培训计划、评估培训效果和总结培训经验等几项职责组成，这些职责在时间上有个先后顺序，因此在排列时就要依次进行。
（2）按照各项职责所占用时间的多少进行排列。
有些职位的职责并没有逻辑的顺序，就要按照完成各项职责所用的时间多少来排列。
当然这一时间比例并不需要非常准确，只是一个大概的估计，一般来说以5%作为最小单位。
在实践中，对各项职责所占用的实践进行估计，还有助于衡量职位的工作量是否饱满。
如果某一职位的大量时间都分配给了非常简单的职责，就说明了其工作量是饱满的；相反，一些本来应该占用很多时间的职责在某一职位那里只被分配了很少的时间，说明这一之安危的工作量有些超负荷。
例如，对于人力资源的招聘主管，“拟订招聘计划”这项职责占到全部工作时间的40%，说明这一职位的工作量是不饱满的，因为按照正常的情况，“拟订招聘计划”根本用不了那么多时间。
再比如财务会计，“编制会计报表”这项职责只占用全部时间的10%，在其他职责的时间分配比较合理的情况下，说明这一职位的工作量超负荷了，因为按照正常的情况，“编制会计报表”这一职责不应该只占用那么少的时间，这说明分配给这一职位的其他职责太多了。
通过职责占用的时间进行工作量的衡量，必须对这些指责非常了解才可以。
逻辑顺序和时间顺序相比较，排列职责时应当优先考虑逻辑顺序，其次再考虑时间顺序。
4.业绩标准
就是职位上每项职责的工作业绩衡量要素和衡量标准。
衡量要素指对于每项职责，应当从哪些方面来衡量它是完成得好还是完成得不好；衡量标准则指这些要素必须达到的最低要求，这一标准可以是具体的数字，也可以是百分比。
例如对于销售经理这一职位，工作完成得好坏主要表现在销售收入、销售成本两方面，因此其业绩衡量要素就是销售收入和销售成本；收入要达到多少、成本要控制在多少就属于
衡量标准的范畴了，可以再规定销售收入每月100万元，销售成本每月30万元。
再比如对于人力资源的薪酬主管，衡量其工作完成得好坏主要看薪酬发放是否准确、及时，因此其业绩要素就是薪酬发放的准确率和及时性；至于准确率要达到多少、及时性如何表示就是衡量标准的范畴了，可以规定准确率要达到98%，薪酬迟发的时间最多不能超过2天。
5．工作关系
指某职位在正常工作情况下，主要与企业内部哪些部门和职位发生工作关系，以及需要与企业外部哪些部门和人员发生工作关系。
这个问题比较简单，需要注意的问题是，偶尔发生联系的部门和职位一般不列入工作关系的范围之内。
6．使用设备
就是工作过程中需要使用的各种仪器、工具、设备等。
7．工作的环境和工作条件
包括工作的时间要求、工作的地点要求以及工作的物理环境条件等。
以上内容属于工作描述的范畴。
工作描述是否清楚明了，可以用一个简单的方法来测试。
编写工作描述的分析人员可以问自己：
“一个从来没有接触过这一职位的人看了工作描述之后，如果让他来从事这一职位，他是否知道自己要干什么以及如何去干？
”如果不能得到肯定的回答，说明这份工作描述还需要继续修改。
8．任职资格
这属于工作规范的范畴。
对于任职资格的具体内容，学者们的看法是不一致的。
罗杰（rodger）于1952年提出了七项基本内容：
①体貌特征（健康状况和外表等）；②成就（教育、资格证书和经历）；③一般智力；④特殊能力（动手能力、数学运算能力和沟通能力）；⑤兴趣（文化、体育等）；⑥性格（友善、可靠和忍耐等）；⑦特殊的工作环境（大量的出差等）。
此外，芒果?
弗雷泽（muofraser）在1958年提出了另一种工作规范的内容体系，包括五项：
①对他人的影响力（通过身体、外表和表达方式等）；②取得的资格（教育、培训和经历）；③天赋（理解力、学习能力等）；④激励水平（设定目标并达到目标的决心）；⑤调节能力（在压力下保持稳定和与
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