采购管理办法.docx

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采购管理办法

第一章总则

第一条为规范XXXXXXXX公司（以下简称“公司”）的物资、设备、服务采购管理，有效降低采购成本、控制采购风险，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司及下属分子公司的采购管理。

第三条分子公司拥有公司授予的采购权，自行采购本单位生产、建设所需的物资、设备。

公司通过合同核审、采购比价、库存盘点、占用资金分析等监督分子公司的采购与供应行为。

第四条本办法中“物资”是指各单位生产、建设用材料、办公及生活用品等，不包括原煤、精煤、焦炭大宗物资、工程项目配套物资；“设备”是指生产建设中需用的成套、单件设备、备件、大型工具等；“服务”是指非物资产品，包括咨询、监理、培训、勘探、设计等。

第二章职责分工

第五条分子公司及部门职责

（一）分子公司及下属单位

1．负责公司授权采购范围、采购预算内采购业务的全过程管理，包括计划、询价、合同、验收、结算、资金支付等。

2．负责设立采购机构、配备采购人员；

3．负责制定机物料成本定额及消耗分析；

4．配合公司对采购业务的核审、审计与监督；

5．负责依据本办法并结合本单位实际情况，制定相应的采购管理实施细则报公司备案。

（二）生产类部门

1．负责分子公司重要、大型设备技术参数的设定、修改；

2．参与分子公司重要、大型设备的验收；

3．负责50万元及以上采购合同（含开口合同）的签订前核审；

4．负责对分子公司生产、建设使用的采购产品进行监督检查，查处分子公司使用不符合煤矿生产建设的采购产品；

5．负责本单位职责范围内管理业务所需物资、设备、服务采购。

（三）财务类部门

1．负责年度采购预算、临时采购预算的审批；

2．负责对采购资金支付进行监督及资金占用分析；

3．负责组织半年度、年度库存盘点及设备盘点，查处盘亏；

4．负责本单位职责范围内管理业务所需服务采购；

5．负责参与公司职能部门采购合同的审核。

第三章管理内容与要求

第六条采购、供应的原则性管理要求

（一）按采购类别设置业务流程与审批权限。

转委托授权必须符合公司规定。

（二）采购、验收、库管、领用四个环节相对独立，岗位、人员不重叠，管理者职权分立。

在验收入库环节必须设置财务人员进行验收或监督。

（三）明确采购物资和设备的产品标准（井下物资设备必须执行强制性标准）、品牌、质量等级、制造厂家，仓储定额，消耗定额（计划）。

（四）对采购和供应业务的主要环节作出具体的管理规定或要求。

其中，采购计划审批、合格供应商的选择与价格、到货验收是采购业务控制的重点环节，入出库手续办理和领用审批是供应业务控制的重点环节。

（五）所有采购业务应符合公司经营管理权和经济合同的管理规定。

原则上要求财务部门全流程（每个合同从预算到最后一笔资金支出）参与管理。

（六）采购单位应主动接受公司合同核审意见、采购比价意见、入出库监察、物资消耗水平分析等，加强采购和供应控制，不断降低采购成本和生产建设成本。

（七）分子公司通过“夯实管理基础、严格需求计划审批、合理采购质价比、加强入库验收、规范出入库、控制库存数量、严格控制领用、追究损失和浪费行为”等措施来综合管控采购成本。

（八）行使采购权的分子公司应有效管理和控制采购风险，对采购不当造成的直接和间接经济损失承担全部责任。

（九）分子公司应每月形成采购报表，以煤矿/洗选厂为单位形成供应报表，报公司办公室监察审计组。

（十）各采购单位不得采购公司禁止的采购项（产品）。

第七条年度采购预算

采购单位根据次年生产、建设、经营、管理目标制定本单位年度采购预算。

其中，生产单位采购预算编制后汇总到本单位年度预算报集团财务部；职能管理部门采购预算编制后汇总到本部门年度预算报集团财务部；经集团财务部审核后汇总报公司审批。

第八条采购计划管理

（一）计划管理流程

使用单位根据预期使用情况填写物资需求计划（格式见附录A）→采购部门接收使用单位需求计划→汇总使用单位需求计划→计划平衡（核库、消耗核实、市场状况等）→编制采购计划→采购部门负责人审批→采购单位主管负责人审批→采购单位负责人审批。

（二）具体规定与要求

1．需求计划

（1）使用单位编制的需求计划，原则上应在年度需求计划和采购预算额度范围内。

因实际情况变化，确需增加采购预算指标的，应按公司预算管理要求，办理相关追加预算的审批手续；

（2）使用单位按月编制次月需求计划，采购部门按月编制次月采购计划；

（3）需求计划应准确填写品名、型号、数量、质量要求等，需提供图纸、样品或相关审核手续的，随着需求计划一并提供或核实，对不符合要求的需求计划，采购单位可拒绝受理；

（4）因申报需求计划不及时、不准确造成不能及时保供的，责任由使用单位承担。

2．采购计划

（1）采购部门汇总使用单位需求计划后，应在核库利库、核实物资预计消耗数量的情况下编制采购计划；

（2）采购单位因计划管理工作不到位，对核准的计划不能按时、按量采购而影响生产、建设的由采购单位承担责任，并按有关规定考核；

（3）采购单位按需求进行采购，但由于生产、建设不能及时跟上造成物资、设备积压的，按有关规定考核；

（4）对超出年度需求计划和采购预算额度范围的需求计划，又没有追加预算，采购单位不得进行采购；

（5）采购单位应建立采购计划管理台帐，适时掌握物资、设备采购情况；

（6）严禁采购单位无计划采购。

（三）涉及固定资产购置的，应按公司固定资产管理要求履行相关手续。

第九条供应商的选择

（一）采购单位建立合格供应商目录

1．市场资源调查

采购单位通过网上收集、走访资源集散地、厂家现场考察、电话索取资料等取得供应商信息。

2．供应商调查

采购单位对拟选择供应商的产品质量、财务、资质等进行调查，确认拟选择供应商具备合格供应商条件。

3．建立合格供应商目录

采购单位根据调查情况，对供应商进行综合分析、比较、选择合格供应商，建立合格供应商目录。

（二）与供应商关系管理

采购单位对供应商提供的产品情况进行收集、整理。

对出现供应商在质量、交货时间、数量等严重不符合合同规定的情况，及时进行评估，如确实发现供应商不能满足公司需求，应及时将该供货商调出合格供应商目录。

（三）供应商选择的原则性要求

1．各采购单位不得选择列入公司、分子公司黑名单的供应商。

2．凡井下设备，要到国内同类产品的前几家生产厂家采购。

3．价值大的设备和批量大的材料应直接从生产厂家采购，不得在中间商采购。

第十条采购方式

（一）采购方式分为招标、非招标采购两类。

具备招标采购条件的应采用招标采购方式，不具备的可采用非招标采购方式。

非招标采购分为比价（竞争性谈判）、定点（谈判）、整体外包（谈判）、紧急采购（谈判）四类。

采购单位根据公司要求、市场环境、资源状况、行业发展趋势等因素确定采购方式。

（二）非招标采购要求

1．比价采购

遵循按质论价与保供优先相结合的原则，询问的供应商不得低于三家。

2．整体外包

为提高效率，减少资金积压，可以选择配送能力强、产品质量好、信誉好、采购单位附近有库房的供应商整体外包。

3．定点采购

不适用于成批采购，只能对零星采购采用定点采购模式。

4．紧急采购

采购单位无库存或出现不可抗拒的原因不能及时供货，将导致采购单位面临损失时，可以进行紧急采购，但当月紧急采购金额不得超过当月采购总额的1%。

紧急采购一旦发生，采购单位应追溯责任，属于内部责任的应严格考核，属于供应商责任的应进行索赔。

第十一条合同订立

（一）合同订立程序

1．合同起草

采购经办人起草合同文本或供应商提供的合同文本经采购经办人审核修改。

2．合同流转

采购单位承办部门拟订合同、主管审核、负责人审核→相关专业部门、财务部门、外聘律师（不是必须的）会签审核→采购单位承办部门修订合同→采购单位承办部门主管审核、负责人审核→采购单位分管领导审核→采购单位负责人履行最终批准权。

3．合同签字盖章

（1）采购单位完成采购合同流转审批后，持合同原件与合同流转单到公司印章指定部门办理合同用章。

（2）合同经双方法人签字并加盖双方合同专用章生效。

4．合同修订

在合同履行过程中需修订合同内容时，采购单位与供应商协商一致后对合同进行修订。

修订内容报采购单位负责人批准后，由采购单位授权法人和供应商法人签字并加盖合同专用章后生效。

5．合同归档备案

（1）所有签订的合同，签订合同的部门、单位必须存档；

（2）公司管理承办合同必须在合同生效后5个工作日内报集团办公室归档。

分子公司承办合同必须在合同生效后5个工作日内向集团办公室报送2份，1份传公司主管部门、1份归档；

（3）公司主管部门应组织建立、动态维护公司所有交易合同的档案和数字化合同数据库。

（二）相关规定与要求

1．采购单位应在供应商目录中选择供应商，在与供方草签采购合同前，采购单位应向供方反馈信息，确定采购合同条款是充分与适宜的，当双方取得一致意见后方可订立正式采购合同。

同时，大型或成套设备必须签订技术协议。

2．对重要、关键物资、设备的供应商应进行考察；对先款后货类采购合同，合同订立前还必须对供方的开户银行帐号重新查对。

3．除定点采购外，不得订立开口合同。

4．合同文本应具备的主要条款：

标的（品名、品牌、规格、型号、技术参数、详细产地或生产厂家等）；数量（计量方式、验收方式、量差处理等）；质量（技术标准或协议、异议处理等）、价格及货款结算方式（含税或不含税价、税率、是否包干到厂价、运杂费用的承担、付款方式、质保等）；合同履行的期限、地点和方式；违约责任；合同变更或终止条件等。

5．无预算的项目不得签订合同。

6．分子公司合同管理要求

（1）分子公司合同最终审签人为总经理，内部对领导班子成员可实行限额转委托授权（责任主体仍为总经理），转委托授权应报公司备案。

（2）对合同流程管理的主要环节作出严格要求，明确各环节的审批权限人和审批权限。

（3）建立合同实施动态管理台账，动态跟踪重要合同的执行程度和资金支付或回笼情况，切实控制风险。

（4）自觉接受公司的监督管理，对合同管理不严或失误造成的损失承担主要责任（公司将分子公司出现的合同损失与其工资总额计提挂钩）。

（5）应经公司审批但未报批的项目不得签订合同。

（6）分子公司总经理签批后合同文本报公司备案。

具体审批流程由分子公司确定并报公司备案。

（7）无合同零星采购（特别情况）

特殊情况无合同（协议）采购（如部分低价值且为零星物资），由分子公司自行确定审批流程，总经理为最终审批人，审批情况定期报公司备查。

无合同零星采购金额不得超过当期（月度）采购总金额的1%。

7．公司职能部门承办合同管理要求

（1）确定或调整公司内各种经济合同的签约法人主体。

（2）建立和修订完善公司内部关联交易价格并组织实施。

（3）规范采购类合同文本要求，统一购销产品（部件）代码，逐步建立数字化合同数据库。

（4）无合同零星采购（特别情况）

特殊情况无合同（协议）采购（如部分低价值且为零星物资），由承办部门负责人审批。

无合同零星采购金额不得超过当期（月度）采购总金额的1%。

8．所有签订的合同或协议，除签订合同的部门、单位存档外，还需报公司档案管理部门归案管理，生效后五个工作日之内将扫描件电子文档同时报公司主管部门备案。

9．公司应监督采购合同的订立、变更、执行、终止全过程的规范性和有关人员行使权限的正确性。

第十二条采购合同执行

（一）采购单位应建立合同履行控制台帐，掌握合同执行情况。

（二）采购单位必须严格按合同约定条款执行。

（三）采购单位要加强与供方的业务联系和信息沟通，及时解决合同履行过程中出现的问题，相关部门应予以配合。

第十三条验收入库管理

（一）验收程序

1．物资、设备类

（1）供应商送货到指定地点→机电物资、财务人员参加验收→库房管理员办理入库手续；

（2）钢材、木材等大宗物资需经采购单位磅房称重计量。

（3）需安装设备在安装、调试、运行完毕后再进行验收。

2．服务类

（1）供应商提交服务成果或凭证→使用单位、采购单位综合管理部门评价→使用单位接受服务成果或凭证；

（2）服务采购由采购单位按合同规定的验收方式验收，包括任务达成、效果达成的符合性评价、鉴定等。

（二）验收要求

1．物资应严格按照合同规定的数量、质量（规格）进行验收。

2．设备应严格按照合同条款、技术协议、合格证书、产品说明书、运行报告等资料验收。

3．验收设备、物资时，存在瑕疵，但不影响正常使用，不存在安全隐患的，做详细记录（含影像资料及在场人员签字），根据生产情况进行处理。

4．验收设备、物资时，存在缺陷（即质量、型号与合同、技术文件规范不符，或设备存在质量安全隐患,无法投入使用等），做详细记录（含影像资料及在场人员签字）。

此类物资、设备严禁办理入库，采购单位立即通知供货商退货或换货。

5．验收时发现质量、数量异常，验收人员应立即通知供货商及采购经办人员到场处理。

第十四条采购结算管理

采购结算时应具有合同、送货清单、验收手续、入库单、发票等才能办理，具体执行公司有关结算管理规定。

第十五条仓储管理

（一）分子公司根据需要设置库房，应做到场地封闭。

（二）各库房应独立运行，各自单独办理入出库，单独盘点，单独核算。

（三）特殊情况直接发往使用现场的物资和设备，也应办理入出库手续。

此类特殊情况，须经基层财务人员现场核审。

（四）现场使用单位向库房退库或内部调剂的，按资产管理规定管理，否则比照偷盗或资产流失处理。

退库或内部调剂应查清原由，若因计划或管理问题导致，应追究责任。

（五）分子公司直接设置和管理库房，其下属煤矿/洗选厂不得设置新采购物资库房，可设置回收循环利用产品库房（即旧设备、旧物质库房）。

（六）严格按材料物资验收入库、领用出库、调拨时间办理入出库，不允许提前办理和补办理入库、出库手续。

（七）煤矿/洗选厂中有外包单位承包工程建设或生产任务的，必须做到外包单位的库房与分子公司的库房完全隔离。

分子公司不得以任何理由和方式向外包单位提供合同外的任何物资和设备。

（八）明确设定和逐步优化库存各类物资和设备的库存标准、总库存标准，按月盘点对账，对库存超标、盈亏情况及时纠正和落实责任考核。

第十六条资金支付

（一）采购单位根据公司资金计划管理规定填制资金支付计划，其中公司自行采购的物资应将资金申请单报公司财务部，各分子公司应报分子公司财务部。

（二）采购单位在支付资金时，应严格以合同为单位按结算先后秩序，分轻重缓急支付。

第十七条售后管理

质保期内出现质量问题，采购单位应书面通知供应商处理，处理费用由供应商承担。

否则，采购单位在处理前进行取证后采取措施处理，费用从质保金中扣除。

第十八条合同终止

（一）合同执行完毕终止

合同执行完毕,采购单位应将执行完毕的合同及合同过程资料整理归档。

（二）合同执行过程中的终止

1、协商一致终止合同的，采购单位应与供方订立补充协议方式,由采购单位授权法人和供方法人签字并加盖合同专用章（或公章）后生效。

2、公司单方终止合同的，应经过采购单位负责人批准后方可终止。

同时，应将合同及合同过程中产生的资料报公司法律顾问，减小可能带来的法律风险。

第十九条物资领用

（一）基本合理设定基层单位的物资设备消耗定额（配额）标准（可设上下限范围），严格做到按计划、按分类（投资或生产）、按配额（按产量和建设进度计算）供应，适时办理供应结算与出库消耗核算（以领代耗），及时反映分类消耗异常情况。

（二）对采购单位按计划采购的物资、设备，使用单位应按需求计划使用时间要求使用，否则相应财务部门将采购单位发生的相关费用转移至需求计划申报单位，由此产生的成本费用增加、或积压，按有关规定考核需求计划申报单位。

第二十条合同签订前核审

（一）核审范围

合同总金额50万元及以上采购合同（含开口合同）。

（二）审核流程

集团办公室接到分子公司合同后12小时内将合同送公司生产部，公司生产部接到合同后48小时内要将有问题的合同信息反馈集团办公室，集团办公室反馈分子公司整改，完成整改后方可加盖合同印章。

（三）经公司生产部核审的合同，若在以后暴露问题，公司生产部承担连带责任。

公司生产部核审提出有问题的合同，分子公司又无法更改或暂停的合同，分子公司加倍承担损失。

第二十一条采购比价及出入库监察

（一）采购比价

1．资料报送

采购单位在当月末形成本单位采购报表，在次月1号之前将采购报表以电子版的方式报送集团办公室监察审计组。

采购报表应准确包含当月所有采购产品的信息，包括：

名称、规格型号、生产厂家（品牌）、含税单价、供货商、供货商地址、合同编号、供货方式、验收方式、质量标准等。

2．比价范围

主要对分子公司当期的采购价格进行比较。

3．比价内容

（1）同一产品、同一生产厂家近期价格比较（最近一次采购）；

（2）同一产品、不同生产厂家近期价格比较（最近一次采购）；

（3）常用采购产品价格；

（4）同采购单位、同产品中长期价格等。

4．集团办公室按月形成比价报告分发各部门、分子公司并报送公司领导。

（二）出入库监察

集团办公室适时监督检查各分子公司采购物资库房管理情况，对物资出入库情况进行监察。

第二十二条采购与供应纪律

（一）采购相关者（审批人、合同承办人、业务员、验收人、结算人、资金支付人等）作为要害岗位人员应遵守以下采购纪律，构成违法的提请司法机关处理：

1.不得个人或开办公司与公司发生供应业务，亲属与公司无采购业务往来，亲属与供应商无业务或劳动合同关系；

2．原则上与公司辞职人员不发生采购业务关系；

3．不得为供应商谋取业务以获取个人利益；

4．不得伙同供方或认可供方“以次充好、低值高价、低质高价、短斤少量、仿冒品牌、以假乱真、品质不符、票货不符、超量销售（压库或闲置）”获取个人利益或为供方获取利益；

5．不得要求或接受供方宴请、娱乐、旅游等，不得索取或收受供方财物、回扣、红利；

6．不得仿冒签字、以虚假票据报销冲帐、虚假购买；

7．采购、验收、库管、领用岗位不得相互混兼或合并运行；

8．不得泄露公司商业机密。

（二）保管和领用者、领用审批者、门岗作为要害岗位人员应遵守以下供应纪律，构成违法的提请司法机关处理：

1．不得先入库后办入库手续；

2．无合同不得办理入库（特殊情况应有准许入库批条）；

3．未验收合格不得办理入库；

4．无审批手续或手续不合要求不得办理出库；

5．不得仿冒签字办理出库；

6．不得先领用后办出库手续；

7．不得多领计耗、冒领计耗套取物资设备；

8．不得无合同、无验收入库记录支付采购资金；

9．不得作假计耗掩盖库存亏空或将损失计耗逃避责任追究；

10．煤矿/洗选厂的所有物资设备只进不出，未经批准门岗不得放行。

第四章检查与考核

第二十三条本办法执行情况由集团办公室、生产部、财务部共同检查，检查结果按下述规定考核。

第二十四条凡违反采购与供应纪律的，一律作解除劳动合同处理。

第二十五条采购过程中因管理者履职不到位，采购人员不负责任造成供货方质价比异常或采购产品属翻新、贴牌、伪劣甚至废品、票据与实物不符，经由本分子公司发现、查处并追回全部损失的，公司对责任分子公司免予考核；经由公司监督、举报、审计发现并查处的，按该合同总金额的50%考核责任单位。

第二十六条未按照本办法签订合同的，每次考核责任单位5000元；未严格对采购物资、设备进行验收，就办理入库手续的考核责任单位5000元。

第二十七条在物资、设备管理过程中，因管理存在疏忽导致物资、设备丢失的，所丢失物资、设备的采购金额由责任单位承担。

第二十八条根据本办法的物资管理要求凡不按规定设立库房，不按规定办理出入库的每次考核责任单位5000元。

第二十九条经公司生产部核审的合同，若在以后暴露问题，公司生产部承担连带责任。

分子公司未按公司生产部提出的合同核审意见进行整改的，视情况按每项次考核责任单位5000—30000元；若责任单位未整改导致公司损失的，由责任单位全额赔偿。

第三十条采购比价考核规定

（一）凡未按规定报送采购报表，按下述规定考核责任单位：

凡未按规定时限要求报报表，考核金额=迟报项目数╳迟报工作日天数╳100元。

报表填制的项目不完整的，按200元/缺失项考核责任单位。

（二）采购单位当月或之前6月在没有资金支付、运输距离、市场总体涨价等客观因素存在的情况下，采购同一生产厂家生产的相同品牌、规格的产品价差比率超过5%时，公司按以下原则对责任单位进行考核，若考核后未按整改要求整改的则加倍考核责任单位。

1、采购价格超过最低采购价格5%-10%（含10%），按采购价差总额100%考核责任单位。

2、采购价格超过最低采购价格10%-20%（含20%），按采购价差总额120%考核责任单位。

3、采购价格超过最低采购价格20%以上的，按采购价差总额150%考核责任单位。

第五章附则

第三十一条本办法自下发之日起实施，凡之前与本办法不一致的各种规定均以本办法为准。

第三十二条本办法由XXXX负责起草和解释。