泛微协同办公基础版产品白皮书docx.docx

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第一部分总体介绍

1、企业需要什么样的OA？

企业急需一套实用、好用、入门快、见效快、价格实惠，充分贴合企业实际需求的办公自动化系统：

●办公管理需求：

企业快速发展的过程中如何帮助快速扩张？

怎么样可以避免企业内部沟通不畅和出现过多的重复性工作？

怎么样帮助提高员工工作积极性？

如何降低日常办公纸张成本和减少内耗？

如何持续性的防止企业客户或其他重要资料的流失？

●功能需求：

解决企业的信息发布、内部通信、工作流程自动化、文档管理自动化、分布式办公等核心需求；

●使用需求：

界面简洁，操作方便，容易上手，短期内有效提升企业的办公效率和管理水平；

●安装维护需求：

无需专门技术即可以快速安装，系统设置和后续维护简单，对人员配备要求不高；

●安全需求：

实现企业的数据安全，保护信息的有效性和机密性，实现按企业实际管理层级划分的操作权限；

●性能需求：

性能稳定，响应速度快，技术平台先进，对硬件和网络环境要求不高；

●服务需求：

服务完善，响应迅速，服务方式多样，可实现便捷的自助式服务；

●价格需求：

价格实惠，性价比高，有效保护企业投资；

2、e-office基础版的解决方案

泛微协同办公标准版e-office基础版本着简单、适用、高效的原则，贴合企业实际需求，实行通用化的产品设计，充分体现企业规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企业迅速建立便捷、规范的办公环境，迅速提升企业的管理和信息化应用水平，并降低投资成本：

●使用方便：

人性化界面设计，多种操作导航方式，不需专门培训即可迅速适应无纸化办公环境；

●安装维护简单：

独有傻瓜型快速安装和数据备份恢复工具，无需专门技术便可轻松搞定；

●安全可靠：

数据可备份、可恢复，完善的权限控制，提供电子印章等特定功能，保证信息发布、传输的保密性；

●性能稳定：

B/S架构，Http服务器采用Apache，MySQL数据库，Windows操作系统平台，性能稳定，速度快，容量大；

●服务完善：

科学的服务体系；邮件、电话、即时通讯、用户服务专区、知识文档等多种服务方式；

●性价比高：

平民价格，很小的投入便可带来效益的提升。

第二部分e-office基础版的功能说明

1、功能应用架构

请见下图，在应用上，主体分为门户应用、流程管理、知识管理、沟通平台、综合事务五大板块，其中门户应用中的数据可自动从后四板块中获取并统一展现出来；同时系统提供后台的基础配置，供企业可根据本身的实际需求进行自行调整。

2、各功能应用说明

1、门户应用

门户应用：

及时准确的把所需要关注的信息内容推送到企业不同层级的员工桌面上。

1.1板块综述

在日常办公管理过程中，以往均较为看重软件功能上的使用，但实质上对于企业的管理者、中层干部、普通员工，应该更注重的是能够及时获取到能辅助日常办公的相关信息，这样可有更丰富的素材提供给不同的员工作相应的工作决策。

e-office基础版不仅仅注重本身软件所带有的功能，同时可以把功能中所会承载的数据信息及时推送到各自员工的办公桌面上。

如及时推送工作流程待办事项提醒员工尽快审批处理、可主动获取到企业内部近期的新闻动向、可获取到所需要了解外界如竞争对手或行业方面的信息、还可根据专业岗位上所需要的知识信息点提供知识地图门户内容等。

有关e-office基础版首要应用点即门户的大体架构如下图：

以下为此板块涉及到的功能简述：

1.2多门户信息展现

在了解本功能点即多门户信息之前，首先可知道多门户均可根据不同企业所关注的内容不同，做分别部署，从而体现符合本单位的工作内容。

多门户信息，可应用于不同企事业单位、各集团分支机构、个职能部门、各业务部门上，如不同的部门制作不同的门户，在每个部门门户上展现的信息内容只与本部门有关。

多门户信息，还可根据所获取的信息来源分类，如集中关注的是工作流程相关的内容---费用报销申请审批、出差申请审批、外出记录申请审批、收发文申请审批、用章申请审批、请假申请审批等等；再如集中关注的是知识文档相关的内容---公司新闻动向、通知公告、管理制度发布、法律法规、企业文化、财务公开信息、经验总结、知识地图等等。

●公司门户：

以下图为企业公司整体层面的信息门户，通过此门户及时把公司的新闻通告、管理制度等内容推送给每位员工：

●部门门户：

以下图为企业销售门户，通过此门户可及时把销售部这个部门的相关信息如签约公告、销售公告新闻、销售部文件、销售部相关政策规定、知识地图等资讯发布下去：

●个人门户：

在企业统一部署相对规范的公司门户、部门门户等后，由于每位员工还有各自独立关注的信息内容，e-office基础版还提供给员工个人自助门户，即由员工自己把握主动权，自行主动去获取所需要了解的信息，可以统一把个人集中关注的如公司新闻公告、待办事项、RSS资讯、企业知识库、计划日程、邮件短信等放置于个人门户中。

1.3内部信息发布

在企业快速发展的过程中，怎么让每位员工可以共同发展，首先一点就需要保证在企业内部动向上告知每位员工，让员工能在第一时间了解到企业的发展情况，从而可帮助及时调整日常工作内容。

通过内部信息发布，e-office基础版就可快速的把企业的新闻公告推送到门户中，并提醒员工及时查看了解。

1.4外部资讯抓取

在关注企业内部发展的同时，作为管理者、中层干部、甚至每位员工，还需要高度关注企业外的动向，如竞争对手的发展情况、本行业的动向情况、甚至生活民生情况等，e-office基础版通过RSS外部资讯的抓取，可帮助达成这一目标，用户只需开始定义好RSS信息获取通道，系统则会每天每时及时推送外部资讯过来。

1.5移动办公、手机访问

e-office基础版全面支持Internet、Intranet的web访问，只要用户可连接到因特网，随时随地都可处理日常工作，同时还可支持通过手机直接访问处理，让您的效率更高一层。

1.6重要信息门户默认访问

eoffice支持将某个门户设置成默认门户，有权限查看该门户的人员只要刷新或者是重新登录，系统会默认打开该门户。

2、流程管理

流程管理：

帮助企业管理制度清晰的落地和贯彻，同时优化企业管理流程。

2.1板块综述

在企业的实际管理和运营过程中，采用手工处理工作任务经常会遇到这些问题：

为了签发一份合同而在各个部门奔波，并且经常因为负责人不在而造成工作的延误；工作流相关资料不能有效和统一的管理；工作流的审批意见不能完整地保存并归档。

e-office基础版可帮助完整记录每次审批中的意见并直接形成统计报表，同时可把企业规范的管理制定，通过‘流程图＋表单’的方式，很清晰的告知每位员工该怎么去执行和跟踪，从而辅助管理制度的真正落地，并提高执行效率，同时在此基础上，提供对每个流程的执行效率进行统计分析，帮助流程管理者优化企业管理流程。

不过，在企业的快速发展过程中，不能要求所有的管理规章制度都很清晰，而应该会随着企业的发展逐渐完善内部的管控体系，此时e-office基础版同时提供自由流程，让员工在一段时间内使用自由流程及时提交申请，这样在帮助员工快速工作的同时，还可以提供帮助逐渐把应用的自由流程演变为管理规章制度和规范的管理流程。

以下为e-office基础版中的流程管理大体应用架构图：

以下为此板块涉及到的功能简述：

2.2无纸化办公和规范管理流程

为了可统一规范管理和工作流程，并把日常流程的工作由手动化转为无纸化办公，并提高申请审批的效率。

e-office基础版全面支持把所有可无纸化的流程全部电子化，并通过设定固定规范的流程，让员工在申请或审批跟踪的同时，就可以直接了解管理制度的指定原则。

Ø可落实使用收发文方面的工作流程；

Ø规范工作支持的申请流程；

Ø沉淀行政事务的工作流程；

Ø满足费用申请、项目管理、培训管理等各方面的审批流程电子化；

Ø同时可清晰的知道每个申请的流转方向；

2.3自由流程

在固定规范的流程应用同时，可由员工发起自由申请流程，即由用户自行选择下一步的审批对象，并决定此流程是否可结束归档；

2.4流程处理查询

Øe-office基础版及时集中的把所需要审批的流程推送到审批人桌面上，提供审批的效率；

Ø可及时跟踪已处理过的流程，追踪此流程是否最终结束；

Ø流程监控人可根据审批流转情况直接干预流程审批；

Ø可实时查看历史归档流程；

Ø可根据流程表单属性字段，组合查询所有工作流程；

随时查看自己发起的所有申请：

流程事前委托给他人代为处理：

可在流程某个节点强制结束该流程或者转发给他人处理：

流程某个节点可以直接触发子流程：

根据查询条件搜索工作流程：

2.5收发文管理

e-office基础版支持政府、企事业单位在收发文即公文管理上的需求，通过配置可直接使用出：

Ø实现公文发文件的起草，发送，处理，封发等；

Ø发文拟稿：

支持自动识别用户发文管理权限，撰写发出公文的内容，自动进行公文单，文号调用，进行公文文件基本信息设置，添加多个附件，设置督办时间；

Ø发文处理：

支持手写、盖章、签名、套红、手工稿纸；支持电子签章、清稿存档，安全高效。

Ø手写签名:

对公文文单进行核查，可以对文单进行手写签字，添加自己的意见和批注。

Ø电子印章:

对公文文单进行盖章操作

Ø文字签批:

选择系统已设定好的签批文字

Ø实现公文收文的登记，拟办，办理，承办实现公文正文文件接收，进入到各个公文办理环节进行相应的单位的办理。

Ø收文登记：

建立收文流程，进行公文登记、建立批示、批办、注办、承办、办结、拟归档申请等收文的全过程。

可以指定为督办人员进行收文流转的督办，可以在收文流程进行中改变流程，取消收文节点，随时催办来文相关事务。

2.6表单智能设置

以字段为基础，可以编辑任意形式的信息表单，这些表单将组成工作流的基本要素。

e-office基础版提供多样化电子表单的定义功能：

Ø表单格式和内容；

Ø表单的管理权限定义；

Ø可定义表单字段数据来源，如获取为人员、部门、角色、日期时间等；

Ø可自定义字段通过sql语句获取到；

Ø可自定义字段的计算关系；

Ø表单的操作权限定义，便于在同一流程中，定义不同的节点或操作者能够查看、输入和编辑表单内容的权限；

Ø支持直接导入导出模块，可快速复制；

Ø支持明细字段，并可直接对明细信息进行计算；

2.7图形化流程配置

Ø流程类型自定义，统一归类工作流程；

Ø多节点定义：

工作流程从“创建”到“归档”，中间需要经历一个或多个步骤，可定义无限的节点，满足企业复杂和多步骤工作流程流转的需求；

Ø支持多重复杂的路由定义。

根据企业的实际流程设置流程的节点、路径、以及相应的判断条件； 可设置直流、分流、并行、串行、串并行混合、条件流转、支持多种可能流向的选择。

例如对于不同的请假天数，需要报送不同的部门批准；

Ø表单数据可自动智能获取：

表单的有些数据，不希望由人工输入获得，可以根据被计算字段、原始数据和计算方法自动得出目标字段数据，并可以此作为下一路由选择的判断条件

Ø图形化工作流程：

请求流转的过程中，可以利用图形化工具快速获取请求流转的情况。

包括当前所在节点、节点操作者、所流经的路由和即将流经的路由；

Ø各节点上可自定义默认办理人员或让用户自行选择

Ø流程和表单操作权限定义

Ø流转路径判断条件定义

Ø流程图绘制

Ø流程监控和各种统计报表的定义

Ø流程其他设置：

设有是否默认显示、是否结束归档等多种开关；

2.8快速复制、套用流程表单模板

可快速直接导入导出表单流程，存为模板；并可为新配置的流程表单所调用，帮助企业在快速扩张的过程中，及时复制有关联的工作流程给到新机构。

3、知识管理

知识管理：

帮助企业建立知识积累、共享、利用、创新的统一管理平台。

3.1板块综述

作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，并且随着人员流动而丧失。

我们需要从不同的地方收集信息：

打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件和备忘录。

但是，这种信息获取方式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。

总之，获取信息的效率太低。

现在，很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问---但信息仍然需要被复制，企业仍然需要维护不同的数据库。

e-office帮助可统一建立整体的知识体系，包括有企业核心的知识文档、图档等内容，同时在企业知识管理的同时需要员工有自我学习意识，通过个人知识管理与企业知识管理可全面辅助企业和员工个人完整管理知识。

同时在知识积累过程中，还需要针对每个知识点员工之间的创新讨论，以及及时推送到相关人员信息门户桌面上，让更多的获取知识。

以下为此板块涉及到的功能简述：

3.2建立企业知识管理体系

提供了全面的企业知识文档管理有组织性的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档：

Ø统一的文档数据库，方便进行管理；

Ø根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构；

Ø为目录设定相应的管理权限，具有权限的人可以对目录进行编辑等操作；

Ø定义各种模板，包括文档编辑调用模板、显示模板等；

Ø各种结构化和非结构化的文档的管理，例如公文、表单、网页、扫描文件等都可以得到有序的管理；

Ø可设定文档的查看、编辑、共享、回复、管理等操作权限；

Ø对文档进行移动、复制、批量共享等操作，使得文档的排布更为合理；

Ø统计、监控等功能对文档发布、阅读等情况作出分析；

Ø可通过公共文档、信息门户查看文档；

3.3辅助个人知识管理

在企业统一管理的同时，员工个人可根据自身工作和发展的需求，自行建立归属个人的知识目录结构，并根据适当的情形共享给相关同事。

Ø可自行定义个人知识文档目录架构；

Ø可实时随时随地添加个人知识文档；

Ø可设定文档的查看权限；

Ø可批量共享个人文档给到其他同事；

Ø对个人文档进行移动、复制等操作，使得文档的排布更为合理；

Ø可通过个人文档、信息门户查看文档；

3.4知识地图--创建知识共享整合环境

e-office基础版是一个动态的知识库。

员工可以通过e-office基础版达到增强协同交流和知识共享的目的。

Ø创建一个知识共享的环境，每个人都可以找到适合的目录发布自己的心得、经验并分享他人的知识；

Ø可设定不同的知识地图，如专家地图、岗位地图、行业知识地图等，方便知识的归类、获取；

Ø通过与文档回复、讨论专区、工作流程、网络会议、即时通讯、邮件、短信等的集成，加快知识文档的流动和共享；

Ø辅助的评分机制、订阅机制、网上调查、在线编辑、收藏夹等功能提升知识文档的利用

3.5知识讨论回复

通过权限的控制，可对有权限的文档进行快速回复、以及查看回复意见，以便及时更新文档，使文档能周期性的更新。

3.6企业知识目录构建

让用户根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构，统一规划部署企业知识目录架构：

3.7丰富的自定义权限体系

针对每个知识目录，独立设定人员、部门或角色对下属知识文档的查看、管理、新建、下载、回复等权限；

3.8建立知识推送通道

通过与信息门户的通道对接，及时把企业知识库或个人知识库中的知识文档传递到有需要的员工门户中，以增强对知识文档的利用价值和更新效率；

3.9快速调用知识模块

沉淀企业发展中有经验的知识文档，作为编辑模块充分可被员工所调用；

设定目录各自对应文档的显示样式，充分体现不同性质的文档的展现效果：