合同过程监控管理细则各种有用表格.docx

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合同过程监控管理细则各种有用表格

合同过程监控管理细则（试行）

第一条为了加强对中国电子科技集团公司第三研究所（以下简称三所）的合同过程监控管理，根据三所《合同管理办法》，制定本管理细则。

第二条合同过程监控是指法务部会同相关部门对合同实施过程中的重点内容和关键环节实施监测与控制，及时发现和处理合同实施中的问题或隐患，防控法律风险的管理过程。

第三条合同过程监控的重点内容包括预算执行、进度监控、质量控制、纠纷处置等，关键环节包括合同款收付、器材设备验收、产品出所验收、合同成果交验等。

第四条合同承办部门合同管理员针对每份合同建立台帐，填写合同履行情况登记表（附件1）。

第五条合同承办人员应跟踪了解合同对方当事人的基本情况，当发生下列情况时及时向本部门报告：

（一）对方当事人名称、法定代表人、银行账号、经营场所、联系方式等发生变更；

（二）对方当事人授权代表调离、离职、开除等；

（三）对方当事人或者其控制人财务状况恶化，开始出现拖欠款项；

（四）对方当事人陷入重大法律纠纷，可能影响其正常经营。

（五）其他有可能对正常履约造成负面影响的情况。

合同承办部门在了解对方当事人的基本情况变化后，应对该事项的影响进行评估。

对可能造成较大风险的事项，应及时向法务部咨询处理方案。

第六条对于业务往来较多、累计合同额较大或单笔合同数额较大的合同对方当事人，法务部经请示法务主管所领导批准后，可以独立地对它展开资信调查。

第七条合同承办部门应指定专人对项目预算的执行情况进行复核，签订对外付款合同的，经复核通过后方可履行后续手续。

履约过程中出现预算变更的，应重新履行预算审批程序。

第八条合同承办部门合同管理员应在合同约定的关键节点向合同承办人员或合同对方当事人了解履约进度情况，并填写合同履行情况登记表相应部分。

第九条财务部每月与合同承办部门就合同款收支情况进行对账，合同管理员据此填写合同履行情况登记表相应部分。

第一十条财务部在收支合同款时，应严格按照合同约定办理，特别注意款项类别（如货款、工程款、定金、预付款等）必须与合同约定一致。

出具发票或收据或向对方转账或汇款时，在单据空白处标明对应的合同编号。

第一十一条支付与合同约定条款不符并且可能有损我方利益的款项，需要具有高一级审批权限的负责人批准方可办理。

第一十二条第三方代付合同款项的，必须首先签订三方协议，协议原件在法务部备案后方可确认收入，办理后续支出手续。

第一十三条合同承办部门合同管理员应按照合同约定的收款进度提醒合同承办人员催促对方当事人付款。

对方当事人延迟一个月以上的，项目负责人应做出书面说明并提出处理建议，由于对方怠于履行支付义务而有可能造成我方利益受损的，应及时向对方发出催款函（格式见附件2）。

对方当事人延迟三个月以上的，合同承办部门应报送法务部，共同催款。

第一十四条合同标的的验收按照三所质量管理体系的规定办理。

三所验收人员应按照合同约定的验收条件清点合同标的物，向对方当事人出具接收清单。

接收清单一式两份，对方一份，合同承办部门一份，与合同一并保存。

对于不符合合同约定的事项，应在清单上说明。

如果与合同约定严重不符，验收人员应拒收货物。

第一十五条验收一般应在所内进行，确需在所外或异地接收合同标的的，主管验收的部门可以选择派员现场验货或者委托主合同承办部门现场验货。

异地验货除需保存接收清单外，如果对方采取托运方式交货，还应保存托运单据。

第一十六条验收后发现质量问题的，应及时向该合同的负责人报告，由合同负责人填写产品质量异议函（格式见附件3），以传真和快件的方式向对方当事人质询。

质量异议函及其相关材料应在合同承办部门办公室保存。

第一十七条合同承办部门应确保出所产品或系统质量符合合同约定的标准并保留合法证据。

第一十八条残次品清理按不合格品处理程序办理，并在买卖合同或出具给对方的单据中注明“残次品清理，不负责退换和维修”字样。

第一十九条合同标的在交付对方当事人之前的保管责任由三所承担（合同明确约定由对方承担的除外），合同负责人应评估保管的风险，采取相应措施确保合同标的不受损毁。

第二十条合同标的交付对方当事人时，对方应在收货清单上签字并加盖公章，清单上应包括品名、型号、厂家、数量以及随设备提供的文件资料清单等。

合同中约定了具体收货经办人的，可以由该收货经办人签收。

收货清单原件应在合同承办部门与合同一起保存。

第二十一条合同约定以托运方式交货的，应在托运单上标明货品型号、数量，或者附上货物清单，要求承运人在对方签收后将托运签收单返回我方，合同承办部门将托运单、托运签收单与合同一起保存。

第二十二条收货人发生变更时，必须要有合同对方当事人的书面指令。

第二十三条合同履行过程中对方提出变更的，要以书面方式为准，按我方内部合同管理程序审批同意后，方可变更原合同。

合同承办人员不得擅自决定变更履约内容。

第二十四条合同承办部门在合同履行过程中发现下列情况时，应及时向法务部通报，共同处理后续事宜。

（一）对方当事人出现重大财务或法律危机，可能造成我方权益不能保证的；

（二）合同的继续履行不能获得约定的利益，甚至可能造成我方损失的；

（三）对方当事人拒不履行约定义务，使得合同履行困难，可能造成我方损失的；

（四）因我方违约致使对方当事人提出书面异议的；

（五）其他可能造成我方损失的情况。

第二十五条合同承办部门合同管理员每月10日前对正在履行的合同进行自查，填写合同履行情况自查表（格式见附件4）。

对于存在问题并可能造成我方损失的合同，合同承办部门应填写问题合同情况说明（格式见附件5）报送法务部。

第二十六条法务部每季度会同合同承办部门将问题合同划分为黄线合同和红线合同，报主管所领导批准后通报相关管理部门，以加强对问题合同的管理力度。

划分问题合同主要考虑如下因素：

（一）欠款额度和欠款时间；

（二）履约进度与合同约定的偏离度；

（三）对方单位的经营风险大小；

（四）是否存在重大质量问题；

（五）交货、验收是否存在重大隐患；

（六）其他可能导致我方利益损害的因素。

第二十七条合同被评定为黄线合同后，合同承办部门主管所领导召集相关部门召开专门会议，提出整改措施，法务部每季度对整改效果进行跟踪，并向合同承办部门主管所领导提交书面报告。

第二十八条合同被评定为红线合同后，所长召集相关部门召开专门会议，提出整改措施，法务部每月对整改效果进行跟踪，并向所长提交书面报告。

第二十九条因我方员工的个人原因导致合同成为黄线合同和红线合同的，合同承办部门在年度考核时将有关情况记入责任人的考评记录；造成实际损失的，应该给予相应的处罚。

第三十条合同履约过程中发生纠纷时，合同项目负责人应及时向部门负责人报告（格式见附件6），积极协商解决问题。

合同承办部门自身解决有困难的，可以向法务部咨询处理意见，各相关部门应积极予以配合解决。

第三十一条对方当事人向我方发出律师函或启动诉讼程序，或者我方拟采用诉讼方式解决合同纠纷的，合同承办部门应填写合同法律事务处理申请表（格式见附件7），经合同承办部门主管所领导批准后，报送法务部。

法务部应在3个工作日内提出处理意见，经法务部主管所领导批准后处理后续事宜。

第三十二条采购合同的过程监控可参照本细则执行。

第三十三条北京奥特维科技开发总公司的合同过程监控参照本细则执行。

第三十四条本管理细则由法务部负责解释。

第三十五条本管理细则自颁布之日起执行。

附件1：

合同履约情况登记表

合同名称

合同编号

合同总金额

签订日期

履约期限

项目负责人

分机

手机

主合同名称

课题代号

对方当事人基本情况

单位名称

法人代表

营业地址

传真

通信地址

邮政编码

联系人

职务

电话

开户行

帐号

信誉情况

履约进度情况

节点数

节点要求

约定时间

完成时间

经办人

1

2

3

4

5

6

合同款收（或支）情况

次数

金额

约定时间

实际金额

实际时间

差异原因

1

2

3

4

5

开票情况

序号

时间

发票类别

金额

发票号码

对方单位

1

2

3

其他情况（如合同变更、纠纷处理、对方当事人调查等）

序号

时间

事由及处理结果

附件2：

催　　款　　函

　　　　　　　编号：

欠款单位

欠款金额

我所（中国电子科技集团公司第三研究所）与贵单位在履行　　×年×月×日签订的编号为××××合同过程中，我单位已经按合同约定×××××。

请贵单位按照合同约定尽快支付×××款共计　　　　××××元。

　　　　　　　　　发函单位（章）：

　　　　　　　　　　　　　　日期：

如以上数据与贵单位一致或有其他意见，请在下面相应的□内打√确认，并填写时间或意见。

　　　□以上数据无误，还款时间：

　　　□其他意见：

　单位名称：

（章）

　　　　　　　　　签　　字：

　　　　　　　　　日　　期：

附件3：

产品质量异议函

XX公司：

贵方根据XX合同（合同编号：

XXXXXX）向我方提供的XX产品存在质量问题。

故障现象为：

…………

请贵方按照合同约定及时解决该质量问题，否则由此产生的一切损失，将由贵方承担。

顺祝

商祺！

签章

年月日

附件4：

合同承办部门月度履约情况自查表

合同简称

合同

编号

课题代号

1月份

2月份

3月份

4月份

……

12月份

预算

进度

质量

纠纷

预算

进度

质量

纠纷

预算

进度

质量

纠纷

预算

进度

质量

纠纷

预算

进度

质量

纠纷

预算

进度

质量

纠纷

GA03080999

×

填写说明：

每月检查时将本月新签合同加入本表，同时在出现问题的合同对应的格内画“×”。

例如：

3月份检查时，合同编号为GA03080999的合同出现了质量问题，则在合同编号为GA03080999的行与“3月份质量”的列相交处画“×”。

附件5：

问题合同情况表

合同名称

课题号

合同金额

项目负责人

手机

合同对方当事人

存在的问题说明及其原因分析：

已经采取和拟采取的措施：

解决问题的建议或要求：

项目负责人（签字）：

（若空间不够，可另附页说明）

部门意见：

部门主任（签字）：

法务部意见：

主任（签字）：

法务主管所领导意见：

附件6：

合同纠纷处理流程表

合同名称

课题号

合同对方当事人

项目负责人

纠纷事由：

处理建议：

项目负责人（签字）：

（若空间不够，可另附页说明）

部门意见：

部门主任（签字）：

法务部意见：

（合同承办部门处理纠纷有困难的，可以向法务部咨询）

主任（签字）：

业务主管所领导意见：

纠纷处理结果：

合同承办部门主任（签字）：

附件7：

合同法律事务处理申请表

合同名称

课题号

合同对方当事人

项目负责人

具体法律事务：

处理建议或要求：

项目负责人（签字）：

（若空间不够，可另附页说明）

部门意见：

合同承办部门主任（签字）：

业务主管所领导意见：