第十三章信息系统工程建设的组织协调Word格式文档下载.docx
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系统内部需求关系的协调是指在项目实施中，对人员需求、材料需求、硬件设备和软件需求:
、其他资源需求进行的协调，达到内部需求的平衡。
实现内部资源的合理配置。
13.1.苦合同因素的协调-
所谓系统外部的协调，是指信息系统工程建设项目整个活动过程以外的关系协调，其中又以是否具有合同关系为界限，而划分为具有合同因素的协调和不具有合同因素（即非合同因素）的协调，如图1.3.1所示。
组织协调是应该全面的。
具有合同因素的协调主要是建设单位与承建单位（即实施、开发方）、建设单位与设计单位（某些项目可能存在的必要设计过程需求），以及建设单位与相关产品的供货商等关系协调，他们之间的关系可能均具有合伺性质，也可能是间接合同性质。
对于系统外部关系中合同因素的协调，主要是协调建设单位与承建单位的关系。
由于双方签订合同后，在整个实施与开发过程中必然会产生各种矛盾，监理工程师作为信息系统工程建设的第三方，应该本着公正原则进行协商，正确协调好各种矛盾。
在不同的阶段，需要协调的内容也不尽相同。
如招标阶段的协调、实施和开发准备阶段的协调、实施和开发阶段的协调、交工验收阶段的协调、总包与分包商之间关系的协调等等。
此外，还有建设单位与供应商关系的协调，以及建设单位与设计单位关系的协调。
在这里，我们讨论广义的沟通与协调，将合同因素中的协调分为监理所涉及的合同事务方面的协调和信息流向沟通。
13.1.4非合同因素的协调
在信息系统工程建设过程中，建设单位与承建单位签订合同或修改合同期间，所进行的大量磋商只是组织协调工作的一部分。
但是，要做好全面的项目建设组织协调工作，除了合同方面的组织协调外，还有许多被称为非合同因素或非合同活动的组织协调工作。
非合同因素协调与合同因素协调相比，涉及的范围更广，可能遇到的问题更多，监理单位的协调工作量更大、更复杂，而这些往往不是事先签好合同就可以进行约束的。
非合同因素协调工作涉及社会团体、新闻媒体、服务单位、金融机构、社会团体等机构。
虽然在信息系统工程建设项目中，与建设单位和承建单位无合同关系，但它们的作用不可低估，对项目建设的某些方面、某些场合起着一定的控制、监督和支持的作用，甚至起着很大的决定性作用。
例如，项目建设的资金运转离不开银行，建设单位和承建单位均须通过它们的开户银行结算各种款项，正常的手续是将项目的合同副本报送开户银行备案，经开户行审查同意后作为拨付工程款的依据。
若遇到开户银行的不配合，就将耽误工程款的拨付。
因此，如果这方面的关系协调得不好，就会影响信息系统工程项目建设的进度。
而这方面的协调工作仅靠监理单位是难以有效进行的，需要各有关管理部门和建设单位的大力配合。
13.1.5社团关系的协调
1.社会团体内部关系
社会团体是一个人际关系系统，它包括上下级之间、同级之间、同一部门内部职员之间以及不同部门之间的职员之间的关系。
1）上下级关系系统
上级是同一组织系统中等级较高的组织或人员，下级是同一组织系统中等级较低的组织或人员。
这里的上下级关系系统是领导者与被领导者之间的关系系统，包括上级部门与下级部门、同一部门内领导者与被领导者之间的关系。
这种关系是一种双重结构的纵向关系。
从角色角度看，它既是上下有序、层次分明的等级关系，又是相互尊重、人格平等的非等级关系。
从工作角度看，它既是下级服从上级的关系，又是鼓励下级自主自强、开拓创新关系。
上下级关系在社会团体起着传递信息监督控制、协调关系等功能。
这些功能与社会团体行政机关的工作效率密切相关。
在现代社会，纵向的上下级关系仍
是一种不可忽视的人际关系。
2）领导者之间的关系系统
这是同一组织中担任领导职务的人之间的关系系统，其中包括该组织中不同部门的领导者之间的关系。
如果把领导者视为一个权力群体，那么他们之间的关系具有影响社会团体目标的能力;
而如果把他们视为一个地位阶层，那么他们之间的关系可以影响社会团体内部其他各方面的关系。
3）同事之间的关系系统
同事关系有广义和狭义之分，广义的同事关系是指一个工作单位里所有成员之间的关系，包括上下级关系和同级关系。
狭义的是指担负非领导职务的人员之间的关系。
这里所论之同事关系是指社会团体中担负非领导职务的人员间的关系，包括不同部门和本部门非领导者之间的关系。
任何单位或部门，总是领导者占少数，被领导者占多数，被领导者之间的交往更普遍。
因此，社会团体中的同事关系也应予以重视并处理好，良好的素质有助于交往双方建立良好的人际关系。
另一方面，在交往中形成的人际关系，通过相互影响和各自的情感体验，直接在思想道德和科学文化方面作用于参加交往的每一个人。
2.主要特征
社会团体人际关系与其他单位人际关系相比，其特征既有共性方面又有个性方面。
总体而言，社会团体人际关系的主要特征有如下几个方面。
1）权力交往关系
社会团体担负着实施一定的目的职能。
要有效地行使这些职能，就必须在社会团体行政机关内部进行合理的事权划分。
因此，社会团体行政机关的人员尽管所处的职位各不相同，但都拥有一定的权力。
当人们在社会机构中占据权势地位和支配地位时，他们就有了权力一旦他们占据这种地位，不管他们有所作为还是无所作为，都会使人感到权力的存在。
在这个意义上说，社会团体内部是一个权力系统。
由于工作的需要，居于这个系统中的人必然发生权力交往关系，这种以权力交往为内容的人际关系体现着社会
团体人员之间那种特定的支配与被支配、管理与被管理、领导与被领导的纵向社会关系
以及分工与合作的横向平行关系。
2）多重交往关系
从组织角度看，社会团体存在着多种多样的人际关系，除了上下级关系、领导者之间的关系、同事关系外，还有同学关系、同乡关系、战友关系、朋友关系、亲属关系等等。
这些关系概括起来可分两类:
一是正式组织意义上的关系，包括等级关系和职业关系:
二是非正式组织意义上的关系，包括平等关系和情感关系。
前类是工作关系，是非情感性的;
后类是私人关系。
在社会团体行政机关中，这两类关系常常交织在一起，使得社会团体行政机关人际关系呈现纷繁复杂的特性。
从个人方面看，由于一个人往往同时具有多种角色，如政治角色、职务角色、男女角色等，这些角色便构成了一个人的角色集。
所以，社会团体人际关系就不是一种单一的关系，而是角色集间的多重关系。
如在两个具有上下级关系的人员之间。
可能同时还存在着同乡关系、亲属关系、代际关系等其他关系。
3）隐秘交往关系
这是就社会团体中人际关系的透明度而言的。
人际关系透明度是人际关系的性质特点和交往特性为人们所清楚认识的程度，它分为内在和外在两个方面。
内在透明度是人际关系交往双方对其关系的性质特点和交往特性，以及对对方的个人特点和个人行为方式的认识程度。
外在透明度是人际交往双方的关系和交往特点为他人所了解的程度。
人际关系透明度不足或缺乏透明度，就构成了人际交往的隐秘性。
13.2组织协调的基本原则
13.2.1公平、公正、独立原则
在监理活动中体现公平、公正、独立d原则，就是在解决建设单位与承建单位可能发生的意见不统一或纠纷时，绝不能因为监理单位是受建设单位的委托而故意偏袒建设单位，一定要坚持“一碗水端平”，该是谁的责任就由谁来承担;
该维护哪方的权益，就维护那方的权益。
这样做既会得到建设单位的理解和支持，也会得到承建单位的拥护和欢迎。
公平、公正、独立原则体现在:
（l）监理单位应是独立的第三方，不能同时既做信息系统工程的监理，又做系统集成业务。
否则，在做监理工作时，可以很方便地获得其他承建单位的关键技术或思路，若在其他的项目集成中得到应用，显然是不公平的，甚至可能是违法的;
如果是做系统
集成未果，转而做监理，用自己的集成思路和技术水平要求承建单位做这做那，显然不合理，更也是不公平的。
（2）监理单位在处理事务时，敢于坚持正确观点，实事求是，不惟上级领导和建设单位的意见是从。
同时也要坚持对问题的分析，敢于亮明观点，对承建单位的不合理或不科学的要求，坚决提出改进意见。
（3）监理单位在处理实际监理事务中，要有次局观，要全面地分析和思考，保持对问题的综合分析能力，不要被表面现象或局部问题所干扰。
（4）信息系统工程涉及的技术一日千里、变化快，监理工程师要在不断提高个人的专业技能并在实践中不断丰富个人的从业经验的同时，也要不断提高对相关知识的综合应用能力，对事物熟练的判断能力和处理能力，更要学会把专业知识和相关的技术规范、法规、法律等运用到监理实践活动中。
在《信息系统工程师暂行规定》中明确要求:
从事信息系统工程监理活动，应当遵循守法、公平、公正、独立的原则。
因此，监理单位在信息系统工程建设中处理任何监理事务都要遵照这个原则。
对于监理人员在个人行为规范上，更要有“守法、诚信、公正、科学”的意识，并作为个人行为准则，因为你是代表监理单位这个集体来行使监理责任的，而不仅仅是个人的行为。
13.2.2守法原则
对于任何一个具有民事行为的单位或个人，起码的行为准则就是遵纪、守法，依法经营，依法办事。
在信息系统工程监理活动中，“守法”的具体体现是:
（1）监理旨在核定的业务范围内开展相应的监理工作;
（2）与建设单位的监理合同具备法律效力，一旦生效就要严格的遵照执行和践约，不得无故或故意违背承诺，否则可能将是违法行为，要承担相应的责任;
（3）自觉遵守建设单位所在地政府颁布的有关信息系统工程建设的法律、法规要求，并主动接受当地有关部门的指导和监督管理;
（4）遵守建设单位的有关行政管理、经济管理、技术管理等方面的规章制度要求。
13.2.3诚信原则
诚信就是忠诚老实、为人做事守信用，诚信是做人的基本品德，也是考核任何一个单位信誉的核心内容。
13.2.4科学的原则
所谓科学的原则，就是在监理实践中，要依据科学的方案（如监理规划），运用科
学的手段（如测试设备或测试工具软件），采取科学的办法（如收集数据），并在项目结
束后，进行科学的总结（如信息归纳整理）。
监理要用科学的思维、科学的方法对核心问
题有预先控制措施上的认识，凡事要有证据，处理业务一定要有可靠的依据和凭证，判
断问题时尽量用数据说服建设单位或承建单位，必要时，一定以书面材料（如专题监理报告）说明立场和观点。
13.3组织协调的监理单位法
组织协调工作的目标是使项目各方充分协作，有效地执行承建合同。
进行组织协调的监理单位法主要有监理会议和监理报告。
只有进行有效的组织协调，项目协调内各子系统、各专业、各项资源以及时间、空间等方面才能实现有机的配合，才能确保项目成为斗体化运行的整体。
13.3.1监理会议
1.一般组织原则
会议是把项目有关各方的负责人或联系人团结在一起的重要机制。
会议不仅可以使得项目建设有关信息全方位地畅通与流转，而且提供了某种程度上的社会联系，它有助于提醒出席会议的人认识到“每一个人都是项目团队的一员”。
1）会议成功的关键
举行会议成功的关键原则是:
确保每个人到场、议程和领导。
为了保证每个人都出席，要把会议作为每个人日程的固定项目。
如果没有讨论的议题就取消会议。
开好会议要把议程的项目保持在所需的最低数量，以确保每一个人都掌握最重要的事件、议题和问题的最新动向。
作为会议的组织者，要确保在概括会议议程时尽可能地精炼，没有必要的长会其效果将适得其反。
领导的与会作用是保证会议的结果得到落实的重要保证。
2）确保会议成功的措施
召集或主持会议可以采取多种措施以确保会议有效。
包括以下具体的措施。
”
（1）会前的准备措施
·
确定会议目的。
该会议是为了交流信息、计划、收集情况或意见、制定决策、说服或宣扬、解决问题，还是为了评估项目进展情况。
确定谁需要参加会议，说明会议目的。
参加会议的人数应是能达到会议目的的最少人数。
·
事先将会议议程表分发给参加会议者。
议程表包括会议目的、包含的主题（应按重要性大小列出）。
每个主题事件的分配及谁将负责该主题、发言或主持讨论。
议程表应附有参与者在会前需要评审的文件和资料。
（2）会议过程把握的原则
按时开始会议。
指定记录员。
详细的记录方便以后的查阅。
评论会议的目的和议程表。
督促而不能支配会议，应保证会议在计划时间内顺利进行。
会议结束时总结会议成果，并确保所有参加者对所有决策和行动项目有一个清楚的了解。
必要超过会议计划时间。
与会者可能有其他约会或者其他系列会议。
如果没有讲完所有议程，最好让涉及这些细目的人另开一个会议。
评价会议进程。
会议结束时，应评价会议进程，公开讨论发生了什么，并决定是否做些调整，以提高以后会议的有效性。
（3）会议结果的落实原则
在会后24小时之内公布会议成果。
总结文件应该简洁，应明确所做出的决定性意见，并列出行动细目，包括谁负责、预计完工时间和预期的交付物等。
2.项目监理例会
项目监理例会是履约各方沟通情况、交流信息、协调处理、研究解决合同履行中存在的各方面问题，由工程监理单位总监理工程师组织与主持的例行工作会议。
项目监理例会参加单位及人员通常包括:
总监理工程师、总监代表、有关监理工程师;
承建单位项目经理、技术负责人及有关专业人员;
建设单位驻现场代表等;
根据会议议题的需要还可邀请设计单位、分包单位及其他有关单位的人员参加。
1）项目监理例会的主要议题
（1）检查和通报项目进度计划完成情况，确定下一阶段进度目标，研究承建单位人力、设备投入情况和实现目标的措施;
（2）通报项目实施质量的检查情况和技术规范实施情况等，针对存在的质量问题提出改进措施要求;
（3）检查上次会议议定事项的落实情况，检查未完成事项及分析原因;
（4）分包单位的管理和协调问题;
（5）项目款支付的核定及财务支付中的有关问题;
（6）接收和审查承建单位提交相关项目文档;
（7）监理提交相关监理文档;
（8）解决项目变更的相关事宜;
（9）违约、工期、费用索赔的意向及处理情况;
（10）解决需要协调的其他有关事项。
2）会议准备
项目监理单位应及时收集汇总有关情况，为召开会议做好准备:
（1）了解上次会议的落实情况和存在的问题;
（2）准备会议资料、确定有关事项的处理原则;
（3）与有关方面通报情况、交换意见，督促做好准备。
3）会议纪要的记录、签认和分发
项目监理例会内容通常由指定的监理人员记录，除笔记以外会根据实际情况使用数码相机、摄像设备、录音笔和笔记本电脑等设备进行辅助记录和演示。
会议纪要由监理工程师根据会议记录整理，主要内容有:
（1）会议地点和时间;
（2）会议主持人;
（3）出席者姓名、隶属单位、职务;
（4）会议内容和决议事项，（包括负责落实单位、负责人和时限要求）;
（5）其他事项。
会议纪要的内容应真实，简明扼要。
纪要经总监理工程师签认，发放到项目有关各方，并应有签收手续。
会议纪要中的议定事项，有关方面应在规定的时限内落实。
3.监理专题会议
专题会议是为解决专门问题而召开的会议，由总监理工程师或授权监理工程师主持。
专题会议应认真做好会前准备，监理工程师要认真做好会议记录，并整理会议纪要，由总监理工程师签认，发给项目有关方面。
专题会议通常包括技术讨论会、现场（项目组织）协调会、紧急事件协调会和技术（或方案）评审会等。
监理单位通常会依据现场工程进度情况，定期或不定期召开不同层级的现场协调会议，解决工作过程中的相互配合问题。
在协调会上通报重大变更事项，解决建设单位与承建单位之间的重大协调配合问题，通报进度状况，处理工作中的交接、场地与公用设施使用的矛盾。
对于因突发性变更事件引起的进度问题，监理单位会召开紧急协调会议，督促各方采取应急措施赶上进度要求，以便项目的开发能以预期的进度完成。
根据项目的实际情况，在承建单位完成关键阶段的工作时，监理将及时组织专家，会同建设单位对阶段成果进行评审，以便在评审通过后能使承建单位及时转入下一阶段的工作实施中。
13.3.2监理报告
建立项目的监理汇报制度是保证工程顺利进行的有效方法，可以使工程实施处于透明的可监控状态。
作为信息系统工程建设的承建单位，有责任定期或不定期向建设单位及监理单位提交的工程进展情况报告，同时提交下一阶段的工程实施计划，监理单位协同建设单位审核该工程的进度与质量，向建设单位提交监理意见并反馈给承建单位，以此建立项目各方密切的联络，保证项目有计划、有步骤、稳妥地向前推进实施。
监理单位据此将定期或不定期地向建设单位提供监理周报、月报、书面通知回复等监理文件，这些文件包含了监理过程中有关对项目实施的控制和管理的信息。
1.定期的监理周报、月报
监理单位通常按时向建设单.位提交监理工作周报和月度报告。
周报的提交时间一般是每周的周一上午，周报是对上一周监理工作的总结。
月报的提交时间一般为每个月开始的第一个星期内，监理月报的主要内容包括:
（1）项目概述，包括项目位置、项目主要特征及合同情况简介;
（2）大事记;
（3）工程进度与形象面貌（必要时附上现场照片）;
（4）资金到位和使用情况;
（5）质量控制，包括质量评定、质量分析、质量事故处理等情况;
（6）合同执行情况，包括合同变更、索赔和违约等;
（7）现场会议和往来信函，包括会议记录、往来信函;
（8）监理工作，包括监理组织框图、资源投入、重要监理活动、图纸审查、发放、技术方案审查、工程需要解决的问题和其他事项;
（9）承建单位情况，包括人力资源动态、投入的设备、组织管理和存在的问题;
（10）安全和环境保护情况;
（11）进度款支付情况:
（12）其他项目进展情况等;
（13）其他必要的内容。
2.不定期监理工作报告
监理单位会向建设单位不定期提交以下监理工作报告:
（1）关于项目优化设计、项目变更的建议:
（2）投资情况分析预测及资金、资源的合理配置和投入的建议;
（3）各阶段的测试报告和评价说明;
（4）项目进度预测分析报告;
（5）监理业务范围内的专题报告。
3.监理通知与回复
在监理实施过程中，监理单位与建设单位的联系均以书面函件为准。
在不做出紧急
处理时可能导致人身、设备或项目事故的情况下会先口头或电话通知，事后会在约定时
间内补做书面通知。
以通知与回复的形式让信息在建设单位、监理单位与承建单位之间，在各单位内部
人员之间流动，协调大家的思想与行动，以保证项目的总目标得以实现。
要使这一形式
有效地发挥作用，必须做到:
（1）简洁，即只包含受众需要了解的观点;
（2）完整，即要包括受众需要了解的全部观点;
（3）结构化，即它必须以一定的结构形式，把要传递的这些观点清晰地传递给受众。
4.日常的监理文件
监理单位会及时向建设单位提交以下日常监理文件:
（1）监理日志及实施大事记。
监理单位会认真做好监理日志，保持其及时性、完整性和连续性;
（2）实施计划批复文件;
（3）实施措施批复文件;
（4>
实施进度调整批复文件;
（5）进度款支付确认文件;
（6）索赔受理、调查及处理文件;
（7）监理协调会议纪要文件;
（8）其他监理业务往来文件。
5.监理作业文件
监理实施类文件主要包括;
项目变更文件、进度监理文件、质量监理文件、质量回归监理文件、监理日报、监理月报、专题监理报告、验收报告、总结报告等必要文件。
13.3.3沟通
面对我国现阶段政府、企业人际关系的现状，作为协调方的监理，在进行信息系统工程监理的过程中必须建立有效的沟通机制。
沟通对人际关系的和谐和建立是十分必要的，可以鼓励项目建设过程中涉及各方相互间和内部进行有效的沟通，利用人际沟通影响行为的杠杆，努力克服影响人际沟通的障碍，实施双向沟通。
监理工程师在与信息系统工程建设的相关单位和相关人员进行沟通和协调时，应该对下列内容有一定的把握。
1.排除第一印象的干扰
通常情况下，容易根据初次见面时对对方仪表、风度形成的第一印象将他人加以归类，然后再以这一类别系统中人的总体特点，对这个人加以推论并做出判断，因而往往会产生“以偏概全”、“爱屋及乌”偏差。
监理工程师要把握线索偏差的规律，防止处理事情时候被假相所迷惑。
监理工程师还要注意情绪效应的产生，在第一印象形成过程中，主体时的情绪状态可以影响对这个人今后的评价，第一次接触时主体方面的喜怒哀乐对于对方关系的建立或是对于对方的评价可以产生不可思议的差异。
与此同时，还可能产生“情绪传染”的心理效果。
主体情绪异常，也可以引起对方不良态度的反应，因此就影响到良好人际关系的建立。
所以，创造良好的交往环境、时机，以维护彼此的良好心境，也是维持人际关系正常的重要一环。
2.把握人际关系认知的规律
监理工程师要认识人际之间吸引的重要性。
影响人际之间吸引的因素很多
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