采购计划与预算管理.docx
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采购计划与预算管理
第二章采购计划与预算管理
第一节采购计划概述
一、采购计划的概念
1、概念
计划是管理的首要职能，任何组织都不能没有计划。
所为计划，就是根据组织内外部的实际情况，权衡可观需要和主管可能，通过科学预测，提出在未来一定时期内组织所要达成的目标以及实现目标的方法。
换句话说是指管理人员对未来应采取的行动所做的谋划和安排。
采购计划是企业管理人员在了解市场供求情况、认识企业生产经营活动过程及掌握物品消耗规律的基础上，对计划期内的物品采购活动所做的预见性安排和部署。
广义：
指为保证供应各项生产经营活动的物料需要量而编制的各种采购计划的总称。
狭义：
指年度采购计划，即对企业计划年度内生产经营活动所需采购的各种物料的数量和时间等所做的安排和部署。
其中，何时、何处取得合适数量的原材料是采购计划的重点所在。
采购计划就是购入原材料的预见性的安排和部署，因此对于整个采购运作的成败有非常重要的作用。
2、分类
（1）、按计划期的长短分类――年度物品采购计划、季度物品采购计划和月份物品采购计划等。
（2）、按物品的自然属性分类――金属材料采购计划、机电产品采购计划、非金属材料采购计划。
（3）、按物品的使用方向分类――采购计划物品的使用方向克分为生产产品用物料需求计划、维修用物品采购计划、基本建设用物品采购计划、技术才造措施用物品采购计划和科研用物品采购计划等。
（4）、按采购计划程序分类――采购认证计划和采购订单计划。
（5）、按采购层次分类――战略采购计划、业务采购计划和部门采购计划。
采购计划：
分物料采购计划，资金需求计划，采购工作计划三大部分（当然还有供应商开发计划，品质改善计划等等，但这都含在采购工作计划里）
第一，物料采购计划：
物料采购计划是采购人员依据公司的生产经营状况及生管部下达的物料需求计划拟定的。
一度有季度，月度的采购计划。
第二，资金需求计划：
这是采购根据与供应商谈的付款期，统计到期应付的款项和采购人员预计临时需要的资金计划（如，紧急物料、设备）相对不是很准确。
那就采用周计划来进行调控，使物料采购更为合理。
第三，采购工作计划：
采购工作计分年度计划，即采购人员将在整年的一个工作方向的定位及要达成的成绩的展望，然后下来有月度计划，周计划（有的公司有季计划，月计划，周计划，日计划）。
在这些采购具体的工作计划中，要体现出采购人员在工作中做了哪些事儿（比如，供应商开发，不良物料处理，订单下达，付款申请，内部培训等等）
二、编写采购计划的目的和作用
（一）、目的
企业的采购计划要发挥作用，以达到如下的目的：
1）预计采购物料所需的时间和数量，防止供应中断，影响产销活动。
2）避免物料储存过多，积压资金以及占用存储空间
3）配合企业生产计划与资金调度
4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。
5）确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量与成本。
采购计划作为采购管理的第一步，起到知道采购部门的实际工作、保证产销活动的正常进行和提高企业经济效益的作用。
（二）、作用
俗话说得好“好的计划是成功的一半”，制定一个合理的采购计划、对整个采购运作的成败有非常重要的作用。
，具体表现在：
1、能有效的规避风险，减少损失。
采购计划是面向未来的，企业在编制采购计划时，已经对未来因素进行了深入的分析和预测，能够做到有备无患，即保证企业正常经营需要的物料，又降低了库存水平，减少了风险。
2、为企业组织采购提供依据。
采购计划具体安排了采购物料的活动，企业管理者按照这个安排组织采购就有了依据。
3、有利于资源的合理配置，以取得最佳的经济效益。
。
采购计划选择经营决策的具体化和数量化保证资源分配的高效率，对未来物料供应进行科学筹划，有利于合理利用资金，能最大限度地发挥各种资源的作用，从而获得最佳效益。
三、编写采购计划的基础资料
由于影响采购计划的因素很多，所以采购部门在拟定好采购计划以后，还必须与生产部门经常保持联系，并根据实际情况的变化作出必要的调整与修订，以保证维持企业正常的产销活动，协助财物部门妥善规划资金收支。
通常在编制采购计划之前应掌握企业的年度销售计划、年度生产计划、物料清单、库存记录卡、物料标准成本的设定及生产效率等。
1、销售计划――是各项计划的基础，年度小手计划是在参考过去年度自己本身和竞争对手的销售实绩，列出的销售量及平均单价的计划；即表明各种产品在不同时间的预期销售数量和单价。
销售计划的拟订受到外部不可控因素和内部可控因素的影响。
具体而言，外部库可控因素包括国内外的政治、经济、文化以及社会环境、人口增长、科技发展等因素的影响；那不可控因素包括企业的技术水平、厂房设备、原材料供应情况、人力资源和财务状况等。
一个好的销售计划一定符合组织自身的特点、适用于本组织发展现状的计划。
要想制定准确的采购计划，必须依赖于对销售因素的准确预测以及销售计划的准确制定。
2、生产计划――主生产计划（MasterProductionSchedule，简称MPS）是确定每一具体的最终产品在每一具体时间段内生产数量的计划。
这里的最终产品是指对于企业来说最终完成、要出厂的完成品，它要具体到产品的品种、型号。
这里的具体时间段，通常是以周为单位，在有些情况下，也可以是日、旬、月。
在五个计划层次中，经营规划和销售与运作规划具有宏观性质，主生产计划是宏观向微观的过渡计划，物料需求计划是主生产计划的具体化，能力需求计划把物料需求转化为能力需求，而车间作业计划和采购作业计划则是物料需求计划和能力需求计划的执行阶段。
主生产计划是MRP的一个重要计划层次，主生产计划是关于“将要生产什么”的一种描述，它根据客户合同和预测，把销售于运作规划中的产品系列具体化，确定出场产品，使之称为展开MRP与CRP运算的主要依据。
它起着承上启下，从宏观计划向韦瓘计划过渡的作用。
主生产计划在3个模块中起“龙头”模块作用，它决定了后续的所有的计划及制造行为。
为什么要先有主生产计划，再根据主生产计划制定物料需求计划？
直接根据销售、预测和客户订单来制定物料需求计划不行吗？
应该看到，MRP的计划方式就是追踪需求，如果直接根据预测和客户订单的需求来运行MRP，则得到的计划将在数量和时间上与预测和客户订单需求相互匹配。
但，预测和客户订单是不稳定，不均衡的，直接用来安排生产将会出现加班加点也不能完成任务或设备闲置导致很多人没有活干的现象，这恰恰是目前加工型企业的普遍现象，将给企业带来批语应付的被动局面，而且企业的生产能力和其他资源是有限的，这样安排也不总能做到的。
通常主生产计划是根据客户合同（订单）和市场预测，把经营计划或生产大纲中的产品系列具体化，使之成为展开物料需求计划的主要依据，起到了从综合计划向具体计划过渡的承上启下作用。
MPS最终将可作为生产部门执行的目标，并成为考核工厂服务水准的依据。
在MRP系统中，主生产计划是作为驱动的一整套计划数据，反映企业打算生产什么，什么时候生产以及生产多少。
主生产计划必须考虑客户订单和预测、未完成订单、可用物料的数量、现有能力、管理方针和目标等等。
生产计划＝预计销售数量＋预期的期末存货－期初存货
一般而言，生产部门是采购物料的使用者，他们在使用过程中的实践和技术经验可以为采购部门提供关于物料质量和生产进度方面的信息，采购部门通过对这些信息的处理，可以获得一个有用的、规划采购业务的工具。
有了年度生产计划，就可以在正常的提前期内进行采购并获得有利的最终价格。
同时生产计划是依据销售计划来制定的，而原材料的采购数量又是依据生产计划来定的。
他们之间是一个信息互动、护卫协作的关系。
因此，要想制定准确的采购计划必须有一份准确的生产计划。
P35表格
3、物料需用清单
生产计划只列出产成品数量，而无法知道某一产品所用的物料数量以及数量多少，因此确定采购数量还要借助于物料清单。
物料清单是由产品设计部门或研发部门制定的，根据物料清单可以精确地计算出每一种产品的无聊需求数量。
但在实际生产过程中，产品的规格、幸好等变更非常频繁，物料清单很难随之及时调整，使得以此计算出来的所需物料与实际使用的物料在数量或规格方面不相符合，造成采购数量过剩或不足，曲了规格无法及时获得，因此，要想制定准确的采购计划，必须依赖于最新、最准确的物料清单。
所谓物料清单就是用电子计算机读出企业所制造的产品构成和所有要涉及的物料，并用图示表达的产品结构转化成某种数据格式，这种以数据格式来描述产品结构的文件称为物料清单（BillOfMaterial，BOM）。
物料清单是定义产品结构的技术文件，因此，它又称为产品结构表或产品结构树。
在某些工业领域，可能称为“配方”、“要素表”或其它名称。
要注意的是:
（1）物料清单表明了产品→部件→组件→原材料之间的结构关系,以及每个组装所包含的下属部件的数量或提前期。
（2）物料一词有着广泛的含义，它是所有产品、半成品、在制品、原材料、毛坯、配套件、协作件和易耗品等与生产有关的物料的统称。
物料清单，是在描述某一成品，由哪些原物料或半成品所组成的，且说明其彼此间的组合过程。
如上图，成品A，是由二个原料B，及1个半成品C所组成，而半成品C则是由二个原料D及三个原料E所组成。
依其组成关系，A为B、C的母件，B、C为A的子件；C为D、E的母件，D、E为C的子件。
如果A之上再无母件，A可称为成品，C为自制或委外的半成品，B、D、E则为采购件，采购件不可能是母件。
A对B、C，或者C对D、E的上下关系，称为单阶。
如果对整个结构而言，上中下各阶，称为多阶或全阶。
4、设备维修计划和技术改造计划
设备维修计划是规定企业在计划期内需要进行修理设备的数量和修理的时间和进度等。
技术才造计划是规定企业在计划期内要进行的各项技改项目的进度、预期的经济效果、以及实现技改所需要的人力、物资费用和负责执行的单位。
这两个计划提出的物料需求品种、规格、数量和需要时间，是编制无聊采购计划的依据，采购计划要为这两个计划的实现提供保证。
5、基本建设计划和科研计划
基本建设计划规定企业再计划期内的建设项目、投资额、实物工程量、开军工日期、建设进度以及采用的有关经济技术定额，这些都是编制采购计划的依据。
科研计划规定企业在计划期内进行的科研项目。
科研项目提出的箇中无聊需求是编制无聊采购计划的依据。
具有新、少、急、难的特点。
6、存量管制卡
若产品有存货，则生产数量不一定要等于销售数量。
物料需求计划的输入信息有：
主生产计划、物料清单和库存信息。
（1）、主生产计划数据结果
主生产计划说明一个企业在一个时期内（计划展望期）计划生产的产品名称、数量和日期。
作为MRP的输入数据项，主要解决“生产（含采购或制造）什么”以及“生产（含采购或制造）多少”的问题。
主生产计划是MRP最重要和最基本的数据，开始编制物料需求计划时，必须首先得到一个有效的主生产计划。
（2）、物料清单
物料清单是为装配成生产一种产品所需的零部件、配料或原材料的清单，物料清单说明产品或独立需求零部件是由身么组成的，各需要多少。
物料清单作为MRP的输入数据，主要解决“生产过程中要用到的什么”的问题，MRP从物料清单中得到有关主生产计划项目的零部件和原材料的数据。
（3）、库存信息
库存信息作为MRP的输入数据，主要解决“已经有了什么”的问题，MRP从库存信息中得到物料清单中立出的每个项目的物料可用数据和编制订单数据。
1、MRP的输出数据
包括对箇中物料的具体需求，包括需求时间和需求量。
订单或生产提料单的发出时间。
主要体现在一下两方面。
（1）、采购订单
包括：
采购什么、采购多少、何时开始采购、何时完成采购
（2）、制造订单
包括：
制造什么、制造多少、何时开始制造、何时完成制造
因此必须建立物料的存量管制卡（库存卡片），以表明目前库存的状况。
第二节采购计划的主要环节
一、认证的环节
采购计划程序是整个采购运作的第一步，应根据市场需求、企业生产能力和所需的采购量来确定。
完整的采购计划包括采购认证计划和采购订单计划两部分。
这两部分必须综合平衡，才能保证物料的采购成功。
采购认证――是企业采购人员对采购环境进行考察并建立采购环境的过程。
（一）、准备认证计划
1、熟悉认证的物资项目
采购人员在拟定采购计划，与供应商接触之前，要熟悉认证的物料项目。
机械
电子
军用品
涉及的专业知识范围工业用品
熟悉物料项目包括认证的经验需求软件
目前的供应状况设备
采购人员在搞清采购项目属于那个专业范围之后，就应尽快熟悉该领域专业知识，这样才能做到在进行认证工作时得心应手。
2、熟悉采购批量需求
要想制订较为准确的认证计划，要做到两点：
①必须熟知物料需求计划。
物料需求计划确定了采购的规模、范围和时间。
②熟悉采购环境。
目前物料采购环境有两种：
一是在目前采购环境中可以找到的货源供应，另一种是新货源，这种新货源是原来的采购环境无法提供的，需要寻找新的供应商，或者与供应者一起研究新货源提供或生产的可行性。
3、掌握余量需求
随着市场需求的增加，旧的采购环境容量不足以支持货源需求；或者随着采购环境呈下降趋势，该货源的采购环境容量在缩小，满足不了需求。
以上两种情况产生余量需求从而要求对采购环境要求进行扩容。
采购人员就要在市场调查的基础上选择新的采购环境。
采购环境容量的信息可以由认证人员和订单人员提供。
3、准备认证环境资料
采购环境的内容包括：
认证环境和订单环境两个部分。
认证过程是供应商样件及小批量试制过程，需要有强大的技术力量支持，有时需要与供应商一起开发；订单过程是供应商的规模化生产过程，突出表现是自动化机器流水作业及稳定的生产，技术工艺已经固化在生产流程中，所以它的技术支持难度较前者为小。
4、制订认证计划说明书
制订认证计划说明书就是准备好认证计划所需要的资料，主要内容包括：
认证计划说明书（物料名称、需求数量、认证周期等），并附有需求计划、余量需求计划、认证环境资料等。
（二）、评估认证需求
1、分析需求
进行物料开发批量需求的分析，不仅要分析数量上的需求，而且要掌握物料的技术特征等信息。
物料批量需求是各种各样的，计划人员应对开发物料需求做详细分析，必要时与开发人员、认证人员一起研究开发物料的技术特征，按照已有的采购环境及认证计划经验进行分类。
2、分析余量需求
余量认证的产生来源：
一是市场销售量的扩大，另一是采购环境订单容量的萎缩；这两种情况都导致了目前采购环境的订单容量难以满足用户的需求，因此需要增加采购环境容量。
对于因市场需求的原因造成的，可以通过市场需求计划得以了解各种货源的需求量及时间；对于因供应商萎缩原因造成的，可以通过分析现实采购环境的总体订单容量与原定容量之间差别得到。
两种情况的余量相加即可得到总需求余量。
3、确定认证需求
根据开发需求及余量需求的分析结果，确定认证需求。
认证需求是指通过认证手段，获得具有一定订单容量的采购环境。
（三）、计算订单容量
1、分析货源供应资料
企业需要采购的物料是多种多样的，如机械、电子、软件、设备、生活日用品等物料项目，加工过程各种各样，非常复杂。
作为采购主体的企业，需要认证的物料项目可能是上千种物料中的几种，熟练分析集中无聊的人证资料是可能的，但对于规模就较大的企业，分析上千种、甚至上万种物料的难度要大的多。
企业的物料采购计划人员要尽可能熟悉物料采购项目的认证资料。
2、计算总体订单容量
在采购环境中，供应商的订单容量与认证容量是两个概念。
有时可以相互借用，但不是等量的。
一般在认证供应商时，要求公一个能上只作认证项目。
在供应商认证合同中，应说明认证容量与订单容量的比例，防止公一个能上只作批量订单，不愿意做样品认证。
把采购环境中所有供应商的认证容量汇总，即可得到采购环境中所有供应商的总体认证容量。
3、计算承接订单量
即供应商正在履行认证的合同量。
商品供应商在指定时间内的已经签下的订单量，称之为承接订单量。
有时供应商各种物料容量之间进行借用，并且在存在多个供应商的情况下，其计算比较复杂。
承接认证量等于当前供应商正在履行的认证合同量，承接认证量的计算也是一个复杂的过程。
各中物品项目认证周期不同，一般时计算要求的某一时间段的承接认证量。
最恰当，最及时的处理方法时借助于电子信息系统，模拟显示供应商以承接认证量，以便进行认证计划决策时使用。
4、确定剩余订单容量
将某一物料所有供应商群体的剩余认证容量进行汇总得到该物料的剩余认证容量。
公式：
物料的剩余认证容量＝物料供应商群体总认证量－承接认证量
例：
某电视机厂去年生产的某型号电视机销量达到10万台，根据市场反映状况，预计今年的销量会比去年增长30％（为生产10万台电视，公司需采购某种零件40万件），公司供应此种零件的供应商主要有两家，A的年产能力是50万件，已有25万件的订单，B的年产能力是40万件，已有20万件的订单，求出认证过程。
解：
第一步：
分析认证需求
今年销售预测：
10×（1＋30％）＝13万件
该种零件的需求量：
13×4＝52万件
第二步：
计算认证容量
A与B的供应量是：
（50－25）＋（40－20）＝45万件
52－45＝7万件
公司再采购7万件才能满足需求。
（四）、制订认证计划
1、对比需求与容量
认证需求与供应商对应认证容量之间一般都会存在差异，如果需求小于容量，则无需进行综合平衡，直接按照认证需求制订认证计划；如果供应商容量小于认证需求量，则需进行认证综合平衡，对于剩余认证需求需要制订采购环境之外的认证计划。
2、综合平衡
从全局出发，综合考虑市场、消费者需求、认证容量、商品生命周期等要素，判断认证需求的可行性，通过调节认证计划来尽可能地满足认证需求，并计算认证容量不能满足的剩余认证需求。
3、确定余量认证计划
对于采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，与之一起确认采购环境之外的供应商认证计划。
4、制订认证计划
认证物料数量及开始认证时间的确定方法如下：
认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量
开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间
二、订单的环节
（一）、准备物料采购订单计划
1、预测企业的市场需求
市场需求是采购的牵引项，要想制订较为准确的订单计划，首先必须熟知市场需求计划，或销售计划。
市场需求的进一步分解便得采购需求计划。
企业的年度销售计划在上一年末制订，并报送至各个相关部门，下发至销售部门、计划部门、采购部门，以便指导全年的供应链运作；根据年度计划制订季度、月度的市场销售需求计划。
2、确定企业的生产需求
企业的生产需求对采购来说可以称之为生产物料需求。
生擦和女无聊需求的时间是根据生产计划确定的，通产生产物料需求计划是订单计划的主要来源。
为了有利于理解生擦和女物料需求，采购计划人员需要熟知生产计划以及工艺常识。
在MRP系统之中，物料需求计划是主生产计划的细化，它主要来源于主生产计划、物料清单和库存文件；编制物料需求计划的主要步骤包括：
去诶你跟毛需求，确定净需求，对订单下达日期及订单数量进行计划。
3、准备订单环境资料
在订单商品的认证计划执行完毕之后，便形成该项商品的采购环境（也可称之为订单环境），订单环境资料包括：
订单商品的供应商信息；订单比例信息；最小包装信息；订单周期，订单环境一般使用信息系统管理起来，订单人员根据市场需求的商品清单，从信息系统中查询了解该商品的采购环境参数及描述。
4、制订订单计划说明书
制订订单计划说明就是准备好订单计划所需要的资料，主要内容包括：
订单计划说明书（商品名称、需求数量、到货日期等）；附有：
市场需求计划、采购需求计划、订单环境资料等。
（二）、评估物料采购订单需求
1、分析市场需求
订单计划不仅仅来源于采购计划，因为订单计划除了考虑销售需求之外，还要兼顾市场战略、潜在的需求等，要对市场需求有一个全面的了解，远期发展与近期切实需求相结合。
2、分析企业生产需求
分析生产需求，首先就需要研究生产需求的产生过程，其次再分析生产需求量和要货时间。
因为每周都有不同的毛需求量和到货量，这样就产生了不同的生产需求，所以对企业不同时期产生的不同生产需求进行分析是很有必要的。
3、确定订单需求
根据市场需求、销售生产需求的分析结果，确定订单需求。
订单需求的内容是：
通过订单操作手段，在未来指定的时间里，将指定数量的合格商品采购入库。
（三）、计算订单容量
1、分析物品（项目）供应资料
认证人员倾注大量时间和精力二得到的物品供应资料应牢记在计划人员的头脑中，以便下达订单计划时参照。
2、计算总体订单容量
在采购环境中，供应商的总体订单容量是要关注的，订单容量的含义包括两个方面：
一个是可供给的数量，另一是可供给的到货时间。
例如：
甲供应商在1月15日之前可供应4万各开关（A型1万个，B型2万个，C型1万个），乙供应商在1月15日之前可供应5万个开关（A型1.5万个，B型1.5万个，C型2万个）,那么在1月15日之前ABC三种开关的总体订单容量为9万个，其中A型2.5万个，B型3.5万个，C型3万个.
3、计算承接订单量
商品供应商在指定时间内的已经签下的订单量，称之为承接订单量。
有时供应商各种物料容量之间进行借用，并且在存在多个供应商的情况下，其计算比较复杂。
仍以上一个例子来说明，若甲供应商在1月15日之前承接A型8000个，B型1.5万个，C型9000个），乙供应商在1月15日之前承接A型1.3万个，B型1.2万个，C型2万个）,那么在1月15日之前ABC三种开关的总体承接订单量为7.7万个，其中A型2.1万个，B型2.7万个，C型2.9万个.
4、确定剩余订单容量
某商品所有供应商群体的剩余订单容量的总和，称之为该物料的订单容量。
物料剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量。
如上例：
开关生育订单容量＝9－7.7=1.3万个。
（四）、制订订单计划
1、对比需求与容量
需求小于容量情况下，依据需求制订订单计划；供应商容量小于需求量情况下，要求物料平衡环节，对于剩余物料需求需要制订认证计划。
2、综合平衡
综合考虑市场、销售、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，必要时调整订单计划，计算容量不能满足的剩余订单需求。
3、确定余量认证计划
对于剩余需求，要提交认证计划制订者处理，并确认能否按照需求规定的时间及数量交货，为了保证货源及时供应，此时可简化认证程序，由具有丰富经验的认证计划人员操作。
4、制定订单计划
定单计划做好后就可以按照计划进行采购了。
采购定单计划里，有两个关键指标：
下单数量和下单时间。
下单数量＝生产需求量－计划入库量－现有库存量＋安全库存量
下单时间＝要求到货时间－认证周期－订单周期－缓冲时间
制定定单计划是开展该够工作的基础，是采购工作得以及时、有序进行的有利保证，因此企业应当充分重视。
第二节采购需求分析
一、需求分析概述
1、传统企业采购存在的问题
物料采购与物料管理为一体，目前决大多数企业行使采购管理的职能部门为供应部（科），也有企业将销售职能与采购职能并在一起，称为供销科。
在这种模式下，其管理流程是：
需求部门提出采购要求->指定采购计划/定单->询价/处理报价->下发运通知->检验入库->通知财务付款
上述是一个完整的采购业务流程，在实际操作中有些流程如询价/报价在很多企业中不是每次都进行的，该流程主要缺点是：
物
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