系统规划管理.docx
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系统规划管理
信息规划与管理
摘要：
信息存储，查询和检索系统主要应用于大（千兆字节）的需要的文字领域。
该系统包括多个查询产生过程和一个搜索过程。
而查询的结果一般是按类别和类型进行排序的，检索字段是由人决定，在查询的过程中，可能基于这个搜索结果查看到多个相关的信息（或类似的用户个人特点介绍），从而减少了搜索结果所需的时间和费用。
关键词：
信息管理；检索系统
1.简介
随着信息技术的变化发展,各种管理系统的相继出现,让日常生活变的更加具有条理化,尽可能的合理的运用网络资源可以大大的减少人工管理上带来的不便及时间的浪费.
二十一世纪现代化程度的不断加速,科学文化水平的不断提高,学生数量的急剧增长，势必增加了管理学生信息带来的压力，人工检索的低效完全不符合整个社会的需要.学生信息管理系统是信息管理系统中的一种，目前信息技术不断的发展，网络技术已经广泛的应用于我们身边的各行各业，有了网络技术的发展，各高校都利用计算机来管理办学，以前学校靠手工操作的一切繁琐事情都得到了快速且高效率的解决，特别是学生成绩管理系统在学校中起到了很大的作用，对于学生和教师来说都能够更方便、快捷、准确地了解和管理各方面信息。
采用人工管理庞大的数据库是一项繁重枯燥的工作，无论是数据录入，查询还是修改都存在着工作量大，效率低下，周期长的缺点。
而计算机管理系统的引进将给人工管理数据库的工作带来一次彻底的变革。
学校由于学生众多，学生数据信息库庞大，使信息的管理成为了一个复杂繁琐的工作。
本系统针对学校,经过实际的需求分析，采用功能强大的VB6.0作为开发工具来开发学生信息管理系统。
整个系统从符合操作简便，界面美观、灵活、实用的要求出发，完成学生信息管理的全过程，包括系统管理、基本信息管理、学习管理、奖惩管理和打印报表等功能。
经过使用证明，本文所设计的学生信息管理系统可以满足学校对学生信息管理方面的需要。
论文主要介绍了本课题的开发背景，所要完成的功能和开发的过程。
重点的说明了系统设计的重点、开发设计思想、难点技术和解决方案。
学生管理系统的产生大大减少了人力上的不便，让整个学生数据管理更加科学合理。
本系统最有特色的地方就是后台数据库对学生信息的统一管理。
该系统主要分为系统管理，学生专业管理，学生档案管理，学费管理，课程管理，成绩管理和打印报表。
系统的界面是运用vb软件制作的，以上几个模块都是运用vb控件绑定的方法来实现对后台数据库的连接，后台数据库大概分为以下几个表：
专业信息表，收费类别表，学生职务表，学生信息表，学生政治面貌表，用户登入表。
成绩管理是学校的一项重要工作，原有的人工管理存在这着很多不足，造成不足的原因是，在校学生人数众多，并且每个学生的信息过于复杂，从而工作量非常大，给统计和查询带来了不便。
因此，如何解决这些不足，使成绩管理更快捷、更方便，具有更高的效率也就成了一个关键问题。
随着科学技术的迅速发展学校成绩管理的自动化也越来越迫切，因此有必要开发成绩学籍的软件系统来辅助学校的教学管理。
这样能极大方便成绩的管理，提高管理效率。
信息的存储，查询和检索系统,主要应用原文档数据比较大的文档，利用搜索条件和索引字段可以快速查询结果。
网上查询系统主要用于查询和检索在线的各种各样的信息。
今天所使用的多数系统实际上采用的是同一方式。
也就是说，用户登录（通过计算机终端或个人微机，或者是远程登录），选择一个信息源（比如一个特定的数据库），通常是一些不完整的检索条件，开始查询，启动搜索，然后查询结果将显示在计算机终端或个人微机上，且查询结果一般按照时间的顺序显示。
在查询过程中，会不断的重复查询每一个数据来源或一组数据源，为了确保搜索出所有相关的文件，这个重复是非常必要的。
另外，这个查询过程也给用户带来一定的负担，他要根据从同一个数据源查询出的多个结果，进行归纳和总结。
而目前的系统可以搜寻大的数据，在这过程中要求人们寻求信息或试图修改他们的查询条件，以减少不必要的搜索结果（消灭潜在的相关结果），使用户查询到真正要查的数据。
在许多情况下，用户被迫使用中介（例如专业的搜索引擎），因为当前收藏的来源是复杂和广泛的，并且有效的搜索策略经常从一个数据来源变化到另一个。
即使你按照这样操作，也有可能错过相关的答案，因为所有可能相关的数据库或信息来源并不在每一次搜索查询中。
所以就要付出很大的努力改善和提高数据源的选择，更大的努力在操作查询时所制定的数据库语言。
然而，当面对变得更大来源分组或需要更加全面的查询结果时，这个问题就更加明显，人们寻找的信息经常面对大量未组织的结果集合，这样就需要增加过滤查询的重要任务。
2.系统概要
该系统主要应用于对大量数据进行信息存储，查询和检索，查询的结果将被导出成文件类型，比目前的系统更方面，容易的找到用户想要查询的有关数据。
该系统不仅包括存储广泛数据领域的复合数据源记录，还包括多个文件类型的某些原始记录。
该方式提供了搜索大数据领域所进行的一次唯一辨认文件的重要查询部分；还提供了文件重要部分的查询，以及包括对文件数量的统计和属于各种各样的预先确定类别的文件查询。
查询创建过程包含一个知识库，该知识库包括被预先确定和嵌入复杂查询的分类词典，或者是自然语言的处理，或者模糊逻辑，或者树型结构，或者等级关系，或者是一套寻求信息的公式化查询命令。
搜索的过程可能利用到所有的索引和搜索引擎技术，包括布尔，传播媒介，机率查询。
只要每次查询到一个原文归档数据的固有部分，所有建立的文档就能返回到其组织过程。
排序或分类的过程是通过调用搜索引擎检索查询的结果，从而为引入各种各样的基本文件类型做准备，然后组织安排这些容易被理解且与用户密切相关的基本文件类型。
然后提供给相对于用户相关查询的结果与在该查询结果中的每个类别相关文档数量的统计。
用户可以以多种形式来检查查询的结果，并且用户可以根据自己的需要来查看相关的文件。
3.图例简要说明
图1是信息查询系统总流程图；
图2是系统制定查询和搜索过程图;
图3是查询排序过程中组织和显示结果
4.该系统的最佳模式
正如图1所说明的那样，信息检索系统的开发包括一个输入、输出过程，一个查询创建过程，一个大量数据范围的查询过程（典型地在多个千兆字节范围），一个用户信息的组织过程，以及一个辨认和描绘在大数据领域中文件的类型。
如图2，查询生成过程包括分类词词典和笔记的一个知识库和运用嵌入被定定义的复杂战略。
这样系统允许用户输入简单的词或词组，并且需要的他们的信息的描述由“自然”语言组成和依靠系统协助引起充分的查询，将包括同义词和供选择文词。
用户发出一个命令然后请求，例如“VICO1”，查验从名单挑选的完全文件，在这种情况下，给关于身分专家的完全信息和证件。
图3说明了五种一般的信息源（即原始记录）可以被写入多数类型的文档，随后被写入类。
例如，一本典型的商业杂志也许包含信息的几个类型，例如社论、规则专栏、特写、新闻、产品公告和事件日历。
因此，商业杂志（即原始记录）也许被排序入各种各样的文件类型和这些文件类型也许反过来被分类或被编组入一个或更多套包含的类别，每个文件类型在一套将典型地被排序入一个类别之内，但各自的类别在每个集合之内从一个集合将变化到另一个。
例如，一套类别为用户的第一个典型类型建立，并且不同的套类别也许为用户的第二个典型类型建立。
当对应类型#1的用户执行一次查询时，系统为回顾自动地运用集合#1类别，对应于用户的那个特殊类型，在由用户组织查询的结果。
当一名用户从类型#2执行一次查询时，系统提出查询结果自动地运用集合#2类别对用户。
信息存储、搜索和检索系统的开发解决了原文数据、查询方案、资源选择和组织查询结果等大容量数据范围（即二十亿字节或更多）的在线信息检索系统的基本难题。
基于分类词典和嵌入搜索策略的信息库，允许用户使用“自然”语言来进行专业的信息查询。
数据来源（如数据库）的选择已不再是个问题，因为搜索引擎能够在每次搜索时可以搜索到整个数据域。
查询结果的独特类设置介绍不但极大地减少了反复查询多个数据库所付出的时间和费用，并且可以做到高效率检索相关的查询结果。
当现有开发系统被具体化描述时，应该不能摒弃该开发系统的精髓和附加规范，便可以了解到所开发的系统中各式各样的变化、适应和改动。
5.系统的分析与设计
在存储程序的控制下，计算机把数据处理成信息。
对系统的定义略加思考，任何一个已知的计算机应用至少包含三个部分，硬件、软件和数据。
仅仅编写程序是不够的，因为程序只是系统中的一部分。
系统就是为实现一个目标而共同工作的一组部件。
例如，考虑一个工资系统，它的目标是为雇员付工资，应包含哪几个部分呢？
每天雇员们把他们工作的时数记录在计时卡上，每周末把计时卡收集起来，送给计算中心，在计算中心把计时卡上的数据读给工资程序。
当工资程序执行时，程序存取数据文件。
最后，打印出工资单，用来分发。
为使系统工作，人、处理过程、输入和输出介质、文件、硬件和软件都必须认真地协调。
注意，程序只是系统中的一部分。
因为人们需要信息，所以要开发基于计算机的系统。
被称为用户的那些人常常知道需求什么信息，但是他们可能缺乏得到这些信息的计算机的专门知识。
计算机技术方面的专业人员，例如程序设计员有这方面的专门知识，但是可能在用户的专业领域内缺少训练。
麻烦的是，用户和程序似乎常常讲不同的语言，导致了两者之间的联系障碍。
系统分析员是一个专业人员，他能把用户的需求转换成计算机技术术语因此他是用户和技术人员之间的桥梁。
像工程师建筑师一样，系统分析员把扎实的技术技能与见识，想象力和一点艺术结合起来去解决问题。
通常，分析员遵循一个意义明确的有条理的过程，至少包括以下几个步骤:
1.问题的定义2.分析3.设计4.实现5.维护
在每个步骤结尾，研究的结果都要形成文件，提供给用户和程序设计员。
基本的思想是要尽早地抓住和修正错误以及一些未理解之处。
也许通过一个例子说明该过程是最好的方法。
设想一个小服装店，成批的购买货物,所货物摆在货架上,零售给顾客。
一方面,库存太多会造成不必要的开销；另一方面可供挑选的商品太少会使顾客失去购买的信心。
理想上，希望达到一个平衡，货物既充足但又不太多。
麻烦的是，随着顾客的购买库存减少了，还有退货以及追加订货等情况，所以货物的清单经常地发生变化。
店主喜欢按货物清单购销，刚好在商店售完某种货物之前，再订购这种货。
对一项商品，该任务是容易完成的，只要计算一下手头现存的货物数量就行了。
遗憾的是商店要经营几百种不同的货物，始终跟踪每一种货物的销售情况是不实际的，也许计算机可以帮这个忙吧！
问题定义
在系统分析和设计过程中的第一步，是问题的定义。
分析员的目标是确定用户需求什么。
注意，当这个过程开始时，用户拥有很重要的资料，分析员必须认真地听和学。
用户几乎都不是计算机方面的专家，他们大多数人把计算机看成魔术盒，并不关心它是如何工作的。
在该阶段上，分析员不必考虑程序、文件或计算机硬件，但他们必须用用户自己的专业术语与用户对话。
目的是确保用户和分析员两者都思考同一件事。
因此，一份能表达分析员对问题理解程度的清晰的书面报告是必要的。
用户应该反复地阅读和修改这份书面报告。
此时是在时间、金钱和精力被浪费之前抓出错误和疏漏的好时机。
通常,接着初步的问题定义,分析员要进行可行性研究。
该研究是整个系统分析和设计一个简略的方案,应力图回答以下三个问题:
1.问题能解决吗?
2.在用户的环境下问题能解决吗?
3.在一个合适的花费上问题能解决吗?
如果这些问题中的任何一个得到的是否定回答,那么该系统就不应开发。
有了好的问题定义和肯定的可行性研究,分析员就能着手计划和研究问题的解了。
分析
当分析开始时，分析员要理解问题，下一步要决定的是为了解决问题必须做什么。
用户清楚必须做什么。
在分析阶段得到了这方面知识，并正式地形成文件。
大多数用户是按着所要完成的功能和要处理的数据元素去思考的，目的是要区分并联接这些关键的功能和数据元素，随之产生逻辑系统设计。
从系统的基本功能入手，关键是始终监视货单中每种商品的现存量。
因为顾客购买、换货和退货，所以货单要改变，因此系统必须处理顾客办理的手续。
店主希望有选择地查看供应中任意一种短缺商品的清单，如果合理的话，定货补充库存，因此系统必须能和经营管理部门对话。
最后，经过经营管理部门的核准，系统应该产生一个重新订货单，准备发送给供应商。
已知了系统的基本功能，分析员的下一个任务是分析理解这些功能之间逻辑关系的知识。
启动这项工作的一个好方法是描述功能之间的数据如何流动。
顾名思义，为了用图解方法描述这些数据流，那么数据流程图就是特别有用的。
四种符号：
数据的源和目的地用方框表示，输入的数据从源进入系统，而输出的数据流到目的地。
数据一进入系统，就被若干进程加工或改变，用圆角的矩形表示这些过程。
进程可以是程序、过程以及能够改变或传送数据的任何事件。
为了后续处理，数据被存储可以是磁盘文件、磁带文件、数据库、一些笔记或者甚至是人的记忆。
最后，数据源、数据目的地、处理过程和数据存储之间的数据流向用箭头表示。
货单管理系统的初步的数据流程图。
从CUSTOMER（顾客）开始，由此事务进入系统，在这所办理的手续由PROCESS TRANSACTION（事务处理程序）处理。
STOCK保存货单中每项商品的数据。
为了对新的事务处理起作用，事务处理程序要改变数据。
同时，MANAGEMENT（经营部门）可通过COMMUNICATE（通信）存取系统，检查STOCK中的数据，如果需要的话，请求重新订货。
订货单一经核准，GENERATE REORDER（产生再订货单程序）就向SUPPLIER（供应商）发出需要的数据，供应商就把货运送到商店。
注意，因为订货表现为某种待定的商品或某些商品在清单中的变化，所以把订货作为事务处理。
数据流程图描述了逻辑系统。
下一步追溯该系统的数据流向了。
从数据的目的地SUPPLIER开始。
例如，重订货单送给了供货商们，商店可能想要25条工作裤，为了填写订货单，供应商需要商品的说明和再订货的数量，那么，这些数据从什么地方来呢？
由于数据是Generatereorder输出的，所以既要有数据输入给它，还要有数据经过它的处理而产生。
数据从STOCK流入Generatereorder，因此商品说明和订货数理必定存放在STOCK中。
另外一些数据，例如购买的货物品种和数理由CUSTOMER产生。
还有一些数据，例如销售价格和订货点由MANAGEMENT产生，或者由它提出要求。
例如，某种已知货物的现存量就是由某个处理过程中的某种算法产生出来的。
分析员逐步地、有条理地区分了系统要求输入、存储、处理、产生或输出的应该分别是哪些数据元素。
为了记录数据元素，分析员必须把每个数据列在数据字典内。
简单的数据字典可建立在索引卡片上，但计算机化的数据字典已经变得日益流行了。
数据字典是描述和定义数据的一个数据集合，不仅在整个系统的分析与设计过程中有用，而且在实现阶段经常被用来建立数据库。
分析阶段的目标是定义系统的主要功能和有条理地确定数据元素。
记住，它的目标是把用户的需求转换成技术术语。
因为系统是由用户提出的，所以首先要确定用户的需求。
用户只是从功能和数据出发考虑系统，他们并不具体设计程序、文件、和硬件，并且在这个初始的带有决定性的分析阶段，分析员必须像用户而不像程序设计员一样去思考问题。
这是该阶段的基本要求。
数据流程图和数据字典是有用的工具。
这些工具为记录用户系统的关键信息提供了一种格式。
还有，这些工具可帮助唤醒分析员的记忆。
例如，如果分析员没有足够的信息使数据字典的条目完整化，那么分析员就可能丢失一些内容。
也许，数据流程图和数据字典为分析员理解系统的需求提供了最重要的文件，通过查阅这些文件，用户能改正误解 或疏忽大意。
最终，这些有用的工具对下一步――设计阶段，奠定了一个良好的基础。
设计
当进入设计阶段的时候，已知道必须做什么事。
因此可以开始考虑系统如何完成这些事。
目标是研究出解决问题的策略。
在该阶段上，对写代码或确定精确的数据结构并不感兴趣，而是希望从整体上确定整个系统所需要的程序、文件、过程和其它一些部分。
数据流程图确定了系统的必须具有的功能，如何才能实现这些功能呢？
一种可能性是为每个处理过程写一个程序；另一种可能性是把两个或更多的处理过程合并在一个程序里，因而有几十种可能的方案。
让我们集中在一种选择上并为它提供一些详细的资料。
系统流程图用符号表示程序、过程、硬设备及物理系统中的其它部件。
流程图表明，通过终端进入系统的事务数据被数据采集程序处理，然后存放在货单文件上。
最后，货物清单文件由一个Reportandreorder（报告和再订货）程序处理。
经营部门用该程序处理数据和核对订货单。
请看系统流程图，它指明了若干硬部件，其中包括一台计算机、一个磁盘驱动器、一个数据输入终端、一台打印机和一个显示终端等；还需要两个程序，事务处理程序和报告与再定货程序；除了硬件和程序以外，我们还需要货单文件以及I\O设备与软件之间数据流的数据结构。
注意，本系统的流程图只说明一种可能的方案。
一个好的系统分析员在他选定一个方案之前要研究出若干个可行的方案，以备替换。
流程图拟订了系统，突出了系统的主要物理部件。
因为数据链接了部件，所以接下来的工作就是确定数据结构。
以货物清单文件为例，它包含来自STOCK的所有数据元素，这些数据元素被列在数据字典中。
利用这些数据元素能安排文件的数据结构。
如何组织文件呢？
这取决于如何访问它。
例如，在某些应用中数据是在有规律的预定时间内被处理，一般是整段时间收集数据，成批结一起处理。
如果可采用批处理的话，那么一个顺序文件结构可能是最好的了。
然而，不可能总是等到一批事务都被收集好以后再去处理。
例如，设想一个防空预警系统，如果一个不明的飞行物被标定了位置，就必须立即分辨它。
因为防空程序下午五时才运行，要等到那时才处理的思想是荒谬的。
该种情况要求快速响应，每个事务必须在它发生时得到处理。
一般来说，这些事务处理系统要求直接存取文件。
我们的货单系统有两个程序，一个事务处理，直接存取货单文件似乎是个合适的方案；另一个为经营部门偶尔分析货物清单数据用，当然批处理就能完成了。
货物清单文件应按顺序组织还是直接组织呢？
面对着这种选择，一个好的系统分析员应考虑两种方案。
一种可能的系统是当事务一发生就接收并处理该事务；另一种可供选择的方案是可整天的收集销售单，商店关门以后，成批地处理。
在第一个系统中，这两个程序应处理直接存取文件；在第二个系统中，这两个程序应链接到顺序文件上。
处理可直接访问的数据的程序和处理可按顺序一个接一个访问的数据的程序是不同的。
数据驱动了系统，所以数据结构的选择决定了程序的结构。
注意，程序在系统的意义上被定义和规划。
实现
系统的主要部分一分析清楚了，就能开始开发这几部分。
本系统包括两个程序、若干台设备和大量的数据结构。
在实现阶段，每个程序都用在所描述的技术来编排和书写；要建立文件并检查文件的内容；购买、安装和测试新的硬件；另外还要写出操作步骤，并对系统做出评价。
所有的部分都准备好了，就调试系统。
若用户满意了，系统就交付使用。
维护
系统交付以后，维护就开始了。
当人们使用系统时，他们将提出一些小的改善和提高。
有时在调试和检测阶段一些缺陷被忽略了，那么修改程序，例如，政府通过了一个法律，修改了征收所得税的方法，则工资程序就必须修改。
维护延续在系统的整个生命期内。
维护的费用和初期的研制费用差不多，甚至更高。
良好的计划、实用的文件资料和合适的程序结构都有助于减少维护费用。
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