自动化办公技术031Word文档下载推荐.docx

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●工作簿窗口：

图3-1中有两个窗口，大的窗口是Excel程序窗口，小的窗口称为工作簿窗口，它表示程序正在处理的“文档”，在Excel中称为工作簿。

工作簿是一个Excel文件（其扩展名为.xls，类似于Word中的文档.doc文件）。

●工作表标签：

一个工作簿默认状态下含有三个工作表，分别命名为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。

图3-1所示目前打开的是工作表“Sheet1”，通过单击工作表标签可以实现工作表间的切换。

●工作表标签滚动按钮：

一个工作簿最多可以含有255个工作表，如果工作表过多，在工作表标签行显示不下，可以单击工作表标签滚动按钮来显示工作表名称。

●列标和行号：

工作表的工作区域是由网格组成的，在默认状态下，Excel使用A1引用类型。

这种表示法用字母标示网格的列（A～IV，共256列），用数字标示网格的行（1～65536）。

●单元格：

指由网格线围成的矩形区域，它是Excel中最小的独立单位，可以保存文字、数据等信息。

它的地址是由所在位置的列标和行号构成的，如A3表示第3行A列处的单元格。

鼠标单击某个单元格后则该单元格的框线变成黑色，称该单元格为当前单元格，图3-1中的当前单元格是D3。

●名称框：

显示当前选定的单元格或区域的地址、名称。

●编辑栏：

用来输入或编辑当前单元格的值或公式。

步骤3

仿照对Word窗口的操作方法，也可以定制Excel窗口，如：

显示或隐藏工具栏、改变工具栏的位置、自定义工具栏上的按钮及设置智能折叠菜单等操作。

详细内容可参照第2-1节任务2。

（4）归纳分析

Excel窗口与Word非常近似，学习的过程中应当抓住两者的区别。

Excel窗口是由两套窗口组成的，即程序窗口和工作簿窗口，工作簿类似于Word中的文档。

当工作簿窗口最大化后，这两个窗口的标题栏会重叠在一起，如图3-2所示。

图3-2

Excel中有三个非常重要的概念，他们是：

工作簿、工作表和单元格，要正确理解他们之间的关系。

工作簿是扩展名为.xls的Excel文件，打开Excel程序后，Excel会自动创建一个名为“book1”的工作簿；

默认状态下一个工作簿含有三个工作表，用户可以在不同的工作表中建立不同类型的表格，通俗地讲工作簿就像一本书，工作表是书中的章节；

工作表是由单元格组成的，单元格是Excel中最小的独立单位，可以保存文字、数据等信息，可以用单元格所在位置的列标和行号表示单元格的地址。

任务2手工输入工作表的数据

工作表的数据可以分为两类：

常量和公式。

常量主要包括：

字符、数字、日期和时间，本任务只讨论常量的输入，建立一个如图3-3所示的表格，有关公式输入的问题在后面介绍。

图3-3

在图3-3所示的表格中，主要涉及到了以下几类数据：

字符、数值、日期和数字字符串。

只需选定单元格后通过键盘直接输入即可。

启动Excel后，系统自动建立一个工作簿“book1”，在工作表“Sheet1”中单击A1单元格，使其成为当前单元格。

此时名称框中出现当前单元格的地址“A1”。

键入“基本情况调查表”后，按回车键则刚键入的字符存入A1单元格，同时下方的单元格A2成为当前单元格（若按光标移动键“→”，则右侧的单元格B1成为当前单元格）。

在A2～A5单元格中键入相关内容，每次键入完毕后都要按回车键，在输入的过程中，编辑栏也会出现输入的字符，同时在其左侧会出现“取消”和“输入”两个按钮。

输入字符时要注意以下事项：

●默认状态下，字符在单元格中左对齐。

●输入过程中若要取消正在输入的内容，可按【Esc】键或单击编辑栏左侧的“取消”按钮；

若要将正在输入的内容存入当前单元格，可按回车键或单击编辑栏左侧的“输入”按钮。

●当字符串过长超过单元格的宽度时，会出现假“溢出”的现象，此时若右侧的单元格为空单元格时，超出部分会一直延伸到右侧单元格，但是超出部分并没有占用右侧的单元格，整个字符串作为一个整体保存在一个单元格中；

若右侧的单元格有内容时则超出部分会隐藏，不在右侧单元格显示。

在“出生日期”一列输入数据。

此列的数据类型是日期型。

在常规格式下，用户输入的数据应符合Excel规定的日期格式，以1982年10月20日为例，用户可以采用1982-10-20、1982/10/20、20-Oct-1982等格式。

有关日期的格式设置问题我们会在后面讨论。

步骤4

在“入学成绩”一列输入数据，此列的数据类型是数值。

输入数值时要注意以下事项：

●默认状态下，数值在单元格中右对齐。

●在常规格式下，若输入的数值超过单元格的宽度时，会自动转成科学计数法表示，如输入“123456789123456”，单元格显示为“1.23457E+14”，表示1.23457×

1014。

●如果要输入分数，如1/2，单元格内先输入一个数字0（零），然后按一下空格键再输入1/2。

若要输入41/2，单元格内先输入一个数字4，然后按一下空格键再输入1/2。

步骤5

输入“联系电话”一列的数据，此列的数据是数字字符串，这类数据是无须计算的数值常用来表示电话号码、邮政编码等信息。

为了与数值区别，在输入时先键入一个单引号（'

）然后再输入数字字符串。

数字字符串具有字符的特点，默认状态下单元格内左对齐。

在完成本任务的操作中，我们应当抓住Excel与Word在输入数据时的区别，加以比较，从而掌握Excel的特点。

在Word文档中，对键入的内容是不区分类型的，都被当作文本来处理。

Excel将键入的内容分成不同的类型，每种类型的数据都有自己的默认格式，这是两者的最大区别。

在Word中只有当一段结束时才按回车键，而Excel中向单元格输入数据的时候，当输入完毕后一定要按回车键（或光标移动键），否则Excel认为输入未结束，插入点还会在该单元格中，这时许多操作无法进行。

任务3自动填充工作表的数据

除了可以手工输入数据外，还可以使用Excel提供的自动填充功能向工作表中快速输入数据。

实现自动填充数据是有条件的，只有相邻单元格的数据相同或具有某种变化规律时才可以使用。

如图3-4所示，本任务主要讨论三种常见情况，首先讨论当相邻单元格的数据相同时（图3-4中A列）如何快速地复制数据；

然后讨论向相邻单元格填充序列（图3-4中C列）的操作；

最后介绍向相邻单元格中填充具有某种规律数据（图3-4中E列）的操作方法。

图3-4

本任务的操作涉及到了Excel的一个重要概念：

填充句柄。

如图3-5所示，鼠标单击某个单元格后，则该单元格成为当前单元格，在当前单元格的右下角会出现一个黑色矩形的标记，用鼠标指向它，指针会变成细十字形状，这个标记称为填充句柄。

它在数据填充操作中有重要的作用，拖动填充句柄就可以完成自动填充的操作。

图3-5

首先在A1单元格中键入字符“首都医科大学”，鼠标指针移动到该单元格的填充句柄处，此时指针变为细十字形状，向下拖动它直到A10单元格，然后松开鼠标，如图3-4所示，在A2～A10单元格均填充了“首都医科大学”。

相邻单元格填充相同的内容时也可以这样操作：

首先将鼠标移动到A1单元格，按住鼠标左键拖动到A10单元格，此时选定了A1单元格～A10单元格的一个矩形区域。

键入“首都医科大学”后按住【Ctrl+Enter】键，如图3-6所示，也可以达到图3-4所示的效果。

图3-6

Excel已经事先定义好了许多数据序列，图3-4中C列的“一月、二月……十二月”就是一个已定义好的数据序列。

此时单击选中C1单元格，键入“一月”后，拖动其填充柄至C12单元格，Excel就会依次填充该序列的数据，效果如图3-4所示。

注：

若序列的数据用完，Excel会再从头开始读取数据。

即“一月、二月……十二月、一月……”。

用户可依次单击菜单栏上的【工具】→【选项】菜单命令，弹出的“选项”对话框中，选择“自定义序列”选项卡，查看Excel中已定义的数据序列。

Excel允许用户自己定义填充序列，使填充操作更加方便。

下面我们将某学校的各个部门如学生处、教务处、研究生部、科技处及财务处等定义成一个新的序列。

依次单击菜单栏上的【工具】→【选项】菜单命令，弹出“选项”对话框，单击“自定义序列”选项卡，选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，在右侧的“输入序列”文本框中，键入自己定义的新序列（序列中不要出现阿拉伯数字），新序列的每一项用回车键分开。

单击【添加】命令按钮，将新的序列添加到左侧的列表框中，如图3-7所示。

最后单击【确定】命令按钮，关闭“选项”对话框。

图3-7

添加完自定义的序列后，我们可以采用步骤2的操作方法，将该序列填充到工作表中。

Excel除了可以自动填充数据序列外，还可以向相邻单元格中填充具有某种规律（如等差、等比）的数据，图3-4中E列的数据就是具有等差规律的一组数据。

首先在E1单元格中输入起始值“1”，然后选定要填充的区域（从E1拖动鼠标至E12），依次单击菜单栏上的【编辑】→【填充】→【序列】菜单命令，如图3-8所示，弹出“序列”对话框。

图3-8

在“序列产生在”栏中选定数据填充的方式，本任务中选择“列”单选按钮；

“类型”栏中选择填充数据的规律，在此选择“等差序列”单选按钮；

“步长值”文本框中键入公差“2”。

单击【确定】命令按钮，关闭“序列”对话框，填充效果如图3-4（E列）所示。

对于具有等差规律的数据填充，还可以采用以下方法：

在填充区域的起始单元格中键入数据的起始值，在下一个单元格中键入数据的第二个数值，本任务中依次在E1和E2单元格中键入“1”和“3”，这两个单元格中数值的差决定了该等差序列的增长步长，然后拖动鼠标选定这两个单元格，左键拖动选定区域右下角的填充句柄，即可填充如图3-4（E列）所示的等差序列。

本任务分三种情况，系统地讨论了自动填充工作表数据的操作方法，可以看出填充句柄在数据填充操作中起着重要的作用。

如果起始单元格输入的不是序列数据，拖动填充句柄可以实现相邻单元格的数据复制；

如果起始单元格输入的是序列数据，拖动填充句柄可以实现序列数据的自动填充。

对于具有某种规律（如等差、等比）的数据填充，我们只介绍了等差序列的填充操作，对于其他类型的序列填充可以仿照等差序列填充的操作方法，本任务中不再详述。

另外，Excel中对于包含阿拉伯数字的文本也可以实现自动填充，图3-9给出了可以实现自动填充的各种式样，这种操作方法在工作中经常被采用，可以大大提高工作效率。

有时选定当前单元格后，其右下角没有出现填充句柄，对于这种情况可处理如下：

依次单击菜单栏上的【工具】→【选项】菜单命令，如图3-10所示，在弹出的“选项”对话框中，选择“编辑”选项卡，选定“单元格拖放功能”复选框即可。

图3-9图3-10

任务4其他基本操作

其他基本操作是指工作簿的打开、保存、新建、关闭及工作簿的保护，这些操作与Word文档操作基本相同，区别仅在于工作簿是扩展名为.xls的文件，而Word文档是扩展名为.doc的文件。

具体操作过程可参照第2-1节的相关内容。

3-2管理工作表

工作表是用户经常面对和需要管理的对象，它是Excel的基础，表格的制作、数据的处理都是在工作表中进行的。

工作表的管理主要包括工作表的选定、插入、复制、删除、重命名和安全管理等内容。

任务1选定工作表

在默认状态下，一个工作簿中包含三个工作表，但只有当前活动工作表是可以处理的，所以在处理某一个工作表之前，一定要先选定该工作表。

工作表的选定包含以下几种情况：

●选定单张工作表为当前活动工作表。

●选定两张以上相邻的工作表。

●选定两张以上不相邻的工作表。

●选定工作簿中所有工作表。

若选定单张工作表，单击工作簿窗口中的工作表标签即可。

若要选定两张以上相邻的工作表，先选定第一张工作表的标签，然后按住【Shift】键再单击最后一张工作表的标签。

如图3-11所示，选定了三个相邻工作表后，工作簿窗口只显示第一张工作表，此时窗口的标题栏在工作簿名后面会出现“［工作组］”的提示字样，表明被选定的三个工作表组成了一个工作组。

图3-11

若要选定两张以上不相邻的工作表，先选定第一张工作表的标签，然后按住【Ctrl】键再依次单击其他工作表的标签即可。

同步骤2一样，工作簿窗口只显示第一张工作表，此时窗口的标题栏在工作簿名后面会出现“［工作组］”的提示字样，表明被选定的三个工作表组成了一个工作组。

若要选定工作簿中所有工作表，右击某个工作表的标签，如图3-12所示，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”选项。

图3-12

选定多个工作表的目的，是为了可以对成组的工作表进行编辑和格式设置，从而提高工作效率。

例如：

图3-11所示选定了三个相邻工作表后，如果我们在第一张工作表的A1单元格键入某些字符后，可以发现同组中的其他工作表也会在各自的A1单元格中自动出现相同的内容。

任务2工作表的插入与删除

因为在默认状态下，一个工作簿中只包含三个工作表，如果工作中需要更多的工作表，那么就要插入新的工作表，如果工作簿中包含无用的工作表最好将其删除，以保持工作簿的整洁。

本任务主要讨论如何根据工作的需要插入或删除工作表。

插入或删除工作表的操作既可以通过工作表的快捷菜单，也可以通过菜单栏的菜单命令来实现，两种操作方法略有区别。

在插入工作表之前，先要选定一个工作表，插入的工作表总是位于选定的工作表之前。

依次单击菜单栏上的【插入】→【工作表】菜单命令，即可在选定的工作表之前插入一张新的工作表。

若选定了多个工作表，则可同时插入与选定数目相同的工作表。

也可以使用快捷菜单插入工作表，鼠标右键单击选定的工作表，在快捷菜单中选择“插入”选项，如图3-13所示，此时会弹出一个“插入”对话框。

在“常用”选项卡中选定“工作表”，单击【确定】命令按钮，即可在选定的工作表前插入新的工作表。

同样若选定了多个工作表，则可同时插入与选定数目相同的工作表。

图3-13

若要删除工作表，首先要单击工作表标签选定将要删除的工作表，然后依次单击菜单栏上的【编辑】→【删除工作表】菜单命令，弹出如图3-14所示的确认删除对话框，单击【确定】命令按钮，选定的工作表就被删除了。

如果选定了多个工作表，则可以同时删除选定的多个工作表。

图3-14

删除工作表也可以使用快捷菜单，鼠标右键单击要删除的工作表，在快捷菜单中选择“删除”选项，弹出如图3-14所示的确认删除对话框，单击【确定】命令按钮，选定的工作表就被删除了。

工作表的插入与删除，是日常工作中经常使用的操作。

本任务介绍了两种相关的操作方法：

使用命令菜单和使用快捷菜单。

在操作中要注意区分两种方法的差别，在插入工作表时，使用快捷菜单会弹出一个对话框，而使用命令菜单不会出现对话框；

删除工作表时，选择快捷菜单的“删除”选项，而使用命令菜单选择“删除工作表”选项（【编辑】中也有“删除”选项，但不是删除工作表的）。

在实际工作中，如果你总是需要大于三个工作表的工作簿，虽然可以采用插入工作表的方法满足工作的需要，但这不是最好的操作方法。

此时，用户可以提前预设好一个工作簿中包含的工作表数目，这样每次启动Excel后就不用再插入工作表了。

具体操作步骤如下：

依次单击菜单栏上的【工具】→【选项】菜单命令，如图3-15所示，弹出“选项”对话框，单击“常规”选项卡，在“新工作簿内的工作表数”文本框中选择或键入一个数值，单击【确定】命令按钮，关闭“选项”对话框。

以后建立的新工作簿，将含有预设数目的工作表。

图3-15

任务3移动或复制工作表

本任务主要解决以下问题：

在同一工作簿中如何调整工作表的排列顺序以满足用户的需要，如何在同一工作簿中复制已有的工作表；

如何实现工作表跨工作簿的移动或复制。

工作表的移动或复制有两种常用的操作方法：

使用鼠标拖动和使用菜单命令。

在同一工作簿中移动或复制工作表时最好使用第一种操作方法；

跨工作簿移动或复制工作表时最好使用第二种操作方法。

若要在当前工作簿中移动工作表以调整工作表的排列顺序，可用鼠标左键沿工作表标签栏拖动要移动的工作表标签，到达目标位置后松开鼠标即可。

若要在当前工作簿中复制工作表，需要按住【Ctrl】键的同时，拖动工作表标签到达目标位置，松开鼠标后再释放【Ctrl】键。

要实现工作表的跨工作簿移动或复制，首先应当明确哪一个是源工作簿（操作前工作表所在的工作簿），哪一个是目标工作簿（工作表将要移动或复制到的工作簿）。

本任务中我们打开一个名为“练习.xls”的工作簿作为源工作簿，然后新建一个名为“Book2.xls”的工作簿作为目标工作簿。

在源工作簿中选定将要移动或复制的工作表，如选定“Sheet1”工作表，依次单击菜单栏上的【编辑】→【移动或复制工作表】菜单命令，如图3-16所示，弹出“移动或复制工作表”对话框。

图3-16

在对话框的“工作簿”下拉列表框中，选定目标工作簿，在此选定“Book2”，“Book2”工作簿中有三个工作表，在“下列选定工作表之前”列表框中，单击选定将要在其前面插入移动或复制工作表的工作表。

如果要复制工作表，选中“建立副本”复选框。

单击【确定】命令按钮，即可完成工作表跨工作簿的移动或复制。

（4）归纳总结

工作表的移动或复制涉及到两种情况，针对不同的情况我们应当采用最佳的操作方法。

任务4工作表的拆分及工作表的重命名

本任务主要解决以下两个问题：

当我们向工作表中录入数据的时候，经常要参照表格的第1行或第1列的内容，对于较大的表格，标题已经超出了屏幕，如图3-17所示，如何解决此问题？

图3-17

在默认状态下Excel总是以Sheet1、Sheet2、Sheet3等作为工作表的名字，为了使工作表的名字更为直观用户如何对工作表重命名？

仿照第2-4节任务6中Word处理大型表格的操作方法，我们可以用拆分窗口的方法来解决第一个问题，拆分窗口的含义是指将一个大工作表不同位置的两部分分别显示在两个窗格中。

对于工作表的重命名Excel提供了非常简捷的操作，只要满足工作表的命名规则，用户可以为工作表起任意的名字。

在工作簿窗口垂直滚动条的上方和水平滚动条的右侧各有一个拆分框，将鼠标指向垂直滚动条上方的拆分框，当指针变成双箭头形状时拖动鼠标即可将窗口拆分，如图3-18所示，此时当我们在下方窗口向工作表中录入数据时就可以很方便地看到在上一个窗口中显示出的表格标题行。

当不需要拆分窗口时可用鼠标将拆分框拖回原位置。

如果工作表比较宽，可以拖动水平滚动条右侧的拆分框，将工作簿窗口分成左右两个窗格。

图3-18

若要重命名工作表，可双击要重命名的工作表标签，此时该标签反白显示，键入工作表的新名称后按回车键即可。

也可以鼠标右键单击要重命名的工作表标签，弹出的快捷菜单中选择“重命名”选项，此时该标签反白显示，键入工作表的新名称后按回车键即可。

不论是Word还是Excel都可以采用拆分窗口的操作方法来处理大型的表格，这种操作方法在实际工作中经常采用。

为工作表重命名时，在输入新名称完毕后，一定要按回车键，否则Excel认为输入未结束，这时许多操作无法进行。

工作表的名称要符合以下规则：

●不能超过31个字符。

●不能使用以下字符：

问号（？

）、冒号（：

）、斜杠符号（/）、星号（*）及方括号。

●工作表的名称不能为空。

任务5工作表的保护

如图3-19所示，我们打开了一个工作簿文件“练习.xls”，此工作簿中共包含三个工作表Sheet1、Sheet2和Sheet3。

如果三个工作表中只有Sheet1是重要的表格不能被人删改，需要保护；

而其他两个工作表可以被删改，不需要保护。

这种情况下如何操作才能恰当的解决此问题？

图3-19

仿照第2-1节任务9对Word文档的保护操作，我们可以为该工作簿设置“打开权限密码”或“修改权限密码”，但是这样作的结果使Sheet2和Sheet3也被保护起来，显然这种操作方法是不可取的。

若要实现对工作表Sheet1的单独保护，可采取以下两种操作方法：

第一种方法是将工作表Sheet1隐藏起来，但这只是一种低级的操作，因为稍微懂得Excel操作的人就可以将其显示出来，并对其进行修改；

第二种方法是为Sheet1设置密码，只有知道密码的用户才有权力对其进行修改，显然这是一种比较好的方法。

要将Sheet1隐藏起来，首先单击工作表标签选定该工作表，然后依次单击菜单栏上的【格式】→【工作表】→【隐藏】菜单命令，此时如图3-20所示，工作表Sheet1被隐藏，其标签不再出现。

图3-20

要将已隐藏的工作表显示出来，只需依次单击菜单栏上的【格式】→【工作表】→【取消隐藏】菜单命令，如图3-21所示，弹出“取消隐藏”对话框，在“重新显示隐藏的工作表”列表框中单击选定要重新显示的工作表名称，单击【确定】命令按钮，即可将Sheet1重新显示。

图3-21

图3-22

下面为工作表Sheet1设置保护密码，首先单击工作表标签选定该工作表。

然后依次单击菜单栏上的【工具】→【保护】→【保护工作表】菜单命令，如图3-22所示，弹出“保护工作表”对话框，对话框中根据需要对其中的选项进行选择，在“密码”文本框中键入密码（如果密码使用英文字母，要注意