公司物资采购管理制度完整版Word格式.docx
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总公司审核批准
矿长审核批准
单件或单批在10万元以下物资由公司主管领导批准执行
结果提交主管副总或总经理审批
采购部门按批复意见拟定商务合同或技术合同
合同执行
按合同评审流程审核
相关表格：
1、设备物资采购计划审批表2、询价表3、招标结果评审表4、合同评审表
备注：
询价、比价工作由各单位采购员和物资采购管理部同时进行，直接采购物资需2人以
上参加。
第八条物资采购计划的形成及申报：
1、公司所属各单位作业单元（如掘进队、综采队、机电队等，下同）根据本单位月生产作业计划安排，报出下月材料需求计划交各单位采购员汇总，由各单位采购员会同仓库管理员、矿技术员、单位相关领导对所需材料的名称、规格型号、数量、用途等进行认真核对确认，填写《×
×
设备物资采购计划审批表》
，报单位领导签字确认，形成当月的材料采购计划。
2、《×
设备物资采购计划审批表》上报公司之前，需由本单位采购员询价之后方可上传公司，并在备注栏注明询价单位、联系人、联系电话等信息。
3、下月的材料采购计划需在当月25号前填报完毕。
4、正常情况下，各单位材料申报次数为1～3次，超出此范围需由本单位领导报请公司领导批准。
第三章 计划审批
第九条公司物资采购管理部须在2个工作日内，对各单位申报的材料计划进行汇总审核，并提出处理意见。
审核内容包括
物资采购的必要性、物资名称、规格型号、数量、用途、生产厂家、单价、现有库存等。
第十条计划审批：
正常情况下，当月的材料计划单批物资或单套设备金额在5万元以下的由物资采购管理部审核批准，5万元以上的由招标采购委员会审核批准。
特殊情况下，单批物资或单套设备金额在10万元以下的，报公司主管副总经理批准；
单批物资或单套设备金额在10万元以上的，报公司主管副总经理审核，总经理批准。
第十一条公司物资采购管理部根据招标采购委员会及公司
领导的批示，应及时组织开展物资采购工作。
批示为由单位自主采购的，由单位自主比质比价采购；
批示为由定点供应商供应的，由物资采购管理部通知供应商供货；
批示为招标采购的，由物资招标采购委员会组织开展招标采购工作。
第十二条物资采购到货时间不得超过需求单位要求的最迟
时间。
物资采购方式包括：
物资询价比价采购、物资招标采购两种。
第四章物资询价、比价采购
第十三条物资询价、比价采购指不够招标条件的物资，通过各单位采购员和物资采购管理部分别询价两家以上供应商，经
物资采购管理部研究确定供应商并组织采购。
第十四条公司对以下物资实行询价、比价采购：
1、各单位日常所需低值易耗品、批量小、零散的物资；
2、价值较低的单台非通用设备及配件；
3、只能从唯一供应商处获得的物资；
4、出现不可预见的生产急需，来不及招标采购的物资；
5、民爆产品和涉及国家安全的物品；
第十五条公司对纳入询价、比价采购的物资，实行分区域
建立相对稳定的定点供应商制度。
1、低值易耗品、小批量、零散物资，可按公司批复意见，由需采购单位直接到经公司确认的定点供应商处采购，物资采购管理部按月到供应商处对单结算；
2、遇有发生影响生产，威胁安全的紧急事件，急需采购的物资，按以下方式进行采购：
洗煤厂、生产规模在15万吨以下的煤矿：
所需物资金额在
5000元以下的，可由单位领导班子开会形成决议后，由单位自行采购，之后补办相关手续;
金额在5000元以上的，应先报告物资采购管理部，根据物资采购管理部意见组织采购;
生产规模在15万吨及15万吨以上的煤矿：
10000元以下的，可由单位领导班子开会形成决议后，由单位自行采购，之后补办相关手续;
金额在10000元以上的，应先报告物资采购管理部，根据物资采购管理部意见组织采购。
3、上述紧急采购，应在定点供应商之间组织采购，特殊情况，报物资采购管理部同意后组织采购。
4、紧急采购应由单位领导班子开会确定属于紧急采购，并形成决议之后报送公司，并及时补办相关手续。
第十六条公司在研究确定区域供应商时，应充分考虑其地
域因素、供货能力、产品质量、价格、售后服务、供货稳定性等。
同一区域的同质商品须确立不少于两个竞争性供应商并对其实施有效的监控和管理。
物资采购管理部汇总调查情况，填制邀标资格预审表
第十七条区域供应商确定后，双方应签订合作协议，明确
双方的权利、义务。
第五章物资招标采购
第十八条物资招标采购是指通过公开招标、邀请招标和竞争性谈判确定合格供应商供应物资的活动。
公开招标，是指招标
人邀请不少于三个不特定的法人或者其他组织投标；
邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请不少于三个特定法人或者其他组织投标；
竞争性谈判，是指直接邀请一到两个符合条件的投标人就物资采购事宜进行谈判的招标形式。
物资招标采购委员会讨论决定进行投标或议标
第十九条物资招标采购流程
物资采购管理部、相关单位、技术负责人通过各自的渠道了解，对各厂家的生产能力、质量、业绩、价格、进行调查，并出具书面意
物资采购管理部组织子公司、煤矿、技术工程师初选出投标单位
通过资格预审，设备供应单位与技术部门进行技术交底
投标单位在公司财务缴纳投标保证金后可参加投标
招标委员会根据资格预审情况商议确定最终邀标单位及招投标时间，由物资采购管理部制作好邀标书
技术部门签订技术协议，物资采购管理部签订商务合同
开标后通过综合评标，现场考察，招标委员会确定中标单位
1、招投标初选统计表2、邀标单位资格预审表3、招投标结果评审表
第二十条在招投标活动中，出现以下行为之一的，公司应
中止招、投标活动或宣布中标无效，并由公司对责任人进行调查处理，构成犯罪的，依法移送司法机关。
1、招标人因弄虚作假，导致投标方做出错误反应，并造成损失的；
2、招标人泄露招标秘密的；
3、招标人与投标人相互串通、搞虚假招标投标的；
4、投标人之间互相串通，哄抬标价或暗推中标人的；
5、招标小组工作人员滥用职权，以不正当手段干扰招、投标工作的；
6、招标小组成员收受投标人或其他利害关系人的财物和其他好处而干扰招、投标工作的。
第二十一条 具体招标采购工作要求按公司《招投标管理办
法》执行。
第六章供应商管理
第二十二条供应商是指与公司各单位发生物资采购活动的法人、其它组织或个人。
供应商管理是指对供应商的资质、供应
能力、信誉等进行全方位、动态管理的过程。
第二十三条物资采购管理部要对准入的供应商进行分类并建立供应商档案，纳入日常管理。
每月至少一次交叉人员考察供应商的产品质量、价格、服务等。
每年根据供应商的资质、产品质量、价格、交货期、信誉度等，对已准入的供应商进行一次考
核评定，确认合格供方。
第二十四条 供应商准入的基本条件：
1、资质资信证明齐全（企业营业执照、税务登记证、企业组织代码证、生产许可证、煤安标志、防爆合格证、CCC强制认证等）；
2、有良好的资金、财务状况，能提供增值税专用发票；
3、能自觉遵守法律、法规，具有良好信誉；
4、在同行业中，业绩优良、知名度高、产品竞争力强；
5、愿意长期合作，诚实守信，互惠互利，实现双赢。
第二十五条 发现有下列行为之一者，立即终止其供应业务并取消其合格供方资格。
1、提供的相关证件及资料有伪造现象的；
2、所供物资以次充好，造成公司损失的，或一年内出现两次因质量问题而索赔的；
3、中标后不能按合同要求履约的；
4、报价不实事求是，采取低价策略进入后不履约的；
5、向采购人员行贿或为其提供不正当利益的；
6、已停止生产、经营或变更生产、经营范围，不再具备准入条件的。
第七章物资索赔管理
第二十六条 物资索赔指发现采购的物资存在质量或数量问题时，在法律规定的有效期内对供应商进行索赔的活动。
第二十七条 物资索赔的范围：
1、在使用过程中发现存在质量问题的物资；
2、在物资验收中发现质量、数量问题的物资；
3、采购的物资不符合合同规定，存在违约情况的物资。
第二十八条 物资索赔方式有退货、换货、退款和扣罚违约金等形式。
第二十九条 采购的物资因质量或数量存在问题时，由使用单位提出索赔要求。
第三十条使用单位提出索赔要求后，采购部门和相关管理部门应立即组织有关人员调查、核实情况。
第三十一条 确认属物资质量问题或数量短缺而进行索赔的，由采购部门向供应商进行索赔并对使用单位赔付。
第三十二条 供应商对提出的物资索赔有异议时，由双方协商解决。
若协商无果，可依法提起仲裁或诉讼。
第三十三条 各单位要对物资索赔情况做好登记、备案工作。
第三十四条 物资索赔工作要严格按合同和有关协议规定的违约责任执行。
第三十五条 物资到货数量短缺超出误差范围，按相差数量进行索赔或按实际到货数量结算。
第三十六条 物资在未投入生产使用前，发现存在质量问题，应换货或退货，如影响生产或造成停工待料要扣罚供应商违约金。
第三十七条 物资在使用过程中发现存在质量问题，没有造
成重大损失时，按直接损失金额进行赔付；
如果因质量问题造成重大安全、生产事故的，按有关法律、法规的规定执行。
第三十八条 物资索赔过程中发生的费用，由责任方承担。
第三十九条 索赔工作从明确责任之日起，属当地采购的物资一周内完成；
属异地采购的物资在一个月内完成。
第八章采购纪律
第四十条采购人员必须服从命令，听从指挥，做到令行禁止，服从大局，团结协作。
第四十一条 采购人员应严格按照审核和审批要求进行采购。
第四十二条 严禁采购相关人员越权办理业务，原则上采购行为及与采购有关的谈判均需两人以上同时参加，采购员、仓库保管员、出纳为不兼容岗位，不得由一人同时担任两个岗位工作。
第四十三条对采购或采购管理中违反规定的事项，公司每位员工均有责任向上级报告，涉及上级人员违规的，应向更上一级报告，对知情既不制止又不报告的不作为员工，相应部门有权按公司的相关规定处理或者报公司总经理办公会处理。
第四十四条 从事采购业务的员工，应恪守职业道德，以饱满的工作热情、用心用情、爱岗敬业、遵章守纪、勇于创新、追
求完美为基本的履职原则，切实做好采购工作，维护公司利益，保障生产经营的顺利进行。
第四十五条 公司对在采购工作中，作出显著成绩的员工给
予奖励，对在采购工作中，不恪守职业道德，违规违纪，营私舞弊，损害公司利益的员工，一律作开除处理。
给公司造成经济损失的，赔偿可核算的损失。
第九章附则
第四十六条 本制度由云南工投集团动力配煤股份有限公司物资采购管理部拟定，修改时亦同。
第四十七条 本制度经总经理审批后下发执行，其它有关物资采购制度同时废止。
第四十八条 附件
1、《煤矿设备物资采购计划审批表》
2、《煤矿设备物资价格询价情况表》
3、《招投标结果评审表》
4、《云南工投集团动力配煤股份有限公司合同评审表》
5、《设备物资供应单位招投标初选统计表》
6、《邀标单位资格预审表》
煤矿设备物资采购计划审批表 NO.
物质类别:
计划项目：
申购日期：
序号
采购物资名称
生产厂家
规格型号
特殊要求
单位
参考单价
请购数量
批准数量
合计金额
（元）
用 途
备注
申购部门
采购员
矿长
总公司主管部门
物质采购管理部
财务部门
招投标委员会意见
总经理
申购部门负责人
第14页共17页
物资名称
生产厂家或品牌
本次需求（单位）
供货商
单价
联系电话
联系人
采购单位询价
物资采购管理部询价
主管部门
意见
物质采购部门
总公司
批复价
领导批示：
煤矿设备物资价格询价情况表 编号：
招投标结果评审表
申请日期：
编号：
招投标物资名称
设备规格型号及技术要求
采购数量
概算金额
供应商及联系电话
资质评价
供货业绩情况
报价
最终价
报价说明
售后服务
综合评价
A
B
C
经审查，上述供应商均有能力提供上述采购设备，经过招投标我们拟定 作为中标单位，
理由是：
技术部门意见：
子公司/煤矿负责人意见：
公司物资采购管理部意见：
公司分管领导意见：
财务部门意见：
总经理审批：
云南工投集团动力配煤股份有限公司合同评审表
编号：
合同名称
合同签订地点
发 包 方
承包（供应）方
合同金额
合同基本内容：
合同签订情况：
经办人意见
技术部门意见
子公司领导意见
主管部门意见
法律顾问意见
财务部门意见
主管领导意见
总经理意见
云南工投集团动力配煤股份有限公司物资采购管理制度 第15页共17页
设备物资供应单位招投标初选统计表
日期：
第17页共17页
设备物资名称
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技术负责人
子公司/煤矿
物资采购管理部
其它
邀标单位资格预审表
设备名称
厂商名称
厂商公司地址
电话
厂商及产品描述：
厂商业绩情况：
产品现场使用及服务情况
物资采购管理部意见
子公司/煤矿意见
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