Office中文版操作教程Word文档格式.docx

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使用Word编辑文档，首先要学会如何创建文档，如何根据要求保存文档，这样才能进行Word文档的基本操作。

1．创建文档

创建文档常用的方法有以下几种：

（1）选择“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeWord2003”命令，如图1.2.1所示。

这样启动Word应用程序后，系统会自动创建一个命名为“1-MicrosoftWord”的文档。

图1.2.1选择“MicrosoftOfficeWord2003”命令

2．保存文档

在编写文档的过程中，文档的内容只是临时性的保存在计算机的内存中，保存文档是将编辑好的文档在计算机中进行永久性的保存，以便以后继续使用。

保存文档的操作步骤如下：

（1）选择“文件”→“保存”命令，或单击“常用”工具栏中的“保存”按钮

，即可保存正在编辑的文档，如果是保存新建的文本，在选择“文件”→“保存”命令后，会弹出“另存为”对话框，如图1.2.2所示。

（2）完成设置后，单击“保存”按钮，即可保存文档。

图1.2.2“另存为”对话框

三、打开和关闭文档

打开和关闭文档是Word中最基本的操作。

1．打开文档

打开文档操作是打开已经存在的文档，主要有以下几种方法：

（1）选择“文件”→“打开”命令，弹出“打开”对话框，如图1.3.1所示。

从“查找范围”下拉列表框中选择要打开的文档，单击“打开”按钮即可打开文档。

图1.3.1“打开”对话框

（2）单击“常用”工具栏中的“打开”按钮

，同样弹出“打开”对话框，在文件列表框中选择要打开的文档，单击“打开”按钮，打开文档。

2．关闭文档

关闭文档的常用方法有以下两种：

（1）选择“文件”→“关闭”命令，即可关闭文档。

（2）单击“关闭”按钮

，通过关闭窗口也可关闭文档。

第二节文档的基本操作

文档的基本操作主要包括输入文本、编辑文本以及样式和模板的使用。

虽然内容比较简单，但其具有重要的基础作用。

一、输入文本

输入文本是Word2003中最基本的操作。

即通过键盘输入文字，当然也包括一些标点符号和特殊符号。

1．输入文字

输入文字是文档操作的第一步，打开文档后，在工作区中可以看到一个闪烁的光标，这就是当前要输入文本的位置。

在Word中输入文字的操作步骤如下：

（1）单击桌面右下角的输入法指示器，在弹出的输入法菜单中选择所需的输入法。

（2）从键盘输入文字。

使用“智能ABC输入法”，此时输入法会按照输入的拼音逐步联想要输入的文字，当输入到行末的时候，程序会自动换行，如果按“Enter”键，光标就跳到下一行的开始处。

（3）当出现错别字时，可以按“BackSpace”键或“Delete”键删除错别字。

“BackSpace”键是删除光标之前的文字；

“Delete”键是删除光标之后的文字。

（4）整个文档输入完毕后保存并关闭文档。

2．输入标点符号和特殊符号

输入标点符号可以直接从键盘上输入，但有些特殊的符号在键盘上没有明确表示。

在Word2003中，提供了多种类型的符号，可以寻找并插入这些特殊符号。

（1）下面以插入数学运算符“∈”为例，介绍如何插入特殊符号，其操作步骤如下：

1）将光标移动到要插入符号的位置。

2）选择“插入”→“符号”命令，弹出“符号”对话框，如图2.1.1所示。

图2.1.1“符号”对话框

3）在“字体”下拉列表框中选择“普通文本”选项；

在“子集”下拉列表框中选择“数学运算符”选项。

4）选中符号“∈”，然后单击“插入”按钮，被选中的符号“∈”就插入到相应位置了。

注意：

也可以选择“插入”→“特殊符号”命令，弹出“插入特殊符号”对话框，进行选择。

（2）如果一个符号在输入过程中多次用到，就需要自定义快捷键。

自定义快捷键的操作步骤如下：

1）在“符号”对话框中选中要使用的符号。

2）单击“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，如图2.1.2所示。

图2.1.2“自定义键盘”对话框

（3）在“请按新快捷键”文本框中输入习惯使用的快捷键。

（4）单击“指定”按钮，则在“当前快捷键”文本框中出现刚才自定义的快捷键。

（5）单击“关闭”按钮，完成操作。

以后插入该符号时，直接使用自定义的快捷键就可以了。

自定义的快捷键不能与系统指定的快捷键相冲突，否则系统原来的快捷键将不起作用。

二、编辑文本

在编辑文本时，通常会对文本进行选择、移动、复制、删除和查找替换等操作，熟练掌握这些操作方法可以提高工作效率。

1．选择文本

不管是复制或是删除文本，都必须先将文本选中。

当文本呈现反白显示状态时说明被选中，在Word文档中，一次只能选中一个区域，重新选择新区域时，旧的区域会自动消失。

选择文本主要有以下几种常用方法：

（1）将光标指向需要定义的文字开始处，按住鼠标左键拖动，直到定义的文字结束处松开鼠标左键，如图2.2.1所示。

图2.2.1选择文本

（2）按住“Ctrl”键的同时，单击句中任何位置，即可选中整句。

（3）移动光标到文档左边缘，这时鼠标指针状态，单击鼠标即可选中指针对准的行，如图2.2.2所示。

同样方式，如果要选择一段，双击鼠标即可；

如果要选择整篇文章，三击鼠标左键即可。

图2.2.2选择一行文本

技巧：

当光标在文档左边缘呈现状态时，如果在选择文字时按住鼠标左键上下拖动，则可以选择多行文字；

如果双击左键后不释放鼠标，向上或向下拖动，就可以选定多个段落。

2．移动、复制和删除文本

在输入和编辑文本时，经常需要移动、复制和删除文本。

这些操作都可以通过键盘、鼠标或剪贴板来完成。

（1）移动文本。

移动文本的方式比较多，但目的都是一样的，移动文本的操作步骤如下：

1）选中要移动的文本。

2）选择“编辑”→“剪切”命令，将文本放入剪贴板中。

3）用鼠标或键盘把光标移动到需要插入文本的位置。

4）选择“编辑”→“粘贴”命令，便把剪贴板中的内容粘贴到插入点处。

这样就完成了文本的移动。

（2）复制文本。

当文本中的部分内容与另一部分相同时，就可以利用复制功能，将相同的部分复制出来，其操作步骤如下：

1）选中要复制的文本。

2）选择“编辑”→“复制”命令，把选中的文字复制下来，保存到剪贴板中。

4）选择“编辑”→“粘贴”命令，即可把剪贴板上的内容粘贴到插入点的位置。

（3）删除文本。

删除文本的方法非常简单，只要选中要删除的文本，按住“Delete”，“Shift+Delete”或“BackSpace”键就可以了。

3．查找和替换文本

在处理一些长的文档时，通过查找功能可以迅速地找到文字所在的位置。

替换是将文本中查找到的文本进行替换。

（1）查找文本所在的位置。

如果文本中的某些地方出现了错误，可以通过以下方法查找错误文本所在位置，具体操作步骤如下：

1）选择“编辑”→“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框，如图2.2.3所示。

图2.2.3“查找和替换”对话框

2）在“查找内容”文本框中输入将要查找的文字。

3）单击“查找下一处”按钮，Word2003自动查找到输入的文字，并高亮显示其查找的结果。

4）如果要查找多处，可以继续单击“查找下一处”按钮，即可依次找到该文字。

5）单击“取消”按钮，完成查找后退出。

（2）替换文本。

在Word2003中进行文本替换的操作步骤如下：

1）选择“编辑”→“替换”命令，弹出“查找和替换”对话框，如图2.2.4所示。

3）在“替换为”文本框中输入替换的文字，单击“替换”按钮，即可完成替换。

图2.2.4“查找和替换”对话框

第三节表格和图形的处理

Word2003具有强大的表格处理功能，用户可以轻松地建立和使用表格，实现对图形对象的各种操作。

把图形与文字结合编排在一起，实现图文并茂的效果，使文档更加美观。

一、创建表格

创建表格的方法有多种，用户可以使用Word2003自带的命令插入表格，也可以利用工具绘制表格，还可以多种方法混合使用。

1．使用按钮

使用“插入表格”按钮

创建表格的操作步骤如下：

（1）将光标定位于要插入表格的位置。

（2）单击“常用”工具栏中的“插入表格”按钮

，弹出如图2.3.1所示的表格选择框。

（3）拖动鼠标选择表格的行数和列数，然后释放鼠标，系统会在光标处插入表格。

图3.1.1表格选择框

2．使用菜单命令

使用菜单命令能够准确地定义表格大小和栏目数量，其操作步骤如下：

（1）选择“表格”→“插入”→“表格”命令，弹出“插入表格”对话框，如图3.1.2所示。

图3.1.2“插入表格”对话框

（2）分别在“列数”和“行数”微调框中输入表格的列数和行数，选中“固定列宽”单选按钮设置表格的列宽；

也可以单击“自动套用格式”按钮来创建表格的格式。

（3）设置完成后单击“确定”按钮，表格即被插入。

二、编辑表格

创建完成的表格有时还需要一些调整，例如插入、删除、合并单元格等，这些都需要在编辑表格中进行。

1．插入与删除行或列

创建表格完成后，若需要增加或减少行和列，可以使用插入或删除功能。

（1）有3种方法可以插入行或列。

1）选中需要插入行或列的位置，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入行”或“插入列”命令。

2）选中需要插入行或列的位置，选择“表格”→“插入”→“行（在上方）”或“列（在左侧）”命令。

3）选中需要插入行或列的位置，单击“常用”工具栏中的“插入行”按钮

或“插入列”按钮

即可。

（2）删除行或列。

删除行或列非常简单。

选中行或列，单击“剪切”按钮

或按“Ctrl+X”快捷键，选中的行或列即被删除，还可以选择“表格”→“删除”→“行”或“列”命令删除行或列。

2．插入与删除单元格

创建表格后，若需要增加或删除一栏数据，就需要用到插入或删除单元格功能。

（1）插入单元格。

其具体操作步骤如下：

1）将光标移到要插入单元格的位置。

2）选择“表格”→“插入”→“单元格”命令，弹出“插入单元格”对话框，如图3.2.1所示。

3）选择一种插入方式。

4）单击“确定”按钮，即可插入。

图3.2.1“插入单元格”对话框

（2）删除单元格。

删除单元格的方法比较简单，其操作步骤如下：

1）将光标置于要删除的单元格内。

2）选择“表格”→“删除”→“单元格”命令，弹出“删除单元格”对话框，如图3.2.2所示。

3）选择一种删除方式。

4）单击“确定”按钮，即可删除。

图3.2.2“删除单元格”对话框

3．合并与拆分单元格

擦除相邻两个单元格之间的边线可以将两个单元格合并成一个大的单元格；

在一个单元格中添加一条线就可以将一个单元格拆分成两个小单元格。

这就是最简单的合并与拆分单元格。

（1）合并单元格。

使用菜单命令合并单元格的操作步骤如下：

1）选中表格中需要合并的单元格。

2）选择“表格”→“合并单元格”命令，选中的单元格自动合并成一个单元格。

（2）拆分单元格。

拆分单元格与合并单元格正好相反，其操作步骤如下：

1）选中需要拆分的单元格。

2）选择“表格”→“拆分单元格”命令，弹出“拆分单元格”对话框，如图3.2.3所示。

3）分别在“行数”和“列数”微调框中输入行数和列数。

4）单击“确定”按钮，完成拆分操作。

图3.2.3“拆分单元格”对话框

三、插入和编辑图片

在文档中使用一些说明性图片，可以给文档增加活力。

插入的图片一般是来自文件的图片，也有剪辑库中的剪贴画，另外还可以自绘图形。

下面分别介绍在Word文档中插入和编辑图片。

1．插入图片

在文档中插入的图片，其来源可以是“来自文件”的任意一张图片，也可以是Word2003自带的“剪贴画”中的图片。

（1）从“来自文件”里选择一张图片插入到文档中的操作步骤如下：

1）将插入点移到要插入图片的位置。

2）选择“插入”→“图片”→“来自文件”命令，弹出“插入图片”对话框，如图3.3.1所示。

3）在“查找范围”下拉列表框中选择图片所在的文件夹，选中该文件夹中的图片。

4）单击“插入”按钮，即可将所需图片插入到插入点。

图3.3.1“插入图片”对话框

2．编辑图片

图片被插入文档后，需要根据文档的形式对图片进行编辑。

假如需要图片的某个部分，把多余的部分裁剪掉，其操作步骤如下：

（1）选中需要编辑的图片。

（2）选择“视图”→“工具栏”→“图片”命令，打开“图片”工具栏，如图3.3.2所示。

图3.3.2“图片”工具栏

（3）单击“裁剪”按钮

，此时光标变成

形状，拖动图片四周的8个控制点即可控制裁剪图片的大小。

（4）要对图片进行精确的裁剪，选择“格式”→“图片”命令，弹出“设置图片格式”对话框，如图3.2.3所示。

图3.2.3“设置图片格式”对话框

（5）在“裁剪”选区中设置图片四周的剪切尺寸，设置完毕后单击“确定”按钮即可。

提示：

在Word中还可以直接对插入的图片进行整体缩放。

选中图片，移动光标到图片句柄上，光标显示为双箭头时拖动鼠标，使图片边框缩放到合适位置松开鼠标，实现图片的整体缩放。

四、绘制图形

在Word中除了可以插入图片外，还可以使用绘图工具绘制需要的图形。

Word2003提供的绘图工具可以绘制出形状各异、大小不同的图形。

绘制直线的操作步骤如下：

（1）选择“视图”→“工具栏”→“绘图”命令，打开“绘图”工具栏，如图3.4.1所示。

图3.4.1“绘图”工具栏

（2）单击“直线”按钮

，此时光标变为“十”形状。

（3）将光标移到文档窗口中，按住鼠标并拖动，释放鼠标即可绘制出一条直线。

绘制箭头、矩形和椭圆的方法与绘制直线的方法相同，只是需要选择的工具不同而已。

要想在文档中绘制自选图形，可以单击“自选图形”按钮，弹出系统提供的几类自选图形列表，如图3.4.2所示。

图3.4.2自选图形列表

第三节打印文档

一、打印文档

文档编写完成后，经过页面设置，形成了一份较理想的文档，这时可以将文档打印出来。

下面介绍如何在打印前进行预览和打印设置。

1．预览文档

由于版式方面的原因，在打印文档之前先预览一下文档，查看打印效果是否与预想中的一致，确认以后再打印文档比较好。

预览文档的操作步骤如下：

（1）选择“文件”→“打印预览”命令，或单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮

，打开“打印预览”工具栏，如图3.1.1所示。

图3.1.1“打印预览”工具栏

（2）单击“打印预览”工具栏中的“多页”按钮

，在弹出的列表框中选择同时显示几个页面，如图3.1.2所示。

图3.1.2多页面预览

（3）单击“打印预览”工具栏中的“放大镜”按钮

，鼠标变成放大镜的形状。

如果显示，单击鼠标放大页面；

如果显示

，单击鼠标缩小页面。

（4）预览完毕，单击“关闭”按钮即可关闭预览。

2．打印设置

如果打印预览的效果满意，即可开始打印文档。

打印文档的操作步骤如下：

（1）选择“文件”→“打印”命令，弹出“打印”对话框，如图3.1.3所示。

图3.1.3“打印”对话框

（2）在“页面范围”选区中选择要打印的页面。

选中“全部”单选按钮，打印整个文档；

选中“当前页”单选按钮，打印当前一页；

选中“页码范围”单选按钮，输入要打印的范围。

（3）如果要打印多份，在“副本”选区中的“份数”微调框中选择或输入文档要打印的份数。

（4）在“打印内容”下拉列表框中选择打印文档的内容。

（5）在“打印”下拉列表框中选择打印的范围，可以选择“奇数页”、“偶数页”或“范围中所有的页面”中的一种。

（6）在“缩放”选区中设置每页打印的版数。

（7）设置完成，单击“确定”按钮，开始打印文档。

第二章中文Excel2003的基本操作

第一节、Excel2003d介绍

Excel2003的启动与退出

Excel2003的启动与退出方法与word2003的启动与退出类似，且均有多种方法，具体操作方法参考上一章Word2003启动与退出。

Excel2003窗口组成

启动Excel2003后，将出现如图1.1.1所示的主窗口，其中标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、滚动条、状态栏与word2003窗口的组成部分基本相同，不同点如下：

编辑栏：

编辑栏位于工作窗口的上方，它由单元名字框、工具按钮和编辑框三部分组成。

当某个单元格被激活时，其编号（例如A1）就出现在单元格名字框中。

用户输入的数据将在该单元格与编辑框中同时显示。

编辑栏的工具按钮有“输入确认”

按钮、“取消输入”

按钮、及“插入函数”

按钮，用来输入、编辑单元格的内容或计算公式。

图1.1.1

（2）工作表标签：

每张工作表都有一个标签，标签上显示的是工作表的名称。

（3）Excel2003的基本元素主要有：

工作簿、工作表、单元格、单元格内容等。

①工作簿

用Excel2003创建的文档实际上就是一个工作簿，工作簿名就是文件名，工作簿名的扩展名为.xls。

每一个工作簿由若干个工作表组成，一个工作簿默认包含了三个工作表。

②工作表

工作簿就好像是一个活页夹，工作表好像是其中一张张的活页纸，每一工作簿可包括最多255个工作表，其中当前工作表只有一个，称为活动工作表。

工作表是Excel进行表格处理的基础。

每一个工作表是由若干单元格组成。

③单元格

一个工作表由若干行列标明的单元格组成。

一个工作表最多可包含256列，65536行。

每一列列标由A、B、C、…、X、Y、Z、AA、AB、…、AZ、BA、BB、…等表示；

每一行行标由1、2、3、…、65536等表示。

每一个单元格由交叉的列，行名表示。

如A1，A2，分别表示A列第一行、第二行的单元格。

将工作表中当前工作的单元格称为活动单元格，它在屏幕上显示为带粗线黑框的单元格。

活动单元格的名字显示在编辑栏中名称框内。

④单元格内容

每一单元格中的内容可以是数字、字符、公式、日期，也可以是一个图形或一个声音等。

如果是字符，还可以是分段落。

第二节、Excel2003工作薄文件的基本操作

一、新建文件薄

Excel2003中的文件操作包括文件的建立、保存、打开等操作。

1．新建工作簿

启动Excel2003后，系统即自动打开一个名为“book1.xls”工作簿。

若用户需建立其他新工作簿，可在“文件”菜单中选择“新建”命令，然后在“新建工作簿”任务窗格中选择新建项目或单击“常用工具栏”中的“新建”按钮。

2．保存工作簿

同Word2003一样，具有初次保存、再次保存、自动备份等功能。

3．打开文件

打开文件常用方法是：

①选择“文件”菜单中的“打开”命令或单击常用工具栏中的“打开”按钮，将打开“打开”对话框。

②在“打开”对话框中选择需打开的文件，然后单击“确定”按钮。

4．关闭工作薄

当完成工作簿的编辑或完成工作后要离开计算机时，最好将已打开的工作簿关闭。

关闭工作簿与关闭应用程序窗口一样有许多种方法，常用的有以下几种：

①关闭工作簿但不退出Excel2003软件的窗口

方法1：

在“文件”菜单中单击“关闭”选项。

方法2：

单击工作簿窗口右上角的关闭按钮。

②关闭Excel2003软件窗口的同时关闭工作簿

③关闭所有工作簿

Excel2003软件可以同时打开多个工作簿并进行编辑，若要一次性关闭所有工作簿则可以按下Shift键的同时单击“文件”菜单选择其中“全部关闭”命令。

二、输入数据

单元格、单元格区域的选定

在输入和编辑单元格内容之前，必须先选定单元格，使其成为活动单元格，即当前工作单元格。

当一个单元格成为活动单元格时，它的边框变成黑线，其行、列号会突出显示，用户可以看到其坐标。

当前单元格右下角的小黑块称作填充柄，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。

选定单元格、区域、行或列的操作如表2.2.1所示。

图2.2.1

数据类型

1．数值型数据

在MicrosoftExcel2003中，数值数据允许包括以下一些字符：

0123456789+（）/﹩%Ee。

输入数值数据应注意以下几点：

①负数的输入　可以用“”开始，也可用（）的形式，如（50）表示50；

②分数的输入　为了与日期相区别，应先输入“0”和空格，如输入01/2可得1/2，如在1/2前不输入“0”和空格，结果就是1月2日；

③当输入的数据长度超过单元格的列宽或超过15位时，数据将以科学记数法形式表示；

例如（7.89E+08）。

2、日期和时间数据

输入数据06/25/06或25-JUN-06均被理解为2006年6月25日。

如果要输入当天的日期，按Ctrl+；

键；

如果要输入当前的时间，按Ctrl+Shift+：

键。

在单元格中显示一律默认为右对齐。

3．文本数据

文本数据可以由字母、数字、汉字或其他字符组成，在单元格中显示时一律默认为左对齐。

数据的输入

Excel提供了简单数据输入、区域数据输入、系列数据自动填充以及在多张工作表中输入相同数据等数据的输入方法。

当一个单元格的内容输入完毕后，可用方向键、回车键或者Tab键使相邻的单元格成为活动单元格。

1．简单数据输入

步骤如下：

①选择单元格；

②双击将光标定位于单元格内；

③输入数据；

④若取消输入，按Esc键，或单击编辑栏左侧的“取消”

按钮；

⑤若要光标定位在下一列，按Tab键；

⑥若要光标定位在下一行，按Enter键；

2．按区域输入数据

区域可以根据操作需要灵活选取，既可以是一行或一列，也可