东亚银行业务营运支援处第二次分行例会会议纪要0227Word文档下载推荐.docx
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希望各分行今年继续严格遵守政策、法规的要求，同时关注监管报表报送/系统录入的准确性、及时性，做好当地政府部门日常的维护工作，在2013年再接再厉争取好的成绩。
2.“八项规定、六条禁令”：
中央“八项规定、六条禁令”对各政府部门都有一定影响，我行也收到了政府对节约和规范公款使用，做到公正廉明的指示。
请分行在各类宴请等活动中务必避免铺张浪费的情况。
相关材料经管理层审阅后，将很快下发分行参考执行。
3.资本项目接口验收通过：
我行资本项目接口上周已顺利通过外汇局的验收。
零售银行及综合业务支援部会统筹跟进后续的联调测试、投产上线、历史数据补入、清理等工作，也希望各分行予以配合，并关注相关管理部门的通知。
4.员工ID使用风险：
去年年底内审部发现有分行员工把自己的ID和密码交给其他员工使用。
这属于比较严重的风险。
借此会议重申，请分行务必加强基本的风险意识，防止此类情况再次发生。
各部门主管汇报：
部门/汇报人
工作汇报
企业及投资银行支援部
/李珏、梁敏瑜
1.《2013年区域单证中心推广计划及管理模式建议》：
我部目前正在准备《2013年区域单证中心推广计划及管理模式建议》，目前已有12家分行加入了区域单证中心。
我部将参考分行提出的意见，纳入相关计划中。
并在管理层审批后联系相关分行。
分行如有问题请随时联系我部。
2.YTF、YEB近期上线项目：
Ø
上月末YEB上线项目：
重空功能优化已投产，让该部分工作可由分行分配至支行，投产以来效果良好。
YEB票据业务抵押品接口功能优化：
当期扣款时可由客户补充保证金，且YEB送BASEL的保证金接口有所改善，无需分行手工报送抵押品数据。
3月投产功能：
外管资本项目中，YTF部分已通过验收。
投产前我部将安排分行进行相关培训。
YTF将在3月的第二周会做一个应用的升级，增加SWIFT接口更新，提高自动化。
之前分行反映的部分有关系统版本的BUG也在此次升级中一并解决。
上线前我部会和分行沟通优化的详细细节。
支付结算管理部/吴正阳、陆振宇
1.分行需重视内审检查中的关注类问题：
经我部前期全行的检查，发现分行存在员工将自己ID和密码授权其他同事的情况。
今年起，我部对于此类重大问题进行合规问责：
被发现此类情况的同事半年考核为D，并且授权权限取消半年。
分行主管领导务必重视，新员工入职时参加的考试项目中有包含“三十禁”的内容，希望分行领导了解该考试的内容。
日后如发生类似情况，可能面临更严厉的问责，请分行领导务必重视。
我部日后也会在飞行检查中重点关注该问题。
另外，“三十禁”属于银监重点的检查内容，建议分行可安排相关自查，防止问题的再次发生。
2.分行集中培训安排：
经与HR讨论，今年我部将安排2次对现金员工的集中培训。
第一期安排在4月中上旬，请分行派入职3月内的新员工集中培训，具体地点安排及人数控制会后将集中发邮件通知分行。
如果3月内无新员工入职，分行也可适当将时间往前提前。
第一期集中培训为期8天，覆盖所有业务知识和系统操作。
3.清分机配备计划：
应人行对清分机配备的要求，请各分行事先将清分机的配备考虑到今年的预算中去，作为今年固定资产配备计划。
到年底，要求分行的清分机贯字号可以查询。
我部在集中各分行配备计划后，将安排逐步执行。
4.保管箱业务的中止：
经前期调研，管理层要求对部分分行的保管箱业务进行关闭，目前所涉分支行有：
上海浦西支行、大连分行、广州分行、厦门分行。
后续我部会配合相关分行进行具体的关闭工作，计划2014年完成关闭。
零售银行及综合业务支援部/刘晓丰、林永昌
1.个人网银/中间业务平台新增结售汇接口：
为配合电子银行个人结售汇业务的开展，NDS上线了个人网银结售汇实时接口，实现客户通过网银自助实时结售汇，以减少柜面业务压力，增强我行电子渠道业务竞争力。
2.员工磁条卡批量更换IC卡功能：
为配合我行金融IC借记卡的内部发卡工作，NDS投产了员工磁条卡批量更换IC卡的交易功能，以尽快完成全行员工换卡工作，减轻柜面业务压力。
二、资讯科技处邓耀生及其他同事请各分行关注资讯科技处下列事项：
1.Windows7系统升级工作：
因2014年起微软将不再支持目前的Windows系统，分行目前正逐步进行Windows7系统的升级，目前仅完成3%的升级率。
大连、成都、青岛、深圳分行完成良好。
计划1-3月内完成15%的升级率。
请各分行领导向分行IT转达。
2.分行IT预算情况汇报：
2013年1月各分行IT预算环测情况中发现有不少分行在入账时入错科目，导致部分科目超预算，且其他科目预算不平均。
在分行IT例会上我部会对预算工作进行培训和答疑。
1月广州分行对IT预算的控制较为平均，并且没有超预算，达到较好的预期。
3.1月分行IT工作评分：
第一名：
青岛分行
第二名：
上海、西安、珠海、厦门、杭州、成都、武汉、天津、合肥、乌鲁木齐、哈尔滨、长沙、宁波分行。
三、各分行问题反馈
分行
意见/问题
部门回复
跟进部门
深圳分行
异地支行因当地监管部门经常会有一些特色报表的报送要求，并对报送的准确性、及时性都给予考核。
而所要求报送的数据目前行内各数据系统未必有现成的报表可供参考，我们也均尽量想办法在分支行范围内解决，但有时则需要寻求子行IT支持。
目前子行数据提取也有相关审批程序，尤其是较早前的数据需要一定时间，但监管报表通常会有一定的时限，有时比较急。
在这种前提下，希望能有一些简便的审批程序，以便能及时准确的向监管部门报送数据。
后续可与IT评估后改进，但某些情况下效率和安全无法兼顾。
通常改数因安全因素一般都会拒绝，导数的风险也较高。
因此审批过程较为严格。
为解决数据问题，我部也在与IT商量解决办法，逐步减少SR需求量。
零售银行及综合业务支援部
为企业开发“批量转账”的柜面业务和相关流程，开通代收代缴的业务。
我行代发业务目前仅限于工资奖金，具体操作后续将与分行沟通决定。
（已和分行沟通解决此事）
支付结算管理部
柜面业务中经常会遇到一些个人业务的大客户或特殊客户做汇款/转账业务时，要求豁免汇款手续费，按我行收费标准规定，这类业务的收费是“政府定价，不得豁免”。
此类客户通常会是一些优质客户，有些是存款大客，有些是东亚银行（包括香港母行）高层领导的客户，有些是东亚银行的高层人员（包括香港母行的高层人员）。
为维护这些客户，我部建议子行制定收费标准的相关部门是否可考虑豁免此类客户的手续费，并制定豁免的标准。
对于政府定价部分，总行不会承诺分行改动其价格，建议分行采取别的途径给予客户优惠。
异地支行与同城支行相比，距离远，管理半径相对长，风险管控的要求更高。
深圳分行下辖惠州、东莞、汕头支行，正在筹建中的有长安支行，在异地支行管理上，除了人员配置根据异地支行的要求进行安排外，在具体业务操作上也有些差异性管理安排，总体而言，基本上符合了风险管控的要求。
但是，从惠州支行开业一周年现场检查中当地监管机构的反映来看，对于异地支行的管理，虽然分行有差异性管理安排，但认为仍显不足，特别是总行没有对异地支行有完整和统一的管理制度。
分行也进行了初步梳理，总行目前已发布的操作规程中关于异地支行的情况是：
1.已发布的关于异地支行业务的操作规程：
《异地支行办理银行承兑汇票业务指引》（试行）
2.已注明适用异地支行的操作规程如下：
相关文件名称
备注
《重要空白凭证及有价单证管理办法》
涉及异地支行在第8页
《信用卡柜面操作规程》
涉及异地支行在第8-9页
《借记卡柜面操作规程》
《员工轮岗制度》
涉及异地支行在第6-7页（支行行长、委派会计、柜员）
《零售贷款业务组织于职责管理办法（试行）》
涉及异地支行的在“3.4支行”
3.其他操作规程中暂未有提及是否适用异地支行，或者根据异地支行的特点有差异性的操作规定。
随着异地支行越来越多，涉及到的分行除深圳分行外，还有广州和珠海分行，涉及到的监管机构除了深圳银监外，异地支行还受广东省银监局的监管，如何达到监管要求的规范和统一的监管管理,建议总行相关部门牵头制定和完善统一的操作规程和管理制度。
对于异地支行的特殊管理，各操作规程中已加入相关内容。
如有遗漏，或分行有其他想法，以及实际操作中确有需要，也可向我部提出。
钱总监表示，异地分行由归属分行管理，因此各分行应对异地支行给予同样的支持。
是否有必要出一本完整的异地支行管理规程，还是在所有规程中加入异地支行管理部分，总行需与合规处讨论评估。
建议分行也向当地监管了解清楚要求。
（已在统筹拟写此规程）
合肥分行
关于各类理财投资产品月结单的寄送问题
东亚银行最新的《挂钩投资产品操作规程》中规定，客户购买投资理财产品对于月结单可选取邮寄与自取两种方式，若客户选取自取方式的，分行可选择只下载月结单，待客户前来领取打印（见规程第59页第7小条）。
分行按此规程执行自取客户的月结单工作，流程顺利并未有不妥之处。
但年初子行财富管理部对分行进行了理财\银保业务检查，检查后要求分行对于自取客户30日未来领取结单的客户，仍旧需要交还行政部全部重新寄送。
原因是担心客户可能会因收不到月结单引起投诉（详情可见业务部门邮件往来）。
分行行政部认为按该要求操作会存在一定问题，因此请子行主管条线帮忙协调解决，仍旧按照新规程模式执行此工作，原因如下：
该工作会大大增加全行营运成本及人力成本。
根据分行实际情况自取客户现场自取率大概只有10%，因此余下的90%客户仍需全部寄送，合肥分行作为小分行1月份仅理财产品自取账单这一项就在三四百左右，加上其他理财产品业务种类账单，全年光增加的邮寄费用大概就要上万元，这样东亚全部分行加起来将会产生大量的邮寄成本、打印成本及人力成本，不符合东亚银行目前节俭开支的整体方针；
很多客户选择自取账单是存在特殊原因的，如没有固定地址接收信件、固定地址无法接收信件、接收信件处无安全防护措施容易丢失信件或遭外人私自拆解、有个人隐私不愿意让别人知道等。
分行曾经接待过客户因用私房钱购买理财产品结果家人收到账单引发家庭纠纷的抱怨，客户明确表示不许分行寄送月结单否则会投诉我行。
因此，分行认为应该尊重该部分客户权益，强行寄送可能只会造成更多的不满与投诉；
财富管理部认为目前投资理财的合同文本中有关于30日内未取则根据指示重新寄送的备注说明（见邮件附图），所以根据该合同而应该重新寄送。
分行认为对于不能适应最新业务发展及操作流程的合同文本，应根据最新的业务规则考虑变更修改合同文本；
对于因各种原因根本无法寄送到的私人客户账单，寄送首先就是费用的浪费；
其次，该类个人账户的退信处理问题若按照企业账户的退信要求来做，根本无法解决。
该类信件该如何处理？
销毁、封存、还是再次寄送？
若销毁是否合规？
若封存封存多久，怎么解决各家分行大量到期无人认领信件的存放、管理、认领甚至是物理存放位置安排的实际问题？
再次寄送又该怎么寄，是不是得一个一个联系要求更改地址，客户就是不愿意收怎么办，或者地址不对客户不愿意到现场改地址怎么办？
这些后续工作该由什么部门执行？
我们从合肥地区同业其他银行了解，其他银行关于账单业务的执行并未向我行这样要求，如浦发、兴业银行就是通过电子账单、网上查询的方式约定客户自行获取账务信息，希望我行也能够多集思广益参考同业做法，在符合合规的前提下做好各项对账业务。
合规要求我行30天未领的月结单要寄送给客户。
今年我行寄送月结单的服务将外包。
后续我部也将与财富管理部和合规处沟通。
期间还请分行仍旧按照规程执行。
财富管理部/零售银行及综合业务支援部
西安分行
随着安全防范手段的不断进步，原日间库管理采取的机械式门锁管理也逐步转换为门禁管理系统。
对于钥匙加密码的管理，东亚有着比较清楚和完善的规定。
日间库采用门禁系统管理，进出使用门禁卡和钥匙，其中对门禁卡的权限设置、登记检查、保管交接等需要予以规范，尤其是万能卡的管理，在实际操作中比较容易产生安全隐患。
建议总行从安保以及操作风险考虑，尽快出台相应管理办法。
门禁卡的权限设置是由业务部门提供给HR的。
我部会后会与HR讨论是否将门禁卡的管理加入钥匙和密码的管理内容里。
（已要求分行先统一操作，后续再编入规程）
久悬账户处理时要求同时销验印系统，将印鉴卡专夹保管。
这样不仅会造成印鉴卡实物数量和验印系统电子数量不符，而且等客户来办正式销户手续时无法实现电子验印，只能靠人工手工折角核验，若客户印鉴已变更只能将留存的印鉴卡折角核验，这样操作不仅程序复杂而且会造成核验不准确，并由此造成一定操作风险。
建议久悬时暂时不销验印系统，待客户正式办理销户手续后再销验印系统。
久悬账户销户时仍需同时在验印账户中注销。
在执行录音抽查中，发现网点的部分录音文件存在缺失，按照《电话录音系统管理指引》3.3.3调听5的要求:
如发现录音缺失，应重新补录。
同时，资讯科技部邮件通知，如分行无法补录，要求上报运营总监。
目前使用的NICE系统执行的是拿起电话拨号即开始自动录音，挂断自动录音结束，使用简便，无其他操作要求，以往录音文件的缺失多因系统故障、硬件问题以及系统不稳定等原因导致，解决也主要依靠外部供应商。
在我们业务办理过程中，现金、汇款团队员工致电客户核实并录音，得到客户确认后已进行相关业务处理。
如事后发现，因我们自身原因，要求客户配合重复补录再次向客户进行核实，会引起客户不满从而造成投诉，同时客户会对银行的操作严谨性有所质疑。
我分行建议对此规定进行修订。
支付结算管理部作为该系统的SystemOwner，下周将与IT讨论系统和人员的相关问题，并在制度上进行确认。
珠海分行
前台柜员办理联网核查业务时，发现系统时间晚于实际操作时间，例如：
A柜员15：
00查询XXX客户的联网核查信息，核查结果显示15：
05查询。
建议每月核对系统时间与实际时间是否相符，进行调整，保证时间的准确性，这样才能更好的反映业务的真实性。
系统时间的问题IT已调整，分行可再作尝试。
目前我行每周会与会计部核对应付未付汇款科目29021300的余额，外币余额均能核对一致，但人民币涉及的部门和业务较多，该科目过渡性质明显，且没有EOD报表支持对账，造成核对困难，及时核对该科目能消除一些风险隐患：
我行曾于2010年底核对该科目时发现有一笔小额网银汇款异常，当天前置机显示清算成功，但没有扣客户账，应付未付汇款科目出现单边账，银行有可能造成损失。
涉及人民币应付未付款科目的业务较多:
人民币大额来往帐、小额来往帐、挂账、T+N的结售汇业务、前台系统用到的900银行内部暂记账账户、网银待处理的业务等。
因小额系统是7*24小时运行的，而且小额是分场次扎差清算，而我部上报会计部的应付未付汇款科目余额是某一天的时点数据，必须对比当天及次日交易流水，确定为当天未清算的，才归纳在应付未付汇款科目上，但会计账则以总数显示，若出现差异时，我部无法一一核对。
虽然我部有专门的手工登记簿登记应付未付汇款的数据，逐条已知的数据手工登记核销，但这仅仅是一部分数据，并非全面，而且网银交易量也较大，与TB上的发生数仍然无法核对一致。
建议按照各分支行、各部门生成EOD报表，针对操作柜员为CYB和ECYB也分别生成EOD报表，或提供核对指引。
我部已与财务部在做应付未付汇款的清理，该科目可能后续会拆解。
NDS的拆解工作已完成，之后会有较完整的项目安排，因此暂时不考虑做小的改造。
就核算规则问题，我部已在与财务部沟通了。
钱总监表示，如分行有机会与财务部沟通，也可将类似问题提出，以避免中间科目管理上出现问题。
零售银行及综合业务支援部/支付结算部
北京分行
长期以来，有一些居住或在北京办公但在香港总行开户的客户，会定期到北京分行及支行柜台索要香港总行的汇款申请书，且部分客户每次索要汇款单数量较大。
之前与CHINADIVISION同事联系后会通过快递方式寄至我部，但在最近一次预订时被告知，必须由预定分行承担费用。
此次我部收到CHINADIVISION同事快递过来的500份汇款单后，确认北京分行开立于总行第一账户已被扣除HKD225.00，做为之前所预订汇款单的费用。
CHINADIVISION同事建议我们与此类客户沟通，由客户与其香港开户行直接联系领取汇款申请书，这样可以降低分行费用。
但我部认为，这些客户已经习惯性地定期到北京分行领取，现在要求客户直接与香港联系可能会引起客户的不满及不必要的投诉。
建议子行相关部门能够与CHINADIVISION协调沟通，可否免收此项费用，虽然金额较小，但由分行承担不尽合理。
同时还可以利用网点优势，继续为香港总行客户提供优质便利的服务。
香港的所有凭证，目前母行都会跟子行收费。
因制作成本较高，所以仍会继续收费。
钱总监表示，后续可以和CHINADIVISION沟通，看费用上可否有商量的空间。
但子行无法自行决定。
根据人行的反洗钱要求，银行对于AML系统抓取的可疑交易经分析予以排除不予报送的，需要进行尽职调查，并留有纸质的调查报告。
而目前我行AML系统的抓取规则较为宽泛，如缴税、理财产品到期入账、扣划保证金、贷款的放款还款等明显的正常交易均会被作为可疑交易抓取，给分行同事的排查工作带来很大压力，如北京分行运营部（不含支行）在11月到1月期间，需撰写已拒绝的可疑交易的调查报告共计748户。
目前反洗钱工作的重要性已日益凸现，为使分行同事能够把更多的精力用于重点可疑交易的监控和报送上，建议总行优化AML系统的可疑交易抓取规则，对于明显正常的交易不予抓取。
扣划保证金、贷款的放款还款不应被纳入抓取范围。
3月8日会上新的版本，将这些内容排除在外。
重庆分行
根据结售、外汇买卖操作规程，要求打印出的业务凭条上加盖转讫章，但实际打印出来的单据显示的是加盖“业务公章”，建议调整打印字样，直接显示为“银行签章”，柜面同事根据结售汇方式（现金、转帐）来判断加盖现金清讫章还是转讫章；
我部正在讨论印章使用的规范性，后续再对凭证上的调整进行考虑。
支付结算部
沈阳分行
近期下发的年审后操作规程《东亚银行（中国）有限公司柜面业务操作规程（2013年2月第7版）》中7.3.3回单、月结单管理部分有内容如下：
补制回单应避免重复，对于超过三个月（含）以上的补制回单申请应加收费用。
但我行2012年公布的《东亚银行（中国）有限公司收费标准修订对比表（2012年5月版）》在“补制客户回单/影印客户业务申请资料/存档资料”收费对比部分中明确说明：
参照同业，合并收费区间为两个档次，并扩大免费范围为一年（含一年）内免费，避免引起客户及媒体误解，提升我行形象。
分行建议：
分行是否仍应以最新收费标准中内容为准？
若是，建议将操作规程中相关内容进行修订，避免由于文件间的不同标准造成差异执行。
采纳分行意见，后续会修订到规程中。
因子行考核个人一般存款和非汇率存款的新增数据，但目前绩效考核系统中并未抓取出该数据，因此不能及时跟进业绩的完成情况。
子行能否在系统中增加一般存款和非汇率存款抓取数据的功能，方便分行及时查看业绩完成情况！
因HR是该系统的SystemOwner，KPI也归属个人银行处和公司银行处分管，后续会与以上部门综合沟通讨论。
零售银行及综合业务支援部/人力资源处/个人银行处
武汉分行
我行在近期业务回顾中发现：
根据《国家外汇管理局关于明确和调整国际收支统计申报有关事项的通知》（汇发[2011]34号）：
“境内居民通过境内银行与境内非居民发生的所有外汇及人民币收付款均属国际收支统计间接申报范围，申报主体为境内居民机构或个人。
其中，境内居民个人通过境内银行与境内非居民个人之间发生的人民币收付款暂不申报”。
因此，境外个人账户汇至境内公司的人民币汇款，需要在附言前，自动加上NRAPAYMENT.但我们在检查核对时发现：
有境内非居民个人账户汇出的网银，如收款人是公司，系统无法自动加上NRAPAYMENT.，需要我们手工补发自由格式报文，向对方说明，此系NRAPAYMENT.。
因此，我们提示大家关注，避免影响他行申报后，追究我行的操作规范。
同时，建议此类业务可否由系统控制自动加上NRAPAYMENT.或将此类网银交易落地，由柜员手工处理，避免后续的检查失误引发操作规范风险。
后续零售银行及综合业务支援部会跟进该问题。
根据《电子验印系统用户指引》“5.2（3）境外公司的预留印鉴通常是蓝色的长条印章“ForandOnBehalfof……”与私章/手签字的组合。
为了不影响印鉴影像质量，应要求客户加盖的蓝色长条印章、私章/手签字分别加盖或签署，不得将私章/手签字加盖或签署在蓝色长条印章内。
5.4（3）境外公司账户的印鉴建库，其蓝色长条印章无需录入系统；
只需将其授权签署人的私章/手签字作系统建库即可，日后进行验印时，柜员应审核其票据上的蓝色长条印章显示的公司名称是否与账户名称相符（无须理会蓝色长条印章的尺寸、样式等），同时，必须通过电子验印系统对授权签署人的私章/手签字进行验印操作。
”但我们在实际操作中，要求客户是将蓝色长条印章是加盖在印鉴卡上的，按照操作指引要求，我们在实际操作中是未将蓝色长条印章录入验印系统，核印时也无需考虑蓝色长条印章的尺寸、式样。
那么，是否可以不用将客户的蓝色调形印章加盖到印鉴卡上，避免引起不必要的争论。
该章用户核对公司名称是否和印章上的名称相符，因此不可取消。
根据《反洗钱制度及指引》“6.1.2在与客户的业务关系存续期间，我行应当采取持续的客户身份识别措施，关注客户及其日常经营活动、金融交易情况，及时提示客户更新资料信息，并在必要的时候，重新识别客户。
客户及其关系人先前提交的身份证件或者身份证明文件已过有效期的，我行应通过电话、信件方式联系客户要求客户更新身份资料，并留存相关通知记录；
如果客户没有在合理期限内更新且没有提出合理理由的，我行应中止为客户办理业务。
”之前，我行的做法是在每月初根据“FMA1446客户证件已过期报表”，将证件已过期的客户通知相关客户经理，由客户经理通知客户。
并及时在NDS系统中完成警告提示或账户冻结工作，以免客户证照过期我行未按照要求继续与客户发生业务往来。
但此做法无法满足通知客户的记录要求，如果每月初根据“FMA1446客户证件已过期报表”逐个电话通知客户，则现金部同事的工作量会增加很多。
因此，我们建议可否将客户证照过期的提示在对帐单上显示或增加证件过期通知函通知客户，以便完成客户通知工作，满足管理规定要求。
根据合规处反洗钱制度，针对证件过期客户我行有通知的义务，并留存通知记录，形式可以根据分行自身情况决定。
同时，系统会根据报表进
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