第七章 事务文书Word下载.docx
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在工作的开展中，有许多情况需要有关部门共同了解，有许多情况需要人们协同解决，如调查报告、简报等就能起到这种手段和凭借的作用。
然后它还便于积累资料，集中、详尽地反映情况，说明问题。
最后事务文书通过分析形势，申明政策，介绍经验，揭露时弊，还可以起到统一认识提高工作热情的作用。
第二节
计划
一、计划的含义与种类
计划是党政机关，社会团体和企事业单位为了实现某一管理目标，完成某项任务或开展某项工作而预先作出安排与部署的一种事务性文书。
制定计划是日常工作中不可缺少的重要环节，也是一种科学的工作方法。
“凡是预则立，不预则废”，要完成一项工作，搞好一个活动，事先都需要制定一个比较明确而周密的计划。
有了计划可以减少盲目性和随意性，提高工作效率，做到事先心中有数。
计划的种类繁多，从不同角度可以进行不同的分类。
按内容划分，有工作计划，学习计划，教学计划，生产计划等。
每一类又可以根据情况细分，如生产计划里可以包括：
市场调查计划，产品更新计划，销售计划等。
按时间划分，有长期计划，中期计划，短期计划。
其中短期计划又可以分为年度计划，季度计划，月份计划等。
按范围划分，有国家计划，地区计划，部门计划，单位计划，科室计划等。
对计划的划分要根据分类的需要而定。
同一计划可以同时划入几个类型之中。
如《广东省教育厅2004年工作要点》，在内容上，可以划归工作计划，在时间上可以划为短期计划中的年度计划，在范围上是地区计划。
需要注意的是计划是计划类文书的统称。
这类文书由于时限不等，详略有别，还有规划，方案，意见，要点，安排，打算，设想等名称。
1、规划、纲要，是指长远计划，一般时间长，范围较广，内容较概括。
如《河南省2001－2010年经济发展十年规划》，国务院《全民健身计划纲要》等。
2、方案、意见，一般是对专业性比较强的单项工作作出比较具体周密的布置安排。
如《长沙市河东旧城区改造方案》，《关于湖北省计算机推广应用工作的若干意见》。
3、工作要点，是纲要式的计划，它只是制定出较短时间内工作的重点，而不是详细计划。
如《湖南大学2005年第一季度工作要点》。
4、安排、打算，是时间短，范围比较小，内容比较具体的计划。
如《市二中关于开展“三个代表”的学习安排》。
5、设想、初步设想，是指初步的，未成熟的比较粗略的计划。
如《关于人事制度改革的设想》。
二、计划的特点与作用
计划作为事务文书的一种，其本身不是法定公文，没有行政约束力。
但是经过合法程序，如单位的领导机关或领导人批准，通过公文转发，提交会议讨论通过后，它就能成为指导未来行动的，具有政策约束行的公务文书，有关单位和人员负有贯彻执行的义务，如果违反或阻碍计划的实施，要承担相应的责任。
计划主要有以下几个特点：
1、预见性。
预见性是计划的本质特点。
没有预见，就无所谓计划。
计划是在行动之前制定的，它是在总结过去的成绩和问题，分析目前工作实际，预测今后发展趋势的基础上制定的。
制定计划时一定要在正确地认识和把握现实情况的基础上，尽可能作出准确的预见和合理的安排。
要深入调查研究，实事求是地确定目标和任务，对可能出现的情况，问题和偏差，提出预防性的措施。
只有这样计划才能切实可行，顺利实施。
2、可行性。
可行性是计划能够实施的保证。
计划如果没有预见性，那就失去了制定的意义；
计划如果没有可行性，那就如同一张废纸，毫无用处。
所谓可行性包含两层意思：
一是计划的整体内容是建立在对现实情况进行科学分析的基础上，所确立的目标、措施、步骤符合客观实际，计划执行者按照期限要求采取相应措施，就能实现目标；
二是计划中的措施、办法应具体可行，操作性强。
计划是根据党和国家的方针、政策精神和有关法律、法规，针对本系统、本机关、本单位、本部门的实际情况制定的。
有些计划，特别是非个人的计划一经下达，有关人员就要遵照执行，成为开展工作的依据。
计划中有
明确的奋斗目标，对实施者起着约束和督促的作用，成了对工作进度和质量考核的标准。
因此，计划又具有具体的指导性。
制定计划是工作、学习、生产中不可或缺的重要环节，也是一种科学的工作方法。
计划的作用主要在于发挥人的主观能动性。
它能使我们在工作中明确方向，避免盲目性，少犯错误；
能够调动群众积极性，提高工作效率与效益；
便于我们随时进行自我检查和领导随时进行指导。
三、计划的格式与内容
计划的形式多样，可以根据不同的内容选择不同的角度表达，甚至标用规划、要点、打算等不同的标题。
但它又有明确的目标，对所属的单位和个人具有很大的权威性和很强的约束力。
从这个意义上讲，计划是具有公文性质的事务文书，因而在写法上有一定的格式要求。
比较常见的格式有条文式、表格式和条文表格综合式三种。
无论采用哪种格式，其结构大体相似，一般包括标题、正文和落款三部分。
1、标题。
计划的标题一般包括制定计划的单位名称、计划的时限、事由和文种。
这几项有的计划标题全有，如《北京市国家税务局二00四年税收工作计划》；
有的不写单位名称,如《2003年度科研工作设想》；
有的不写时间项，如《市二中开展文体活动的打算》；
有的由事由和文种组成，如《业务考核计划》；
有的甚至只写文种一项。
对于那些尚未定型的计划，则要视其情况在标题末尾或下面注明“草稿”，或“征求意见稿”等字样，并加上括号。
2、正文。
正文是计划的核心部分，通常包括前言、主体、结语三个部分。
①、前言。
前言一般概述制定计划的依据、目的、缘由，以及计划的总任务和要求等。
即回答“为什么”，“凭什么”，“是什么”等问题。
要求简明扼要，概括力强，发挥指导全文的作用。
如这份计划的前言：
2004年是饭店创建市经委级文明单位和实现经济腾飞的关键之年。
因此进一步提高员工素质，提高服务技能是当前夯实内力的迫切需求。
根据公司关于加大2004年职工培训工作力度的指示精神，结合饭店实际，我们拟在2004年度以“建学习型班组，作智能型员工”活动为契机，“内外结合”培训方法为帮手，进一步推进职工培训工作的深度，努力做好2004年的全员培训工作。
这个前言目标明确，有政策依据，有现实经验，有具体做法，为下文起到了开渠引水的作用。
②、主体。
主体一般包括目标和任务、措施和方法、步骤和安排等几个部分。
主要回答三个方面的问题，即“做什么”、“怎么做”、“何时做”。
（1）目标和任务。
这一部分要求具体写明计划的目标、任务和各项指标，并分出轻重、主次、详略。
特别是综合性计划，更要突出特点、重点和难点。
如果内容较多，可以设小标题或分条列项写出，切忌条理不清，眉毛胡子一把抓。
（2）措施和方法。
这一部分要求作者高瞻远瞩，精心设计，全面规划，提出科学合理的具体措施，如怎样安排人力、物力、财力，怎样分工管理，怎样考核奖惩、怎样利用主客观条件、采取哪些方法、克服何种困难等。
要求职责分明，措施得力，安排具体，便于操作监督。
（3）步骤和安排。
即以系统的方法统筹安排时间顺序，详细列出计划目标的各个阶段和环节，明确行动的先后次序，以及完成任务的时间限定等。
要求分清主次、突出重点，搞好各个环节的衔接、协调与配合，以保证工作任务的顺利进行。
③、结语。
计划是一篇整体文章，一般用一段简明扼要的文字收束全文。
根据计划文体的特点，结语可以再次强调重点，也可以提出希望，鼓舞信心。
从行文需要出发，有些计划甚至没有这一部分，整体结构完成了，其文也自然而然的结束了，这也是可以的。
3、落款。
计划带有公文性质，通常要落款。
落款应写明制定计划的单位名称和定稿日期。
有些计划一经制定就要报送上级主管部门，还要下发所属单位，因此还应加盖公章，单位公章应骑盖在单位名称和日期上。
四、计划的写作要求
1、要实事求是。
制定计划时应根据党和国家的方针政策以及上级有关指示规定，结合本地区、本单位的实际情况，提出明确的任务指标，制定相应的措施方案。
确定目标任务时，要对所进行的工作进行深入的分析研究，并联系当前的新形势、新特点，揭矛盾、找差距，使本期的计划有充分的依据，有的放矢的提出指标任务。
这样计划才会有较强的针对性和指导性。
另外为使计划切合实际，还要正确处理好长远目标与当前目标、全局利益与局部利益的关系，做到既有长期奋斗目标，又有具体实施方法，避免流于空泛。
同时还要处理好地区与地区、部门与部门之间的关系，使计划更加全面客观，防止主观片面。
2、要发动群众，集思广益。
计划最终是由群众来实现的。
因此，制定计划一定要走群众路线，不能坐在屋里纸上谈兵。
一般程序是：
先把上级意图传达给群众，发动群众讨论，然后汇总写出初稿，再讨论、再修改，这样几上几下，最后定稿。
这种做法一方面可以集中集体智慧，使计划更加周密可靠；
另一方面还可以调动群众的积极性，使群众产生强烈的主人翁意识与参与感；
最后还便于群众监督，大家共同制定的计划，当然对如何执行，执行的怎么样都非常清楚，这样出了问题也便于及时发现、及时解决。
3、要突出重点，以点带面。
写作计划必须突出重点，同时也要兼顾一般。
突出重点就是要抓住主要矛盾。
任何单位或个人要取得工作上的进展，都不可能于一个时期内在各个方面都齐头并进。
因此在计划要求的时间内，只能有一项或几项工作取得突出进展，这就是计划的重点。
在计划中，从领会上级思想、分析当前形势，到制定具体指标任务，以及最后措施、步骤的落实等都要把这个重点凸现出来。
当然突出重点的同时也不能忽略一般，只有以重点带一般，又以一般促重点，计划才能全面。
4、要明确具体。
计划制定出来是要便于执行的，写得越具体明确，操作性就越强。
无论是任务指标，还是措施步骤，都应当写得清清楚楚，实实在在。
有的任务还需按层次分出大小项目，每一项都要写清楚需要做哪些工作，怎样做，如何完成，完成的时限以及具体分工等。
计划中不仅内容要具体明确，语言也同样如此，切忌拖泥带水，随意评论发挥。
例文：
人事部
财政部
关于实施艰苦边远地区津贴的方案
（二00一年二月八日）
为贯彻落实党中央关于西部大开发的战略部属，体现对艰苦边远地区的政策倾斜，引导人才合理流动，根据国务院关于建立艰苦边远地区津贴的决定，制定本实施方案。
一、实施范围和津贴类别
艰苦边远地区津贴的实施范围，根据各地区的自然地理环境等因素确定，被列入艰苦边远地区的机关、事业单位的在职人员和离退休人员享受此津贴；
津贴类别根据艰苦程度的不同划分为一、二、三、四类（具体范围和类别见表附一）。
二、津贴标准和发放办法
各类艰苦边远地区津贴标准分别为：
一类区平均43元，二类区平均86元，三类区平均172元，四类区平均300元。
在各类区平均标准内，不同职务人员应该拉开差距，其中，一类区每月40――100元，二类区每月80――200元，三类区每月160――320元，四类区每月280――560元（详见附表二）。
实施艰苦边远地区津贴所需经费由中央财政负担。
各有关省、自治区、直辖市和中央有关部门要将列入艰苦边远地区津贴实施范围的财政负担人数、增资额等有关情况报送人事部、财政部审核，并由财政部按照核定的人数和各类区平均标准拨付资金。
三、实施时间
艰苦边远地区津贴从2001年1月1日起实施。
四、其他有关政策问题
（一）艰苦边远地区机关、事业单位中2000年12月31日前已经离退休的人员，相应增加离退休费。
其中，离休人员按当地同职务在职人员艰苦边远地区津贴标准增加离休费；
退休人员以当地同职务在职人员艰苦边远地区津贴标准为基数，按照本人退休费的计发比例增加退休费。
2001年1月1日以后离退休的人员，起艰苦边远地区津贴可作为计发离退休费的基数。
（二）调入艰苦边远地区的人员以及在艰苦边远地区之间调动的人员，执行调入地区的艰苦边远地区津贴标准；
调离艰苦边远地区的，从下月起停发艰苦边远地区津贴。
（三）中央各部门在艰苦边远地区的单位人员，比照当地标准执行。
五、组织领导
的地实施艰苦边远地区津贴的工作，在所在省、自治区、直辖市人民政府领导下，由人事部门、财政部门组织实施；
中央有关部门驻艰苦边远地区的单位由人事部门协调，各有关部门（单位）具体实施。
本实施方案由人事部门负责解释。
附表一：
艰苦边远地区津贴实施范围和类别（略）
附表二：
各类区艰苦边远地区津贴标准表（略）
（《国务院公报》2001年10月
总结
一、总结的含义与种类
总结是机关、单位或个人对前一段时期的工作、学习、思想等进行回顾、检查、分析和评价，从中找出经验教训，以利改进今后工作的一种事务文书。
广义的总结包括个人总结，另外常见的“小结”、“体会”、“回顾”、“经验介绍”等，也都属于总结一类。
在日常生活中，人们常常把总结与报告联系在一起使用，其实两者的区别还是十分明显的。
首先，报告属于公文的一种，而总结仅是一般事务文书。
其次，报告对做过的工作一般只叙述，而不作议论评价；
总结则必须进行议论，作出评价。
再次，报告在反映情况的基础上可用较大篇幅来写建议或意见；
而总结则不能这样写，但总结有介绍经验的功能。
当然，报告与总结在汇报工作这一点上，功能是一致的，而且表达方式也基本相同。
总结的种类很多。
根据不同的标准，如内容、时间、范围等进行划分，总结的分类与计划的分类大致相同，故不再赘述。
我们在这里重点介绍综合性总结和专题性总结。
总结按性质分，可以分为综合总结和专题总结。
综合性总结是对本单位、本部门在一定时期内的整个工作状况进行综合概括和全面反映。
这类总结涉面较广，内容较多，容量大，既要讲成绩经验，又要讲问题教训，虽然也要选用重点事例、典型材料，但主要任务在反映全貌，给人以整体印象。
专题性总结是对在一定时期内完成的某项工作或针对工作中的某一具体问题、典型经验、突出成绩等做单项总结。
这类总结内容比较单一集中，针对性强，形式较为灵活，可长可短，就事论事，要求有一定的思想深度，概括出规律性的东西，使之对其他单位、个人能起到指导、启迪、借鉴、参考的作用。
二、总结的特点与作用
总结是人们认识客观事物，评价工作实践，为做好将来工作的一个重要环节。
它主要有以下特点：
1、实践性。
总结是实践的产物，离开实践，将无所谓总结。
总结的写作离不开总结者自身的实践活动，总结材料也是从实践活动中选取的，总结的观点和结论是从自身活动中抽象概括出来的。
总结的实践性，还在于总结既来自于本身的实践，又指导人们今后的实践活动。
由此可见，实践性是总结的最基本的特点。
2、理论性。
总结不是对工作实践的简单的“复述”，不只是对已做的工作过程和情况的表面反映，总结要把感性认识上升为理性认识，要对工作中成功的经验和失败的教训，以及存在的问题进行分析研究，找出规律性的东西，以便在今后的工作实践中能正确认识和把握客观事物的规律，从而少犯错误或不犯错误。
总结的理论性不再于作长篇大论的阐述，而在于要提炼出规律性的东西来。
3、典型性。
总结的目的不是机械地回首往事，也不是单纯地罗列得失，而是从以往的工作中，探求成败的规律，而规律性的东西总是寓于最典型、最有说服力的事例中。
所以写总结，不能事无巨细，主次不分，有闻必录。
应当择其主要工作、主要成绩、主要问题来写。
可以说，事例越典型、越突出，总结出来的经验教训就越深刻。
写作总结是为了更好地工作，更好地推进历史的进步，无论是一个国家，一个党，一个单位还是个人，在其发展进程中都离不开大大小小、各式各样的总结。
搞好总结，可以起到以下几点作用：
1、积累经验，掌握规律。
通过总结可以全面地、系统地了解以往工作的情况，从中肯定成绩，积累经验，发现问题，掌握规律，增强信心。
一个正确的认识，往往需要从实践到认识，从认识到实践的多次反复才能完成。
人们对过去的工作进行理性认识，能清醒地把握经验和教训，更好地遵循历史发展地规律搞好今后的工作。
2、客观评价，全面检验。
通常人们在实践中往往忙于事务，目光局限于“当前”与“局部”，看不清整个形势，有时对工作中的成绩和问题，不能作出正确全面的评价。
通过总结，人们可以冷静审视全局和长远，站在正确立场上判断工作的得失利弊，客观评价、检验工作中的成绩与问题。
3、科学预测，提高水平。
计划－总结－计划，是一条行之有效的工作路线。
系统全面的总结可以在掌握客观规律的基础上，科学预测未来，以便更好的指导下一步工作。
总结还可以提高干部管理工作的水平，提高工作效率，实现管理工作的科学化。
三、总结的结构与内容
总结一般由标题、正文和落款三部分组成。
它的基本内容主要包括基本情况、成绩经验、问题教训、设想打算等。
总结的标题是整体结构的“龙头”，要显现主旨，概括基本情况。
常见的标题形式有以下几种：
①、公文式标题。
有的总结要报送上级领导机关，或下发所属单位，这种公文应该采取公文式标题。
这种标题由发文机关、时间、事由、文种四项组成。
如《广州市税务局2003年税收工作总结》。
②、文章式标题。
有一类总结，其内容带有理论探讨性和经验传播性，用于经验交流或报刊发表，这种总结一般采用文章式标题直接标明基本观点，可以用设问、叙述或点题的形式把中心思想鲜明地揭示出来，以利于读者抓住中心。
如《积极推行股份制，搞活国有大企业》。
③、复合式标题。
由文章式和公文式联合组成。
正题用于揭示主旨或概括内容，副题用以点明单位、时限等。
如《强化安全意识是提高生产效益的基础——市第一印刷厂安全生产工作总结》。
正文是总结的主体部分，它一般由前言、主体和结尾组成。
主要是对工作的基本情况进行简要介绍，交代所涉及的时间、背景、根据等，给人一个总体印象。
如：
近年来，华东理工大学注重实施综合教育素质，通过基础教育与专业教育两段式教育方式，引导培养学生的综合素质，制订符合学校素质教育特色的具体措施并将其渗透到学校教育的各个层面。
这段前言只用了一句话，就简明扼要地介绍了华东理工大学全面推进素质教育地主要做法，内容翔实，语言精炼。
还有的前言常常引用一些具体数据来说明工作的成绩，事实胜于雄辩，这种写法也是值得肯定的。
主体部分是总结的核心，要对前言所述的基本情况具体展开。
主要包括成绩经验、问题教训和设想打算等。
写作上要做到.主旨鲜明，内容充实，材料典型，层次清楚。
在表达方式上，一般采用设小标题00或分条设项的写法，较短的总结也尽量采用段首摄要的办法。
（1）成绩经验。
工作中取得的成绩在总结中要写得具体实在，要用准确无误的事实材料和必要的统计数据加以说明，同时还要分析取得成绩的主客观原因，从中总结出经验。
介绍经验时，一要突出个性特点；
二要注意经验的可操作性，即要把采取的措施方法、步骤，应当解决的重点难点问题，应该注意的关键环节介绍清楚。
（2）问题教训。
问题指的是在实践中应该做到而未做好，或未完成、尚待解决的工作。
所谓教训，是指由于种种原因产生过失、错误，造成损失而得出的反面经验。
这部分内容虽然不是总结的重点，但也应该实事求是的加以分析，以利于今后的工作。
（3）设想打算。
即针对前面指出的问题与教训，提出切实可行的改进措施，并根据实际情况和上级的要求，提出今后的工作设想和新的奋斗目标。
这一部分大多写得比较简略，有的总结甚至省略不写。
另外正文的写作在结构安排上，往往采用横式、纵式、纵横交叉式三种方法。
横式结构即按逻辑关系将有关内容分成并列的几个方面，相互间既有相对独立性，又有密切联系。
纵式结构即按照事物的发展过程，层层递进地介绍经验体会或具体做法，多以时间为顺序。
纵横交叉式即以上两种方法的结合，适合于内容较复杂，篇幅较长的总结材料使用。
当然具体采用以上何种写法，应视总结内容表达需要而定。
包括署名和日期两部分，有两种方式。
一种放在文后右下方，署上单位名称和日期；
另一种，在标题下署上单位名称，日期可以省略。
四、总结的写作要求
1、充分占有材料。
写作总结的第一步是广泛地收集事实，充分地占有材料。
写作者应该积极参与相关工作，了解该项工作地全过程，在实际工作中掌握第一手材料。
如无条件参与，就必须深入调查研究，或个别座谈，或集体探讨，或查阅资料。
如此，方可获得一些体会与实感，把总结内容写得扎实丰富。
2、正确评估工作。
所谓正确评估，就是用唯物辨正的观点，全面地总结工作，一分为二地看问题，既要肯定优点与成绩，也要反映缺点和问题；
既要总结成功的经验，也要分析失败的教训。
不能对自己的工作抱着某种私念，弄虚作假，夸大成绩，掩盖缺点，在总结中出现“假、大、空”的现象。
3、探求规律，学会摄要。
总结经验教训，找出规律性的东西，指导下一步工作，这是写作总结的目的。
为此，要对大量材料进行科学分析，去伪存真，由表及里，总结出新经验，发现新规律，写出自己的独到之处，切忌“新壶盛旧酒”，只是简单抄书、抄报、抄文件。
另外，寻找到规律后，还要学会摄要。
就是用准确简练的语言概括归纳要点，突出重点，切忌将总结堆砌成“流水帐”。
从落实责任制入手
加强企业管理的基础工作
首都钢铁公司
前几年，我们公司建立了工人岗位责任制和干部职务责任制，对于克服指责不清和无人负责的现象，起到了较好的作用。
但是，没有明确每项工作要干到什么程度，达到什么标准，结构衡量没有尺度，考核没有依据，往往是责任制写在纸上，贴在墙上，执行不执行一个样。
工人们反映，这样的责任制好像“橡皮尺子”，可长可短，不好衡量，容易流于形式。
事实说明，生产水平越高，越要落实责任制，把基础工作搞扎实。
1、制定岗位考核标准
我们对全公司劳动管理和岗位责任制的现状进行调查，摸清情况，然后根据各厂赶超国内外先进水平的目标和多快好省的要求，制度了个
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