公文函件写作格式.docx

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公文函件写作格式

公函一般由十个部分组成:

1.编号

为了方便整理、保存和查对,公函需要加上编号,编号写在信封的左上角。

例如:

（a）B/1/99（b）学字第92号

2.写信人的地址

信纸的右上角必须写上写信人的地址,可用华文或英文书写。

例如:

（a）和平路198号

新加坡邮区123194

（b）Blkl94,ToaPayohLorong4,

#03-108Singaporel23194

3.收信人的姓名,职衔和地址

（a）收信人的姓名,写在编号之下,但位置不可高过写信人的地址,先写姓名,姓名后面必须加上称呼。

例如:

刘维国先生

林月芳小姐

在收信人姓名下面写收信人职衔,

例如:

勿洛联络所管理委员会主席

新世界书局经理

（b）如果你不知道那个团体的负责人的姓名,

可以写执事先生成写他的职衔,

如:

新城女子中学校长。

4.称呼:

（a）正文的开头写收信人的称呼,后面必须加冒号“:

”不空格。

（b）可以用普通的称呼:

如”王先生”或在姓氏的后面加职衔“王经理”。

也可用“经理先生”这样的称呼。

（c）自称:

可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。

称呼对方:

您、贵公司、贵校、贵队。

5.标题

（a）为了方便快捷处理和分类保存,公函应加上标题。

（b）标题写在称呼下面的中央位置,标题下面必须画上横线;

写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来。

例如:

请主持开幕典礼

接受友谊赛邀请

6.正文

正文可用下列任何一种格式。

（a）空格式,每段开头都空二格。

（b）齐头式,每段都顶格写。

正文是公函中的主体部分,要求叙述清楚、简洁。

有时为了方便阅读,视内容性质的不同,可加上序数号码。

7.署名

（a）写在正文的右下方。

（b）写信人若有职衔,须写清楚。

（c）署名后,一般用“启”,为了表示慎重,可以用“谨启”,或为了表示尊敬,可以用“敬启”。

8.日期

写在编号下面,通常可用中文或阿拉伯文写出。

例如:

（a）26-4-2000（建议）√

（b）2000年2月26日

（c）二零零零年四月二十六日

切记不可混杂式的日期:

2000年四月二十六日（×）

9.副本

有的公函有必要交给有关方面查阅,就须写上副本寄送的个人或团体。

它通常写在公函的左下方。

例如:

副本:

公共关系主任

10.附件

如果公函还附有其他文件,必须在左下角列明。

例如:

附件:

关于公司名称变更的通知函。

特此函告

范例:

申请函一份

关于开设保险费专用银行帐户的申请函

中国银行北京***支行:

根据中国保监会2004年12年月15日发布实施的保监会令（2004）15号文件,《保险经纪机构管理规定》第八十八条的规定,我公司现申请开设独立的客户资金专用账户。

公司开设客户资金专用账户用于存放下列款项:

一、投保人、被保险人支付给保险公司的保险费;

二、为投保人、被保险人和受益人代领的保险金或者保险赔款。

公司在与保险公司约定的期限内将保险费交付保险公司。

根据第八十九条规定我公司已建立专门账簿,记载保险经纪业务收支情况。

特此申请,请批准。

****（北京）保险经纪有限公司

二〇〇九年十二月一日

函,即信;公函即公务信件。

它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。

函的特点是不受公文规定的严格限制,如不用正式文件头,也可不编文件号,有时还可不拟标题,因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法:

1、下级机关向上级机关询问一般事宜,或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜,

3、用函来通知一般事项。

如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时,也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

函的结构、内容和写法

由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。

主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。

其各部分的格式、内容和写法要求如下:

（一）首部。

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。

公函的标题一般有两种形式。

一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。

即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。

（二）正文。

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。

主要说明发函的缘由。

一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:

”或“现将有关事项函复如下:

”等过渡语转入下文。

复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。

2、主体。

这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。

函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。

无论是商洽

工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。

如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。

（三）结尾。

一般用礼貌性语言向对方提出希望。

或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。

通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。

如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。

一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

撰写函件应注意的问题

函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。

无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。

至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。

其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。

像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。

中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

××大学:

近年来,我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持,取得了一定的成绩,建立了良好的协作基础。

为了巩固成果,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见:

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。

（略）

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。

（略）

三、根据所、校各自人员配备情况,校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。

（略）

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备,在可能的条件下,予对方提供利用。

（略）

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项,如蒙同意,建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商,达成协议,以利工作。

特此函达,务希研究见复。

中国科学院××研究所（盖章）

一九九五年×月×日

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函[1993]2号

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局:

为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下:

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。

（略）

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。

（略）

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。

（略）

四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。

（略）

上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促落实。

国务院办公厅（盖章）

一九九三年一月三日

国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法（草案）》意见的函

国办函[**]××号

各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室）:

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法（草案）》送给你们,请组织有关同志讨论修改,并将修改意见于十一月底前告诉我们。

国务院办公厅（盖章）

一九九九年×月×日

广州××局销售公司请求批准函

××局销办函[**]5号

广州××局:

我销售公司从去年十月成立以来,国内商务活动日益增多,经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印,为便于工作,我们拟购买一台复印机,请给予批准。

可否,请批复。

广州××局销售公司（盖章）

一九九六年一月十日

××市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函

市政办函[**]40号

市市容环境卫生管理局:

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。

现复函如下:

《中华人民共和国行政处罚法》于**年10月1日起执行。

该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。

按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》,从今年10月1日起,合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。

……

你局应按照上述精神,对全市市容卫生执罚人员进行清理,理顺执罚体制,保证行政处罚法的贯彻实施,促进市容卫生管理工作。

此复

××市人民政府

一九九六年十月七日

关于上报《××公司二期改造项目评估报告》的函

××工银商字[199×]××号

××市××分行:

现呈报〈××公司二期改造项目评估报告〉,请审阅。

附件:

××公司二期改造项目评估报告。

（略）

×××工商银行（盖章）

一九九×年十一月五日

××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函

×人函[**]2号

省人民政府:

省九届人大三次会议已经闭幕。

会间,省人民代表以主人翁精神,对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议,同时提出了一些应当解决的问题和要求。

根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去,望抓紧认真处理,并及时将处理结果报来。

在处理社会治安等有关提案时,可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。

附:

〈××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见〉（抄送单位附件各二册）

××省人民代表大会常务委员会（盖章）

一九九九年×月××日

附件:

（略）

交通部广州救捞局催办函

××造船厂:

贵厂××××年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮,出厂至现在已经三年了,可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。

为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决,但贵厂一直未明确答复。

该轮由于缺少拖缆机,长期无法正常执行生产任务,经济上已造成了很大的损失。

为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机,以免再延误该轮的正常生产。

敬礼

交通部广州救劳局（盖章）

××××年×月×日

关于出席××××研讨会的邀请函

××秘书长:

最近,国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的项目。

经商议,定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。

现将有关事项函告如下:

一、会议报到时间（略）

二、会议地址（略）

三、联系人及电话（略）

特邀请您届时出席。

××××研究中心（盖章）

二○○年三月×日