学校档案管理系统要求文档格式.docx

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七、档案工作人员要加强档案管理，严格档案借阅制度，做好某某工作，确保档案安全。

档案室应对档案的借阅和移出有详细的登记，借阅和移出人要签字。

八、学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信、经领导签字同意后，方可查阅。

对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，如特殊需要时，须经分管领导批准。

九、学校综合档案室要定期对所存档案进展全面检查，对破损和字迹褪色的档案，与时修复或复制；

如遇有特殊情况，应立即向校领导报告，与时处理。

学校撤销、合并或分立时，学校档案的归属：

学校撤销时，档案移交当地档案馆保存；

学校合并时，档案随之并入；

学校分立时，档案由原校保存。

附件:

1.文字档案材料印制格式要求。

2.档案材料立卷装订存放的要求。

3.学校档案目录索引〔参考〕。

附件1

文字档案材料印制格式要求〔参考〕

档案用纸：

采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×

297mm。

页边与版心尺寸：

档案用纸天头〔上白边〕为37mm±

1mm，公文用纸订口〔左白边〕为28mm±

1mm，版心尺寸为156mm×

225mm。

字体字号：

标题一般用2号加粗宋体字，文中标题层次依次为“一、〞“〔一〕〞“1.〞“〔1〕〞，一级标题用黑体，二级标题用楷体，三、四级标题用3号仿宋体；

每个自然段开始行左侧空两字符；

如无特殊说明，正文文字格式一般用3号仿宋体字。

标点符号和数字：

标点符号用全角，阿拉伯数字用半角。

行数和字数：

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

特定情况可以作适当调整，如首页和尾页等。

文字的颜色：

如无特殊说明，正文文字的颜色均为黑色。

印制要求：

双面印刷，印品着墨实、均匀；

字面不花、不白，版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。

文字材料的日期：

所有的档案资料均应标明日期，没有日期的档案是没有意义的，没有任何保存价值。

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位〔即1不编为01〕。

附件2

档案资料立卷装订存放要求〔参考〕

各类档案盒里装的是当学年的档案资料，也就是每年的秋季开学〔一般是9月1日〕到下一年的暑假完毕〔一般是8月31日〕这个期间的档案资料。

每年暑假期间开始对即将过去的学年度档案资料进展整理，该补充的补充，该打印的打印，进而分类、立卷、装订、存放。

立卷要求

一、各类文字档案资料一般情况下按学年度立卷，每卷大约100X纸左右〔200页左右〕。

假如某类档案多卷，末卷小于100页可并入上一卷，大于100页且不足200页可装订成一卷。

二、两种小于100页的档案资料可合并立卷。

1.每卷装订前要编好页码，单数页码在右上角，双数页码在左上角，编好页码后编制本卷的目录。

按卷宗编号，把每一卷的目录合并在一起形成年度档案总目录。

2.立卷档案统一封面，封面标注编号和本卷的类别。

每学年把所有的立卷档案进展编号，编号采用“10位数两杠一括号〞的形式，如2015-16-01〔10〕，表示2015-2016学年度第一卷档案，括号里数字表示这个年度档案资料共有10卷。

3.各种机构设置、课程表等档案资料，以与几年不变的如学校平面图、建筑设计图等，可长期存放在档案盒里，不必装订。

左侧装订

成卷的档案采用棉线绳子装订：

1.每本100－200X纸，双面打印200－400页。

孔机左侧打孔，孔距均匀，孔与卷脊的距离不少于5mm,4孔5线缝法且每孔缭绕卷脊，绳结打在每卷的背面。

孔时要注意和绳子相匹配，防止孔大绳细，装订不结实。

存放

1.每年立卷装订好的档案不再放入原档案盒内，按照每卷的编号顺序，小号在上，大号在下叠放一起，最上面放置年度总目录，放在标注年度明显的档案橱或柜子里，以便节省空间、易查找。

2.实物资料，如锦旗、奖状、奖杯等要放到学校展室里分别悬挂在墙上、放置在展台上，并单个拍照建立电子档。

3.音像资料要存储在专用设备上，按年度编号建立电子档案，并有复制另存。

档案编号：

2018－19－01〔10〕

类别：

1.×

×

〔？

－？

页〕

2.×

3.×

附件3

某某德邦高级中学档案资料目录索引〔参考〕

一、办公室、教诲处档案资料目录〔101——705〕

第一类：

文件资料〔101—103〕

101.学校简介、平面图、全校教职工登记表。

102.上级文件〔意见、通知、法规等〕。

103.学校党工团部门〔党支部、工会、共青团〕组织机构、工作计划、会议记录与工作总结。

第二类：

常规管理〔201—206〕

201.校董会、校委会、教务处、政工处、后勤处、教代会、团支部、学生会等组织机构与分工。

202.学校远、中、近期开展规划〔建设、管理、规模等〕与学年度、学期工作计划和总结；

班、级组、科组学年度、学期工作计划与总结。

203.学校规章制度〔合订本〕〔校历表、作息时间表、请销假、考勤、考核、奖惩、办公、教学、教研、财务、卫生、安全、例会、教代会与某某管理、学习培训、岗位职责等〕。

204.各种会议记录〔校董会、校务会、教代会、学生会等会议纪录〕。

205.校报、校刊、校务公开资料。

206.教职工考勤记录、班级纪律卫生检查评比情况记录。

208.学校荣誉登记与图片、证件复印件。

第三类：

教学工作〔301—303〕

301.教务处大事安排表、总课程表、任课表、学期〔学年度〕总结。

302.教学常规检查记录〔课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动等检查情况记录〕。

303.各班各科期中、期末考试成绩统计表〔升级、毕业考试、学科竞赛等〕。

第四类：

教研工作〔401—405〕

401.各学科教研活动计划、记录与总结。

402.公开课、优质课、观摩课活动安排与总结，主讲人的课堂设计〔教案〕。

403.教育干部、教研组长与教师听课、评课、说课记录。

404.教研通讯、论文成果、获奖记录。

405.科研课题申请报告、实施方案、阶段性成果总结与专项教改试验情况。

第五类：

教师管理〔501—504〕

501.专任教师根本情况、任课与工作量情况登记表。

教师获学校与以上的奖励和处分统计表。

502.教师培训计划、内容、登记表等〔含国培、市培、校培等〕。

503.语言文字工作领导小组、计划、总结，教师普通话等级证书复印件，师生口语实践活动记录。

504.教师业务档案〔个人根本情况登记表，说课、优质课、公开课教案，论文论著复印件，专业技术考核、职业道德考核与学历和各种奖励证书复印件等〕。

第六类：

学生管理〔601—607〕

601.学生入学情况登记表〔以班级为单位〕。

602.学籍档案〔或电子档〕。

603.毕业生花名册〔以班级为单位〕，学生各科成绩登记册〔入学、期中、期末、毕业等〕，学生德育考核与操行评语等。

604.学生变动情况登记表、统计表与学籍变更材料。

605.残疾儿童随班就读情况表，后进生转化情况记录，学生获学校与以上单位奖励和处分统计表。

606.安全教育方案、内容与方法，安全演练方案，安全管理责任书等。

607.安全检查记录与专项整治资料，安全工作计划和总结。

第七类：

体育卫生、艺术、科学、劳动与第二课堂活动〔701—705〕

701.体育卫生、艺术、科学、劳动与第二课堂活动领导小组与计划、总结。

702.学生体质健康检测登记表、统计表。

703.疾病预防宣传教育活动记录，患病学生追踪记录。

704.各种课外活动小组活动计划、记录、总结。

705.特长生参加各种比赛与获奖情况。

二、政教处、德育处档案资料目录〔801——809〕

801.德育工作组织机构、工作计划、活动记录与总结。

802.班主任职责，班级主题班会计划、内容、方式和记录，班主任研讨、培训活动记录。

803.团〔队〕计划、总结与活动记录，国旗下讲话稿等。

804.班级量化管理统计表。

805.好人好事记录，个别教育记录〔个案教育〕，违纪处理决定。

806.警校共建活动记录，法制教育活动记录。

807.家长学校资料〔组织、制度、计划、教案、活动记录、总结等〕。

808.心理健康教育情况记录〔计划、情况调查、分析、团体训练、个别咨询〕。

809.德育课题研究资料〔课题、研究过程、成果〕，德育论文、获奖记录〔证书或复印件〕。

三、图书室〔馆〕档案资料目录〔901——905〕

901.图书管理员：

登记表、职责、培训情况，图书室〔馆〕或个人获奖与论文发表情况记录。

。

902.图书账册〔文字版和电子版〕〔购入时间、价格、注销等情况〕。

903.师生的办证登记、阅读记录、班级借阅和师生个人年度借阅明细表、读书活动推荐图书的统计表。

904.图书目录索引与其他为教育教学服务的报刊、杂志、文献等资料〔图片、影像等〕。

905.年度图书馆经费使用情况的会计资料。

四、仪器设备档案资料目录〔1001——1008〕

1001.实验室管理制度，实验员职责，实验仪器设备登记册、目录索引与说明书等。

1002.实验教学进度表，实验报告单。

1003.教学仪器、设备购置计划申请表，教学仪器验收单。

1004.教学仪器设备借用登记表，教学仪器设备报废、损失〔调出〕登记表。

1005.教学仪器设备维修保养记录。

1006.易燃、易爆、有毒药品使用登记表。

1007.自制教具与第二课堂活动情况。

1008.学生实验操作考核记录。

五、音体美和现代教育技术档案资料目录〔1101——1106〕

1101.音体美器材配备和现代教育技术装备〔含计算机教室、多媒体室、录播室、网管室、监控室等〕登记册，各室配套建设的申请报告、购置合同、组织验收、维修、保养、报废等记录。

1102.功能教室〔音体美专业教室、计算机教室、多媒体室、录播室、网管室、监控室等〕使用情况记录。

1103.音体美和现代教育技术师资登记表与参加培训情况。

1104.音体美和现代教育技术软件资料目录〔电教教材收费许可证、年检〕，音体美和现代教育技术软、硬件借用登记。

1105.音体美和现代教育技术兴趣小组活动记录。

1106.音体美和现代教育技术科学规划课题与研究成果，论文、论著、优质课整合教案与成果。

六、总务室、后勤档案资料目录〔1201——1206〕

1201.总务人员职责、登记表。

1202.总务工作计划、总结。

1203.根本建设维修资料〔校舍档案、学校规划平面图、地契证明、施工文件等〕。

1204.学校校产登记表〔房屋建筑、教学设备、图书资料、交通工具与其他设备物品〕。

1205.食堂从业人员相关资料〔登记表、体检合格证、卫生许可证〕。

1206.校务公开表、财务报表。