连锁酒店组织架构及财务采购流程.docx

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连锁酒店组织架构及财务采购流程

连锁酒店组织架构及财务采购流程

2.1-公司组织结构

根据公司业务发展的需要，CEO、主管总经理所主管的部门可以调整，执行纵向扁平化横向紧密配合的管理体系，提供执行和决策效率。

2.2-公司部门主要职责

商务部职责：

负责公司连锁店的发展,包括直营店和特许经营店等

-市场信息寻找，可行性方案测算

-商务谈判

-合同签订及后续协调

市场部职责：

负责公司统一的市场和销售工作以及中央预订的管理

--销售政策制定，对直营店销售辅导和培训

-市场推广和促销活动的发起和组织

-客户忠诚度计划制定、执行和维护

-家宾俱乐部和家宾卡会员促销和管理。

-公司和直营店VI系统的实施和管理

--自身媒体：

-通讯、网站等建设

-包括媒体在内的公共关系

-广告活动

-中央预订平台

-客户服务工作，包括投诉处理、客户调研、宾客满意度调查分析等

-市场研究，包括市场调研、竞争对手分析等

运营部职责：

负责直营店日常运营管理

-酒店开业准备

质量管理体系的执行与维护

直营店的质量管理，执行各项质量检查计划：

自查、互查和总查计划、暗访计划

特许店和连锁酒店的质量检查、评判和反馈

特许经营店的特许管理和工作协调

品牌部职责：

负责-酒店运营的品牌标准

-制定和维护-运营服务的品牌标准

-建立和维护-公司的培训体系：

包括大学、直营店培训、店长见习制度的实施

-围绕-品牌，设计和组织服务技能比赛：

如“微笑大使”

技术部职责：

--PMS系统的安装和维护

-开发和维护-中央预订系统（CRS）

-开发和维护-酒店的管理平台

-酒店和公司的计算机、数据和语音系统的设计、采购及维护

人力资源部职责：

-人才招聘，主要是店长级和公司管理人员

-考评工作，并建立人事考评档案

-薪酬和福利制度的制订

-企业文化的建立

-直营店人事制度的辅导和监督

-员工满意度调查和分析汇总

财务部职责：

-制定-财务管理制度和规定

-日常财务工作

-日常费用控制

-法律工作，如合同的审批

-选派酒店会计和出纳人员

行政采购部职责：

-负责-集中采购物品的采购

-负责-VI应用品（客用品、印刷品）的制作

-公司日常行政工作

工程部职责：

-提供项目的工程概算和预算

-负责酒店的装修改造

-负责酒店日常运营中的设备系统的维护保养

2.3直营店组织结构

5.0财务管理制度

5.1财务管理体系

（1）分店核算、公司汇总、统一纳税

（2）公司本部财务部

*财务总监财务顾问

*财务经理

*会计

*出纳

（3）分店财务人员配备

*会计1名

*出纳兼文员1名

（4）领导关系

业务上：

公司财务部统一领导，负责人员

5.2财务工作职责

公司财务部

（1）公司总部及分店财务制度建立并实施

（2）对公司资本性运作进行控制

（3）编制各部门及分店预算，并监督执行

（4）贯彻落实各部门及分店经济效益及财务考核评价指标

（5）汇总财务报告

（6）各店资金的筹集、调配、收缴和监督使用

（7）各店财务核算及制度执行情况检查落实

（8）分店财务人员考核评价

（9）分店财务人员业务培训

直营店财务

（1）建立分店财务核算总帐及明细帐

（2）核算分店营业收入及业务支出情况

（3）核算各分店固定资产的购置、报废并按规定计提折旧

（4）按制度规定预提、分摊各项费用

（5）核算分店人员工资、福利费。

建立固定资产、低值易耗品、物料用品三级帐，固定资产建卡，并负责核算、盘点

（6）编制财务报表并按时上交

5.3年度预算

（1）公司按部门划分利润中心及费用中心

-利润中心：

各直营店、市场销售及商务部

-费用中心：

品牌部、品牌G&A

（2）各中心年初制定全年收入及支出预算

（3）财务部汇总预算

（4）每月预决算比较

（5）年终考核

5.4提交月报和日报

提交月报表

直营店报表

（1）资产负债表

（2）损益表

（3）现金流量表

（4）现金流量附表

（5）直营店经营情况明细表

（6）管理费用明细表

（7）财务费用明细表

（8）应交各种税费明细表

（9）营业外收支明细表

（10）在建工程明细表

（11）应收帐款、其他应收款明细及帐龄表

直营店报表核算期间，每月1日至30日（或31日）

直营店报表上缴日期，每月5日上午，节假日顺延

直营店报表盖章签字

（1）直营店店长盖章

（2）直营店会计人名章

（3）直营店财务章

5.5签字审批流程

直营店签字审批流程

（1）单项支出2000元以下，店长签字审批

（2）单项支出2000元以上，公司领导签字审批

（3）正常客用品支出，各店申请，店长审批，公司集中采购，直营店付款

（4）固定资产购置、售出及报废，分店申请，公司领导审批，直营店付款

异地签字审批形式

（5）传真

（6）若审批环节多于3人，传真影响效率和申请单清晰度，可以email审批，财务付款时将email打印出来作为附件

5.6直营店资金管理

（1）直营店继续实行收支两条线的规定

（2）直营店备用金：

银行RMB5万，现金2万

（3）现金低于RMB0.5万，向公司申请补足

（4）存款高于RMB5万，高出存款划拨公司总部帐户

5.7直营店资产管理

（1）应收帐款

-各店应收帐款由各店负责催收

-月末个人借款若未结清（包括出差等因公借款）可直接从工资中扣除

（2）存货

-收：

使用部门验收签字

-发：

领用需店长助理签字

-存：

文员负责收发存记录

（3）固定资产

*建帐：

三级帐

*设卡

*采购审批权限：

公司领导

*折旧年限：

按制度规定

5.8采购申请流程

（1）各店申请，公司集中采购，公司统一配送，分店付款

食品原材料、库存商品除外，由分店自行采购

（2）采购负责部门：

公司财务部

（3）比价政策

*金额10,000～100,000元，提供不少于2家报价

*金额100,000～500,000元，提供不少于3家报价

*金额大于500,000元，提供不少于4家报价

*垄断行业除外

*每次采购需注明上次采购价格及库存数量

（4）采购申请流程

A.工程设备/项目采购

（a）项目经理：

提供可选方案，包括供应商、技术参数、价格、品牌、品质、规格、型号、外观、颜色等。

必要时征询店长意见。

（b）工程部经理：

（c）COO审批

（d）财务部：

商务洽谈价格、条款

（e）CEO审批

（f）财务部：

签订合同

B.工程设备/项目付款

（a）项目经理申请：

提供验收单（含数量、质量）发票

（b）工程部经理签批：

必要时店总经理会签

（c）COO签批

（d）CEO签批

（e）财务部付款

C.客用品采购

（a）店长申请，提供数据：

数量、金额、库存、使用期限

（b）COO审批

（c）财务部核对数量、金额

（d）CEO签批

（e）财务部采购

（f）供应商送货，验货（质量、数量）

（g）店长：

凭验收单付款，付款时间根据合同执行

备注:

一般印刷品（表格、信封、信纸等）采购流程同上。

D.VI印刷品采购

（a）店长申请，提供数据：

数量、金额、库存、使用期限

（b）主管市场部总经理审批

（c）CEO审批

（d）对已定型的VI应用产品，财务部直接采购

（e）对未定型的VI应用产品，由市场部设计确认后，财务部采购

5.9直营店消费签单

（1）适用范围：

免房、店内宴请

（2）签单权限：

公司主管总经理（副总裁）以上领导、各店总经理

（3）公司各级领导及员工在店消费：

以现金结算（取消代用券），价格优惠，报销凭杂项收入转帐单（盖财务章），注明：

事由、招待单位/人员、总人数、我司参加人员、原金额、折扣后金额等；

（4）工作餐：

无签单，直接付现；

（5）各店总经理每月签单须填写“内部资源使用申请单”，注明：

使用资源名称、数量、金额、事由、招待单位/人员、总人数、我司参加人员等，签单每月汇总后交公司财务部