物资采购管理办法.docx
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物资采购管理办法
物资采购管理办法
1.目的
通过对影响物质采购的关键环节进行控制，确保采购的物质符合质量标准的要求，以满足学院教学、办公的需要。
2.范围
适用于学院办公用品、办公家具、学生宿舍家具、清洁用具、水电维修配件、部分劳保用品、基础设施维修材料、药品等的采购控制。
3.工作的程序和要求
3.1物资需用量计划
3.1.1总务处库管员根据日常物质消耗量和库房盘存情况编制月、学期需用计划，并详细列表，各部门根据工作需要提出物质需用计划及需用时间，报总务处长和学院分管院长审核。
3.1.2总务处长和分管副院长负责审核，主要是核定物资的规格型号和数量，审核工作应在三天之内完成。
经审核后的物质需用计划报学院院长审批。
3.1.3院长负责物质需用计划的审批，审批应在一周内完成。
3.1.4经审批的物资需用计划由总务处组织采购。
3.2物资采购计划
总务处按照已批准的物质需用计划经平衡库存后，编制物资采购计划下达给采购人员。
3.3采购
3.3.1采购人员按《合格供应商名单》内的供应商进行询价，询价结果由采购员报总务处负责人同意后签订采购合同。
3.3.2当按《合格供应商名单》进行询价不能满足要求时，采购人员寻找新的供应商进行询价，执行以下程序4至5条款。
3.4供应商的调查
由采购人员对市场及供应商进行详细调查，通过索取资料、现场考察等，了解供应商的生产（或提供）、技术及设备能力，产品质量及质量管理状况、检测能力、企业信誉和业绩，物资价格、付款方式、售后服务等，采购员填写《供应商调查评定表》。
交总务处负责人审定。
3.5供应商的评定
3.5.1供应商的评价准则：
a）供应商提供的产品通过产品质量认证；
b）供应商提供的样品检验合格；
c）有必要时，公司对供应商进行第二方审核，通过本公司的第二方审核。
3.5.2供应商的评定方法：
总务处组织库管员、采购员、使用部门的技术人员采用会议或会签的方式对供应商调查结果进行评定，作出是否采购该供应商的产品的结论性意见，由院长审批，并记录在《供货商调查评定表》中。
3.5.3供应商的评定内容：
产品质量、质量保证能力、价格、交货期及售后服务、付款方
式等。
3.5.4供应商的选择准则：
a）供应商有合法的执照和资质；
b）供应商有质量保证能力和证实所提供物资合格的证据；
c）供应商的社会信誉良好，价格合理；
d）供应商的生产或提供能力稳定，能满足公司工程进度和质量要求。
3.6采购合同签订
3.6.1一万元以上物质采购需经院办公会议通过，三家以上的供货商邀标，十万元以上的物质采购需公开招标来确定供货商。
3.6.2批量采购（一万元以上）办公用品、基础设施维修材料、水电维修材料等物质时，采购合同由院长委托代理人签订。
3.6.3小量、零星采购和辅助性材料的采购（一万以下）合同分管院长审批后由总务处签订采购合同。
3.6.4采购合同中应明确技术要求，验收条件和质量保证要求等。
3.6.5采购合同应具有严肃性、时效性和可操作性，合同内容应完整、规范，符合《中华人民共和国合同法》。
3.6.6对易燃易爆材料的购置，还应符合公安部门的有关规定。
3.7供应商的业绩（重新）评价
3.7.1供应商的重新评价准则：
a）在供货期内，供方的执照和资质被政府部门吊销，取消供方资格；
b）供方产品的稳定性：
进货检验一次不合格的扣3分，两次不合格扣8分，三次不
合格的取消供方资格；
c）供货的及时性：
一个供货合同执行完毕的执行期内，一次供货不及时扣2分，两次供货不及时扣5分，三次供货不及时扣8分，四次供货不及时的取消供方资格，发生一次供货不及时，延误交货期15天以上的取消供方资格；
d）供货的价格合理，不在供货执行期内哄抬价格：
发生一次涨价扣4分，两次涨价
扣8分，三次涨价取消供方资格，发生一次大幅上涨价格（上涨率10％以上）取消其供方资格；
e）一个供货合同执行完毕的执行期内，扣分总分达到或超过10分的，取消供方资格。
3.7.2一个采购合同执行完毕后，由总务处组织分别对该供应商进行业绩评价，分别填写在《供应商的业绩评价表》中，并备案。
3.7.3经调查评定合格的供方，自评定合格之日起视同为合格供方，由总务处编入《合格供应商名单》，以指导今后的采购。
3.7.4总务处根据收集到的供应商的业绩评价信息，调整《合格供应商名单》，以指导今后的采购。
3.7.5对供应商的业绩评价被确定为不合格供应商的，应将有关信息传递给供应商，使其提高其服务质量。
3.7.6对供应商的业绩评价确定为不合格的供应商的，应立即从《合格供应商名单》中将其删出。
3.7.7凡列入《合格供应商名单》的供应商，下次采购时，免于对该供应商进行调查评定。
3.7.8总务处按《合格供应商名单》建立合格供应商档案并予以保存。
3.7.8.1可按供应的材料类别进行供应商分类：
a）办公教学家具、学生宿舍家具类：
桌、椅、凳、床等
b）办公用品及清洁用具类：
纸、笔、各类笔记本、文件挡案夹、扫把、拖把、垃圾筒等。
c）建筑主材类：
沥青、钢材、木材、铝材、水泥、模板、预制构件、砖、砂、石等；
d）水电安装维修料材类：
镀锌管、钢管、闸阀、PVC管材，铝心线、电杆、变压器、灯泡等。
3.7.8.2可按供应的途径进行供应商分类：
a）生产厂家供应商；
b）中间商或代理商。
3.7.8.3合格供应商档案的内容（不限于此）
a）营业执照、资质、生产许可证复印件；
b）产品介绍；
c）产品合格证复印件；
d）曾经对该供应商调查评定的记录；
e）曾经对该供应商业绩评价的记录。
3.8对供应商的控制
3.8.1对供应商的控制类型：
a）供应商的调查；
b）公司对供应商进行第二方审核评价；
c）以往业绩的评价；
d）同行类比的评价。
3.8.2对供应商的产品控制按4.10要求进行。
3.9对不合格品的控制
3.9.1对供货商产品的验收，应由总务处负责人会同库管员或使用部门技术人员按照合同和验收程序进行验收。
3.9.2发现有不合格品应及时与供货商取得联系，提出证据资料，并按以下程序处理：
a）对有严重质量问题的物质应退货；
b）对有瑕疵但不影响使用功能应降级、折价处理；
d）按4.7的规定将供货商情况记录在案，出现严重的质量问题或大幅度价格浮动，应立即取消供货商的资格。
e）为了防止不同状态物资混淆误用，未经检验和试验的或经检验试验不合格的，都要标识，可采用盖章、挂牌或以存放地点或容器来区分不同检验状态，并加以记录。
3.10进货物资的验证
3.10.1采购人员根据送货单、装箱单清查实物数量，按照物资采购合同、计划及相应的验收规范，从物资标牌规格、型号、数量、生产日期、外观质量、有效期、质量证明文件或合格证等方面进行检查、核对，依据出厂合格证、出厂检验报告、技术使用说明书等进行验证。
3.10.2对有包装的物资，按包装件数实行全数验证，一般通用量大的可按批量开箱开包抽检，抽查率为5－10％，如发现有不合格者，应逐件进行验证。
属于重要的、贵重的、配套性强的应拆包逐件进行验证。
3.10.3进口物资必须有国家商检部门检验并出具的证明。
3.10.4因工程需要，依据国家施工材料有关检验规范和工程质量监督站常规建材检验取样规定，执行相关物资的理化试验。
委托国家授权的试验室进行试验，由采购人员会同试验员负责抽样送检（常规建筑材料按公司《物资验收标准》和《施工过程及原材料取样办法》进行）。
3.10.5验证结果的传递：
采购人员获得到检验结果时，应及时确认物质的质量状态，并通知库管人员进行检验试验状态标识。
检验试验报告及质量证明、合格证等交由总务处统一管理。
3.10.6验证验收合格时，由库管人员填写《进货验证记录表》。
3.10.7验证发现不合格的物资，按照4.9之规定执行。
物资采购监督管理实施办法（暂行）
1总则
为了实现高效廉价质优的采购目标，进一步适应市场经济条件下水泥行业日益激烈的竞争环境，建立统一集中有序的采购市场，完善物资采购机制，形成批量优势，降低采购成本，规范采购行为，维护企业利益，确保供应质量，提高经济效益，特制定本办法。
2适用范围
本办法适用于唐山冀东水泥股份有限公司大宗原材料及相关物资的采购监督。
3权责划分
物资采购部门依据实际需要制定采购计划（分全年计划、季度计划），递交审计部备案；对于特别重大的采购项目，须先到审计部信用风险管理室办理审批手续。
审计部信用风险管理室根据需要决定是否另行组织市场调查。
4物资采购必须遵守的原则
4．1物资采购应当符合市场运行规律，通过招标、邀标、议标、询质比价等形式，体现公开、公平、公正、有序竞争择优选购，并坚持以下原则：
4．1．1坚持集中采购为主。
争取批量效益的原则，尽力降低采购成本。
4．1．2坚持对供方进行资质审查的原则，以减少采购风险，提高供应保证程度。
4．1．3坚持质量合格、价格合理、售后服务好和交货及时的原则，供方所供物资许可证的产品必须是定点生产厂家的产品，需要鉴定的产品必须是经鉴定过的产品。
4．1．4坚持先调剂后采购的原则，努力盘活存量资产。
4．1．5坚持进行全成本核算的原则，把“到达价”作为比价的依据。
4．1．6坚持在保证质量，价格合理的前提下，优先采购信用等级高的供应商提供的物资，保证货源的优质稳定。
5采购监督的组织领导
5．1审计部成立物资采购监督领导小组，审计部长任组长，主管物资采购监督工作。
领导小组的主要职责是：
5．1．1贯彻国家有关物资流通政策和法规，制定物资采购监督管理规章制度；
5．1．2审批物资采购招标、邀标、议标、投标实施范围；
5．1．3指导信用风险管理室监督物资采购工作，监督、检查物资采购活动；
5．2信用风险管理室在领导小组指导下工作。
其主要职责是：
5．2．1负责贯彻执行物资采购监督领导小组的指示、决定；
5．2．2负责收集、上报相关采购活动的信息。
5．2．3审批物资采购方案、采购支出预算；
5．2．4必要时，参与采购招标的评标、物资的验收工作。
企业物资管理制度
文章
来源莲山
课件www.5ykj.Com一、库存量管理作业流程
二、用料预算方法
□用料预算
第一条常备材料：
由生产管理单位依生产及保养计划定期编制“材料预算及存量基准明细表”（附表13.1.2），拟订用料预算。
第二条
预备材料：
由生产管理单位依生产及保养计划的材料耗用基准，按科别（产品表）定期编制“材料预算及存量基准明细表”拟订用料预算，其杂务用品直接依过去实际领用数量，并考虑库存情况，拟订次月用料预算。
第三条非常备材料：
订货生产的用料，由生产管理单位依生产用料基准，逐批拟订产品用料预算，其他材料直接由使用单位定期拟订用料预算。
□存量管理
第四条常备材料：
物料管理单位依材料预算用量，交货所需时间、需用资金、仓储容量、变质速率及危险性等因素，选用适当管理方法以“材料预算及存量基准明细表”（附表13.1.2）列示各项材料的管理点，连同设定资料呈主管核准后，作为存量管理的基准，并拟“常备材料控制表”（附表13.1.3）进行存量管理作业，但材料存量基准设定因素变动足以影响管理点时，物料管理单位应即修正存量管理基准。
第五条
预备材料：
物料管理单位应考虑材料预算用量，在精简采购、仓储成本的原则下，酌情以“材料预算及存量基准明细表”（附表13.1.2）设定存量管理基准加以管理，但材料存量基准设定因素变动时，物料管理单位必须修正其存量管理基准。
第六条非常备材料：
由物料管理单位依据预算用量及库存情况实施管理（管理方法由各公司自订）。
□用料差异分析
第七条材料预算用量与实际用量差异超过管理基准时，依下列规定办理：
（一）常备材料：
物料管理单位应于每月10日前就上月实际用量与预算用量比较（内购材料用）或前三个月累计实际用量与累计预算用量比较（外购材料用）其差异率在管理基准（各公司自订）以上者，需填制“材料使用量差异分析月报表”（附表13.1.4）送生产管理单位分析原因，并提出改善对策。
（二）预备材料：
物料管理单位以每月或每三个月一期，于次月10日前就最近一个月或三个月累计实际用量与累计预算用量比较，其差异率在管理基准（各公司自订）以上者按科别填制“材料使用量差异分析月报表”（附表13.1.4），送生产管理单位分析原因，并提出改善对策。
（三）非常备材料：
订货生产的用料，由生产管理单位于每批产品制造完成后，分析用料异常。
三、物资领用制度
（一）凡属本公司自办工程或代办工程的材料领用，一律使用材料管理表，分开进口材料、国产材料一式五份单式填写。
填表时表内应清楚地填上工程名称，成本中心，工程编号，施工单位，经成本中心授权人签名批准，并盖有工程部工程材料专用章，交由物资部计划组办理计划审核，盖上计划审核章，仓库才办理领料手续。
（二）各部、分公司部门领用正常的维护材料时，只须填写货仓取货申请单一式三份，清楚地填上部门或科室名称，成本中心编号，经成本中心授权人签名批准后，由物资部计划组办理计划审核，盖上计划审核章，仓库才办理领料手续。
（三）在填写工程材料管理表或货仓取货申请单时，将进口材料和国产材料分开单式填写，领取数量一栏必须要用规定字体填上领取的数量。
如果需将原数量修改，应由授权人确认签名，否则物资部有权不给办理审核发料。
（四）坚持工程材料、维护材料专项专用的原则，不允许将工程材料、维护材料用在其它工程上。
各分公司承接的代办工程，经工程部门审批后，物资部才给予办理审核领料手续，代办工程需自购材料，要有工程部开具工程材料预算表，经物资部领导审批后才给予购买。
（五）各部、分公司需要的劳动保护用品，开单经本部门成本中心授权人签名后，再由人事部主管劳动保护用品的有关人员审批签名，才给予办理审核领料手续。
（六）各单位要严格按本单位拟定的年度材料计划进行领料。
对无计划和超计划领料，物资部有权不给予审核发料。
同时不允许维护材料多领多占，影响工程材料的正常使用。
□关于明确领用物资材料授权人及有关的规定
为了适应公司机构及人员的变化，现对各部门领用物资材料授权人做相应调整（授权人员表附后），原授权人的授权同时取消。
并对授权人的领用物资材料权限作如下的规定和说明：
（一）各种物资材料的转让和外售，一律由物资供应部批准。
售往特区外的物资材料，由总经理批准。
（二）赠送物品，由总经理办公室报总经理审批领取。
（三）办公用品器材的领用，由专业归口管理部门审批。
（四）车辆、电脑、录像机、复印机、仪器仪表、多功能电话机等，以及价值1000元以上、使用年限一年以上的固定资产的购置和领用，属预算内的应经专业归口管理部门审核批准，报物资供应部购买；属预算外的报总经理批准，由物资供应部办理。
（五）工程施工材料的领用由工程部审批，领用工程材料时，领料单上必须完整地填写成本中心及工程编号，连同工程管理表一齐交物资供应部计划室审核后，方可办理领料手续。
（六）维护材料的领用由维护部和分公司审批。
领用维护材料时，领料单上必须完整填写成本中心编号，交物资供应部计划室审核后，方可办理领料手续。
（七）各有关部门应预先做好年度、季度物资材料需求计划，以便物资供应部有计划地、及时地供应生产所需材料。
计划内的物资材料由物资供应部计划室核准凭计划供给，计划外的物资材料由物资供应部计划室酌情供应，应急材料如物资供应部不能供应时，经物资供应部同意，部门经理批准后自购。
（八）各部门领用材料时，应严格按照领料单规定的内容和要求填写。
不准在领料单上作任何更改，如填写错误，必须重新填写。
对不符合规定的领料单，仓库有权拒发。
（九）各独立核算的下属公司，如需购买物资材料，可向物资供应部做计划申请，也可自行采购。
四、库存量管理作业细则
□存量基准设定
第一条预估月用量设（修）订
（一）用量稳定的材料由主管人员依据去年的平均月用量，并参酌今年营业的销售目标与生产计划设定，若产销计划有重大变化（如开发或取消某一产品的生产，扩建增产计划等）应修订月用量。
（二）季节性与特殊性材料由生产管理人员于每年3、6、9、12月的25日以前，依前三个月及去年同期各月份的耗用数量，并参考市场状况，拟订次季各月份的预计销售量，再乘以各产品的单位用量，而设定预估月用量。
第二条请购点设定
（一）请购点——采购作业期间的需求量加上安全存量。
（二）采购作业期间的需求量——采购作业期限乘以预估月用量。
（三）安全存量——采购作业期间的需求量乘以25％（差异管理率）加上装船延误日数用量（欧、美地区15天用量，日本与东南亚地区7天用量）
第三条采购作业期限
由采购人员依采购作业的各阶段所需日数设定，其作业流程及作业日数（公自订）经主管核准，送相关部门作为请购需求日及采购数量的参考。
第四条设定请购量
（一）考虑要项：
采购作业期间的长短，最小包装量及最小交通量及仓储容量。
（二）设定数量：
外购材料的欧美地区每次请购三个月用量，亚洲地区为二个月用量，内购材料则每次请购25天用量。
第五条存量基准呈准建立
生产管理人员将以上存量管理基准分别填入“存量基准设定表”（附表13.1.5）呈总经理核准，送物料管理建档。
□请购作业
第六条请购单提出时由物料管理单位，利用电脑（人工作业）查询在途量、库存量及安全存量填入以利审核，其无误后送采购单位办理采购。
□用料差异管理作业
第七条用料差异管理基准
（一）上旬（1～10日）实际用量超出该旬设定量×％以上者（由公司自订）。
（二）中旬（1～20日）实际用量超出该旬设定量×％以上者（由公司自订）。
（三）下旬（即全月）实际用量超出全月设定量×％以上者（由公司自订）。
第八条用料差异反应及处理
生产管理人员于每月5日前针对前月开立“用料差异反应表”（附表13.1.6），查明差异原因及拟订处理措施，研判是否修正“预估月量”，如需修订，应于反应表“拟修订月用量”栏内修订，并经总经理核准后，送物料管理单位以便修改存量基准。
库存查询及采取措施
第九条库存查询
物料管理人员接获核准修订月用量的“用料差异反应表”（附表13.1.6）后应立即查询“库存管理表”（附表13.1.7），查询该等材料的在途量反进度，研判是否需要修改交货期。
第十条采取措施
物控人员研判需修改交货期时，应填具“交货期变更联络单”（附表13.1.8）送请采购单位采取措施，采购单位应将处理结果于“采购单位答复”栏内填妥，送回物控人员列入管理。
□存量管理作业部门及其职责
第十一条物控人员
为材料存量管理作业中心，负责月使用量基准设（修）订，用料差异分析及采取措施。
第十二条采购单位
负责各项材料内、外购别的设（修）订，采购作业期限设（修）订及采购进度管理与异常处理。
五、物资计划管理制度
（一）各部、分公司每年必须在12月底之前做好物资供应部下发的第二年度材料计划申请表填报工作。
（二）在填报第二年度材料计划申请表时，各单位应根据公司下达的年度工作任务情况，认真准确地制定出全年生产所需的材料用量计划，确保本单位材料计划符合工程和维护生产需要。
（三）对已审定的各单位年度材料计划，一式二份由材料计划申请单位负责人、物资供应部负责人签名盖章后生效，双方单位各执一份。
（四）物资供应部对各单位所签订的年度材料计划，设立帐本进行材料计划执行情况管理，做好材料计划在领用过程中帐务方面的记录。
（五）计划外材料的申请，可按材料计划外采购办法处理。
（六）为了加强物资计划管理，物资供应部对于计划外材料的领用应严格控制，有少发或不发的权利。
□材料计划若干办法
根据公司关于加强物资管理的有关决定，物资部已将年度材料计划汇总完毕，并与工程部和其他分公司审签了全年的工程材料计划和维护材料计划。
为了做好和加强材料计划执行的管理，做到保障供应，力求节约，避免积压浪费现象，现对材料计划的执行办法作以下通知：
（一）工程材料计划
1.自办工程材料
凡属自办工程计划使用的材料，领取时必须同时具有外线工程材料管理表和货仓取货申请单方可办理领料手续。
外线工程材料管理表上要填写工程部确定的工程名称，工程编号以及施工单位。
工程编号以工程部编制的号码为准，自办工程编号的号码尾数是“1”字表示。
在审批领取材料时，材料名称、数量应以外线工程材料管理表上确定的为准，仓库取货申请单的数量必须要与表内相符，才能审批发货。
对已领出的材料，如有因设计修改造成材料更换或取消工程施工等情况的，要及时到物资部办理材料计划更正手续，否则由相应部门负责。
2.凡属代办工程计划内使用材料，在办理材料领取时，领料手续与自办工程相同。
代办工程编号的号码尾数是“9”字表示。
代办工程材料除工程设计指定领料施工外，承担代办工程的施工单位一律要在公司物资部购买材料，以确保工程材料质量。
（二）维护材料
1.各分公司必须严格按照已签定的材料计划领取维护所需要的材料。
领取材料时，在货仓取货申请单上的工程编号格内必须填上维护工程编号或维护工程说明，才给审批办理领料手续。
分公司设立的材料小仓库，除储备日常少量够用的维修材料外，不允许过量地存放材料，为确保材料在工程中的合理流通使用，并保证材料的质量，做到物尽其用。
绝对不允许将计划内的维护材料作其它用途使用。
2.公司下达给各分公司的年度放号任务，各单位须按照已签定的材料计划合理地分配领取。
如电话机、电话线、电话机出线盒以及零星配套材料，必须按照放号的实际数量领取，日常仓库只允许储备极少数量作维护备料。
对已领出去的电话机，在放号时出现质量问题，可分批送回公司物资部仓库更换。
但绝对不允许将已用过的或残缺的以及与放号机不相符的电话机送回仓库更换。
（三）劳保用品计划
劳保用品计划内物资的发放，统一由公司人事部门处理，其中包括三个分公司的劳保用品计划。
对独立核算单位的劳保用品，由本单位自行解决。
各单位在领取劳保用品时，必须到公司人事部审批申请取货单后，仓库才给予发放。
（四）业务单式计划
业务单式计划由公司业务部统一计划安排，包括三个分公司所需要的业务单式用量。
各单位必须根据本单位业务量的实际情况进行领用，不允许自行到外面印刷各种业务单式，对用量不够或增加印刷其它品种的业务单式，应向物资部申请办理，以便保证业务单式格式和内容的完整性，并逐步使业务单式有一个完整的管理制度。
（五）计划外材料的申请
在执行材料计划的过程中，对一些突发性的工程和维护工程中出现的应急抢修材料，或者计划内数量已用完，以及制定计划时无法考虑到的一些工程材料及其它物资，使用部门可以填报需求单向物资部申请计划外采购，经物资部领导审批后才给予办理。
工程使用的材料，国内物资采购到货时间需要一个月左右，进口物资采购到货时间需要3—4个月才能完成。
因此希望各单位在制定材料计划时必须做到周密考虑，力求准确，使材料计划在各项工程中起到计划合理、保障供应的作用。
（六）执行材料计划的实施办法
1.凡属计划内使用的工程、维护材料，需经计划人员在外线工程材料管理表、货仓申请取货单审核盖章后，才能领取材料。
2.为了掌握好各单位计划内材料使用的情况，将主要工程材料建立帐本，以便累计全年的材料使用情况。
3.各单位领取材料经审核盖章后，计划室将留下外线工程材料管理表、货仓取货申请单作为统计资料凭证。
□下发物资管理若干规定
为加强公司物资供应
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