西藏自治区通信管理局行政执法.docx

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西藏自治区通信管理局行政执法

西藏自治区通信管理局行政执法

案卷管理办法

第一条为加强对行政执法卷宗的管理，进一步规范行政执法行为，推动依法行政，制定本办法。

第二条行政处罚和行政许可的卷宗管理，适用本办法。

行政处罚和行政许可实行一案一卷制度，但涉及国家、商业、个人秘密依照有关规定应分正副卷的除外。

第三条案件承办机构应当于执法终结后一个月内，将全部执法文书立卷归档。

案卷卷宗归档应当编号，编号应当按照公文归档编号规则。

第四条案卷卷宗应当包括封面、卷内文书目录、归档备考表和封底。

卷宗首页为卷内文书目录，底页为归档备案表。

卷宗封面应当说明案由、当事人、承办人、执法起始日期、终结日期和保管期限等事项（格式见附件一）。

卷内文书目录应当列出归档的全部执法文书名称、页次等事项，并按照本办法第十条的规定排序（格式见附件二）。

归档备案表应当说明立卷部门、案卷编号、立卷部门领导意见、档案部门意见等事项（格式见附件三）。

第五条行政处罚执法过程中的下列文书，应当归档：

（一）行政处罚立案呈批表；

（二）询问（调查）笔录；

（三）案件处理意见报告；

（四）行政处罚意见告知书（副本）；

（五）行政处罚决定书（副本）；

（六）送达回证；

（七）行政处罚结案表；

（八）书证、证人证言等有关证据；

（九）其它法律文书。

对当事人予以罚款、没收违法所得的，应当将行政处罚缴纳罚（没）款通知书、代收罚款收据、缴款书（收据）等罚没票据等同时归档。

案件来源为移送、举报的，移送文书、举报材料也应当同时归档。

第六条按照法律法规的规定，实施行政处罚履行合议、听证等程序的，应当同时将相应的法律文书归档，包括：

（一）合议组的合议记录；

（二）听证告知书（副本）；

（三）当事人按规定提出的听证申请书、听证回避申请书；

（四）听证笔录；

（五）当事人的陈述、申辩材料；

（六）其它材料。

第七条行政许可实施过程中的下列文书，应当归档：

（一）行政许可申请书及其他申请材料；

（二）受理通知书或者不予受理通知书（存根）；

（三）行政许可决定书（存根）；

（四）申请人领取行政许可证书的记录。

按照法律、法规规定，行政许可过程中履行了补正材料、延期审查和专家评审程序的，应当将补正材料告知书（存根）、延期审查通知书（存根）、专家评审意见书归档。

第八条按照法律法规规定，实施行政许可履行听证程序的，应当将下列听证文书归档：

（一）申请人、利害关系人提出听证的申请书或者本机关决定举行听证的文书（存根）；

（二）听证告知书（副本）；

（三）听证笔录。

第九条被许可人获得行政许可后，发生行政许可变更、延续、被撤销、被撤回、被吊销等情形的，应当同时将变更决定书、延续决定书、撤销决定书、撤回决定书、行政处罚（吊销）决定书等文书（存根），立案归档。

本机关依法对被许可人进行定期或者不定期监督检查的，应当将监督检查记录（包括年度检查材料）归档，并单独装订成册。

第十条案卷卷内文书记载的事项应当完整、准确，不同法律文书记载的事项应当保持一致、连续。

卷内法律文书属于复印件的，应当标明出处或由出具单位盖章且标明出具日期；立卷人应当核对复印件与原件是否一致，并签字、注明核对日期。

第十一条法律文件对卷内文书格式有要求的，应当符合法定的格式。

案卷卷内文书，应当使用规范的法律语言，并符合本办法规定的书写规范（见附件四）。

第十二条案卷卷内法律文书排序，按照下列方式进行：

（一）行政处罚案卷卷内文书，按照《通信行政处罚程序规定》的规定排列。

（二）行政许可案卷卷内文书，按照申请书、补正材料通知书、受理通知书（不予受理通知书）、专家评审意见书、延期审查通知书、行政许可决定书、申请人领取行政许可证书记录、变更或者延续文书、撤销、撤回或者注销文书、吊销文书、监督检查文书的顺序排列。

（三）依法举行听证或者案件合议的，听证文书和合议文书应当列在处罚（许可）决定文书之前。

（四）其他法律文书附在上述文书之后。

第十三条适用简易程序的行政处罚案件，卷宗保管期限一般为五年。

适用一般程序的行政处罚案件，卷宗保管期限一般为十年，关系重大的案件永久保存。

行政许可案卷卷宗应当永久保存。

第十四条案卷卷宗文字文书可以采取打印的方式，但签名及其他应当手写的文字除外。

卷内文字应使用钢笔、签字笔书写。

涂改之处，应当由相应的人员在涂改处按手印、签名予以佐证。

第十五条卷内文书材料统一为A4纸，无破损。

如果入卷文书材料不足A4纸的1/2，则应将有关材料粘贴在A4纸上再入卷；如果入卷材料大于A4纸的，则应折叠为A4纸大小。

第十六条案卷卷宗应当装订整齐，无金属物；物证、视听材料等不宜入卷的，可以不入卷，但应当将由立卷人签字的情况说明装订入卷，并排在相应的法律文书之后。

情况说明中应明确注明保存地点、保管人、交付时间等事项。

第十七条本办法自发布之日起施行。

附件一：

行政处罚和行政许可卷宗封面格式；

附件二：

行政处罚和行政许可卷内文书目录格式；

附件三：

行政处罚和行政许可归档备案表格式；

附件四：

行政处罚文书书写规范。

附件一：

行政处罚和行政许可卷宗书面格式

（一）行政处罚卷宗书面格式

行政处罚

案卷

年卷号

案由

当事人

承办人

立案时间

结案时间

保管期限

本卷共件页

（二）行政许可卷宗封面格式：

行政许可

案卷

年卷号

许可种类

申请人

承办人

受理时间

颁发时间

保管期限

本卷共件页

附件二：

行政处罚和行政许可卷内文书目录格式

（一）行政处罚卷内文书目录格式

卷内文书目录

序号

行政处罚文书名称

页次

备注

（二）行政许可卷内文书目录格式

卷内文书目录

序号

申请材料名称

页次

备注

附件三：

行政处罚和行政许可归档备案表格式

归档备考表

立卷部门：

案卷名称：

案卷编号：

（年份）（归档大类）（流水编号由档案室编）

本卷情况说明：

立卷人签名：

年月日

立卷部门领导意见：

1、归档材料：

完整□缺少□尚需补充材料：

2、卷宗内容：

准确□需调整□调整说明：

3、卷宗材料是否系统：

是□否□需说明情况：

4、归档类别建议：

永久□五年□；密□非密□

立卷部门负责人签字：

年月日

档案部门意见：

1、案卷质量评价：

可以立卷□需要整改□重新组卷□

2、要求重新组卷理由：

档案审核人签字：

年月日

附件四：

行政处罚文书书写规范

行政处罚文书书写规范

一、《行政处罚立案呈批表》

（一）案由：

概括表述被处罚人姓名（名称）及其违法行为。

例如：

“ＸＸ公司违法经营国际电信业务案”。

（二）当事人基本情况：

当事人是法人或者其他组织的，写明单位名称、法定代表人或负责人姓名、住址、联系方式等信息；当事人是自然人的，写明当事人姓名、住址、联系方式等信息。

（三）简要案情：

概括说明案件的基本情况，包括涉嫌违法行为的实施主体、实施时间、实施地点等。

（四）承办人意见：

写明涉嫌违法行为的种类、承办人对可否立案的意见、依据和理由，并签字、注明日期。

（五）处室负责人审批意见：

写明负责人的意见，并签字、注明日期。

（六）通信管理局负责人审批意见：

写明负责人的意见，并签字、注明日期。

（七）备注：

可以说明案件的来源等情况。

1、检查过程中发现的案件，标明“检查中发现”字样，并写明发现的时间、地点和在场办案人员；

2、有关部门移送的案件，写明移送部门、时间、移送方式、移送部门联系人等情况；

3、举报的案件，写明举报的时间和方式，注明实名或匿名举报。

二、《询问笔录》

（一）询问地点：

写明询问所在的具体地点。

（二）询问时间：

写明询问起始和终结的年、月、日、时、分；

（三）询问机关、询问人、记录人：

写明名称、姓名；

（四）被讯问人：

写明姓名、职业、工作单位、住址等；

（五）询问笔录内容：

1、询问人表明身份、说明执法依据的记录；

2、询问人询问的问题和被询问人的回答情况；被询问人提供的违法行为事实、情节等情况，要尽量详细记录。

（六）询问人员签名：

签名并注明日期。

（七）被询问人签名或盖章：

被询问人签名（盖章），并注明日期。

如被询问人拒绝签名，应有两名以上执法人员签名并注明情况。

三、《勘验笔录》

（一）案由：

见《行政处罚立案呈批表》中“案由”。

（二）勘验时间：

写明勘验起始和终结的年、月、日、时。

（三）勘验场所：

写明勘验的具体地点。

（四）勘验人、当事人、记录人：

写明姓名、工作单位和职务。

（五）被邀请人（即：

通信管理局邀请的、见证勘验过程的人）：

写明姓名、工作单位和职务。

（六）勘验情况及结果：

（七）勘验人、当事人、被邀请人、记录人签名：

签名并注明日期；如果当事人拒绝签名或不能签名的，应有两名以上执法人员签名并注明情况。

有其他人在场的，可由其他人签名。

四、《鉴定意见书》

（一）案由：

见《行政处罚立案呈批表》中“案由”。

（二）鉴定内容：

鉴定内容要具体明确。

（三）委托单位：

委托单位的全称，不能使用简称。

（四）受委托单位：

受委托单位的全称，不能使用简称。

（五）鉴定人：

写明鉴定人基本情况，包括姓名、职务、职称等；

（六）鉴定地点、时间：

写明鉴定的具体地点、时间。

（七）鉴定意见：

写明鉴定人意见，并签名、注明日期。

（八）鉴定单位意见：

写明鉴定单位意见，并签名、注明日期。

五、《抽样取证凭证》

（一）被取证人：

写明被取证单位名称（全称）或者个人姓名；邮编、联系电话。

（二）取证地点：

写明取证的详细地址。

（三）取证事由：

按照《通信行政处罚程序规定》附件六的格式，写明需要取证的案件案由、需要取证的物品的具体地址。

（四）具体的取证时间：

写明取证的年、月、日、时。

（五）取证依据：

写明法律、法规、规章全称、具体条款。

（六）证据物品：

证据物品的名称、规格、数量；

（七）调查人员签名：

签名，并写明证件号码。

（八）被取证人签名：

被取证人为单位的，由法定代表人签名，并加盖公章，注明日期；被取证人为个人的，个人签名并注明日期。

被取证人不在场或者拒绝到场的，执法人员可以请有关人员见证并注明。

（九）取证单位：

加盖公章并注明日期。

六、《证据登记保存清单》

（一）被取证人：

被取证单位名称（全称）或者个人姓名；

（二）取证事由：

按照《通信行政处罚程序规定》附件七的格式，写明案件案由、证据物品的具体地点、保存的地点。

（三）具体的取证时间：

写明取证的年、月、日、时。

（四）取证依据：

写明法律、法规、规章全称、具体条款。

（五）证据物品：

证据物品的名称、规格、数量；

（六）调查人员签名：

签名，并写明证件号码。

（七）被取证人签名：

被取证人为单位的，由法定代表人签名，并加盖公章，注明日期；被取证人为个人的，个人签名并注明日期。

被取证人不在场或者拒绝到场的，执法人员可以请有关人员见证并注明。

（八）取证单位：

加盖公章并注明日期。

七、《案件处理意见报告》

（一）案由：

见《行政处罚立案呈批表》中“案由”。

（二）当事人基本情况：

当事人是法人或者其他组织的，写明单位名称、法定代表人或负责人姓名、住址、联系方式等信息；当事人是自然人的，写明当事人姓名、住址、联系方式等信息。

（三）案件调查经过：

写明案件的来源、违法事实和情节、调查过程、收集的主要证据等。

（四）调查结论及处理意见：

对违法行为的性质认定、处罚依据；承办人签名并注明年、月、日。

（五）负责人审批意见：

单位负责人意见，签字并注明日期。

八、《行政处罚听证会通知书》

（一）当事人基本情况：

见《行政处罚立案呈批表》。

（二）写明案件案由，告知当事人听证时间、听证地点、听证主持人姓名等。

（三）告知当事人享有的权利及主张权利的期限。

（四）本单位印章并注明日期。

（五）本单位联系方式、住址。

九、《行政处罚听证会笔录》

（一）写明听证时间、地点、主持人、记录人

（二）写明听证参加人（包括调查人员、当事人或代理人）的基本情况；如公开举行，应写明旁听人员的姓名、住址等基本情况。

（三）听证笔录内容：

1、调查人员提出的当事人违法的事实、证据和处罚建议；

2、当事人申辩和质证情况；

（四）听证主持人签名、听证记录人签名、当事人或代理人的签名。

十、《行政处罚听证会报告书》

（一）案由：

见《行政处罚立案呈批表》中“案由”。

（二）案件基本情况：

行为的时间、地点、行为人。

（三）简要描述听证会基本情况（详见听证笔录）

（四）主持人签名，并注明日期。

十一、《行政处罚意见告知书》

（一）当事人基本情况：

见《行政处罚立案呈批表》。

（二）写明案情、调查经过、证据、初步认定的事实。

（三）拟作出的处罚决定及其依据：

1、写明拟作出处罚的种类、幅度；

2、写明上述处罚的依据（包括名称、具体条款等）。

（四）告知当事人权利：

当事人提出陈述、申辩、申请听证的期限及其逾期行使上述权利的后果。

（五）告知时间：

以当事人在该文书的送达回执上签署的日期为准。

（五）本单位印章并注明日期。

（六）本单位住址、联系人及联系电话。

十二、《行政处罚决定书》

（一）当事人基本情况：

见《行政处罚立案呈批表》。

（二）查明的案件事实：

写明案情、调查经过、证据、认定的事实；如听证，则写明听证会基本情况和听证结论。

（三）处罚依据和处罚决定：

1、作出处罚所根据的法律、法规、规章的名称，具体条款；

2、行政处罚的种类和幅度；

3、当事人履行的方式和期限。

（四）当事人的权利：

告知申请行政复议或者提起行政诉讼的途径、期限。

（五）本单位印章并注明日期。

十三、《送达回证》

（一）写明受送达人、送达单位、送达人的住址、送达方式。

（二）送达文书名称、送达人、收到日期、收件人签字。

（三）备注：

注明签字人与被处罚人之间的关系。

1、如受送达人不在场，可交其同住的成年家属签收，并在备注栏内写明其与受送达人的关系；

2、受送达人已指定代收人的，交代收人签收；

3、受送达人拒绝接收的，送达人应邀请有关组织的代表或其他人员到场，说明情况并在备注栏内写明拒收的事由。

十四、《行政处罚结案表》

（一）案由：

见《行政处罚立案呈批表》中“案由”。

（二）案件调查人员基本情况：

（三）案件的处理决定：

（四）执行情况及其结果（包括结案日期等事项）。

未能执行或完全执行的，应当注明原因。

（五）调查人员签名并注明日期，主管领导签名并注明日期。

十五、《案件移送表》

（一）案由：

见《行政处罚立案呈批表》中“案由”。

（二）当事人基本情况：

见《行政处罚立案呈批表》。

（三）移送单位和受移送单位：

（四）移送理由：

1、基本案情、移送的原因；

2、移送单位盖章并注明日期。

（五）案件有关材料：

写明材料名称、数量等；

（六）受移送单位意见及印章。

应当是机关法人印章，不能用其内设机构印章。