省注册志愿者信息管理系统应用指南最新版Word格式文档下载.docx

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测试未通过的同学，若不重做测试或重测不通过，则会停留在普通会员阶段，将无法获得注册志愿者所拥有的较高级权限。

一般题目都可以在XX上找到，按要求必须注册志愿者。

二、注册时系统提示身份证号码已经注册该如何处理

•用“证件号码/手机号码/电子邮箱”做用户名，“888888”做密码尝试登陆系统，登陆成功再进入个人空间修改资料；

•点击“取回密码”，按要求输入“证件号码/手机号码/电子邮箱”，看能不能取回密码；

•以上两种方法都不行，则联系本学院志协负责人，志协负责人将所有需要重置密码同学的姓名汇总给学院机构管理员（届时中心招新结束后会有助理跟志协负责人对接），由管理员通过后台操作重置密码。

三、忘记用户名或密码如何获取

点击【取回密码】，并且按要求填写好证件号（手机、邮箱、身份证）后，系统会显示：

如实在忘记注册时所填写的信息，请联系本学院志协负责人，志协负责人将所有需要重置密码同学的“真实姓名、身份证号码、手机号、邮箱地址”汇总给学院机构管理员（届时中心招新结束后会有助理担任，以跟志协负责人对接），由管理员通过后台操作重置密码。

系统管理员核实信息正确后重设该用户密码为888888。

四、注册志愿者参加及退出团队

（1）如何申请加入团队

志愿者登录系统后，在首页找到“各地机构”一项，在广州市那栏点击“团队”，如图：

点击后显示

画面，在空白处输入“广东外语外贸大学”后点击“检索”。

然后就可以申请加入本学院的团队（志愿者一般只加入本学院团队）。

经过团队管理员审批后，注册志愿者正式成为团队成员。

（2）如何查看及参加团队活动

注册志愿者登陆后，点击“个人空间”，进入系统界面。

在该界面左边处点击“团队管理”，则可以查询到所参加的团队，以梁敏为管理学院为例：

点击“活动”，便可以查询到管院最近有什么活动，点击活动标题（如上图），进入活动。

看了活动详细介绍之后，如有兴趣申请加入，便可在左上角处点击“申请加入”（如图）

经活动管理员审批后，便可以成为该活动的志愿者。

（更多时候，志愿者是通过校内宣传报名参加志愿服务活动，活动结束后，由管理员统一导入注册志愿者资料、时数）。

必须是注册志愿者才允许以团队管理员导入的方式加入团队，所以志愿者必须在注册的时候回答问题，通过考核成为注册志愿者！

！

）后面有详细介绍团队管理员如何导入成员。

（3）志愿者退出团队

志愿者登录系统后进入【个人空间】，点击【团队管理】，在【操作】栏中选择【退出】。

（4）志愿者退出活动

志愿者登录系统后进入【个人空间】，点击【活动管理】，在【操作】栏中选择【退出】。

六、志愿者如何进行注册机构迁移

志愿者登录系统后进入【个人空间】，在页面的右上角选择【机构迁移】，并填写迁移原因和前往机构，确认后提交申请。

志愿者迁移申请经【迁出机构】和【迁入机构】同意后，完成志愿者所属机构迁移。

一般最初申请时要选择机构为广东外语外贸大学XX学院。

只能迁入机构，而不能迁入团队及活动。

Chapter2——团队管理员（助理）篇

一、省网系统管理架构

广东外语外贸大学（一级机构）

广东外语外贸大学XX学院（二级机构）

XX志协/学院（团队）[属二级机构下]

活动（团队下设活动）

二、省网系统职能架构

管理员：

广外最高权限

（由广外大青年志愿者行动中心指导老师担任）

机构助理：

广外学生志愿者最高权限，管理南北校各志协分会

（由中心日常事务管理团队主管担任；

南校：

梁敏，北校：

赖佳丽）

各学院机构管理员：

负责审批学院志协活动等

（由中心日常事务管理团队助理担任）

团队管理员：

负责本志协志愿者、活动的管理。

（由志协省网负责人担任，一般为志协会长，且一般学院机构下只设一个团队）

活动管理员：

负责活动管理，如活动归档，时数注册等。

（由志协省网负责人/活动负责人担任）

三、名词解释：

（1）团队管理员（志协省网系统上的负责人担任）

本团队最高管理权限拥有者，除具有注册志愿者的权限，还可以执行如下操作：

①团队资料维护②团队论坛帖子管理③团队成员审批、管理、邀请新成员和群发信息④设置和修改团队助理权限，更换团队管理员⑤团队活动管理，申请开展新活动，维护和更新活动状态；

对本团队承担活动的成员进行管理，包括更换活动管理员、更换活动助理，审批和管理活动成员等

（2）团队助理（较少用到）

由团队管理员设置，担任团队管理的部分功能（论坛，成员，活动），协助管理员；

协助管理员负责论坛帖子管理等职责，担任团队成员审批、管理、邀请新成员和团队成员群发信息等职责，担任申请开展新活动、维护和更新活动状态、更换活动管理员和助理、活动成员审批和管理等职责

（3）活动管理员（某志愿活动的负责人担任）

由团队管理员设置。

（负责一个活动的举办、公示、归档，上交总结，时数注册等）

（4）活动助理（较少用到）

由团队管理员或者活动管理员设置。

辅助活动管理员工作。

四、团队管理员如何设置团队助理：

团队管理员登录系统后进入【个人空间】，点击【团队管理】进入团队管理列表，

每个团队下面，都会有“活动”、“成员”两项，点击【成员】。

进入团队成员列表，在在所要设置助理的成员名字最右侧的选定【设为助理】，便可完成授权。

如下图：

Ps：

建议管理员由会长本人担任，其他负责人设定为助理；

助理数目不设限制。

五、团队成员报名审批

团队如何加入成员（两种方式）：

1.团队管理员（成员助理）登录系统后进入【个人空间】，点击【团队管理】进入团队管理列表，然后右上角会出现【添加成员】、【导入成员】两项，如下：

因此有两种方法可以加入成员。

其中：

【添加成员】是指通过省网，添加注册志愿者，可以搜索到整个省网的注册志愿者，包括外校的。

一般这种方法比较麻烦，需要一个一个添加。

【导入成员】是指通过下载模板，填写资料，导入已参加活动的注册志愿者。

注意的是，如果该成员未在省网上注册，导入资料会直接帮其用证件号码注册一个帐号，注册后只是普通志愿者，而非注册志愿者。

为了避免本人注册时出现证件重复的情况，一定要确认参与活动的志愿者已成为省网的注册志愿者才可以使用导入成员的方法。

【导入成员】方法具体介绍：

点击【导入成员】，再点击【下载模板】，

不填，默认为888888

根据模板内容对相关信息进行填写，保存excel后点击浏览添加文件，再点击下方

按钮完成导入即可。

注（重要！

）：

①经测试，下载的模板中“姓名，手机号码，邮箱地址”为必填项；

只需根据注册时所填信息（一定要注册志愿者才可使用这种方法导入！

并且【时数】一栏一律不填！

）进行填写即可完成正常录入，系统会根据已存档资料进行排查，自动筛选出该同学

②若改变下载模板的结构，则任何录入皆无效（或非正常录入）

③经正常录入到系统中的同学，管理员可对其进行授权

2.参考chapter1第四点，志愿者递交加入团队申请后，

①团队管理员在桌面上查看【团队成员审批】，如下：

Ps：

系统会提醒有多少个成员待审批。

②团队助理也可按此方法审批成员。

六、学院志协如何申请开展志愿服务活动

团队管理员点击【团队管理】进入团队管理列表，点击

中的“活动”，再点击右上角【新建活动】进入活动申请界面并详细填写活动名称、志愿者招募人数、活动举办地点、联系人、联系电话、报名范围、活动报名截至时间、活动计划开始时间、活动内容、志愿者要求信息，确认后提交活动创建申请；

所属注册机构（中心）将对活动申请进行备案审批，审批通过的活动方可开展，否则时数无效。

温馨提示：

（1）为了保证活动能够即使展开，志协申请了活动之后尽量立即知会与其对接的中心助理。

经过助理审核后方可开展活动。

（2）报名范围一栏中包括

6种选择，各学院志协根据实际情况进行选择，其中：

“不公开”状态时，活动不进行公开招募；

“本团队成员”状态时，活动招募的范围谨局限于承办活动的团队成员；

“本机构注册志愿者”状态时，活动招募的范围为承办活动团队所在机构及其下机构注册志愿者；

“全体注册志愿者”状态时，则注册在系统中的所有志愿者的都可以报名；

“全体志愿者”状态时，系统中所有人均可报名。

★五、各学院志协如何对志愿服务活动进行管理

志愿服务活动管理工作由活动管理员及助理执行（当然，团队管理员及“团队助理”也有管理权限），其中，活动管理员由所属“团队管理员”（或团队助理）进行任命；

活动助理由团队（活动）管理员任命。

（1）活动管理员的职能如下：

①、担任论坛帖子管理等职责

②、担任活动成员审批、活动成员档案管理、邀请会员参加活动和向活动成员群发信息等职责

③、担任添加活动总结，登记每次活动的成员服务时长，修改活动总结和各成员服务时长等职责

（2）活动成员报名审批（参考五中“团队成员报名审批”）

活动如何加入成员（两种方式）：

1活动经中心审批获通过后，由“申请”转变为

状态，此时“报名范围”中所限定的志愿者均有权申请加入该活动，在“报名中”状态时，

A、“活动管理员”点击【活动管理】，进入活动管理界面，然后点击【成员】，进入成员管理列表，在“待审批活动成员”列表中对活动报名志愿者进行审批。

B．“活动助理”也是点击【活动管理】，进入活动管理界面，点击【成员】，进入活动成员管理列表，在“待审批活动成员”列表中进行审批。

②活动经中心审批获通过后，由“申请”转变为

状态时，活动管理员（或活动成员助理）登录系统进入“个人空间”后，点击“活动管理”进入活动管理页面，点击

中的【成员】一项进入成员管理页面，看到右上角

一般选择【导入成员】的方式直接加入成员（注：

详细操作见五中“团队如何加入成员”）

小tips：

1．根据我校实际情况，第一种录入方法比较不现实，建议各学院在举办活动时采用第二种即直接后台导入的方式录入成员；

但采取该方法时要注意根据所给模板进行必要信息的填写，否则会出现错误；

（参照第五大项注意事项）。

完成成员招募后，活动管理员（活动成员助理）需登录系统进入“个人空间”后，点击【活动管理】进入活动管理页面，点击

中【开始】，此时活动状态变为“活动中”，即活动进入执行阶段（此时才可添加总结）！

（3）活动管理员及活动助理的任命：

①活动管理员一般由团队管理员（志协负责人）担任，也可在活动成员报名后由其进行任命，具体操作如下：

团队管理员登录系统进入“个人空间”后，点击【活动管理】一项，在所要设置的活动下

点击【成员】，在所要设置管理员/助理的志愿者后面会出现，进行选择即可。

提交举办活动申请

4.学院志协对志愿服务活动的管理流程具体如下：

中心审批通过后方可对活动成员进行报名审批

报名结束后，点击【开始】，结束报名。

（上面有介绍）

活动结束后，可以提交活动总结，填写服务时长。

通知参加活动的志愿者登陆系统查看，查看总结和服务时长是否正确

确认总结和服务时长正确后，点击【归档】，修改活动状态为“归档”。

此时活动不可再进行修改。

各志协自行安排时间根据系统上时数记录更新志愿者卡时数。

注：

1志愿服务活动状态（申请—报名—活动—公示—归档）的变更：

活动申请经审批通过后，状态为“报名中”，有意愿参加此活动的志愿者可报名参加此活动。

报名结束后，管理员点击【开始】，活动状态改为“活动中”，进入执行阶段；

活动结束后，相关负责人提交活动总结和服务时长后，点击【公示】

（之前点“开始”的位置，上面小Tips那有），活动状态改为“公示”，表示活动已经结束，参加活动的志愿者可以登陆系统查看自己的服务时长是否有误，若登记错误，可由活动管理员点击【总结】，执行图中

选项，重新登记正确服务时数；

公示确认时数登记无误后，管理员点击【归档】，活动状态改为“归档”，表示活动已经存进系统档案，无法修改相关信息。

②【开始】，【公示】，【归档】等操作均类似

③如何登记没有报名但参加了活动的志愿者：

活动管理员进入成员管理列表，点击【添加成员】，输入志愿者的系统编号或其注册邮箱，确认后提交。

（全省的注册志愿者都可以）

④活动结束后怎样登记志愿者服务时数：

活动结束后，活动管理员（或活动助理）进入活动管理界面

，选择【总结】，右上方

，进入以下界面：

，活动管理员（总结助理）要详细填写总结标题、总结内容，可上传活动图片（图片像素在800×

600以下）。

点击保存提交后，进入服务时长登记页面，

活动管理员（总结助理）根据实际服务时数输入，确认后提交。

活动总结和志愿者服务时长，必须在活动状态改为“公示”前进行添加；

一旦进入“归档”状态，一切数据皆不可改变。

（时数一定要按实际添加，中心助理会定期检查）！

⑤如果活动需要关闭，但是已经为志愿者注册了时数（即交了总结），必须把总结删除，之后才可以关闭活动，否则活动时数仍然会存在！

⑥在实际操作中，要求志协在活动结束下个月的1号才可进行归档，志协需要在活动结束当月28号向中心与其对接助理交资料总结，助理会抽查时数注册是否有误，如有误会进行提醒，无误则志协可以在活动结束的下个月1号进行资料归档，并自行安排时间进行志愿者卡时数的更新。

✧成员添加、添加总结、修改时数，在归档之前都可以添加或者修改。

一旦活动点击了归档，便无法改变。

✧另外请勿乱添加时数、乱申请活动。

必须一切从实际出发操作。

Chapter3——机构管理员（助理）篇

注册机构管理工作主要由机构管理员及其助理执行，具体管理工作如下：

1、志愿者注册审批与管理；

2、志愿服务团队创建审批与管理；

3、志愿服务活动申报审批与管理；

4、所属志愿者注册机构迁移审批5、设立下级志愿者注册机构；

6、设置下级志愿者注册机构的管理员。

一、如何审批志愿者注册申请

如图，机构管理员登录系统

进入个人空间界面，在【待审批志愿者】列表中对志愿者注册进行审批。

各级志愿者注册机构只对本机构及下属机构志愿者注册进行审批，如校级管理员可以对广外所有志愿者进行审批，而院级管理员只能对其院级机构及下属机构进行审批。

此外，由于今年换了新界面，所以志愿者审批必须一个一个来。

无法一次全部审批。

二、如何审批活动申请，机构迁移等

跟志愿者注册申请审批大致相似，机构管理员（及助理）登录系统后进入个人空间界面，分别在【待审批团队】、【待审批迁移】、【待审批活动】列表中进行审批，注意事项同上

三、如何设置下级志愿注册机构管理员及助理

机构管理员在操作导航栏中【机构管理】进入机构团队档案页面,在机构名称“广东外语外贸大学”选择【下级机构管理】进入下级机构列表，点击要设置管理员的机构名称，进入机构详情页面，选择【管理员】一项：

，进入画面后，

，点击【选择新管理员】，会出现所有省网注册志愿者名单，输入所要设置管理员的志愿者编号，点击检索，系统会自动检索出对应注册志愿者名单，在名单最后按“选择”，之后在“管理员”一项前选择。

完成后按保存即可。

Ps:

另外两项“行政助理”、“机构助理”较少使用。

四、志愿者注册机构如何添加志愿服务团队

如图，机构管理员在操作导航栏中选择【机构管理】进入机构团队档案页面，点击【团队】志愿者服务团队列表，再在右上角点击【新建团队】，输入团队名称、团队详情和管理员等信息，确认后提交；

同理，添加志愿服务活动操作也类似。

如图：