浅谈word使用技巧1.docx

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浅谈word使用技巧1

XXX毕业技术报告

浅谈word2007使用技巧1

学生姓名XXX

系部名称XXX

专业班级XXX班

学号XXXXXX

指导教师XXXXXX

XXX教务处

二○一一年三月

浅谈Word2007使用技巧1

学生:

XXX指导教师:

XXX

内容提要:

随着文字处理软件Word的使用范围的加大,人们对它的某些操作

只了解其表面含义,并没有将其扩展开来。

加之word已更新到2007版,较上一版本做了一些改进,所以人们在使用word2007时,往往感觉没有像使用word2003那样得心应手。

本人结合这几年来学习Word2007的经验,并结合一些参考书,谈一谈word2007的使用技巧。

关键词:

Word2007功能技巧

目录

一、Word2007功能区介绍（1

二、常用Word2007快捷键操作技巧（2

三、在word2007中新建文档（3

四、在word2007中打开文档（4

五、Word2007设置文档自动保存时间间隔（4

六、在word2007中保存文档（5

七、在word2007中键入文档（6

八、Word2007中各种颜色的下划线的作用（6

九、在word2007中修订和批注文档（7

十、在Word2007中查看修订内容（7

十一、在Word2007文档中插入批注（8

十二、Word2007关闭“修订”功能其实并不会删除修订或批注（8

十三、Word2007如何接受或拒绝更改并删除批注（8

十四、在Word2007中给每行加上行号（9

十五、在Word2007中插入或更改页眉或页脚（10

十六、在Word2007中更改页眉或页脚的内容（11

十七、在Word2007中删除页眉或页脚（11

十八、为文档的某个部分创建不同的页眉或页脚（11

十九、给Word2007页眉页脚添加时间（12

二十、在Word2007文档中在页眉和页脚中插入图片（13

总结（15

参考文献（15

浅谈Word2007使用技巧

随着计算机技术的迅猛发展,计算机在各个领域的应用逐渐得到推广,相应的许多应用软件的使用也得到进一步的推广,其中应用软件office就是目前流行最广的办公集成软件,而其组件之一的Word在文字处理方面应用就更广,在目前有80%~90%的人都在使用它。

在文字处理方面,人们对Word稍微有所了解,但了解得不怎么透彻。

加之word已更新到2007版,较上一版本做了一些改进,所以人们在使用word2007时,往往感觉没有像使用word2000那样得心应手。

本人结合这几年来学习Word2007的经验,并结合一些参考书,谈一谈

word2007的使用技巧。

一、Word2007功能区介绍

当您第一次打开word2007时,您可能会对它的新外观感到惊讶。

大多数的更改主要集中在功能区,即横跨Word顶部的区域。

功能区将最常用的命令置于最前面,这样,您就可以轻松完成常见任务,而不必在程序的各个部分寻找需要的命令。

之所以进行这些更改,是为了让您的工作更轻松、更快捷。

设计者从用户的体验出发,对功能区进行了详尽的调研和设计,使各个命令都位于最佳位置（如图1。

图表1word2007功能区

功能区有三个基本组件,最好熟悉一下每个组件的名称,以便了解如何使用该组件。

（如图2。

图表2word2007功能区

1.选项卡:

在顶部有七个基本选项卡。

每个选项卡代表一个活动区域。

2.组:

每个选项卡都包含若干个组,这些组将相关项显示在一起。

3.命令:

命令是指按钮、用于输入信息的框或者菜单。

选项卡上的任何项都是根据用户活动慎重选择的。

例如,“开始”选项卡包含最常用的所有项,如“字体”组中用于更改文本字体的命令:

“字体”、“字号”、“加粗”、“倾斜”等。

二、常用Word2007快捷键操作技巧

1.快速重复输入字符

“F4”键可以重复最后一步操作,按F4还可以用于重复输入某个字符。

例如输入一个“XP”后,按下F4键,将在光标处重复输入又一个“XP”,当你要重复复制大段大段的文字时,按“F4”真是绝佳的选择。

2.快速选定字符块

在文件左边空白处:

单击鼠标可以选定一行文字;双击则选定整个段落;按住Ctrl单击鼠标,选定全文。

在文档中:

双击鼠标选定词组;三击鼠标选定段落;按住Ctrl单击鼠标,选定一个句子。

3.快速复制到剪贴板

按PrintScreen:

将屏幕的显示内容复制到剪贴板;Alt+PrintScreen:

将选中窗口的显示内容复制到剪贴板。

4.快速插入当前日期和时间

你可以用以下两个组合键快速插入当前日期和时间,插入日期:

“Alt+Shift+D”键;插入时间:

“Alt+Shift+T”键。

5.快速创建和撤销上、下标

创建上标的快捷键:

“Ctrl+加号”,再按一次即撤销。

创建下标的快捷键:

“Ctrl+减号”,再按一次即撤销。

6.快速显示智能标记的菜单

Alt+Shift+F10:

可以显示智能标记的菜单或消息。

如果当前有多个智能标记,则切换到下一个智能标记并显示其菜单或消息。

7.快速把文本升为标题

方法是:

先将光标定位在要升为标题的文本行,然后按下“Alt+Shift+?

”组合键,可将文本快速升为标题、且样式为1,按“Alt+Shift+à”组合键,可将标题逐渐降为2、3……

8.快速插入艺术字图形对象

单击“插入”菜单的“图片/艺术字”子菜单,用箭头键选择所需艺术字样式,然后按Enter,键入所需文字,用Tab选择对话框中的其他选项,最后按回车即可。

9.快速插入文本框

选择“插入”菜单上的“文本框”,然后按下Ctrl+Enter;在文本框中键入所需文本;完成键入内容后,若希望切换回文档中正在编辑的文本,请按Shift+F10,在弹出的快捷菜单中选择“退出文本编辑”,最后按Esc。

10.快速旋转图形对象

先选定要旋转的图形对象,然后用键盘选择与所选类型的对象对应的命令,例如在“格式”菜单上,选择“自选图形”或“文本框”,然后选择“大小”选项卡;在“尺寸和旋转”下,使用Tab键以选择“旋转”,最后键入需要旋转的角度。

11.快速更改图形对象在页面中的位置

方法是:

选定要更改的图形对象;然后用键盘选择与该对象相应的命令,例如在“格式”菜单上,选择“自选图形”或“文本框”,然后选择“版式”选项卡;选择所需选项,若要

选择其他选项,请单击“高级”。

12.一次击键调出任务面板

我们可以通过指定一个快捷键来代替相应的鼠标操作,从而节约大量的时间。

方法是:

选择“工具”/定制化,然后点击“命令”标签,点击对话框底部附近的“键盘”按钮,在左边的分类清单中选择“编辑”,滑动右边的“命令”列表选择"查看任务面板",在"选择新的快捷键"域中输入快捷键组合,例如使用Ctrl-K,最后点“指定”按钮。

以后只要按Ctrl-K组合键就会显示任务面板,第二次按Ctrl-K键任务面板消失。

附录:

wordXP常用的其它文本编辑快捷键

Ctrl+Shift+空格键创建不间断空格

Ctrl+连字符创建不间断连字符

Ctrl+B使字符变为粗体

Ctrl+I使字符变为斜体

Ctrl+U为字符添加下划线

Ctrl+Shift+<缩小字号

Ctrl+Shift+>增大字号

Ctrl+空格键删除段落或字符格式

Ctrl+C复制所选文本或对象

Ctrl+X剪切所选文本或对象

Ctrl+V粘贴文本或对象

Ctrl+Z撤消上一步操作

Ctrl+Y重复上一操作

三、在word2007中新建文档

打开Word2007,单击左上方的“Office按钮”。

1.在弹出菜单中点击“新建”按钮（如图3;

图表3新建菜单

2.此时,会弹出个“新建文档”框,可以双击“空白文档”或按“创建”按钮（如

图4来新建文档。

图表4新建文档

此时就已经新建好了文档。

四、在word2007中打开文档

word2007可以打开的文件格式非常广泛,如常见的TXT、DOC、DOCS、HTML、XML、RTF、WPS等众多格式。

当然用Word2007打开文档的方法也是非常多,下面就教如何打开文档。

1.打开Word文档,单击Office按钮,按“打开”按钮（如图5。

图表5打开按钮

2.在弹出的“打开”窗口中选择需要打开文档的路径,然后选中文档,按“打开”按钮即可（如图6。

图表6打开文档

小提示:

当然打开Word文档的方法非常多,最直接的方法就是找到Word文档存放的位置,然后双击打开。

五、Word2007设置文档自动保存时间间隔

在工作时难免会遇到一些突发事件,如:

突然停电、系统突然奔溃、电脑突然死机等情况,往往都会将我们辛苦制作好一大半的Word文档毁于一旦。

我们该如何解决此问题呢?

其实我们可以将Word设置文档自动保存的时间间隔调短点。

这样可以避免突发事件的来临,毁掉我们辛苦制作的文档。

1.打开Word2007文档,单击“Office按钮”,弹出菜单中单击“选项”按钮（如图7。

图表7选项按钮

2.在弹出的Word选项中选择“保存”,将右边的“保存自动恢复信息时间间隔”后面的时间设置为1分钟（如图8,确定即可。

图表8保存时间设定

这样设置,以后每编辑文档的时候,每隔一分钟,就会自动保存一次文档,遇见什么突发事件,也不用怕了。

六、在word2007中保存文档

到现在为止,您的Word文档中可能包含了一个经过精心调整的句子,或者几段信息和数据,这些信息如果丢失,您会感到痛惜,而信息丢失的原因可能是您的猫跳到键盘上,或者因断电而使计算机关机。

为使工作成果不致丢失,必须予以保存,而且保存得越及时越好。

单击word2007窗口左上角的“Office按钮”,然后单击“保存”。

这将打开一个对话框。

该对话框是一个小型窗口,您可以在其中执行一些操作。

使用该对话框可以告诉Word您要将文档保存在计算机上的哪个位置,以及该文档的名称是什么。

您将在练习中确切了解到要执行哪些步骤。

保存文档后,您继续键入内容,进行过程中要保存工作。

请时常单击窗

口左上角的“快速访问工具栏”上的“保存”按钮。

或者,使用键盘快捷方式来保存:

按Ctrl+S（按住Ctrl键,然后按S。

处理完文档并且保存

了工作后,关闭文件:

单击“Office按钮”,然后单击“关闭”（如图9。

图表9文件保存

提示:

要在关闭文档后查找文档,请查看图片中显示的“最近使用的文档”列表。

单击该列表中的文档可以将其打开。

您将在练习中详细了解如何查找和打开文档。

七、在word2007中键入文档

在Word文档的上方,功能区横跨Word的顶部。

使用功能区上的按钮和命令来告诉Word您想做什么（如图10。

图表10键入文档

Word等待您开始键入。

插入点是一条闪烁的竖线,位于页面的左上角,它指示您键入的内容将出现在页面上的哪个地方。

插入点左方和上方的空白是页边距,本课程的后面将会详细介绍页边距。

如果您现在开始键入,则将从左上角开始在页面中填入内容。

如果不想在页面的最顶部开始键入,而是想在下面一点的地方开始键入,请按键盘上的Enter键,直到插入点位于您想键入的地方为止。

如果想缩进键入的第一行,请在开始键入前按键盘上的Tab键。

这会将插入点向右移动半英寸。

在您键入时,插入点会向右移动。

在您到达页面右侧的行尾时,只需继续键入。

Word会在您键入时自动移到下一行。

要开始新的一段,请按Enter。

八、Word2007中各种颜色的下划线的作用

在您键入时,Word有时候可能会在文本下面插入波状的红色、绿色或蓝色下划线。

红色下划线:

这表示可能有拼写错误,或者Word不认识某个单词,例如专有名称或地名。

如果您键入了拼写正确的单词,但Word不认识它,则可以将它添加到Word的词典中,以便将来它不再带有下划线。

绿色下划线:

Word认为应修改语法。

蓝色下划线:

拼写正确但似乎在句子中不适用的单词。

例如,您键入“too”,但该单词应该是“to”。

对于下划线可以执行什么操作呢?

右键单击带有下划线的单词可查看建议的修订,不过Word有时可能无法提供任何备选的拼写。

单击一种修订可替换文档中的单词并删除下划线。

请注意,如果您使用Word2007打印带有这些下划线的文档,它们将不会显示在打印的页面上。

有关绿色和蓝色下划线的提醒:

Word在拼写检查方面确实很出色,在大多数情况下都是很简明的。

但是,语法和正确的单词用法需要运用一些判断力。

如果您认为自己是对的,Word是错的,您可以忽略建议的修订并删除下划线。

提示:

如果不喜欢在每次看到波状下划线时都停下来,可以直接忽略它们。

当您完成工作后,可以指示Word同时检查拼写和语法。

九、在word2007中修订和批注文档

在将Word文档发送给整个组织之前,您需要为经理审阅文档。

您需要进行查看和更改,也需要让您的经理查看这些更改。

当您打开修订时,Word插入标记以显示所做的删除、插入和格式更改（如图11。

图表11修订和批注

在“审阅”选项卡上的“修订”组中单击“修订”。

“修订”按钮的背景色发生变化,显示它已打开;您所做的任何更改将标记为修订,直到您再次单击该按钮关闭“修订”时为止。

十、在Word2007中查看修订内容

在您打开“修订”之后,正常在Word2007中工作。

当您插入或删除文本时,或者移动文本或图片时,将通过标记（即显示每处修订所在位置以及内容的颜色和线条等显示每处更改。

当您删除文本“通过努力工作和认真思考”时,删除的文本被放在文档页边空白处的批注框中。

它在批注框中显示“删除的内容”以明确文本为什么在批注框中。

从删除文本的位置到批注框之间有一条虚线,以便每个人都可以看见删除文本的位置。

您要将“十二”替换为“九”。

选择“十二”并键入“九”（或者只需删除“十二”然后键入“九”。

删除的“十二”进入文档页边空白处的批注框中。

新插入的文本“九”具有下划线,与删除文本批注框的边框颜色相同,表示同一审阅者（您删除和插入文本。

本课稍后您将了解关于标记颜色的详细信息。

另外在左边空白处,具有修订的每个句子旁边显示一条竖线。

此附加信号表示某些句子有更改。

提示:

如果您喜欢,删除的文本可以保留在文本中而不是放在文档页边空白处的批注框

中。

十一、在Word2007文档中插入批注

Word2007中修订是跟踪文档变化最有效的手段,通过修订功能,审阅者可以直接对文稿进行修改。

但审阅者有时可能不会直接对文档进行修改,而是对文稿提出建议。

此时,修订功能就不太合适了,此时需要使用批注功能。

您做了某些修订,但是还需要说明为什么删除第一句中的“十二”。

没问题,插入批注即可。

批注是您可以添加到文档的注释。

要插入批注,请将光标放在您要批注的文本（此示例中为“九”的末尾。

在“审阅”选项卡的“批注”组中,单击“新建批注”。

文档页边空白处显示批注的批注框。

您要批注的文本“九”以您的审阅颜色突出显示。

您在批注的批注框中键入文本。

您可以通过以下方式区分批注的批注框和删除的文本的批注框:

1.批注的批注框为纯色背景。

删除的文本的批注框仅外框具有颜色。

2.批注框中的“批注”标签。

3.批注框中的审阅者缩写表明做批注的人员,缩写旁边的数字让您知道您在文档中有多少批注。

4.在练习中,您将了解如何编辑批注以及如何响应别人的批注。

注意:

您不必打开“修订”即可插入批注。

任何时候都可以添加批注。

十二、Word2007关闭“修订”功能其实并不会删除修订或批注

Word2007中即使“修订”关闭,标记的修订仍在文档中。

特此说明,关闭“修订”并不会删除修订（或批注。

下面是具体说明:

即使“修订”关闭,此前所做的所有修订保留在文档中。

继续所做的任何修订将不标记为修订（如图12。

图表12修订功能

要删除修订,请接受或拒绝修订。

要去掉批注,请删除批注。

您将在后面了解如何执行该操作。

十三、Word2007如何接受或拒绝更改并删除批注

我们在使用Word2007时,当有修订时,有人必须审阅然后接受或拒绝修订。

审阅者可以一次处理一处修订或同时处理所有修订,并可以阅读批注然后删除。

要消除标记,请使用“审阅”选项卡的“更改”组中的“接受”或“拒绝”按钮,或者

在Word文档中单击鼠标右键以接受或拒绝更改并删除批注。

您可以在练习单元中尝试这两种方法。

受或拒绝更改以及删除批注时,表明更改和批注的标记被从文档中删除。

保存文档时,接受的更改成为文档的一部分。

1.使用“接受”按钮一次接受一处更改或按顺序接受,或者同时接受所有更改。

2.使用“拒绝”按钮一次拒绝一处更改或按顺序拒绝,或者同时拒绝所有更改。

3.使用“上一条”按钮向文档开头审阅每项。

4.使用“下一条”按钮向文档结尾审阅每项。

十四、在Word2007中给每行加上行号

在写长篇文档时,或者写毕业论文时,为了更好的计算出文中有多少行数,我们可以利用Word2007中的“行号”设置功能来给文档中的每一行添加“行号”提示,这样一来,我们就可以很明显的看到文档总共有多少行了。

设置“行号”步骤如下:

1.打开文档,单击菜单栏的“页面布局”,选择“页面设置”中的“行号”（如图13;

图表13行号设置

2.在“行号”弹出的下拉列表中选择最下面的“行编号选项”（如图14;

图表14行编号选项

3.在弹出的“页面设置”窗口中选择“版式”下面的“行号”（如图15;

图表1行号设置

4.在“行号”窗口中勾选“添加行号”确定即可（如图16。

图表2添加行号

5.设置完毕效果如下（如图17:

图表3设置后效果

十五、在Word2007中插入或更改页眉或页脚

可以在Word文档中插入预设的页眉或页脚并轻松地更改页眉和页脚设计。

还可以创建带有公司徽标和自定义外观的页眉或页脚,并将新的页眉或页脚保存到样式库中。

（一在整个文档中插入相同的页眉和页脚

1.在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中,单击“页眉”或“页脚”（如图18。

图表4页眉、页脚

2.单击所需的页眉或页脚设计。

页眉或页脚即被插入到文档的每一页中。

注释:

如有必要,选中页眉或页脚中的文本,然后使用微型工具栏上的格式选项,可以设置文本格式。

（二在页眉或页脚中插入文本或图形并将其保存到样式库中

1.在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中,单击“页眉”或“页脚”（如图19。

图表5页眉、页脚

2.单击“编辑页眉”或“编辑页脚”。

3.插入文本或图形。

4.要将创建的页眉或页脚保存到页眉或页脚选项样式库中,请选择页眉或页脚中的文本或图形,然后单击“将选择的内容保存到页眉库”或“将选择的内容保存到页脚库”。

（三更改页眉或页脚

1.在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中,单击“页眉”或“页脚”（如图20。

图表20页眉、页脚

2.在样式库中单击页眉或页脚。

整个文档的页眉或页脚都会改变。

十六、在Word2007中更改页眉或页脚的内容

1.在Word2007中“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中,单击“页眉”或“页脚”

（如图21。

图表6页眉、页脚

2.通过选择文本并进行修订,或使用微型工具栏上的选项来设置文本的格式,来更改

页眉或页脚。

例如,可以更改字体、应用加粗格式或应用不同的字体颜色。

提示:

在页面视图（页面视图:

文档或其他对象的一种视图,与打印效果一样。

例如,页眉、页脚、栏和文本框等项目会出现在它们的实际位置上。

中,可以在页眉页脚与文档文本之间快速切换。

只要双击灰显的页眉页脚或灰显的文本即可。

十七、在Word2007中删除页眉或页脚

单击Word2007文档中的任何位置。

在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中,单击“页眉”或“页脚”（如图22。

图表22页眉、页脚

单击“删除页眉”或“删除页脚”。

页眉或页脚即被从整个文档中删除。

十八、为文档的某个部分创建不同的页眉或页脚

1.在希望创建不同页眉或页脚的节内单击鼠标。

2.在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中,单击“页眉”或“页脚”（如图23。

图表7页眉、页脚

3.单击“编辑页眉”或“编辑页脚”。

4.在“页眉和页脚”选项卡的“导航”组中,单击“链接到前一节页眉”,以便断开新节中的页眉和页脚与前一节中的页眉和页脚之间的连接。

Word2007不在页眉或页脚的右上角显示“与上一节相同”。

5.更改本节现有的页眉或页脚,或创建新的页眉或页脚。

十九、给Word2007页眉页脚添加时间

给Word文档的页眉或页脚处添加时间,可以让下次打开该文档的时候更清楚的了解当前文档出处的时间日期。

Word2007如何实现页眉页脚处添加时间呢?

下面让我们一起来看

1.打开文档,单击菜单栏的“插入”在下拉菜单中选择“页眉和页脚”中的“页眉”或“页脚”都可以（如图24。

图表8页眉和页脚

2.在弹出的“页眉”下拉列表中单击最下面的“编辑页眉”（如图25。

图表9编辑页眉

3.此时,在“视图”旁边会多出一个“设计”菜单,我们只需单击“插入”中的“日期和时间”（如图26;

图表10日期和时间４．在“日期和时间”窗口中选择你想要的类型确定即可（如图27）。

图表11日期和时间最终效果就是这样的，当然页脚添加时间的方法也是一样（如图28）。

图表12效果二十、在Word2007文档中在页眉和页脚中插入图片经常在公司用Word2007写方案的时候，我都会有个习惯，要么就给文档打上水印，要么就在页眉或页脚处加上自己公司的Logo，这样一来就会起到一个很好的宣传效果，今天就来给大家分享一下Word2007文档中在页眉和页脚中插入图片技巧。

第一步：

打开文档，单击“菜单栏”的“插入”按钮（如图29）；图表13插入按钮第二步：

在“插入”选项组中点击“页眉”，在弹出的下拉列表中选择“编辑页眉”（如图30）；13

图表30编辑页眉第三步：

这时Word2007“菜单栏”中会多出一个“设计”选项组，在选项组中单击“图片”（如图31），然后选择图片存放的位置插入即可。

图表14图片小提示：

插入图片以后，你可以在“格式”中任意设置你想要的图片效果（如图32）。

图表15格式14

小结科技日益发达的今天，各种智能科技日新月异，在各种高科技产品的帮助下，人们过上了越来越现代化的新生活，以前想都不敢想的事，现在实现了，以前繁琐的事，现在也越发简单了。

在科技软件改变我们生活的同时，科技软件也给我提出了新的要求，那就是要快速的掌握新的软件的用法，以便提高我们工作的效率。

MicrosoftOffice2007的发布就印证了这一点，其中word20007的变化是非常明显的，而且word是人们日常生活与工作中非常常用的文字处理软件，正因为如此，本文选择word2007作为论述的对象，重点介绍了word2007的一些非常普遍的操作技巧，读者在阅读本文时会明显的感觉到word2007在操作上与它的前身word2003或其他一些文字处理软件的不同。

但是当读者阅读完本文时，却又会发现实际上word2007与word2003的差距没有想象中的那么大。

所以像这类新版本的软件，我们只要将它与之前版本软件进行对比，掌握他们的不同之处，这样就能在短时间内运用好新软件。

通过一些简单功能操