酒店管理系统流程图及其需求分析.docx

酒店管理系统流程图及其需求分析.docx

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酒店管理系统流程图及其需求分析

酒店管理系统流程图及其需求分析

酒店管理系统流程图

1、总流程图

2、

前台子系统

备注按照客人从住店、离店的过程将系统划分为预订、接待、取消预订和离店四个处理过程。

客人经过预订，也可直接到酒店登记住宿。

客人预订后，也可能取消预订。

客人分为个人与团体两类。

个人预订

订金

预订证明表

客人

收银

订房

预订金入帐表

客人预订信息表

客人

客人信息查询

客人黑名单

房间

查询

客房预订信息表1

客房预订信息表2

是黑客

有无指定房间

已预订完

订金收据

预订登记表

团体预订

取消预订

客人

退款

客人

团体或个人预订信息表

客房预订信息表

预订金入帐表

预订查询

客人预订信息表1

预订登记表

预订收据

现金

退款记录表

接待团体（未预订的客人）

接待个人（未预订的客人）

接待团体（已预订）

接待个人（已预订）

离店

酒店管理系统需求分析

夜审

规范化的夜审程序

1、夜间审核

核对房金、帐单等所有当日操作的正确性、有效性、和合法性；

自动房金滚帐；

核对滚帐是否正确；

两种计算平衡方式，今日应收是否等于昨日应收加上本日营业减去上交财务，今日应收是否等于零客应收款加上记帐应收款加上总台未结的发票额；察看两种方式的今日应收是否相等；

系统自动判断外围站点是否全部结帐，否则不能夜审；

统计楼层出租率；

统计所有消费项目的营业、优惠、应收；

夜审前后自动备份，如果夜审发生错误，能够恢复到夜审前的状态；

打印夜审工作报告；

2、餐厅上交

餐厅的收入在总台上结算；

3、财务结单

总台上的收入和财务结算；酒店、餐饮、洗浴、休闲管理系统

CubicSoft Hotel System

注意事项

系统

建议本系统在800×600显示分辨率下运行；

关于使用UPS稳压电源:

本系统经过全面破坏性测试，本系统能够修复突然断电而造成的数据表损坏，可是为了以防万一，建议用户使用UPS不间断电源，以免非正常退出本系统而造成数据被破坏。

关于开机顺序：

如果是网络化运行，每此启动本系统前必须先运行服务器，然后再运行客户机系统。

服务器系统在运行时会运行服务器程序特有的系统操作，不论任何原因造成的重开机，都必须先运行服务器。

关于系统版本：

本版本在继续开发完善中，请您经常访问我们的网站了解最新版本信息。

希望您能够及时反馈给我们，以便我们及时修正和改进，对于您的支持，我们深表感谢。

数据

关于数据备份：

为了预防数据因某种原因被破坏而造成的损失，建议用户经常对系统进行数据备份操作。

（建议每天做多次，以防万一。

）

虽然本系统在夜审时对夜审前的数据和夜审后的数据均进行了备份，但建议用户依然需要操作数据备份模块，将数据备份到另外一台机器上，以防万一。

其它

关于“系统定义中代码的设置”：

在“系统” 模块中的数据表的“代码”字段是为了方便在其它模块中录入数据时不必记住编号，直接输入代码能够定位到所需得项目。

关于“餐饮管理系统中菜单定义”：

“末级”字段是为了区分菜单分类，如果是大类，请录入空，如果是最终末级菜单，请录入“*”。

关于“房态刷新”按钮：

“刷新”是为了调用服务器中当前的最新数据，建议用户在模块中经常进行“刷新”操作。

关于“结帐中的预交款”：

如果在结帐中的帐单中出现预交款消费项目，是因为有预先结帐或客户预交款或持贵宾卡消费的情况，请不要在预交款项目中进行优惠操作。

关于“系统定义中记录的删除”：

使用键盘Ctrl+Del组合键。

请不要轻易删除。

 酒店管理系统

功能说明

预定 -------------------------------------------------------------------------- 2

接待 -------------------------------------------------------------------------- 5

结账 -------------------------------------------------------------------------- 8

查询 --------------------------------------------------------------------------12 

夜审 --------------------------------------------------------------------------14

报表 --------------------------------------------------------------------------15

系统 --------------------------------------------------------------------------18

餐饮 --------------------------------------------------------------------------20

贵宾卡 -----------------------------------------------------------------------21

电话 --------------------------------------------------------------------------22

洗浴

娱乐

 预定

内容丰富的预定单

1、能够完成散客、团队的预定，预定方法简单。

2、能够完成对客房、餐厅、会议室的预定

3、客房预定 

预定房态盘操作，简便直观，能够用不同颜色显示预定状态；

能够方便的切换到任何一天的预定房态盘，是否有预定信息一目了然；

能够预定任何时间的客房，超预定和占房冲突自动提示；

能够自动查询预定客人是否是历史客人，来店次数和消费金额，以便为老客户提供优惠和感情服务；

客房预定能够只是意向性，能够确认预定，能够取消预定；

预定信息在预定时间到达时，自动显示在接待房态盘中，提示接待员当天有预定客人；

能够从预定信息直接转接待，无需再录入客人信息；

预定转接待后，预定信息自动清除；

打印预定回执，令预定者满意；

团队预定时能够快速批处理，能够手工分房也能够自动分房；

团队预定时能够统一修改房价，也能够单独对某些房价进行修改；

能够进行加房、减房、换房处理；

预定客房的同时，能够利用相同的客人信息直接预定餐饮和会议室；

客人信息没有任何预定时，系统自动清除客人信息；

柱状图显示某天预定客房的模拟出租率；

预定列表查询预定客人信息，预定房信息，预定时间，到店时间，离店时间；

4、餐饮预定 

预定餐厅盘操作，简便直观，能够用不同颜色显示预定状态；

能够方便的切换到任何一天的餐厅房态盘，是否有预定信息一目了然；

能够预定任何时间的餐厅，超预定和占餐厅冲突自动提示；

餐厅预定能够只是意向性，能够确认预定，能够取消预定；

预定信息在预定时间到达时，自动显示在餐厅状态盘中，提示接待员当天有预定客人；

在餐厅系统中，能够直接使用预定餐厅信息进行开台操作；

餐厅系统中确认预定信息后，预定信息自动清除；

打印预定回执，令预定者满意；

团队预定时能够预定任何日期段的一日三餐；

散客预定时能够录入婚房、司仪等信息；

预定的用餐标准能够是 元/每桌，元/人，点菜；

能够进行加、减、换处理；

预定餐厅的同时，能够利用相同的客人信息直接预定客房和会议室；

客人信息没有任何预定时，系统自动清除客人信息；

柱状图显示某天预定餐厅的模拟出租率；

预定列表查询预定客人信息，预定餐厅信息，预定时间，用餐时间，用餐标准；

5、会议室预定 

预定会场盘操作，简便直观，能够用不同颜色显示预定状态；

能够方便的查看到所有会议室的所有预定情况，是否有预定信息一目了然；

能够预定任何时间的会议室，超预定和占会场冲突自动提示；

会议室预定能够只是意向性，能够确认预定，能够取消预定；

能够录入会场人数、主席台人数、租金、横幅、鲜花、水果、话筒等大量信息；

会场结算后，预定信息自动清除；

打印预定回执，令预定者满意；

预定会场的同时，能够利用相同的客人信息直接预定餐饮和客房；

客人信息没有任何预定时，系统自动清除客人信息；

柱状图显示某天预定会场的模拟出租率；

预定列表查询预定客人信息，预定会场信息，预定时间，使用时间；

 接待

以客房状态盘为中心的客人接待

1、内容丰富的客房状态盘

在客房状态盘中能够完成几乎所有的接待功能，方便快捷；

客房状态盘用不同的颜色显示空房、散客、团队、维修、脏空、免费房；

房态的颜色用户能够按照自己的喜好进行修改；

各种房态也能够用形象的图标表示出来；

客房状态盘能够使多达10个团队的客房用不同的颜色表示出来，同时标示团队名称和对应的颜色，使操作者对各个团队的用房准确掌握；

柱状图显示当前的客房出租率，包括总客房数、出租数、出租率等信息；

对空房双击鼠标左键，能够直接进入散客接待；

对使用房双击鼠标左键，能够查询散客或团队的消费情况，押金情况，押金余额；

对空房单击鼠标右键弹出下拉菜单，能够进行内宾接待，外宾接待，免费接待，团队接待，调换房间，寓客收银，散客结账，帐单查询，设置维修房，设置空房等一系列操作；

按住Shift+鼠标左键能够对散客直接结账；

单击相应客房时，显示该客房的客人姓名和房价；

当客房被预定时，客房状态盘显示相应的信息，提示接待员；

当客人的押金不足时，客房状态也显示相应的信息，提示接待员发催交通知单；

能够对所有脏空房批量进行设置成空房，也能够单一设置；

客房状态盘一屏能够显示250个客房信息；

2、快捷的客人信息页

列表显示所有客房的信息，包括客人姓名，实际房价，到店日期，到店时间，半全价的情况；

信息补登能够对快速入住的客人的信息进行补充录入；

馅饼图显示当前散客、团队、空房、免费房、维修房、脏空房的比例；

房价修改需要经过权限认证后，进行房加变更；

客人列表能够快速列出客人的详细信息；

3、快速的散客入住

只需要录入客人的姓名和房价以及押金方式，就能够快速入住了，其它信息能够以后补登；

自动判别客人是否为历史客人，显示来店次数，提供友情服务；

自动判别客人是否在黑名单中，自动提示；

如果是VIP客户能够自动显示以前的协议房价；

多种押金方式，包括人民币，信用卡，支票，记账等；

民族，地区，国家等许多信息能够采用拼音码自动定位；

自动判别15位，18位身份证号码的合法性，自动计算出生年月和性别；

能够打印房卡，制作IC房卡；

4、集中的团队管理

在团队管理页中能够集中完成团队接待，团队补登房间，团队取消房间，团队退房，团队结账，团账查询，补交押金，变更押金方式，团队预结账等一系列操作；

方便快捷的查询团队的所有用房情况；

团队接待时能够录入多达4个的可签单人，供团队成员消费签单时查询；

5、灵活的房态导航器

能够使客房状态盘只显示其中一种房态，快速显示相应信息；

能够使客房状态盘按照几号楼第几楼层显示相应的客房；

能够使客房状态盘只显示某个团队的所有客房；

快速切换回全部客房；

6、信息修改

能够更改客人的相关信息；

7、信息导出

能够将客人信息按照一定格式导出为文本文件，便于向当地公安机关传送信息；结帐

完善的结帐功能

1、散客结帐

能够在房态盘中操作，也能够在主菜单中操作，也能够在右键菜单中操作；

能够单独结帐，也能够多个客房合并结帐；

多达8种的结帐方式，包含人民币、信用卡、支票、记帐、挂散客、挂团队、未结帐、贵宾卡结帐；

能够对逃帐的客人进行未结帐结帐，以便空出客房用于接待；

根据结帐方式不同，押金能够自动退还，也能够抵冲消费；

能够预先结帐；

下午结帐时，系统自动加收半价房费，晚上结帐时，系统自动加收全价房费；

实结金额能够根据系统的设置，在一定范围内调整；

实结金额根据结算金额自动取整（加），多收的余额作为额外费项目统计；

能够对帐单中除预交款的所有消费项目分别给予优惠；

实结金额根据押金情况、消费情况、优惠金额、预结金额自动计算；

结帐时能够打印对帐单和发票；

贵宾卡结帐时，自动扣除贵宾卡金额，贵宾卡金额不足时，能够选择余额部分的结帐方式，系统自动分解帐单；

电话费自动统计，累加到帐单中；

2、团队退房和结帐

团队能够退全部客房，也能够退部分客房，退房的客房不再累计房费；

能够在房态盘中操作，也能够在主菜单中操作，也能够在右键菜单中操作；

多种的结帐方式，包含人民币、信用卡、支票、记帐、未结帐、贵宾卡结帐；

根据结帐方式不同，押金能够自动退还，也能够抵冲消费；

能够预先结帐；

下午结帐时，系统自动加收半价房费，晚上结帐时，系统自动加收全价房费；

实结金额能够根据系统的设置，在一定范围内调整；

实结金额根据结算金额自动取整（加），多收的余额作为额外费项目统计；

能够对帐单中除预交款的所有消费项目分别给予优惠；

实结金额根据押金情况、消费情况、优惠金额、预结金额自动计算；

结帐时能够打印对帐单和发票；

贵宾卡结帐时，自动扣除贵宾卡金额，贵宾卡金额不足时，能够选择余额部分的结帐方式，系统自动分解帐单；

电话费自动统计，累加到帐单中；

3、寓客收银

住店客人的其它消费能够挂帐到自己的账户上，离店时统一结算；

能够对酒店所有的消费项目收费，并可单独优惠；

散客收银时显示客人姓名等信息，以便查询；

团队客人签单时，自动显示可签单人，以便查询；

4、非寓客结帐

对非住店客人的消费进行结帐处理；

能够对酒店所有的消费项目收费，并可单独优惠；

多种的结帐方式，包含人民币、信用卡、支票、贵宾卡结帐；

5、预先结帐

散客和团队能够预先结帐，实际结帐时扣除预结金额；

多种的结帐方式，包含人民币、信用卡、支票、贵宾卡结帐；

预先结帐时，能够根据押金方式选择是否退还押金；

6、押金补交和方式变更

押金不足时，能够补交押金；

系统分别记录预交的押金和补交的押金；

客人能够随时变更押金的方式；

7、零客未结帐结帐

当做了未结帐结帐处理的客人又回到酒店结帐，系统可调出客人的帐单进行结帐；

8、客户结帐

对在酒店设立特殊帐户的团体和个人进行结帐；

能够预交款；

能够全部结帐，也能够部分结帐；

能够按消费明细逐个对帐结帐；

能够按消费项目汇总结帐；

能够按照时间段选择结帐；

对每个消费项目能够选择结或不结，并单独给予优惠；

对预交款能够全部扣除，也能够部分扣除；

 查询

1、查询客人

按房号、帐号、姓名查询；

按地区、国别等组合查询；

查询客人的详细信息，并能够修改；

历史客人查询；

历史客人组合查询；

能够打印当前客人列表，也能够打印客人信息；

2、帐单查询

能够按照客房号查询散客帐单；

能够按照团队名称查询团队帐单；

帐单查询时，自动根据当前时间预算房费；

同时能够查询押金总额，押金明细；

能够查询帐单总额，帐单明细；

自动计算押金余额，押金余额不足时自动提示；

历史客人的帐单查询；

能够打印帐单信息；

3、客人留言

寓客能够留言；

访客能够留言；

能够按房号、姓名定位到客人留言；

4、电话号码簿

能够输入需要经常使用的电话号码，以备查询；

能够按姓名和电话号码检索；

5、列车、航班时刻表

能够按列车车次查询；

能够按区间站查询车次；

能够按航班号查询；

能够按中转站查询；

6、世界钟

显示当前数十个重要城市的时间；

 夜审

规范化的夜审程序

1、夜间审核

核对房金、帐单等所有当日操作的正确性、有效性、和合法性；

自动房金滚帐；

核对滚帐是否正确；

两种计算平衡方式，今日应收是否等于昨日应收加上本日营业减去上交财务，今日应收是否等于零客应收款加上记帐应收款加上总台未结的发票额；察看两种方式的今日应收是否相等；

系统自动判断外围站点是否全部结帐，否则不能夜审；

统计楼层出租率；

统计所有消费项目的营业、优惠、应收；

夜审前后自动备份，如果夜审发生错误，能够恢复到夜审前的状态；

打印夜审工作报告；

2、餐厅上交

餐厅的收入在总台上结算；

3、财务结单

总台上的收入和财务结算；