T6操作手册采购管理.docx
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T6操作手册采购管理
北京秀洁新兴建材有限公司
用友ERP系统
采购岗位操作手册
手册名称：
采购部操作手册
适用部门：
采购部
编写人员：
版本号
1.0
编写日期
2010年7月1日
对口支持
业务
采购订单
业务问题、操作问题
到货单
业务问题、操作问题
采购发票
业务问题、操作问题
采购结算
业务问题
技术
财务部
软件问题、错误提示
计算机
网络、硬件、系统故障
目录
一、部门职责：
3
二、部门岗位划分：
3
三、系统业务处理流程：
3
四、部门日常业务系统处理：
4
1、日常业务类型的界定：
4
2、采购业务日常处理：
4
1）供应商档案维护4
2）采购计划生成5
3）采购订单下达：
6
4）采购到货单8
5）采购发票：
9
6）采购入库单：
11
7）采购结算：
12
一、部门职责：
采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：
1、开发新的供应商，进行供应商资料的维护和更改，加强供应商资源管理。
2、及时根据采购计划录入采购订单。
3、根据供应商到货情况在采购系统中录入到货单。
4、收到采购发票后，在系统中录入采购发票，并通知财务部进行采购结算。
5、作好各种采购统计，为决策层提供分析数据。
二、部门岗位划分：
采购业务员：
进行订单录入、采购到货单录入、采购发票录入。
仓管人员：
采购入库单录入，调拨业务处理。
三、系统业务处理流程：
0采购人员录入采购订单
1、采购业务员根据到货情况，在采购系统中根据采购定的那生成到货单
2、业务员通知仓管员，仓管员根据到货到办理入库手续；
3、采购发票到后，采购员在系统中根据采购入库单生成采购发票，并通知财务进行采购结算
四、部门日常业务系统处理：
1、日常业务类型的界定：
供应商档案维护、到货单（退货单）、采购发票（运费发票）、采购入库单，采购结算、月末结帐
2、采购业务日常处理：
1）供应商档案维护：
原则：
供应商分类+四位流水号
操作路径：
【设置】—【基础档案】—【往来单位】—【供应商档案】单击【增加】或【修改】可以看如下介面：
红色“*”的内容是必输项，如图所示：
供应商分类为“01”，所以供应编码为“010001”，供应商简称为“三明市汇丰金属材料有限公司”若供应商名称不录则系统自动把简称回填到里面去，所属地区码原则要求录入，方便日后统计、分析。
单击【联系】可维护专属部门与业务员。
1）采购订单:
首先点击“增加”按钮后，在订单界面中，录入日期，采购类型，供应商，部门，业务员，备注等信息，选择存货的数量，单价，点击保存，审核，退出。
3）采购发票：
采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。
企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。
采购发票按业务性质分为：
蓝字发票、红字发票。
采购发票按发票类型分为：
∙增值税专用发票，增值税专用发票的单价为无税单价。
∙普通发票：
普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，这些发票的单价、金额都是含税的。
普通发票的默认税率为0，可修改。
∙运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。
运费发票的单价、金额都是含税的。
运费发票的默认税率为7，可修改。
【菜单路径】
采购管理－业务－发票－采购普通发票
1.采购发票可以手工新增，也可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制；采购发票也可以拷贝其他采购发票填制。
采购发票可以修改、删除。
2.采购发票可以现付、弃付。
3.采购发票与采购入库单可以进行采购结算。
4.采购发票可以在《应付款管理》进行审核，同时回填采购发票的审核人。
【业务流程】
1.填制采购发票，参照采购订单据生成。
2.财务部门通过《应付款管理》对采购发票审核并登记应付明细账，并回填采购发票审核人。
3.采购结算会计对采购入库单和采购发票进行采购结算处理。
4.由于材料不合格或其他原因，企业如果发生退货业务，且发票已付款或对应的入库单已记账，则应输入红字发票进行冲销。
若发票未付款或对应的入库单未记账，则您可通过取消结算，修改发票即可。
5.通过统计账表查询各采购发票的有关信息。
4）采购结算：
采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。
采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。
▪ 菜单路径：
采购管理—业务—采购结算—手工结算/自动结算
▪入库单与发票结算
▪蓝字入库单与红字入库单结算
▪蓝字发票与红字发票结算
▪运费发票与入库单结算，也可直接与存货结算
▪参照入库单生成发票时可以进行结算
【业务规则】
▪入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空。
采购结算后，入库单上的单价都被自动修改为发票上的存货单价，即发票金额作为入库单的实际成本。
▪采购结算按照单据行记录进行结算，结算后生成结算单，分别记下入库单和发票的相应信息，修改入库单的结算数量，在当前发票的左上角增加“已结算”红色标记。
▪如果需要修改或删除入库单、采购发票等，必须先取消采购结算，即删除采购结算单。
取消了结算的入库单、发票，其左上角的“已结算”红色标记消失。
▪以下情况不能取消结算：
∙已结算的采购入库单已被《存货核算》记账。
∙先暂估再结算的入库单，已在《存货核算》作暂估处理。
∙如果存在一次入库、多次结算时，入库单和发票上的项目（即项目档案的项目）不要求一致，可以均为空，可以一方为空。
结算单项目继承入库单项目；但如果入库单项目为空，发票项目非空，则继承发票项目。
∙本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。
如果采购结算确实应核算在已结账的会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。
∙可以跨月结算，不限制业务发生的日期。
这里着重讲解手工结算的全过程：
1.【菜单路径】采购管理—业务－采购结算－手工结算在手工结算界面按〖选单〗按钮，进入结算选单界面。
2.在结算选单界面，按〖过滤〗按钮，显示过滤条件界面，输入条件过滤、高级过滤条件。
3.按〖确定〗返回结算选单界面。
4.按〖刷票〗则将符合过滤条件的未结算完毕发票记录带入发票列表（屏幕上方）；按〖刷入〗则将符合过滤条件的未结算完毕的入库单记录带入入库单列表（屏幕下方）。
5.选择要结算的入库单：
点击选择栏，显示"Y"则选择当前行；再点击，则取消选择；可打勾“全选”，取消“全选”则取消所有选择。
6.选择要结算的发票：
点击选择栏，显示"Y"则选择当前行；再点击，则取消选择；可打勾“全选”，取消“全选”则取消所有选择。
7.选择了入库单记录，可点击〖按入〗（按入库单匹配发票）、系统自动寻找所选入库单记录的匹配记录，提示“可以匹配的发票共有×条”，并将匹配的记录打勾，未匹配的记录取消选择。
8.选择了发票记录，可点击〖按票〗（按发票匹配入库单），操作同上。
9.按〖存储〗，可以保存用户修改的列宽设置，下次进入结算选单界面时显示上次的列宽设置。
10.结算选单完毕，系统在列表尾部显示选择的记录数，按〖确定〗返回手工结算界面，当前选择的结果带入到手工结算界面。
【操作流程】
1.选单后返回结算选单界面，窗口上方带入发票记录、入库单记录，窗口下方带入费用折扣存货发票记录、运费发票记录。
2.入库数量与发票数量不符时，可录入溢余短缺数量、金额，将两者数量调平。
3.费用分摊：
用户可以把某些运费、挑选整理费等费用按会计制度可以摊入采购成本，按〖选单〗时手工选择费用折扣存货的发票记录，或按〖选单〗时选择运费发票记录，所选记录显示在窗口下方的费用结算列表。
4.选择分摊方式：
按金额、按数量，然后按〖分摊〗则将费用折扣分摊到入库单记录。
5.进行结算：
入库单、发票选择完毕后，按〖结算〗按钮，系统自动将本次选择的数据进行结算。
6.结算完成后，系统把已结算的单据数据从屏幕上清除，您可以继续2－7步骤进行其它采购结算。
7.按〖关闭〗按钮，退出手工结算界面。
8.结算的结果可以在【结算单列表】功能中查看，可以删除采购结算单。
4、月末结帐：
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