电大专科行政管理系统《办公室管理系统》期末考试总汇Word文档格式.docx

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X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。

杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。

李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。

杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。

面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。

面对这种情况，李助理应该怎么办？

1.李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。

2.李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务

3.他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺便把参与查找人员的名字讲一下。

五、案例题

文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的X副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深．孙认为小曹与X关系亲近些，支持过X，认为小曹有意与他作对；

而X认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对?

错在哪里?

面对这种情况小曹应该怎么办?

（1）小曹犯了多头请示的错误。

遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；

（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；

（3）两位领导都作了指示，如果X通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；

（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；

（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或X作解释。

这是文员执行主要决策人的意见。

第二章办公用品管理

1、常用办公用品中属于办公文具的是（）

A.中性笔B.回形针C.剪刀D.印章

2、发放办公用品的人员要求是（）

A.使用者自行入库取用

B.不可指定人员发放

C.无需领用人员签字

D.发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品

3、办公用品库存管理中的再订货量是指（）

A.办公用品一次采购不足而追加采购的数量

B.办公用品的平均使用量

C.判定需要订购新的办公用品的库存余额

D.新采购办公用品的数量

4、正确选择办公设备和易耗供应商不必考虑的因素是（）

A.价格和费用B.名牌和高档C.质量和交货D.服务和位置

5、有权对政府采购合同进行监督和管理的是（）

A.国家级或省级财政部门B.地厅级财政部门C.县级财政部门D.任意级别的财政部门

1.A．2.D3.C4.B5.A

1、发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。

2、办公应定期检查并核对账单以控制开销。

3、办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。

4、办公用品的库存管理和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。

5、办公设备使用权的获取只能通过购买。

1.×

．2.√3.×

4.√5.×

1、简述办公室设备使用规X。

（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的

（3）注意安全，注意节点，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限

（4）未经上司允许，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20%至85%，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。

（6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。

2、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

（1）储藏间或者物品柜要上锁，保证安全。

（2）储藏需要的面积取决于单位的大小

（3）合理摆放。

例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。

（4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到

（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。

若存放在潮湿环境中，将导致纸X不能正常的送人打印机或复印机中。

设计一份A4白文件纸库存记录卡

库存记录卡库存参考号B4

项目A4白文件纸最大库存量100令

最小库存量15令

单位数量（1令=500页）再订货量25令

日期

接受

发放

接受数量

发票号

供应商

发放数量

申请号

个人/部门

余额

第三章政务性工作实务

1.办公室人员辅助领导进行决策，意味着（）

A.办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断

B.只能充当领导的参谋和助手

C.办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策

D.办公室人员辅助决策不是对领导工作的搭台补台，而是要登台唱戏

2.办公室在做调查研究工作时不能

A.有针对性

B.调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料

C.要尊重客观事实

D.要遵循结论后于调查的原则

3.办公室调查研究的选题原则不包括

A.易出成果原则

B.可行原则

C.价值原则

D.适量原则

4.督查工作部门的基本任务不包括

A.上级决策、本级决策落实的督查

B.领导批交办文件的督查

C.热、难点事件查办

D.在督查中就有关重大问题作出重新决策

5、办公室信息工作的要求不包括

A.及时B.准确C.信息量越大越好D.完整

1.B．2.B3.A4.D5.C

1.我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等都是决策的重要辅助力量。

2.调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定的社会现象进行实地考察，了解其发生的各种原因和相关联系，从而提出解决社会问题对策的活动。

3.调查和研究是一回事。

4.决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的工作进展情况。

5.办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除，挑选出有价值的信息变换成为便于使用的信息。

1.√．2.√3.×

4.×

5.√

1.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。

（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求

（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理资料，分析材料和综合提炼调研成果。

（3）完成阶段，主要撰写调研报告

2.简述办公室督查工作的方式。

（1）现场督查

（2）会议督查（3）书面督查（4）督查

第四章日常事务管理实务

1.在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（）。

A.熟练掌握寒暄语

B.精心安排合影留念

C.要有诚心

D.高规格接待

2．下列礼仪中错误的是（）。

A.与领导通，领导先挂

B.与客户通，客户先挂

C.与长者通，长者先挂

D.与女士通，男士先挂

3.介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（）。

A.某某

B.职位

C.年龄

D.单位

4.行政办公费用中的“三项经费”不包括（）。

A.职工福利费

B.职工教育经费

C.工会会费

D.业务招待费

5.行政事业单位压缩办公经费开支的途径不包括（）。

A.严格控制各种会议、外出考察及公务活动

B.加强对出国、出境的管理，压缩出国、出境活动规模，团组和人员数量，做到负增长

C.专业设备的更新，要严格按照规定审批

D.把事权尽量分给下属机构，单位本身做事越少越好

6.根据1990年9月19日国家某某局发布的《国家秘密某某期限的规定》，国家秘密的某某期限，除有特殊规定外，绝密事项不超过（）。

A.三十年B.二十年C.十年D.五十年

7.公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（）。

A.5厘米B.4.5厘米C.4.2厘米D.6厘米

8.在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合柏金森时间底线定律的是

A.他会建议调整组织结构，或要求更多的事来做（）。

B.他会故作忙碌状

C.他会因为工作量不大而很快完成任务

D.他会抓紧时间休息

1.C2.D3.C4.D5.D6.A7.B8.B

1.涉外礼仪中以右为尊。

2.迎宾时应在门口或机场（车站）出口处停留寒暄，不应立即引导客人进入汽车或边寒暄边引导。

3.名片递送应该选择初识之际，而不可选择分别之际。

4.举行开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。

5.签字仪式中应使用签字笔，不能使用圆珠笔。

6.印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。

7.无限忠于祖国、忠于人民，把祖国的利益看得高于一切，自觉维护祖国的荣誉、民族的尊严和人民的利益，这是对外事工作者的一项基本道德规X要求。

1.√2.×

3.×

5.√6.√7.√

1.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别

（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境，办公活动职能环境和办公活动工作环境。

2.简述信访工作中网络来信的处理要求

（1）定时打开信箱，及时处理电子

（2）重要信访，及时报请

（3）转办信访，跟踪督办

（4）网络某某，脱机阅读

3.简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容

第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法则

A．重要且紧急——必须立刻做。

这是第一级的优先管理，又称危机管理

B．紧急但不重要（如有人因为打麻将三缺一而紧急约你，有人突然打请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。

C．重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有第一类事的压力，就应该讲其当成紧急的事情去做，不要拖延。

D．既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）——有闲功夫再说。

1.设计一份记录单

来电人

某某单位部门

来电时间

年月日时分

通话地点

来电人地点

通话要点

1、

2、

3、

结束时间

处理要点

1、交由进行处理

2、请尽快处理

记录人

2.设计一个开业典礼的筹备工作流程

开业典礼的筹备工作流程：

开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中X贴开业告示）→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作

3.设计一个新闻发布会的筹备流程

主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划

五、案例分析题

1.新加坡利达公司销售部新聘任了文员陈小姐，试用期三个月。

陈小姐大专刚毕业，比较单纯，经理鼓励她努力干。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：

来电者：

“是利达公司吗？

”陈小姐：

“是。

”来电者：

“你们经理在吗？

“不在。

“你们是生产塑胶手套的吗？

“你们的塑胶手套多少钱一打？

“1.8美元。

“1.6美元一打行不行？

“对不起，不行的。

”说完，“啪”挂上了。

经理回来后，陈小姐也没有把来电的事告知经理。

过了一星期，经理提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。

陈小姐突口而出：

“啊呀，上星期有人问1.6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。

”经理当即脸色一变说：

“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说：

“为什么？

”问题：

陈小姐被解雇，你认为她犯了哪些错？

（1）该问的没有问（指对方情况，手套的需要量）；

（2）该记的没有记录（对方的某某、公司、）；

（3）该说的没有说（没有及时向上司汇报）；

（4）不该说的却说了（价格上的自作主X，不向上司请示）；

（5）不懂得保护自己（即使自己自作主X拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地）；

（6）礼仪方面，铃响了没有自报家门；

（7）不等对方说完，就“啪”挂上。

2.爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，铃响了，拿起，丁秘书听着对方的声音，辨别出又是那位推销员朱磊打来的。

第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这不是经理正在等的，也不是紧急要事。

于是她说：

“很抱歉，经理不在。

请你留下某某、地址、回电，我会转达给经理的。

”可对方非要找经理本人不可。

挂断，丁秘书就此事汇报了经理。

经理听后，告诉她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。

十天前，朱磊又来了，丁秘书说：

“对不起，经理仍然不在。

我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙，这事以后再说吧！

”随即，主动挂断了。

现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？

问题：

（1）文秘人员接听时，首先应做些什么？

结束后又应该怎么做？

（2）假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？

（3）文秘人员怎样审查来电？

具体做法怎样？

（4）文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？

（1）文秘人员接听时，首先应自报家门。

挂断应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。

丁秘书做错了。

（2）丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。

在朱磊第三次来电时，丁秘书应该说：

“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。

请你以后不要来了。

如果情况有了变化，我会主动与你联系的。

谢谢！

”

（3）审查来电时应询问对方的某某、单位、来电事由、回电，然后请示上司是否想与对方通话。

如上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；

如上司不想通话，应想办法拒绝对方。

（4）在中应怎样既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。

3．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。

小赵客气地请小林坐下，说：

“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。

小林就滔滔不绝地讲了起来。

小赵一边听，一边看报表。

小林言谈中常带“像我们这样的小公司……”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说“公司小是否埋没了你的才能?

你是大材小用，为什么不去大公司呢?

’’小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。

小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。

小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。

正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。

小赵在一边干着急，不知道怎么办才好……

你认为小赵在这两件事上做得怎么样?

他有什么失误，他应该怎么做才对。

（1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主；

（2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；

（3）对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；

（4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽；

（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；

（6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。

4.小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。

小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：

“坐在这里视野好。

”而后，自己坐到汽车后排座位上。

一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入，福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。

小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么

……

你认为小李的举止是否合乎礼仪？

为什么？

小李应该怎么做才是正确的？

（1）主人和客人之间，应该主人先伸手；

（2）在替客人拿行李前应征求同意；

“我替你拿可以吗？

（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；

（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；

后为上，前为下”；

（5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；

（6）客人公司的一些内容情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；

（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。

第五章文书写作实务

1、下面属于文书的是。

A书信B电影片段C音乐磁带D话剧表演

2、在公文行文中，下级想上级行文时，错误的是。

A原则上主送一个上级机关

B根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关

C抄送下级机关

D属于部门职权X围内的事项应当直接报送上级主管部门

3、公文写作的规X要求。

A生动地反映事实，鼓励文学手法

B为组织管理服务，提倡个性化写作

C具有规X体式，符合公文格式标准

D采用生活语言，拒绝公文式标准

4、向上级做请示时，下面哪个做法不妥。

A严格执行一文一事制度

B请示必须事前行文，切忌先斩后奏

C地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示

D请示理由要充分，要求和建议具体

5、意向书的特点不包括。

A严谨性B灵活性C约束性D协调性

1.A2.C3.C4.C5.C

1、狭义的文件即指公文。

2、公文行文时越级行文是普遍现象。

3、办文能力就是指写文能力。

4、意向书简单而言就是传递意向的文书。

5、协议书本身与合同的法律效力是一样的。

1、简要回答公文写作的五部曲。

第一步，领悟领导意图。

要求：

准确、全面、提炼、增加贴近度；

第二步，站在领导角度考虑问题

第三步，把握常用思维方法：

模式化思维，对象化思维，辩证思维，散点思维，求同存异思维。

第四步，牢记拟写公文要素及要求

第五步，符合国家公文格式标准

2、简要回答起草请示的“五步棋”。

因为什么请示——对于原因、目的的说明

请示什么问题——提出请示的主题内容

怎样解决问题——提出解决问题的建议与方案

请求上级回复——结尾用语的使用

有无附加需要说明——根据需要确定附件的使用与否

四、案例分析题

　　公司经理在星期一早上告诉文员小X，星期四上午9：

00到11：

00召开销售员会议，要求小X通知有关人员。

小X刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。

接下来小X忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

　　一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：

“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。

　　星期四上午8：

30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。

9：

00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：

00见面。

到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。

公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。

经理对小X非常不满。

　　问题：

你认为小X究竟错在哪些地方？

正确的做法应该是怎样的？

（1）应该搞清销售员的人数和某某，准备这份；

（2）打印好书面通知；

（3）在三天内，当面发放通知或通知（中需要对方确认时间、地点、内容等）到上的每一个人；

（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；

（5）通知上应会议的时间（开始到结束时间）、地点；

（6）应详细写清会议内容，应做好那些准备；

（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作。

会议通知

经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。

小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的，询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。

1.会议通知缺少主题（议题））；

2.时间上缺少从几点到几点；

3.请哪些人出席不明确；

4.发放会议通知要交到会议出席者手上，可进行说明解释；

⑸.如本人不在，应请代收人（或秘书）签字，打确认是否出席。

第六章文书管理实务

1、在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该。

A办公室人员帮其纠正后发出

B退交起草部门补充或修正

C即使文稿做了实质性修改，也无需原签发人重新签发