接待方案会议接待方案精选汇总Word文件下载.docx

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200人（综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素，限200人规模较为理想）。

2、预期收获:

参与的单位和个人乘兴而来，满意而归。

3、塑造形象:

以各项产品和服务让受益百姓记住“援助工程”，并树立强势品牌形象。

4、传播品牌:

形成一套成熟的品牌传播方案，以不断优化复制。

为了控制风险和提升会议效果，我又对会议流程、现场管理及会场布置等做了精确设计，精确到从现在起的每人、每天、每事，甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。

如:

时间事项

07:

00盘点清查各种物品的准备情况。

10确定能够到会的嘉宾，并建立与会代表数据库、打印表格。

20相关人员带齐各种物品从组委会出发。

50到达会场，开始会场外的布置。

08:

30开始会场内的布置，调试各种设备及网络。

09:

10会场布置完成，相关人员待命。

20与会代表开始在会场门口聚集，等待入场。

30开始入场，礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。

50播放视频

55-10:

00幕后音

10:

00-10:

05开场白

05-10:

07护卫领导一入场，播放“拉德茨基进行曲”

07-10:

20领导一讲话

20鲜花

20-10:

22护卫领导一退场播放“退场音乐”

22-10:

25主持

25-10:

27护卫领导二入场播放“拉德茨基进行曲”

27-10:

35领导二讲话

35鲜花

35-10:

37护卫领导二退场播放“退场音乐”

37-11:

10专家演讲:

《拥抱健康时代》

11:

10-11:

30演示产品

30-11:

40试点代表受赠，领导授匾/授牌

40-12:

00受赠代表讲话（4位）

12:

00-12:

05领导退场播放“会后音乐”

05-12:

15代表入席午餐宴会

15-12:

20组委会领导:

祝酒词

20-13:

30午餐宴会/产品演示区及体验区开始活动

13:

30-14:

00欢送嘉宾出场

14:

00会场清理

接待方案2

（一）会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

（二）会议接待方案的基本内容

1.接待对象和接待缘由。

会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。

每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。

同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

2.接待方针。

接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。

接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3.接待规格。

包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

4.接待内容。

包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5.接待日程。

写明各项接待活动的日程安排。

6.接待责任。

写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。

如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7.接待经费。

写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。

对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

接待方案3

一、销售部接待程序:

销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作:

1、及时与会务方负责人进行联络

（1）清楚了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括:

时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）;

（2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。

2、落实会议场地和房间数量

在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。

当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。

3、商谈价格

当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。

如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。

4、签订会议协议，收取会议押金

当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金;

5、下发会议接待通知单

签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案;

6、会议接待

发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程;

7、会议结账

会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助;

8、会议送别

恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受;

同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情;

9、会议结束

会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作;

对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。

二、房务部接待程序:

房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到:

1、会议接待的前期工作

（1）熟悉、了解会议接待通知单的内容;

（2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人;

（3）落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床;

（4）落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;

（5）落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达;

（6）负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

2、会议排房

按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于状态的房间。

3、会议空房

确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。

4、会议嘉宾入住

（1）在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切宾客入住前的准备工作;

（2）会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表;

对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态;

（3）当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运送客人的行李。

若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系。

5、会议嘉宾离店

（1）礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李;

（2）前台收银处快速结账;

（3）协助客人安排好车辆。

6、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。

三、餐饮部接待程序

餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到:

1、会议接待前期工作

（1）做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;

（2）根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场;

（3）由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况（会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等），发现问题立即整改，力求没有疏漏;

（4）提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议客人预留用餐场所。

2、会议接待中

（1）安排优秀礼仪人员，在会议召开前40分钟到场，引领参会嘉宾;

（2）跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项;

（3）协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。

3、会议结束

（1）宴会服务人员跟进会议结帐工作;

（2）帮助会议客人整理会议遗留物品。

4、会议用餐及送别

（1）引领会议客人用餐，并提供优质服务;

（2）做好餐饮帐务的结账工作。

5、送别

（1）恭送会议客人，为宾客留下美好感受;

（2）客人离店后，若遗留下贵重物品，应尽快联系交换客人。

6、整理会议客户资料，总结会议接待得失。

四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单，做好相应接待工作

接待方案4

一、会前

1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

4、确定方案，签订合同，预付定金。

二、会中

1、会议接待：

专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2、会前准备：

准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3、会议场所：

专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4、会议住宿：

房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5、会议餐饮：

用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

6、会议旅游：

旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7、会议娱乐：

娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8、会议服务：

会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三、会后

1、结帐：

提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

2、资料：

会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

3、合影：

会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。