办公自动化方案模板.docx
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办公自动化方案模板
办公自动化方案模板
办公自动化系统建议方案
XXXXX公司
一、项目背景及总体目标
1.1项目背景
<简述用户目前办公情况及存在的问题。
>
随着全球化市场竞争的日益激烈，政府及企事业单位都将面临着前所未有的机遇和挑战。
加强信息化建设，通过深入应用世界领先的信息技术构建高效率的信息基础设施，将为迎接即将来临的市场激烈竞争做好充分准备。
实施办公自动化系统并不仅仅意味着简单的信息发布系统、信息共享，在市场经济大潮中如何利用先进的计算机网络化管理系统及时接收市场反馈信息，有效的提高管理水平，处理内部各种信息，增强市委邮件系统建设的力度将是XXX市政府信息化建设的重中之重。
XXX市政府办公系统是采用先进成熟的计算机和通信技术手段建立的一个高质量、高效率、智能化的电子办公系统，其目的是：
为领导决策和高效率办公提供信息服务；提高办公效率；减轻工作人员工作负担；节约办公经费。
最终实现XXX市政府的办公自动化、办公无纸化、资源信息化、决策科学化。
1.2总体目标
采用先进计算机技术和通信技术，构建XXX市政府的集成办公环境和公共信息服务平台，满足XXX市政府内部无纸化办公和远程移动办公的需要。
二、设计原则及功能需求
2.1功能需求
根据对XXX市政府用户需求的理解，XXX市政府办公自动化系统应该满足以下用户需求：
<前三点必选，其余的请根据用户所提需求在下列10点中选择>
2.1.1全面支持B/S模式
系统全面支持B/S模式进行开发设计，完成包括工作流应用、系统配置管理、流程定制等。
客户端除安装浏览器组件和文档编辑器组件外，不需安装另外的客户端程序，最大程度上减少安装维护工作和方便远程系统管理。
2.1.2流程定义灵活配置
公文处理电子化是以流程为核心的，所有流程都应可以灵活、自由地进行配置，不受流程步数的限制，同时还可以对包括主流程及各流程环节的权限进行设置。
乐捷OA图形化的流程定制工具功能强大灵活，支持流程之间的自动转发，支持分支流程的灵活定义和选择，支持多个部门之间的公文流转，提供流程跟踪和催办督办。
提供完善的异常处理机制，例如流程重定向、子流程选择等，使公文在各种临时突发情况下都能正常流转，保证流程在复杂应用中的可用性和适应性。
2.1.3工作即时提醒
系统应具备浏览器方式下（不安装客户端软件或插件）的信息提醒机制。
用户进入办公系统后，一旦有新的文件、批示、通知、公告等各种信息到来时，以文字或声音的方式对用户进行提示。
2.1.4模块自定义功能
XXX市政府办公系统采用“积木式”的设计及开发思路，在需求发生变化后，可以灵活地增加功能和模块，方便系统管理员对系统进行改进和拓展。
2.1.5多种公文处理方式
文件修改支持键盘输入和手写笔输入。
审批意见提供菜单选择、键盘输入、手写笔批示。
对图像格式和文件实现后台自动无损数据压缩。
提供公文扫描输入、撤回和转发等功能。
2.1.6文件修改痕迹保留
在文件处理过程中，应该具有痕迹保留或版本控制的功能，以确保文件在流转过程中的真实性，并且利于区分用户，明确责任。
2.1.7统一应用平台
XXX市政府办公自动化系统要采用统一的开发平台和软件应用平台，以保证今后应用和维护的统一和方便。
2.1.8人员权限集中设置
系统可以将人员根据其岗位职责和职务划分成不同用户群，从而从业务需求和使用权限上进行分类。
所有权限功能的定义采用模块化的设计和管理界面，当人员发生工作调动、职务变更、调离等变化时，管理员以最简单的方法发出变更指令，所有涉及到此人员的权限问题统一由系统完成。
2.1.9检索与查询功能
在每个功能模块中都可以进行全文检索，也可按登记人员所属部门、登记日期、文档分类来进行检索。
2.1.10技术与服务并重
<代理商公司名>在XXX市政府办公系统的开发建设过程中，一方面是强化本公司的技术优势，另一方面是树立服务意识，以科学有效的方式，提供XXX市政府推广实施、售后服务的优秀、优质的解决方案。
三、总体规划
3.1办公服务器名称规划
在Intranet架构的系统中，每个主机的IP地址都是唯一的，但在Intranet架构的应用系统中，数据服务首先通过服务器名称访问，然后通过DNS或者Hosts映射到IP地址，因此首先必须规划办公服务器名称。
如下：
办公服务器名称采用英文字母，便于DNS或Hosts处理，办公服务器名称：
OaServer。
3.2办公系统验证字规划
在办公系统中，安全性非常重要，这就要求在办公服务器之间实现数据传递之前，服务器要对来访服务器进行验证，用户访问服务器时服务器也要进行验证。
验证字是办公系统中识别服务器、用户的唯一标识。
因此，验证字的规划对于办公系统也尤为重要，实施时将根据XXX市政府的组织结构进行规划设计。
一般的，组织名将对应XXX市政府的简称，第一层次的组织单元名将对应XXX市政府中的各部门简称。
3.3办公系统网络规划
<请根据客户需要，在下列三个方案中选择>
方案一：
一台OA服务器
方案二：
两台OA服务器作群集，以保证无间断的OA服务，实现负载平衡，失效转移等功能。
方案三：
采用防火墙，实现VPN下的异地网络互联，保证系统数据流的安全性。
方案4：
采用备份服务器，实现实时备份，保证数据的完整性和灾难恢复。
四、应用软件技术实现
4.1基本功能技术实现<请根据2.1的用户功能需求选择>
4.1.1支持B/S模式
本办公系统支持B/S方式运行。
具体实施如下：
WebServer：
LotusDominoHTTPServer；
工作流应用：
基于Web版本的待办事宜系统辅助实现；
系统配置：
采用集中化的系统配置；
工作及时提醒：
JavaApplet技术实现；
浏览器组件：
采用OCX控件实现针对MSOFFICE的手写批示、打印等功能，支持浏览器方式运行。
文档编辑器：
采用MSOFFICE实现文档编辑。
4.1.2流程定义灵活配置
1）能提供完整的流程自定义：
用户既可以选择预先配置好的流程模板收发公文，又可以根据自己的意图，很方便地创建、修改流程，无需编程。
采用Java技术和LotusDomino技术自主开发了图形化的流程定制界面。
用户根据自己的权限设定,使用图形化的流程定制界面，通过图形节点的有序排列，以及前后节点之间的相互关系的设定，来设置相应的工作流业务处理流程。
如以后业务流程发生更改要修改流程只需将节点和前后关系做适当调整和修改即可,无需任何的编程技术或编程工作！
下图是一个流程定制设定界面，如图所示的一个复杂的工作流仅需要几分钟就可以轻松的定制出来。
2）能对整个工作流程进行实时跟踪监控并及时记录审核修改信息。
能够按照办公有关规定，显示公文在其办理过程中所处的地点、状态，以便采取相应的统计、分析、催办等处理措施。
工作流系统除了运行稳定，同时要求能够实时的对流程进行跟踪监控和记录，并进行相应的处理，在浏览器中采用Java技术，能够对任意的节点进行跟踪，满足用户的一切需要。
如图：
3）可以根据实际工作需要和各类办公业务的环节来定义任务停留时间，系统定时检测，超时催办提醒。
当用户有新的任务需要处理时，系统提供视觉或听觉的提醒功能。
4.1.3工作即时提醒
工作即时提醒主要通过首页的待办事宜和办公助手来实现。
它通过对服务器端个人信息的定时监测，实现工作待办事宜、邮件的及时提醒，以免耽误工作。
常规提醒的具体功能如下：
●新邮件的自动提醒。
●滚动的待办事宜窗口。
●用户自行设定刷新邮箱的时间间隔、新邮件提醒的音乐、待办信息滚动的速度、待办信息字体的大小和待办窗口的背景颜色。
●用户可通过办公助手直接进入办公系统的新建邮件、收件箱、新建日历项等操作界面。
●用户注销。
首页的待办事宜滚动显示如下：
办公助手界面图如下：
4.1.4模块自定义功能：
本办公系统采用“积木式”的设计及开发思路，可以灵活地增加功能和模块，方便系统管理员对系统进行改进和拓展。
用户以后根据自己的新需求开发的独立的功能模块，只要是其客户端是使用IE访问该模块，则该模块都能方便的通过配置“数据库文档”和“群组授权文档”，方便快捷的接入本系统中。
4.1.5多种公文处理方式
文件修改支持键盘输入和手写批示，文件将以图像格式保存保证其清晰度；支持公文扫描输入；能实现自动无损数据压缩；手写笔采用汉王手写识别笔或类似功能手写笔。
以键盘输入意见（填写意见）、手写批注是在工作流定义时预先设置的。
见下图：
4.1.6手写控件痕迹保留
在办公自动化系统使用过程中，很多环节需要领导亲笔签名，为了解决这一问题，很多常规的办公自动化系统只好将文件打印出来，请领导亲笔签名。
不仅浪费纸，而且秘书的工作量也加大了。
本公司为了解决领导亲笔签名的问题，设计并开发了“乐捷OA手写控件系统”。
在XXX市政府办公自动化系统中，任何需要领导亲笔签名的应用数据库中都可以方便地设置并使用手写控件系统。
手写控件系统的主要特点是：
1、对正文全文手写批注并留下批注痕迹，对于不同批注人的批注可以实现选择察看等选项。
2、在手写控件系统中实现动态手写签名验证的功能，使系统更加安全。
3、还可以对全文进行键盘批注功能，满足不同层次用户的需求。
4、实现了手写识别的功能，用户可以不再受拼音、五笔等输入法的束缚。
5、支持针对Word格式文档批注；
4.1.7统一平台
上海朝华软件应用服务有限公司致力于基于LotusDomino平台的系统开发，同时还将第三方开发工具（Java、VC++）用于办公系统的底层开发，通过控件技术实现了手写批示、工作流定义、统计分析、个性化界面设置等，提供用户一套完整的基于LotusDomino的办公自动化系统。
乐捷OA服务器目前支持WindowsNTServer、Windows2000ServerFamily、WindowsXPServerFamily。
4.1.8人员权限集中设置
（1）ACL权限设置
本系统针对LotusDomino系统权限管理分散的缺点，专门开发了与办公系统配套的ACL权限设置控件，与系统配置集成在一起，便于系统管理员行使管理职责。
（2）工作流调整
工作流调整通过工作流定制平台实现，在工作流属性中可以调整办理流程的管理员、阅读者、时间控制、归档等；在处理属性中可以调整办理人员、办理权限、处理的时间设置、域值设置、分发设置、自动代理、读者控制、代办转办设置等。
见下图：
（3）办公系统群组授权
如上图所示：
通过群组授权，针对群组（成员）进行权限设置，可以实现部门（处室）级的群组授权，实现群组级权限个性化设置，并表现在主界面上，下图中横线上方是根据上图中“-Default-”群组授权变化后，缺省用户登录后显示的界面菜单：
将“-Default-”群组权限减少，只有“个人办公”、“行政办公”、“资源管理”三个子系统权限，如下图：
“-Default-”群组权限减少后，缺省用户只有“个人办公”、“行政办公”、“资源管理”三个子系统功能，登录后主界面菜单显示如下图，功能菜单见横线上方。
（4）工作流中的人员调整
工作流中各个办理节点的办理人员支持角色（岗位）和人员两种命名方式，根据对目前政府部门办公需要的了解，办公系统中需要的角色（岗位）是相对固定的。
因此可采用角色（岗位）方式，即基于角色（岗位）的工作流；定义流程时办理人员仅指定到角色，定义角色（岗位）时指定该角色（岗位）对应的具体人员。
角色（岗位）
工
作
流
具体人员
角色（岗位）是相对固定的，当针对某岗位的具体人员发生工作调动、职务变更、调离等变化时，管理员以最简单的方法发出变更指令，调整角色（岗位）和具体人员的对应关系即可完成系统的调整。
角色（岗位）与具体人员对应关系在系统配置的人员管理中实现，见下图：
（图中人员所属部门为技术处，拥有角色（岗位）为“发文文字审核领导”、“发文签发领导”）。
4.1.9容错与纠错的能力
系统充分考虑了容错和纠错能力，因此在每个子系统历史记录中都有异常文档项供系统管理员分析处理，以防止数据误操作而导致数据丢失。
如下图示:
系统不允许操作人员删除系统的任何文档，只有系统管理员才有权限删除文件,避免了使用人员误删除文件造成数据丢失。
系统还禁止了在查询信息时的“Ctrl+X”剪切组合键、“Ctrl+C”、“Ctrl+V”拷贝、粘贴组合键。
对误操作进行了保护。
4.1.10优质的实施方案和售后服务
本公司在XXX市政府办公系统的建设过程中，一方面是我们的技术优势，另一方面是树立服务意识，以科学有效的方式，提供XXX市政府推广实施、售后服务的优秀、优质的解决方案。
4.1.11系统管理分级机制
办公系统涉及到单位内部大多数用户，因此办公系统管理工作量较大而且繁杂，因此办公系统管理分为系统管理员和应用管理员是合理可行的。
本系统在系统分析时已经将系统管理工作按如下内容分工：
系统管理员负责：
LotusDomino系统管理，包括验证字维护、用户人员维护、系统日志跟踪、办公数据备份、主从服务器复制（数据传输）设置；
应用管理负责：
功能模块存取权限设置、流程定制、应用功能数据初始化（关键字维护）等。
采用分级管理机制，整个办公系统的管理分成系统管理员和应用管理员，系统管理员只负责系统的整体运行情况；涉及到应用设置、人员注册等日常管理工作由应用管理员负责，每个功能模块都可以指定一个或多个应用管理员，对该功能模块的使用人员及对应权限进行更细致的设置。
4.1.12初始设置程序化
（1）数据、流程初始化
数据初始化包括关键字、主题词的初始化，关键字用于表单中相对固定内容的选择输入。
见下图：
主题词作为发文系统自动生成本文主题词时可供筛选的数据源，每个行业都有本行业独特的主题词库，初始化后维护的工作量很小。
主题词初始化的界面如下：
工作流初始化采用自主开发的Workflow工具，图形化界面下可以方便地勾划出办公系统的各个工作流。
（2）权限设置初始化
权限设置初始化是系统初始化的主要工作，工作量较大，针对每个功能模块都要进行ACL权限设置、角色权限设置。
考虑到工作量和灵活性问题，在系统分析时将“ACL权限设置”、“角色”设计元素提取出来，放置在系统配置库中，而不是在每个数据库的存取控制表中，因此“角色”配置就简化了，角色配置图如下：
4.1.13良好的安全性
提供灵活、安全的措施保证办公的等级和保密。
办公系统中通过验证、访问控制、数字签名，加密等手段提供安全保证。
不同的安全管理角色指派不同的管理责任。
系统设计中考虑了支持多种网络安全技术：
防火墙、安全协议、防病毒、虚拟子网（VLAN）权限管理等，这样既可以保证单位内部正常的工作流程，防止外界非法入侵，又为单位内部网的使用者提供了访问外部信息的手段。
用户可以根据实际情况灵活配置岗位和授权。
4.2办公小助手
双击LJassistor.exe运行程序，出现系统登录窗口。
用户通过Internet名称和口令登录服务器后，系统循环的滚动显示用户邮箱中的待办信息，用户通过点击鼠标左健使待办信息暂停滚动和重新滚动。
用户在信息行上双击左键可由浏览器打开待办信息的文档，点击右键弹出办理完成菜单，通过点击办理完成可完成相应的待办，阅读类待办查看后自动归入已办信息类，系统定时刷新待办信息。
办公助手除具备查看、办理待办信息功能外，还具有用户邮箱新邮件定时提醒、设置口令、用户注销等功能。
4.3流程设置
通过专用的工作流定制客户端软件，系统管理员可以方便的进行流程设置。
流程管理包括系统权限定义、用户角色定义、公文处理定义、处理流程定义等多种系统定义和初始化功能。
流程设置可进行公文流程和审批流程的设置。
可实现正式公文和一般审批在系统内流转的自动化。
可通过流程管理系统方便的设置公文系统（发文、收文）流程和所有的具有审批功能的流程，整个设置过程灵活方便。
工作流应用系统中，用户需求变化最大的主要体现在工作处理流程上，要求能快速的根据实际情况及时改变电子流程的设置，乐捷OA的图形化的流程定制系统正是用户的理想选择。
通过该工具可以实现，基本的流程由系统管理员设置，在公文流动过程中，用户可选择下一个步骤和下一个处理人。
五、软件功能描述
XXX市政府办公自动化系统主要包括待办事宜、收文管理、发文管理、信息采编、督办查办、领导日程安排、会议管理、信访处理、人事管理、车辆管理、电子邮件、电子公告牌、办事指南、公用资料、通讯录、网上论坛、规章制度等内容。
<请根据实际情况选择所提供的功能模块，下面的描述请参照乐捷OA技术白皮书>
用户使用用户名和密码安全登录后，进入办公自动化系统的首页，界面如下：
5.1待办事宜
功能要求
待办事宜系统是整个电子政务系统的重要组成部分，收文系统、发文系统、信息采编、督办查办、会议管理等系统产生的用户传递信息，需要当前操作人员当日办理的、被系统催办的事项或最新信息都由待办事宜来完成提醒。
待办事宜系统是办公自动化系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中。
领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，即可完成批示、审批、审阅的工作，极大地方便了领导办公。
同时工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免本人的待办事宜延误。
对于限定时限的或者被督办、催办的事项，系统通过办公小助手来提醒用户。
待办事宜系统
个人办公
辅助办公
公文管理
部门办公
档案管理
系统管理
系统帮助
功能描述
系统循环的滚动显示用户邮箱中的待办信息，用户通过点击鼠标左健使待办信息暂停滚动和重新滚动。
用户在信息行上双击左键可由浏览器打开待办信息的文档，点击右键弹出办理完成菜单，通过点击办理完成可完成相应的待办，阅读类待办查看后自动归入已办信息类，系统定时刷新待办信息。
待办信息的主要来源是会议通知、新邮件、需本人察看的信息、需本人察看的公告、提示借阅人归还借阅的档案或图书资料等。
如果是需阅读、访问的待办工作，则在察看本信息后，自动消失。
如果是需办理的工作，在察看而没有办理的情况下，依然在待办事宜窗口中显示。
5.2公文系统
公文系统包括：
收文管理、发文管理等子系统。
5.2.1收文管理
功能要求
收文系统是处理所有外部来文的电子化入口，完成收文所涉及的一系列操作：
来文、签收拆封、登记、拟办、办理结果反馈、归档、相关单位查询公文等。
，功能上覆盖了实际办公过程中的所有环节。
系统能够自动接收下级单位的上报公文，并自动填写收文登记单。
系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。
系统不仅支持用户键盘/鼠标输入，而且支持手写输入、语音输入和扫描识别等汉字输入技术，方便领导办公。
系统采用收文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。
一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。
系统采用了完善的流程跟踪和控制。
系统对收文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。
功能描述
收文系统实现登记、流转、审批、办理、归档、打印等。
在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。
在本系统中领导可以通过手写批示功能保证批示的权威性。
工作人员还可以利用系统提供的统计查询功能对公文进行查询，进而形成报表。
●登记
登记人填写收文登记单的各项内容并录入正文，一般主要包括来文日期、序号、来文单位、发文字号、文件标题、缓急、批办意见、承办（主办）单位、分转日期及签收人、催办情况等栏目。
对于不同类型的公文，系统应采用不同的公文接收方式：
电子公文直接以电子邮件的方式接收；纸介质公文利用扫描和OCR技术将其转化为电子形式再接收。
●批示意见
领导可以对文件批示意见，系统除支持键盘录入外，还支持手写笔录入意见并保留书写人的笔迹，所有人员可随时查询意见的内容。
●提交处理
当前处理人完成后在系统提示下选择下一步骤和下一处理人，提交给后续环节处理。
●部门归档或个人归档
用户可将流经自己的收文复制为部门档案或个人档案，每个处室的档案都相互独立，XX不能跨部门访问。
●退回作者
对需要做重大修改的文件可直接退回作者重新开始流程。
●收回文件
提供给管理员在特殊情况下将发出的文件收回到上一步骤重新处理。
●归档
已完成的文件归入产品中的档案管理模块，形成真正的电子档案。
5.2.2发文管理
功能要求
完成发文所涉及的一系列操作：
拟文、审核、签发、印发、立卷归档等。
系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。
系统支持笔迹保留，方便发文稿件修改。
本系统采用发文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。
一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。
本系统具有完善的流程跟踪和控制。
系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。
功能描述
发文系统主要完成发文所涉及的一系列操作：
拟稿、流转、审批、签发、办理、归档、印发等。
在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。
系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见；并且系统还提供强大的痕迹保留功能。
在本系统中领导可以通过手写批示功能保证批示的权威性。
工作人员还可以利用系统提供的统计查询功能对公文进行查询，进而形成报表。
●拟稿
正文的格式可以预先设计好，拟稿人只需要录入即可。
●批示意见
领导可以对文件批示意见，系统除支持键盘录入外，应支持手写笔录入意见并保留书写人的笔迹，所有人员可随时查询意见的内容。
●提交处理
当前处理人完成后可按既定的流程提交给后续环节处理，也可选择下一步骤和下一处理人。
应支持单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可即生效和主办/协办阅批的组合审批模式。
●保留修改痕迹
所有人对正文的修改都可以按不同的颜色保留痕迹，用户查看时可以选择保留痕迹的查看方式和合并成正式文本的查看方式。
●退回作者
对需要做重大修改的文件可直接退回作者重新开始流程。
●收回文件
提供给管理员在特殊情况下将发出的文件收回到上一步骤重新处理。
●归档
已完成的文件归入产品中的档案管理模块，形成真正的电子档案。
5.3信息采编
信息采编系统是电子政务系统的主要模块之一，主要完成上报信息收集、采编、网上发布、存档等功能。
本系统采用和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。
领导签发、批示只需经常查看并办理待办事宜即可进行。
5.4督办查办
功能要求
督办查办系统主要目的是利用计算机网络辅助进行政务督查和建议提案督查的登记、信息反馈、查询、统计工作。
实现督办查办流程的实时监控，通过计算机网络及时发送督办查办处的有关交办、答复等文件，及时反馈交办单位办理意见，供领导和有关工作人员查询、统计，提高督办查办的效率。
功能描述
督办查办工作人员登记督办查办事项。
主办、承办单位填写办理意见。
主管领导随时查询督办查办事项的办理过程，并可以填写批示意见。
主办、承办单位填写办理结果。
督办查办工作人员确认督办查办事项办结。
督办查办工作人员按以下办理结果对登记的督办查办事项进行统计。
所提问题已经解决或基本解决。
所提问题正在解决或列入规划逐步解决。
所提问题因条件所限或其它原因需以后解决。
所提问题留作参考。
5.5会议管理
功能要求
会议管理系
升级会员 