办公自动化OA方案.docx
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办公自动化OA方案
企业OA系统：
为公司、职员、客户、合作伙伴盈利。
办公自动化系统
企业未来之路
福州鑫烁信息技术工程有限公司
总页数
11
正文
10
附件
生效日期:
2009年9月23日
编制：
OA项目组
审核：
产品事业部
批准：
迪泰科技
文档说明
保密级别
绝密□机密□保密□普通□公开□
文档名称
OA:
企业未来之路
文档编号
2005-09-OA-001
浏览说明
本文仅作为客户和公司内部人员阅读文档
内容概要
通过本文，您将对OA有一个比较全面认识。
创建时间
二〇〇四年九月一日
最后更新
二〇〇五年九月二十三日
作者
胡建华
目标读者
项目相关人员
文档规格
总计11页
封面01页
正文10页
附件00页
备注
正式发布[√]正在修改[]正在审批[]原始初稿[]
OA：
企业信息化建设全新选择。
企业在不断努力扩大品牌知名度同时，设法提高自身工作效率，以及改善同职员、客户、合作伙伴关系；因此，常常寻求广告宣传、制度变革和利用信息技术等途径来实现。
在IT技术越来越成熟、互联网越来越普及今天，企业可以选择通过网络来提高办公效率。
1.1引言
现代企业步入21世纪，越来越多企业将自己业务增长动力放在如何应用当今先进计算机技术，提高企业运作效率上来。
电子商务这一概念出现，就是在这个背景下诞生。
随着Intranet/Internet技术日益成熟，越来越多用户开始采用Web技术实现自己信息系统建设，同时更多用户和计算机供应商都把注意力转移到电子商务上，用户已经发现，他们希望能够基于Internet/Intranet，实现内部企业信息电子化，建立企业信息网，同时也实现企业与外部、企业与企业信息交流电子化。
在全球市场中，不断地革新已成为发展主旋律。
目前，公众对行业关注意识不断增强，对服务水平要求不断提高；国内外新竞争者不断涌现，行业间竞争日益激烈；成本不断提高，利润率不断降低；企业组织机构在业务发展过程中不断重组；现有信息来源匮乏。
面对这些挑战，公司必须加快变革步伐，加强企业内部信息管理，不断提高内部工作效率。
在这场变革中，企业内部管理是公司发展最关键因素之一。
实现智能化办公是每个公司借以发展基础，如何选择一个合适应用系统平台，在其上建立适应企业内部办公需求功能强大、应用开发容易、方便管理、界面友好各种应用，是企业办公自动化项目成功关键。
现代企业管理人员文化层次较高，计算机应用较为熟练，能对一些应用软件熟悉操作。
但是企业长期以来，一直应用传统办公模式，依靠人工传送各种文件、信息，各单位之间为了进行信息传递，不仅浪费了大量人力、物力，还造成信息流转慢、资源难以共享。
传统办公管理方式在提高效率方面无法做到根本性突破。
因此，我们需要一种高效、现代化办公手段来改变传统办公管理模式，实现管理数字化、信息化、网络化目。
迪泰科技根据自己实际技术实力进行了认真分析：
公司管理制度健全，管理规范，有软件实施基础；目前公司公司各部门计算机配备已基本到位，硬件配置完全能满足软件需求，不需要再追加太多投资，实施办公管理系统有良好基础。
经过深入了解，我们决定实施办公管理系统。
经过三个月调研、开发、试用，建成了一个适合于大型企业公司办公管理系统平台，目前系统已经开始推广应用。
整个系统密切结合本公司实际需求和发展需要，主要包括公用信息平台、流程管理系统、工作管理系统、系统维护管理系统四部分。
系统采用B/S结构，安全性好，维护简单。
下面就例举一个办公自动化系统建设情况向大家作一介绍。
1.2网络结构设计
公司分布情况：
总部位于福州某大厦内，在外地有若干办事处和移动办公人员，公司员工总数有数十名。
公司各部门计算机资源比较独立，主要提供文件和打印共享服务、内部数据交换等服务，但没有实现基于全公司信息交换和资源共享。
在本次网络建设中，主要涉及到公司总部办公楼与办事处、移动办公人员建立基于企业内部OA系统以及企业与客户之间互相网信息平台（WEB），实现整个公司内部文件共享和打印，内部WWW服务，以及内部邮件系统，并为实现办公管理系统打下良好基础。
对外连接主要有两方面：
因特网接入，实现基于全公司范围对外信息访问，并要求保证一定安全性；办事处和移动办公人员访问企业内部网，同时保证内部网安全性。
1.2.1根据公司计算机使用状况，对需求情况进行了分析
1.2.1.1网络带宽要求
由于建成后企业网采用先进Intranet方式，内部邮件服务、对内信息发布和数据库服务等应用需要较高带宽来保证。
现阶段中小型企业信息内容以文字和报表为主，但是语音、视频图象等占用高带宽多媒体应用已成为计算机网络发展方向。
所以在网络设计中应充分考虑网络带宽，不仅要满足现在系统需要，而且要充分考虑系统未来发展扩充需要。
1.2.1.2Intranet系统要求
迪泰科技在本次企业网建设中要求采用先进Internet/Intranet技术，构建一个内部网平台，开通内部信息发布（WWW）系统；建立中小型企业内部办公管理系统，构建内部网消息通信平台，实现企业内部电子化信息交流，从而提高工作效率。
1.2.1.3接入因特网需求
满足中小型企业及移动办公对互联网要求。
1.2.1.4远程访问需求
为了中小型企业下属分公司、办事处与公司内部网联接问题，满足远程用户访问内部网资源需求，同时考虑到出差人员和外地人员访问内部网信息需求，中小型企业内部网应该支持远程通讯功能，提供电话拨号访问服务。
1.2.1.5安全性需求
考虑系统安全性，主要涉及到内部网各个部门间信息安全，尤其是财务部门信息。
由于网络要实现与因特网连接，因此需要采用相应代理服务器软件来有效控制非授权用户对内部网访问以及内部网用户对因特网访问，实现系统安全性。
中小型企业下属分公司、办事处以及出差在外移动用户都需要与企业内部网交换信息，所以应该认证和授权其访问信息，同时保证这些信息在网络上传递时安全性。
1.2.1.6可靠性需求
由于企业内部网负责传输全公司办公信息、事务信息和生产信息，因此在进行系统设计过程中必须考虑系统可靠性。
在设备选型方面，选用具有较高可靠性并支持容错网络设备和服务器，如支持冗余电源、带电热拔插、链路冗余等容错技术。
为了保证数据可靠性，应该选用支持磁盘阵列（RAID）等磁盘冗余技术服务器，尽量减少因为磁盘故障造成系统意外宕机。
1.2.1.7可扩充性需求
随着业务发展，公司、企业很有可能再新建办公楼，从而增加信息点个数，影响网络负载。
所以选择网络设备时，应该考虑网络可扩充性，以及远距离互连能力。
1.2.2根据上述需求，进行了网络结构设计和网络设备选型。
1、公司目前已申请一条ADSL专线接入互联网，只需再增加一台带路由功能ADSLMODEM和一台24口博达（BDCOMS2026）交换机，通过五类线将总部所有计算机组成局域网，实现内部信息与打印共享，并且通过ADSL实现所有计算机访问互联网。
2、增加一台航天联志AISINO服务器作为OA服务器（windows2000/2003ADserver），将所有公司信息放置在该服务器上供公司本部员工共享。
3、将互联网信息平台（WEB）放置在托管服务器上供所有客户对信息共享，并与客户建立互动通道。
·为了满足远程用户拨号入网要求，网络远程用户通信路由器选用是华为公司Quidway2509产品，能提供8个异步远程访问端口，远程用户能方便利用电话线拨号访问中心网络数据资源。
·互联网应用方面，采用ADSL接入方式，满足了公司、企业总部及分公司应用。
·由于服务器涉及系统大量资源，其速度，存储容量，可靠性等性能对系统影响巨大。
因此，我们选用航天联志科技Aisino8231T服务器：
INTELXEON2.8G/Intel®E7320chipset芯片组/1GECCDDR内存/SATA160G硬盘/2*1000MLAN/15”LCD显示器。
用HP8G磁带机做主要备份设备，用山特城堡在线2KBA/2H做后备电源。
整个系统网络拓扑结构图如下：
1.3系统核心功能介绍
鑫烁科技办公自动化系统采用Windows2000或Windows2003环境下MSSQLServer2000作为数据库平台，提供事务、消息通讯分发，同时采用Windows2000或Windows2003环境下MicrosoftInternetInformationServer为WWW访问服务器。
在客户端只需要InternetExplorer5.0或以上版本浏览器即可使用。
做到了无须安装，立即使用。
开发工具采用了.Net（C#），在技术结构方面，最终用户界面统一，应用系统全部在服务器端，系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便。
鑫烁科技办公自动化系统主要包括公用信息系统、流程管理系统、工作管理系统、维护管理系统四部分，下面介绍一下主要功能系统。
1.3.1公用信息系统
公用信息系统主要包括通用办公自动化系统中电子邮件、电子新闻、电子公告、电子论坛等内容。
另外我公司根据实际情况，我们添加了两个模块，一个是业务信息模块，另一个合理化建议模块。
业务信息模块以公司内部部门为分类单位，每个公司或部门都有自己栏目，栏目根据自己部门属性进行设置。
栏目内容要体现自己部门风格，密切结合自己工作，可以是一些别人需要了解规章制度（例如报销规定等）、标准规范（例如劳动人事合同文本等）、培训知识（例如财务知识、外贸知识等）、个人经验等，只要符合公司规定内容都可以在业务信息中得以体现。
我们把业务信息模块作为实施知识管理一个途径，通过它来充分挖掘企业内部外显知识和内隐知识。
在这个平台上，由个人和企业整体创造新知识，将新知识传播给整个企业组织，进而融入整个企业管理全过程。
我们还根据各部门提供信息量进行评比，鼓励先进。
公司以这种方式激励大家运用集体智慧，来提高企业创新能力。
该功能模块比较符合企业对知识共享、知识管理要求，使用频度最高。
我们不仅在电子论坛进行信息搜集，了解职工反映，还专门设立了合理化建议栏目，让员工及时发现企业发展过程中遇到问题，集思广益。
对提出问题，需要回答，责任部门必须反馈解决意见，如果提出建议很有价值，公司、企业给予建议人一定奖励。
这种协同工作方式使信息沟通打破了时间、地域限制，同事们可以随时参加到协同工作中去，信息渠道畅通了，需要协调问题解决起来更方便了。
大家普遍反映在使用过程中一些简单功能却能产生意想不到效果，例如很简单电子邮件使用就加强了同事间联系，增进了同事间友谊，方便了日常工作。
通过业务信息发布和BBS、合理化建议等栏目使大家参与意识增强了，大家主动地关心企业发展，在积极地参与过程中，自身也得到了提高。
1.3.2流程管理系统
流程管理系统主要针对流程式工作进行管理，包括公文管理、会议管理、用款报销管理、项目审批管理。
流程管理主要为企业创建一个协同办公网络环境，使上述业务处理可完全在网络环境下完成，提高办公效率，全面提高企业决策效能。
我们在运行过程中，针对以前不合理工作流程大胆进行了改进，例如一些通知就通过电子方式进行传达，迫使大家接受这种方式。
如果你不看，责任就在自己。
由于企业与政府机关性质不同，对公文处理等要求不高，所以对这些功能进行了弱化，例如一些文件传递尽量以电子邮件方式进行传递。
有些文件不再经过层层审核就可以传递给需要了解人，传递时效性大大增强了。
1.3.3工作管理系统
工作管理系统包括工作日志管理和各部门业务工作管理。
有些部门工作例如：
资产管理、车辆管理、物业管理、电话管理、图书管理、档案管理等都已通过该系统进行。
工作日志管理主要是为了提高工作效率，加强工作透明度，促进工作协调与配合。
每个部门、每个人根据实际工作情况制定工作计划和工作完成情况，上级领导或部门可以对工作完成情况进行审定与点评。
实行工作日志管理以后，每个部门工作别人都可以查阅，这样方便了工作协调，当然一些需要保密工作我们不体现在系统中，采取单独布置方法。
工作日志使用使得部门负责人能够及时掌握员工工作情况，特别是在外地也能够对本部门工作进行安排，同时也可以了解其他部门工作进度，加强了配合。
其他专用模块应用都大小不同地促进了部门工作开展，例如车辆管理中有费用控制，通过办公系统可以很方便地完成对驾驶员考核。
1.3.4资产管理子系统
应该模块包含有固定资产管理系统、车辆管理、办公物品管理（进销存系统）
固定资产管理系统实现企业内部固定资产清点、折旧。
1.3.5系统维护管理系统
系统维护管理主要完成后台管理工作，包括用户管理，系统数据维护等内容。
另外我们正在应用人事软件中大量人员信息通过一些接口很方便地移植到办公管理系统中来。
整个系统维护大多由系统管理员来完成，操作比较简单直观。
1.4系统实施管理
1.4.1成立领导小组与实施小组
办公自动化软件成功关键是领导支持和各部门密切配合，计算机人员主要工作是网络搭建和软件培训和需求分析调研工作。
软件实施不只是计算机人员事，而是所有管理人员事情，特别是需要各部门办公室人员大力配合，更需要各部门领导来带头使用。
为了更好地实施系统，我们成立了领导小组和实施小组。
领导小组负责工作流程重组和确定，一些工作协调，配合系统调研。
公司领导必须亲自抓，站在公司高度，提出战略性需求和指导性意见，保证了办公管理系统正常实施。
实施小组进行系统调研、开发、实施与推广。
领导小组由一些管理部门负责人组成，实施小组由一些员工骨干和计算机人员组成。
这样两个小组配合充分保证了系统能够顺利开展与实施，在整个过程中遇到阻力很小。
1.4.2重视调研工作
在系统开发前，我们进行了深入调研工作，在这个阶段，我们工作是痛苦而令人激动。
我们重新审视自己，找出我们在办公管理过程中存在问题和需要解决问题，找出我们工作流程不合理地方，找出大家可以利用计算机作为工具来完成工作。
大家献计献策，各部门办公室都有专人负责调研，提出本部门问题。
我们在调研过程中进行了大量培训工作，让大家认识办公管理系统内容与意义，特别是如何在办公过程中加入新管理思想。
通过调研和培训，让所有人员对系统实施认同，能够在以后系统上线时能给予配合。
1.4.3与企业方相互配合
企业办工自动化系统实施成功有之，失败有之，为什么实施同样办公管理系统会有两种不同结果呢？
企业与开发方配合很关键，首先是规划与咨询，整个系统规划如果不能配合沟通好，以后就可能产生一些分歧，对系统实施效果认识就不一样。
还有对用户特殊需求认识上，开发方要充分考虑用户需求，用户本身也应遵循管理规律来更改自己工作流程，适应通用系统。
这方面处理不好往往双方会产生不愉快事情，如果不注意交流，导致系统更改和服务跟不上，系统实施工作便可能流产。
我们在办公管理系统开发阶段和开发商采取了合作开发形式，这样双方可以促进理解，为系统实施和维护打下了良好基础。
1.4.4用规章制度来保障运行，用内容与功能吸引大家使用
系统在初期运行时，有些人应用起来不是很习惯，这就需要企业用规章制度来约束大家，哪些工作必须利用办公管理系统来完成，哪些文件必须通过系统来传递。
当然这并说明仅仅通过制度约束来推广应用，注意到一些年龄较大员工对办公管理系统提供信息也十分感兴趣，就加大信息、知识投放量，让大家从中可以得到公司最新信息，可以学到现代最新知识，这样大家兴趣提高了，觉得给系统工作带来了乐趣。
同时抓紧人员培训和经验交流，我们采取了集体培训和个别辅导方法，提高员工对实施办公管理系统重要性认识，掌握应用系统方法与技巧。
另外注意员工需求，一旦使用者提出在使用过程中存在问题，就马上解决，避免打消企业员工使用积极性。
1.4.5不复制现有管理模式
在系统实施过程中，不仅仅是模拟手工操作，也不把现有管理模式和办公模式搬到计算机上来运行，而是借助办公管理系统来提升现有管理。
以前办公用品领用只要领导签字就可以了，无法统计部门和人员领用量。
实施办公管理系统后，我们采用定额管理和负责人管理制，物品领用根据制定定额确定，所有办公用品都落实到责任人，无论丢失或损坏都可以查询到，人员离职或调动时，办公用品也可以很容易地查清楚。
1.4.6整体规划，分布实施
对系统规划，我们在开发前期进行了详细调研，制定了整体规划，但是在实施过程中我们制定了循序渐进原则，系统分阶段进行。
首先通过了大家感兴趣公用信息平台，待大家都熟悉后，我们又加入了流程管理系统和工作管理系统，这样员工容易接受，便于系统推广。
1.5功能扩充
1.5.1可根据客户业务需求整合网站管理模块,网站具体业务规则由客户决定。
1.6结束语
整个办公管理系统实施以后，使用人员由不习惯到习惯、由不熟悉到熟悉，现在已到了离不开它地步。
每天上班后就打开计算机，查看有没有最新邮件，有没有有关自己工作信息与通知，利用办公管理系统已成为工作人员良好习惯。
系统实施对员工思想观念是个很大转变，大家充分认识到了信息时代到来，对知识管理有了深刻认识，能够配合提供自己拥有经验和知识。
总之，充分利用办公管理系统能促进了公司、企业管理工作，相信随着系统在分公司不断推广，它发挥作用会越来越大。
附：
设备清单与预算（参考）
序号
名称
型号/配置/规格
单价（元）
数量
金额（元）
备注
1
服务器
AISINO8200T
INTELXEON2.8G/Intel®E7320chipset/1GECCDDR/SATA2*160G/2*1000MLAN/15”LCD显示器
14200
1台
14200
2
交换机
BDCOMS2026
24口百兆＋2口百兆全网管以太网交换机（1个CONSOLE口，24个10/100M以太网电，带2个扩展插槽，交流供电）
3200
1台
3200
3
路由器
BDCOM1710
1个CONSOLE口、1个10\100M以太网端口，1个10M以太网端口、1个通用串口、64M内存条
4800
1台
4800
如若不提供远程移动办公人员拨号接入到公司本部OA服务器可不选用该设备
4
ADSLMODEM
HUAWEIMT800
200
1台
200
带路由功能
5
五类线
AMP
280
1箱
280
305米
6
OA系统
SinoShine（鑫烁）
12000
1套
12000
福州鑫烁信息技术工程有限公司自有版权
7
WEB系统
3800
1套
3800
福州鑫烁信息技术工程有限公司设计含一年顶级域名、虚拟主机200M、企业邮局（50M，5个邮箱）费用
8
网络应用基础知识培训
3000元
福州鑫烁信息技术工程有限公司高级工程师、OA专家进行授课,历时30个学时.
总计
41480.00
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