皓普ERP管理系统操作手册客户关系管理.docx

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皓普ERP管理系统操作手册客户关系管理

ERP管理系统操作手册-客户关系管理

客户关系目的说明

【在线整合】CRM《业务管理》模块，支持实现客户资料、与客户洽谈、跟进全过程、业务状态管理、邮件群发、传真群发、业务警示和业务报表管理等，适于贸易企业对业务开拓实行快节奏、高效率、高精度、高质量管理，提升业务开拓与成单能力。

客户关系功能说明

《业务管理》模块包含4大共20项功能，各功能项如下：

【业务管理】

基础数据设定/客户基础资料设定

业务资料

洽谈方式设定

业务ABC分类设定

业务资料建立

地区类别

企业性质设定

共享级别设定

部门资料设定

客户需求类别设定

币别资料设定

职务资料设定

人员资料设定

行业资料设定

客户基本资料

业务报表

费用管理　

客户清单一览表

费用种类维护

新开拓客户明细表

费用资料维护

业务跟踪计划表

意向客户明细表

成交客户明细表

客户关系操作流程

目的:

全面管理售前客户管理，业务管理流程.

客户关系基本设置

为了正常使用客户关系系统,必须先在单据性质设置中正确设置应付单和付款款单等.

结款单据性质设置

程序名称:

设置应付单据性质

作业目的:

1.凡于应付子系统所使用的单据如应付单,预付款单,付款单等,必须先于本作业编设单据代码及相关基础信息,以方便日后异动单据输入.

2.作业一经设置请勿随意更改,必须更改时,请保持在单一用户状况更改,再次提醒您,单据性质将影响账款的统计,千万不得造成单据不同时期,所代表的性质不同.

输入画面:

字段说明:

1.单别

*不可空白,自行输入,所有产品的各系统中的单别编号不得重复.

2.单据名称

*应付单.

3.单据性质

*此字段不可空白,选择应付单.

4.直接确认

*选择手工确认.

5.自动编号

*选择自动编号

6.对方会计科目

*此处指代表单据本身的会计科目,例:

应付单的会计科目为应付账款.

7.已用单号

*此字段为隐藏字段,不显示.指系统目前的应付单使用了多少个.

8.异动类别

*此字段为隐藏字段,不显示,可选”其它”.

31.直接付款

*此字段为隐藏字段,不显示.缺省初值为N,选择”否”.

作业重点:

1.关于单别设计上是可以区别账款性质来识别,如果账款繁多,但是从单别能区分出使用性质.

2.常见的单别名称及定义.

◆期初开账单:

系统实施期初应付账款开账单.

◆应付单:

一般经由进货或退料生成的应付账款.

分录:

预计应付货款

应付货款

◆委外应付单:

由委外进货单或委外退货单生成的应付账款.

分录:

预计应付加工款

应付加工款

◆其他应付单:

如杂项购置生成的应付账款.

分录:

办公设备

客户关系

◆付款单:

于支付款项时使用的单据.

付款单据性质设置

程序名称:

设置付款单据性质

作业目的:

1.凡于应付子系统所使用的单据如应付单,预付款单,付款单等,必须先于本作业编设单据代码及相关基础信息,以方便日后异动单据输入.

2.作业一经设置请勿随意更改,必须更改时,请保持在单一用户状况更改,再次提醒您,单据性质将影响账款的统计,千万不得造成单据不同时期,所代表的性质不同.

输入画面:

字段说明:

1.单别

*不可空白,自行输入,所有产品的各系统中的单别编号不得重复.

2.单据名称

*付款单.

3.单据性质

*此字段不可空白,选择付款单.

4.直接确认

*选择手工确认.

5.自动编号

*选择自动编号

6.对方会计科目

*此处指代表单据本身的会计科目,例:

应付单的会计科目为应付账款.

7.已用单号

*此字段为隐藏字段,不显示.指系统目前的应付单使用了多少个.

8.异动类别

*此字段为隐藏字段,不显示,可选”其它”.

31.直接付款

*此字段为隐藏字段,不显示.可以”是”或”否”

应付账款处理

一.应付凭单单据输入

应付凭单的输入将导致应付账款的发生.因此当有任何应付款项确定后,应该利用『录入应付凭单』输入计算机.而应付账款发生的原因有三.一是进货单,将使应付账款增加,二是退货单将使应付账款减少.另外,则是非上述二者的其他应付费用或款项.对某一供应商的应付凭单在输入时,可由计算机自动撷取该供应商尚未付款的『进货单』及『退货单』.如果某应付账款并非来自『进货单』或『退货单』,则其应付金额及对应的凭证单别,单号,序号及凭证日期应该自行输入.

如果本系统与『委外管理子系统』联机使用,则该系统的『委外进货单』及『委外退货单』亦将是应付账款增加（或减少）的原因的一.

当成立应付账款时,可于『录入应付凭单』的[新增]功能输入计算机.输入后的单据,可以随时以[查询]功能调阅.如果输入的信息有误,在该单据未做[审核]前,可以利用[更改]功能修正的,或者[删除]功能取消的.

二.应付凭单打印

如果需要以打印机印出应付凭单单据做为核对或对账的凭证,则可以利用『打印应付凭单』予以打印.另外亦可以在『录入应付凭单』中每输入一张单据后选择将该张单据立即印出；但应该事先在『设置单据性质』中对该应付凭单别设置为可在输入后直接打印.但不建议这样做.

三.应付凭单审核（核准）

单据的审核目的有二.其一,审核过的单据不得再做更改或删除,以确保输入的信息不会被有意或无意的更动.其二,做审核的动作才会将该张单据内容更新相关的进货单或退货单单据信息.因此,当单据输入且确定无误后,应该运行[审核]动作.[审核]方式可以针对单张应付凭单单据运行,亦可针对一批输入的多张应付凭单单据整批运行.另外亦可在『设置单据性质』中可设为[直接审核],对该种应付凭单单别设置为可在一张应付凭单输入后即立刻自动审核.但不建议这样做.

四.应付凭单单据撤销审核

由于被审核过的单据,不允许再做更改或删除.因此,如果审核过的单据确实有误,需要更改.就必须先选择[撤销审核]功能将该单据还原为[未审核].然后才可以对其做更改或删除的动作.

五.应付凭单清单打印

对于输入的应付凭单单据,可以利用「应付明细」中的『应付凭单明细表』将其按日期,单别的顺序打印成明细表.此份报表除可做为核对单据信息是否有误外,亦可以视为一份序时账册,留存以供备查使用.

付款处理

一.付款单输入

当付款时,应该将付款的内容利用『录入付款单』输入计算机.所谓付款内容除了付款单别,单号,日期,供应商等基本信息外,还包括冲账明细如:

某张应付凭单,及付款方式如:

现金,支票等等.

若付款为支付订金的预付性质,则付款的类别可选择”溢付”,且输入预付性质的来源单别,当此付款单审核后,则计算机将会自动在『应付凭单档』上增加一张新的『应付凭单』.有关付款单的借贷方科目,如果某些科目属经常发生者可于系统中的『设置会计科目』将其预先设好.因此在做『录入付款单』时,当单身选完类别时画面上将会自动显示出该类别的会计科目编号及其名称,可以直接沿用,但亦允许更改.这种方式将使输入工作较为方便也较清楚.

当付款时,可于『录入付款单』的[新增]功能输入计算机.输入后的单据,可以随时以[查询]功能调阅.如果输入的信息有误,在该单据未做[审核]前,可以利用[更改]功能修正的,或者[删除]功能取消的.

二.付款单打印

如果需要以打印机印出付款单单据做为对账或留存的用,则可以利用『付款单打印』予以打印.另外亦可以在『录入付款单』中每输入一张单据后选择将该张单据立即印出;但应该事先在『设置单据性质』中对该付款单别设置为可在输入后直接打印.

三.付款单审核（确认）

单据的审核目的有二.其一,审核过的单据不得再做更改或删除,以确保输入的信息不会被有意或无意的更动.其二,做审核的动作才会将该张单据内容更新相关的应付凭单单据信息.因此,当单据输入且确定无误后,应该运行[审核]动作.[审核]方式可以针对单张付款单单据运行,亦可针对一批输入的多张付款单单据整批运行.另外亦可在『设置单据性质』中可设为[直接审核],对该种付款单单别设置为可在一张付款单输入后即立刻自动审核.但建议不这样做.

四.付款单单据撤销审核

由于被审核过的单据,不允许再做更改或删除.因此,如果审核过的单据确实有误,需要更改.就必须先选择[撤销审核]功能将该单据还原为[未审核].然后才可以对其做更改或删除的动作.

五.付款单清单打印

对于输入的付款单单据,可以利用「应付明细」中的『应付凭证明细表』将其按日期,单别的顺序打印成明细表.此份报表除可做为核对单据信息是否有误外,亦可以视为一份序时账册,留存以供备查使用.

客户关系操作说明

日常作业

日常作业包括自动生成应付单,应付单资料建立,自动生成付款单,付款单资料建立,应付凭证打印,付款单打印和发票记录建立等作业.

自动生成应付单

程序名称:

自动生成应付单

作业目的：

本作业乃提供批次汇总付款的程序

来源作业:

1.进货单

2.退料单

作业画面：

字段说明:

1.厂商代号:

选择要产生应付的供应商.

2.单据类别:

选择作为应付单来源的单据类别（进货单或退料单）

3.选择单据日期（起、止）

*此字段若空白表全部.可点选日期图标进行快速查询.

*单据日期指进货单或退货单的建立日期。

4.选择付款方式:

选择进货确认日期或公司结帐日.

5.选择月结天数:

根据需要选择天数.

6.选应付但别:

选择要应付的单别.

7.选择应付币别:

选择要应付的币别.

8.选择发票种类:

选择要开发票的种类.

9.选择是否合并:

选择是否按供应商进行合并.

作业结果:

本作业自动产生的应付单资料全被放于应付单作业中,所以可以到应付单中进行查询等操作.

应付单资料建立

程序名称:

应付单资料建立

作业目的:

当发生或需要结算应付账款时,可利用本作业进行登录.

输入画面:

录入应付单头

应付单头录入完毕

录入应付单身

作业说明:

单头

1.应付单别

*不可空白.可点选（icon）或[F2]单别信息查询,所输入的单别的单据性质需为「应付单据」.显示单别代号

2.单号

*若此单别的编码方式为自动编号者,输入单别后将自动带出自动编号.

*若单别的编码方式为「手动编号」须自行输入不可空白.

3.凭证日期

*不可空白,输入时默认『系统日期』,亦可更改,点选（icon）日期快速查询.

4.厂商代号

*不可空白,新增输入时若存在供应商信息档中时,则自动默认显示供应商名称.

*可点选（icon）或[F2]供应商信息查询.

5.付款币种

*可输入,可更改,也可点选（icon）或[F2]币种信息查询.

6.汇率

*此字段必须大于零.

7.发票种类

*选择发票种类

8发票号码

*输入发票号码,可不输,发票记录档会赋予该值.

9.税别代号

*可手工输入,也可点选（icon）或[F2]税别信息查询.

10税率

*此字段须大于等于零.

12.税额

*应付金额*税率为税额

13应付金额

*仅显示,不可输入.

14已付金额

*仅显示,不可输入.

16发票日期

*此字段仅作显示,默认为系统日期,点选（icon）日期快速查询.

17.发票货款

*记录发票货款

18.发票金额

*此字段仅作显示.缺省发票金额=发票货款+发票税额.（按记账本位币做金额取位）

19.预付日期

*须为日期格式.可点选（icon）日期快速查询.

20订单号码

*此字段不可输入.（仅在作订单预付款查询用）.

21审核状态

*不可输,表示是否审核.

22.审核人

*此字段自动显示审核者的人员代号.

23.审核日期

*应付单确认日期

24结帐码

*判断是否结帐,当应付金额=应付金额,则自动结帐.

25是否纳税

*判断是否纳税,建立时默认为”否”,当确认纳税时,将改为”是”

26.备注

*可输入备注信息.

单身

1.凭证单号

*来源进货单、退货单、托外进货单或托外退货单,选择其中之一.

*当选择上述一项来源凭证,可点选（icon）或[F2]信息查询来获取具体来源.

2.凭证日期

*不可空白.需为日期格式.

3.商品编号

*.当选择了凭证单号时,则商品编号自动带出.

4.应付金额

*.本凭证项的销售或退料金额,仅显示.

*应付金额=付款数量*应付单价*折扣金额

5.折扣金额

*折扣金额,需输入,若没有,则为零.

6.已付金额

*仅显示,数据来源于付款单中该项付款值.

7.应付数量

*本付款单中应付数量,需填写.

8.付款单价

*仅显示,来源于销售或退料单中的单价

9.付款金额

*仅显示付款金额=付款单价*付款数量

10.会计科目

*可点选[F2]会计科目信息查询.显示科目名称.这里一般为客户关系科目

11.科目名称

*此字段仅作显示.

13审核状态

*不可输,表示是否审核.

14结帐码

*判断是否结帐,当应付金额=应付金额,则自动结帐.

15.备注

*可输入备注信息.

应付单打印

程序名称:

应付单打印

作业目的：

打印应付单,供审核依据.

来源作业:

应付单资料建立

作业画面：

打印条件画面:

选择好上述打印条件,按工具栏中的列印,产生如下凭证.

当相关人员在凭证单上签名后,便可对应付单进行审核了.具体审核动作就是应付单资料建立作业中的确认.

发票记录建立

程序名称:

发票记录建立

作业目的：

记录给供应商开立的发票,回写应付单建立单头相关发票信息.

来源作业:

应付单资料建立

作业画面：

作业说明:

当确认本作业时,本作业会根据单身中的应付单号等相关信息自动回写应付单资料建立作业单头中的发票号码等相关信息.

应付单审核

程序名称:

应付单审核

作业目的：

审核应付单,为付款提供依据

来源作业:

应付单建立

作业画面：

操作说明:

1.对于已建立应付单,且为确认的纸质应付单依据签核的纸质应付凭证对应付单进行确认.应付单一旦确认,便不可修改.

2.确认应付单时,系统还会自动回写进货单、托外进货单、托外退货单或退料单的结帐码.进货单或退料单的结帐码一经应付,便不会作为自动产生应付单的来源了.

3.应付单一经确认,便可作为付款单的来源依据了.

自动产生付款单

程序名称:

自动产生付款单

作业目的：

依据审核应付单自动生成付款单

来源作业:

应付单

作业画面：

作业说明:

条件:

供应商代号:

选择要针对的供应商产生付款单.

付款日期:

付款单上的付款日期,可通过点选取值.

条件:

应付单号（起始）应付单号（截止）,选择要产生付款单来源的应付单号.可点选（icon）或[F2]应付单信息查询

起始应付单号为空,表示最小的应付单号.

截止应付单号为空,表示最大的应付单号.

条件:

应付日期（起始）应付日期（截止）,选择要产生付款单来源的应付日期区间.可点选（icon）应付日期信息

起始应付日期为空,表示最小的应付日期的应付单.

截止应付日期为空不能为空.

付款币别：

选择付款币别，可点选（icon）或[F2]应付单信息查询

付款方式：

选择现金、电汇、支票或其它中的一种。

付款单别:

输入付款单单别,作为产生出付款单的单别.可点选（icon）或[F2]付款单别信息查询

起始单号:

本次付款单的起始单号,仅显示,从单据性质档中自动带出的.

作业结果:

当输入上述条件,点击工具条中的提交,系统便自动将符合条件的应付单资料转换成付款单,放于付款单作业中.

付款单资料建立

程序名称:

付款单资料建立

作业目的：

依据审核应付单手工生成付款单

来源作业:

应付单（审核后的应付单）

作业画面：

付款单

单头

单身

作业说明:

单头

1.付款单别

*不可空白.可点选（icon）或[F2]单别信息查询,所输入的单别的单据性质需为「付款单据」.显示单别代号

2.单号

*若此单别的编码方式为自动编号者,输入单别后将自动带出自动编号.

*若单别的编码方式为「手动编号」须自行输入不可空白.

3.付款日期

*不可空白,输入时默认『系统日期』,亦可更改,点选（icon）日期快速查询.

4.供应商代号

*不可空白,新增输入时若存在供应商信息档中时,则自动默认显示供应商名称.

*可点选（icon）或[F2]供应商信息查询.

5.会计科目

*可点选[F2]会计科目信息查询.输入后自动显示会计科目名称.

6.币别

*可输入,可更改,也可点选（icon）或[F2]币种信息查询.系统自动显示币别名称

7.汇率

*此字段必须大于零.

8付款金额

*仅显示,不可输入.值有单身付款金额累加出.

9.冲帐金额

*仅显示,不可输入.值有单身冲帐金额累加出.

10.确认码

*显示单据状态,只有确认的单据才不可修改.

11.备注

*可输入备注信息.

单身

1.付款单号

*单头的付款单号+单身序号组成,系统自动完成,不需输入.

2.应付单号

*记录本项付款单针对哪个应付单付款的.

*.可点选（icon）或[F2]应付单信息查询.当选择了应付单号时,系统自动显示对应的订单单号和商品编号.

3.商品编号

*.当选择了应付单号时,则商品编号自动带出.

5.付款数量

*当选择了应付单号时,系统自动显示对应付款数量,可修改.

6.付款单价

*当选择了应付单号时,系统自动显示对应付款单价,可修改.

7.应付金额

*当选择了应付单号时,系统自动显示对应应付金额,仅显示.

8.付款金额

*仅显示,付款金额=付款数量*付款单价

9.未收金额

*未收金额=应付金额-付款金额

10.冲帐金额

*默认未付款金额,可修改.

11.借/贷

*选择会计科目隶属借贷关系..

12确认码

*仅显示,表示是否审核.

13备注

*可输入备注信息.

付款单打印

程序名称:

付款单打印

作业目的：

打印付款单,供审核依据.

来源作业:

付款单资料建立

作业画面：

选择好上述打印条件,按工具栏中的列印,产生如下凭证.

当相关人员在凭证单上签名后,便可对付款单进行审核了.具体审核动作就是付款单建立作业中的确认.

付款单审核

程序名称:

付款单审核

作业目的：

审核付款单

来源作业:

付款单资料建立

作业画面：

操作说明:

1.对于已建立付款单,且为确认的纸质付款单,依据签核的纸质付款凭证对付款单进行确认.应付单一旦确认,并不可修改.

2.确认付款单时,系统还会自动回写应付单的结帐码.应付单的结帐码一经结帐,便不会作为自动产生应付单的来源了.

定期维护

本项主要自动完成应付单的批次结帐和反结帐.

应付单结帐

程序名称:

应付单结帐

作业目的：

自动对已确认但没有结帐的单据进行批次结帐

来源作业:

应付单资料建立

作业画面：

操作说明:

条件:

应付单号（起始）应付单号（截止）,选择要应付的应付单起、止的应付单号.可点选（icon）或[F2]应付单信息查询

起始应付单号为空,表示最小的应付单号.

截止应付单号为空,表示最大的应付单号.

条件:

凭证日期（起始）应付日期（截止）,选择要应付应付单来源的应付日期区间.可点选（icon）应付日期信息

起始应付日期为空,表示最小的应付日期的应付单.

截止应付日期为空，表示最大的应付日期的应付单.

条件:

供应商名称（起始）供应商代码（截止）,选择要针对应付供应商的应付单.可点选（icon）供应商代号信息

起始供应商代号为空,表示最小的供应商代码的应付单.

截止供应商代号为空，表示最大的供应商代码的应付单.

条件:

审核码:

必须是已确认的.

条件:

结帐码:

必须是未结帐的.

作业结果:

当输入上述条件,点击工具条中的查询,系统便自动将符合条件的应付单资料用列表显示出来.如下图:

这时若想了解符合条件应付单的具体信息,可以点击上图中的”详细”进行查看.对于确实需要结帐的应付单,只要逐笔点选详细后面的选择框.然后点击工具条中的”确认”,系统便会自动对选择的应付单进行批次应付.

作业结果:

应付单建立作业中符合条件的结帐码都将变为”已结帐”.

应付单反结帐

程序名称:

应付单反结帐

作业目的：

自动对已确认且已结帐的单据进行批次反结帐

来源作业:

应付单资料建立

作业画面：

操作说明:

条件:

应付单号（起始）应付单号（截止）,选择要反结帐的应付单起、止的应付单号.可点选（icon）或[F2]应付单信息查询

起始应付单号为空,表示最小的应付单号.

截止应付单号为空,表示最大的应付单号.

条件:

凭证日期（起始）应付日期（截止）,选择要反结帐的应付日期区间.可点选（icon）应付日期信息

起始应付日期为空,表示最小的应付日期的应付单.

截止应付日期为空，表示最大的应付日期的应付单.

条件:

供应商名称（起始）供应商代码（截止）,选择要针对反结帐供应商别的应付单.可点选（icon）供应商代号信息

起始供应商代号为空,表示最小的供应商代码的应付单.

截止供应商代号为空，表示最大的供应商代码的应付单.

条件:

审核码:

必须是已确认的.

条件:

结帐码:

必须是已结帐的.

作业结果:

当输入上述条件,点击工具条中的查询,系统便自动将符合条件的反结帐单资料用列表显示出来.如下图:

这时若想了解符合条件应付单的具体信息,可以点击上图中的”详细”进行查看.对于确实需要反结帐的应付单,只要逐笔点选详细后面的选择框.然后点击工具条中的”确认”,系统便会自动对选择的应付单进行批次反结帐.

作业结果:

应付单建立作业中符合条件的结帐码都将变为”未结帐”.

应付明细

应付明细,主要是产生客户关系需要用到的明细表,统计表和帐龄分析表等.

应付单明细表

程序名称:

应付单明细表

作业目的：

产生应付单明细表.

来源作业:

应付单资料建立

作业画面：

操作说明:

条件:

凭证单号（起始）应付单号（截止）,选择要产生明细的应付单起、止的应付单号.可点选（icon）或[F2]应付单信息查询

起始应付单号为空,表示最小的应付单号.

截止应付单号为空,表示最大的应付单号.

条件:

凭证日期（起始）应付日期（截止）,选择要产生明细的应付单来源的应付日期区间.可点选（icon）应付日期信息

起始应付日期为空,表示最小的应付日期的应付单.

截止应付日期为空，表示最大的应付日期的应付单.

条件:

供应商名称（起始）供应商代码（截止）,选择要针对产生明细供应商的应付单.可点选（icon）供应商代号信息

起始供应商代号为空,表示最小的供应商代码的应付单.

截止供应商代号为空，表示最大的供应商代码的应付单.

条件:

审核码:

可选已审核,未审核或全部中的一种.

条件:

结帐码:

可选已结案,未结案或全部中的一种.

作业结果:

当输入上述条件,点击工具条中的列印,系统便自动将符合条件的应付单资料用明细表的形式显示出来.如下图:

付款单明细表

程序名称:

付款单明细表

作业目的：

产生付款单明细表.

来源作业:

付款单资料建立

作业画面：

操作说明:

条件:

付款单号（起始）付款单号（截止）,选择要产生明细的付款单起、止的付款单号.可点选（icon）或[F2]付款单信息查询

起始付款单号为空,表示最小的付款单号.

截止付款单号为空,表示最大的付款单号.

条件:

付款日期（起始）付款日期（截止）,选择要产生明细的付款单来源的应付日期区间.可点选（icon）付款日期