江苏省国家税务局系统政府采购档案管理暂行办法.doc

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江苏省国家税务局系统政府采购档案管理暂行办法

第一章总　则

第一条为了加强江苏省国家税务局系统政府采购档案资料的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规规定，并结合我省国税系统政府采购工作实际，特制定本暂行办法。

第二条本暂行办法适用于全省国税系统各级采购人的政府采购档案管理。

第三条　政府采购档案是指各级国税部门在开展政府采购活动以及加强政府采购管理工作中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同介质载体的记录。

第四条　全省各级国税部门政府采购档案管理工作分别由采购部门和档案管理部门组织实施，其中采购部门负责归档前管理，档案归档后由档案管理部门负责。

政府采购档案管理应接受上级采购部门的业务指导、监督和检查，并应按照档案管理业务规定加强管理，确保政府采购档案收集齐全、整理规范、方便利用。

第五条　各级国税部门应加强对政府采购档案的管理，保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第二章　政府采购档案的内容

第六条　政府采购档案包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料，采购管理工作中形成的文件、数据、表格，以及记录采购档案管理过程的资料。

第七条　采购项目实施过程中形成的文件资料包括：

（一）项目的前期准备材料

1、采购业务需求、满足采购需求的协议供货产品和供应商备选信息；

2、采购项目立项申请表及相关附件；

3、采购预算说明及经批准追加或调整预算的相关证明材料；

4、采购工作组会议纪要（应形成包括采购内容、采购预算、采购方式、评审办法、评委会组成的采购工作方案）；

5、采购领导小组会议纪要；

6、委托采购代理协议；

7、按规定应履行报批手续的有权部门批复。

（二）项目的采购文件材料

1、招标采购文件论证资料；

2、采购文件（包括向供应商发出的招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的全套文件、资料、样本、图纸等）；

3、招标采购信息公告所刊登的媒体记录和有关审批件；

4、招标采购公告（包括公开招标公告以及邀请招标资格预审公告等）；

5、供应商抽取名单；

6、供应商领取采购文件的记录（包括潜在投标人不足三家的情况记录）；

7、对已发出招标文件进行必要澄清或修改的文件或情况说明；

8、对投标或被邀请供应商资格的审查情况。

（三）项目的开标（含谈判、竞价等，下同）文件材料

1、在截止时间前，供应商对已递交的投标文件（或谈判响应文件、报价单等，下同）进行补充、修改或撤回的记录；

2、收取投标文件、投标（谈判）保证金的登记记录；

3、参加开标的供应商签到名单；

4、开标现场工作人员（包括主持人、记录员、评审人员、监督人员及其他有关工作人员）签到名单；

5、供应商谈判、澄清顺序的抽签记录；

6、开标全过程的现场记录；

7、开标一览表；

8、监督人员对文件密封情况、开标现场过程及结果的公证文书；

9、所有投标文件的正本及投标声明，包括供应商提交的有关证明文件、资料，以及对已提交投标文件的补充、澄清、修改文书。

（四）项目的评审文件材料

1、评审专家抽取记录及名单；

2、评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等；

3、工作人员对评审过程的记录；

4、评委的评审记录、评分明细表、评分汇总表；

5、评审委员会出具的评审报告、中标（成交）候选供应商排序表；

6、项目废标报告及处理意见；

7、现场监察、监督人员签字记录；

8、评审现场监控录音、录像等其他有关材料；

9、需进行实地考察的采购项目评审（考察）报告。

　　（五）项目中标（成交）文件材料

1、采购工作组会议纪要或对采购过程及采购结果的工作报告；

2、采购领导小组会议纪要或分管政府采购的局领导对采购结果的审定意见；

3、依法变更采购结果的记录；

4、中标（成交）通知书及送达回证；

5、采购结果公告记录；

6、向未中标（成交）供应商通知采购结果的书面（或电话）记录及送达回证。

（六）项目合同签署及执行的文件材料

1、项目合同；

2、有关项目合同的补充、修改、中止或终止执行材料；

3、项目的验收文件材料；

4、项目的结算付款记录；

5、项目抽查报告、检测报告等；

6、项目抽查、检测结果的处理意见。

（七）其它文件材料

1、项目工作总结；

2、项目效益评估书；

3、供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

4、供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；

5、其它与采购项目相关的需要存档的资料。

上述内容如全部涉及则应按要求全部列示，如只涉及部分内容，则只列示涉及部分内容。

第八条　采购管理工作中形成的文件资料包括：

政府采购相关制度、规定，审批备案资料，政府采购专项工作材料，政府采购实施计划（含草案）、工作台账、年度信息统计报表等基础数据资料，以及日常统计政府采购工作情况的重要数据及表格等。

第九条　记录政府采购档案管理过程的资料包括采购档案交接清册、采购档案的查阅记录、以及采购档案的销毁清册等。

第三章　政府采购资料的归档

第十条政府采购资料的归档程序包括资料的收集、整理、编制目录、立卷、移交档案管理部门等。

第十一条　采购项目开展过程中，采购项目经办人应随时收集产生的各类采购资料，保证采购资料的完整性、规范性，对遗漏、缺失或未按规定签章的材料应随时补正。

除文字资料外，采购项目经办人还应以采购项目编号为目录及时收集采购过程中形成的各类电子文档，包括最终中标（成交）人所提交的采购文件电子稿。

在资料收集过程中应严格执行保密规定，在中标（成交）结果公布前，非开标人员不得接触采购资料，也不得外借采购资料，防止评审信息泄露。

第十二条　采购项目结束后（指合同签订、交付验收并结清价款）一个月内，采购项目经办人应将所有采购文件按下列要求进行整理：

1、核对资料。

根据采购程序和本暂行办法第七条的要求核对所收集的全部采购文件，其中对于同一采购项目编号有多个合同的采购档案应当存放在一起；采购文件必须是符合本次采购方式、采购程序合法有效文件且都应为原件，如为复制件应注明原件存放处并签名。

2、补正资料。

对签名、印鉴或审批手续不全的要及时补办相关手续，对于暂时缺少的采购资料要及时补齐，对因遗失无法补齐的采购资料应书面说明原因并及时报告部门领导（相关书面记录应存档备查）,对按规定无法将原件保管在档案内的资料应在复印件上注明原件存放地，确保归档资料种类和内容的完整、真实、有效。

3、统一纸张型号。

在制作采购文件原件时应尽量使用国际通用的A4纸进行打印，对原件为热敏纸等难以长期保存的或页面小于16开张的要用A4纸复印、并将原件粘贴在复印件上。

4、按序排列资料。

对收集的采购资料应参照本暂行办法第七条的要求进行归类，并按政府采购工作流程及采购资料的自然形成规律按时间发生的顺序进行排列，并注意保持文件之间的历史联系。

对具有相对独立性的招标文件、投标文件正本以及大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的资料可排列在最后或另卷归集。

5、制作《采购项目基本情况一览表》。

根据排列完成的采购资料，对采购项目的基本情况填表列示，并排列在资料的最上方。

6、整理归档资料。

整理时要顺页、朝左、顶齐，并按序逐页在外侧上角处编写页码（空白页除外）。

7、编制目录。

目录应对卷内所有材料按种类编制页码范围，并置于采购档案的最上方。

8、立卷装订。

采购档案整理完毕后应经部门领导审定后，按采购编号建立政府采购档案卷宗，并以线装方式装订或直接归入档案盒，如卷宗材料较多无法在一本（盒）中装订的可分多本装订。

装订结束，需在卷宗封面填写好项目名称、采购编号和分卷宗号等必要信息。

第十三条　采购人自行开展采购工作的，由采购人负责所有采购资料正本原件的保管；采购人委托政府采购代理机构进行采购的，各自保管经办事项的正本原件，各自经办的事项双方应在采购代理协议中明确。

第十四条　采购管理工作中形成的文件资料应按照资料类别，及时收集整理，按序编制目录，并在规定期限内立卷装订。

其中：

政府采购相关制度规定、采购工作台账、审批备案资料等应在年度终了后一个月内予以立卷装订，政府采购专项工作材料、政府采购实施计划（含草案）、年度信息统计报表、日常统计政府采购工作情况的重要数据及表格等应在工作结束后一个月内完成立卷装订工作。

第十五条　对列入政府采购档案管理的资料，除应将纸质件按本暂行办法第十一条至第十三条的规定及时整理归集、妥善保管外，还应将电子文档及时备份，对以专门软件编报的报表数据应尽可能将其转为Execl格式以便查询。

采购经办人员换岗时，应将所保管的纸质档案及电子数据一并移交。

第十六条　为方便查询，采购人当年形成的采购档案，在年度终了后，可暂由采购部门保管二年。

期满之后的次年一季度，采购部门应将采购档案向本单位档案管理部门移交。

归档时，档案管理部门应对归档案卷进行核对，并按规定填写档案交接清册一式二份，由交接双方签字确认，然后随移交案卷由档案管理部门留存一份，采购部门留存一份备查。

第四章政府采购档案的保管

第十七条　各级政府采购部门要依法做好政府采购档案保管工作，建立起岗位责任制度。

采购项目经办人负责归档前档案的管理，在政府采购合同签订、交付验收和结算完成后，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

第十八条　归档后的采购档案应由档案管理人员按照行政档案管理的要求妥善保管，并应保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

第十九条　政府采购档案的保管期限从采购项目结束或采购管理工作所属年度终了之日起计算，至少保存十五年（国家有专门规定的从其规定）。

但《采购项目基本情况一览表》应列为永久保管。

第二十条各级国税部门应切实加强对本单位政府采购档案的借阅管理。

除政府采购监管部门和其他对政府采购活动依法行使监督检查职能的部门，因监督检查需要可以查阅、借阅或复印政府采购档案外，政府采购档案原则上不得查阅、复印和借出。

第二十一条　符合本暂行办法第十九条规定，或单位内部确需借阅或复印政府采购档案的，须经采购部门负责人批准、由采购经办人办理登记手续后，进行借阅或复印。

其中，对于需复印的，应由档案管理人员按指定页码进行复印。

借阅档案归还时，档案管理人员必须按外借时登记的内容核查档案，并办理归还手续。

第二十二条　政府采购档案管理人员和查阅人员应对政府采购档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换和丢失。

第五章　政府采购档案的销毁

第二十三条　保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁。

（一）档案管理部门提出政府采购档案销毁清单及销毁意见，并登记造册，列明需销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、拟销毁时间等。

（二）销毁意见经采购部门审核、并报分管采购工作的局领导同意后，方可执行。

（三）销毁政府采购档案前，应将《采购项目基本情况一览表》从采购档案中取出另行保管造册，并登记目录。

（四）销毁政府采购档案时，应邀请采购及监察人员参加现场监销。

（五）监销人在销毁政府采购档案前，应当认真根据清册核对清点销毁的档案；销毁后应当在销毁清册上签名。

第六章　附　则

第二十三条　各级国税部门相关人员违反本规定，造成政府采购档案损毁、丢失、泄密或涂改、伪造政府采购档案的，应责令其限期改正，并依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十四条各级采购部门及档案管理部门应定期对政府采购档案的管理情况开展检查，并积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案开展的检查。

第二十五条　各省辖市国家税务局可依据本暂行办法，结合本地实际情况，制定本地区具体实施办法，并报省局备案。

第二十六条　本暂行办法由江苏省国家税务局负责解释，办法中涉及的表证单书格式另行下发。

第二十七条　本暂行办法自印发之日起施行。

以前相关规定与本办法规定不一致的，按照本办法执行。