Word邮件合并实例批量制作有照片的工作证Word格式.docx
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图1
创建工作证模版
启动Word2003,现在先建立一个主文档,设计排版出如图2所示的一个表格来,这里你可以把边框设置为“无”,这些内容也是工作证中不会变动的部分。
当然,这仅是一个示例,你完全可以设计出更好看的版式来。
图2
添加域
步骤1 选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项,调出“邮件合并”工具栏。
步骤2 点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标),弹出“选择数据源”对话框,选择刚才建立的“职工信息表”,点击“打开”按钮,弹出“选择表格”对话框,在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”,如图3所示。
点击“确定”按钮返回主文档。
图3
步骤3 将光标定位到“姓名”后一单元格,点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标),弹出“插入合并域”对话框,在该对话框中的域列表中选择“姓名”,点击“插入”按钮,将其插入到指定位置,如图4所示。
点击“关闭”按钮返回到主文档。
图4
步骤4 以相同的方法,将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。
步骤5 将光标定位于“×
×
中学工作证”右下边大的单元格内,我们要在此显示职工的照片。
按“Ctrl+F9”来插入域,此时单元格内会出现一对大括号,在其中输入“INCLUDEPICTURE"
{MERGEFIELD"
照片"
}"
”(不含外边引号),注意其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。
步骤6 最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标),将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”,并重新生成Word文档,至此,“×
中学工作证”制作完毕。
然后直接打印就行了。
小提示:
如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人,没关系,你可以按“Ctrl+A”全选,然后按F9键对文档进行刷新。
还不行,你只有把这个文档先保存关闭了,然后再打开,全选,按F9键对文档进行刷新。
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下面的示例使用MicrosoftExcel工作表作为数据源为Word中邮件合并。
如果您在邮件合并中使用不同的数据源,可以将应用相同的步骤。
在Excel中,请按照下列步骤操作:
1.打开Excel工作表作为邮件合并数据源使用的。
2.插入新列具有列标题,如图片的列。
3.对于的Excel工作表中的每一行插入图片列中的路径和$图片中要使用该记录的数据源的文件名。
此外,将路径和文件名括在引号("
)。
在Windows资源管理器中,例如对于复制路径和$图片的文件名。
然后,粘贴到Excel工作表的路径和文件名。
注意路径和图片列中的每张图片的文件名将出现类似于下面的示例:
"
C:
\Documents和Settings\username\MyDocuments\MyPictures\foldername\filename.jpg"
4.在编辑菜单上单击替换。
然后,替换单个斜杠(\)的每个实例中的每个路径的双斜杠标记(\)。
例如对于每个路径应类似于下面的示例:
\\Documents和Settings\\username\\MyDocuments\\MyPictures\\foldername\\filename.jpg"
5.保存并关闭Excel工作表。
然后,退出Excel。
在Word中,请按照下列步骤操作:
1.打开邮件合并主文档。
2.如果不附加Excel数据源,则将附加数据源。
要这样做请在邮件合并任务窗格中转到6的步骤3。
单击浏览,然后将附加Excel数据源。
3.单击下一步:
撰写信函。
4.在邮件合并主文档中,请将插入点移动到您希望显示图片的位置。
5.在插入菜单上单击字段。
6.在字段对话框在字段名称下,单击IncludePicture,然后单击确定。
注意您可能会收到以下错误消息:
错误!
未指定的文件名。
7.请按ALT+F9以显示邮件合并主文档中的域代码。
您将看到类似于下面的字段中的字段:
{INCLUDEPICTURE\*MERGEFORMAT}
8.将插入点移到紧随INCLUDEPICTURE域。
9.按空格键,然后单击邮件合并任务窗格上的其他项目。
10.插入合并域对话框中单击图片合并字段的图片,例如,然后单击插入。
11.单击关闭关闭插入合并域对话框。
现在,INCLUDEPICTURE字段应类似于以下字段:
{INCLUDEPICTURE{MERGEFIELD"
图片"
}\*MERGEFORMAT}
12.请按ALT+F9以隐藏域代码,在邮件合并主文档中。
注意您可以在邮件合并主文档中插入其他合并域,此时所示。
13.单击下一步:
预览信函。
14.单击下一步:
完成合并。
15.在邮件合并任务窗格中单击编辑单个信函。
16.在合并到新文档对话框中单击确定。
17.在合并文档中编辑菜单上单击全选。
18.按F9更新在合并文档中的字段。
19.若要打印合并文档中的信函,单击在文件菜单上的打印。
每个打印的字母将包含您在Excel数据源中指定的图片。
利用word邮件合并批量导入照片
-------------嘉为
张辛
“邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。
邮件合并可以帮我们批量处理文档,提高工作效率,深受办公人员欢迎。
但是,图片或者照片能不能进行邮件合并呢?
答案是肯定的,本文将通过制作员工工作证为例子,给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。
<
!
--[if!
supportLists]-->
一.<
--[endif]-->
素材准备
建立一个Excel表格存放员工信息。
里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。
可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。
其实只需要写一个简单公式“=B2&
”.jpg””,很容易就搞定了。
在word中创建一个工作证的模版文件,如图所示。
将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。
二.<
利用WORD邮件合并制作工作证件
1.
<
链接数据源
将word模版和Excel信息表建立链接。
在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。
打开选取数据对话框,在硬盘上找到Excel员工信息表,选择打开。
确认数据源是“OLEDB数据库文件”。
在打开的数据源中选择sheet1表格。
此时,word模版和Excel信息表已经建立链接,“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色,说明可以使用。
2.
插入合并域
将Excel信息表中数据导入到Word模版中。
选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令,将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。
3.
批量插入照片
接下来就是最重要的步骤就是导入照片。
用鼠标单击预留的显示照片的位置,打开【插入】工具栏,选择【文档部件】中的【域】。
在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域,域属性中随便输入些文字,如“照片”,先占住位置,方便随后修改域代码。
源文件的最终效果如下图所示。
此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联,我们需要修改域代码。
按alt+F9切换域代码,选中代码中“照片”两字,用【插入合并域】中的【照片】域替换。
alt+F9再次切换域代码,调整一下存放照片控件的大小。
4.
查看合并效果
最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】,查看合并效果。
这时候会出现一个新的WORD文档,你会发现并没有出现想要的结果,这时候按“Ctrl+A”全选,然后按F9刷新,这时候就已经成功了。
但是我们发现两个问题:
(1)
照片太小了,逐个调整起来很麻烦,能不能一次调整图片大小?
(2)
比较浪费纸张,每页纸只有一位员工的工作证,可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢?
三.<
后期调整
调整邮件合并文档的图片大小
很多人在完成之后总是不满于图片原始大小,因此需要批量改变图片的大小,这时候需要做的是:
返回到之前设计的模板页面,按“Ctrl+A”全选,然后按F9刷新,这时候会显示出第一个学生的照片,在这里可以调成好图片的大小,再重新合并到新文档即可。
选择邮件合并的文档类型
回到主文档。
如果希望多个人的表格放在一页纸中,顺序排列下去,我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”,如下图。
(注:
该操作一定要在最初的主文档中进行)
此时合并文档的效果如下图:
注:
后期调整可以放在邮件合并的过程中操作,总结如下:
设置文档类型为“目录”。
(3)
插入合并域及照片域
(4)
调整照片大小