精选秘书准确把握领导意图的途径Word下载.docx

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就秘书部门的工作性质而言,秘书部门与其他各个领导部门之间有着非常特殊的联系,这种比较特殊的联系是由秘书部门的根本属性———辅助性所决定的。

秘书工作的这种辅助性是一直贯穿在决策、督办、执行、反馈等各个工作环节之中的[2]。

秘书部门工作的辅助性要求秘书的工作始终是紧紧围绕在各级领导们的身边,作为领导的得力助手,更重要的是作为领导的参谋。

在一个单位中,领导部门的工作职能是作出决策,业务部门的职能是正确贯彻执行领导部门做处的决策,秘书部门的工作职能是辅助领导部门进行决策,但不具备决策的权力。

秘书所具备的参谋活动，是以单位秘书部门和其秘书人员为主体，以秘书所在管理系统的领导者为对象，以辅助领导作出正确的决策为目标，以秘书事务为中介，以出谋献策为手段，影响领导者决策行为的过程。

总体来讲,秘书部门的参谋职能是客观存在的，但是这种职能既不能被否定也不能被夸大。

秘书人员正确认识秘书部门的参谋活动，对于领导作出正确的决策的辅助方面和提高秘书素质的方面有着非常重要的意义[3]。

作为一名称职的秘书，必须具有精确调研、及时反馈信息、严格督察、相互协调等职能，其中参谋职能是秘书最重要的，同时参谋是秘书工作中非常重要的任务，把握不好参谋工作，会严重影响秘书人员在领导心中的地位。

因此，做好参谋工作既迎合了现代社会组织管理体系的需要,也是秘书人员自身素质发展所必需的,更是保证领导工作效率的可靠的保证。

因此秘书唯有根据时代的要求不断的完善发展自我,努力提高自身素质,充分发挥在工作中的参谋职能的作用,才能准确把握另的意图，成为一名真正优秀的秘书。

（三）准确把握领导意图是秘书提高工作效率和质量的重要保证

秘书是领导和单位各部门沟通的桥梁，秘书需要把领导的指令和意见传达给单位各个部门。

领导的指示落实得的效果，在领导指示落实过程中出现了什么样的问题或障碍，这些都需要秘书各部门去沟通，并把各个部门的意见和要求在沟通后及时地反馈给领导，以便领导可以及时作出调整并作出新的对策[4]。

当然，秘书首先需要理解领导在工作中的意图，领导的思维方式和领导的工作方法，然后准确、及时、完整地将领导的指示传达给单位各个职能部门或其他相关单位领导。

另一方面，秘书要与各个部门和他相关单位建立良好的关系，理解各个部门和他相关单位人员的想法，并把沟通后的信息及时准确地汇报给领导[5]。

作为一座沟通的桥梁，秘书人员应具备消除单位内部各种沟通屏障的能力，让领导与单位各个部门之间以及单位部门与部门之间的沟通可以更顺畅、和谐地进行。

所以，沟通能力是秘书的最基本技能之一；

提升沟通的能力，对维护单位工作中人际关系的和谐，提高工作效率都十分重要。

（四）准确把握领导意图是赢得领导信任的重要途径

准确把握领导意图是赢得领导信任的重要途径，同时，秘书人员只有工作中尊重领导,才能够取得领导的信任;

在工作中取得领导的信任,秘书才可以获得更为详细、准确的领导意图。

在工作中领导最重视的是工作人员的业绩,秘书工作人员了解到领导这一意图可以赢得领导的信任[6]。

准确把握领导的意图可以锻炼秘书和不同性格领导合作的能力。

比如与强势领导相处，强势领导通常最关心的是工作业绩，只要工作人员把工作做好，一般那都可以获得晋升机会，可以了解到这种工作关系相对比较简单。

另外融洽地和领导相处，小心地服从领导，大胆地探索领导的意图，让领导有机会充分领略秘书的才华，可以为秘书提供锻炼的机会，促使秘书不断地进步，以优秀的表现得到领导的器重，掌握如何服从领导的艺术，积极动脑，准确掌握领导意图[7]。

秘书在工作中要让领导明确的感受他的命令已被圆满的执行并深感满意，可以培养领导的信任度。

对有明显性格缺陷的领导，为了把握其意图，赢得信任，积极配合其工作。

借鉴他多年的工作经验，以你的才能弥补其专业知识的不足。

在服从领导决定的同时，主动献谋献策，在积极配合领导工作的同时，充分表现对领导的尊重，并且适当地展示自己的才干。

唯有具备才干和能力的秘书才能更容易吸引到领导的关注，获得领导的信任。

二、秘书准确把握领导意图的原则

（一）认真倾听，避免主观臆断-----受意时不能一知半解

做到有效的倾听并不是一件容易的事情，很少有人能够做到认真倾听别人的语言，这是因为大多数人一般都会忽视倾听的重要性，缺乏或者很少受过倾听的训练，在倾听他人话语的过程中很难自始至终地集中注意力，容易造成和人沟通之间的障碍。

另外，人们在倾听的过程中容易受到各种各样的干扰，比如楼道里喧闹的声音、房间内他人说话的声音、电话铃的声响、打印机工作时所发出的声音等等，都可能影响倾听的效果，导致难以准确把握对方的真正意图。

另外，沟通环境中的所存在的各种干扰以及倾听者对所谈内容缺乏兴趣，甚至讲话者浓重的口音也会造成沟通的不畅[8]。

另外，如果讲话者使用了一些带有歧视性或令人比较反感的词语会使倾听者产生的厌恶情绪，倾听者的大脑疲惫等等也都会影响到沟通。

秘书人员在工作中随时都要与领导沟通，如帮助领导安排事务、接打领导办公室电话、接待领导客人、辅助领导谈判等，因此有效倾听对于秘书的工作是非常重要的。

要领会领导话语中的真正意思，就必须让领导把话说完。

让领导把话说完，不仅能完整地听懂领导话语中的意思，也是对领导的尊重，还可表现出作为一个秘书的涵养[9]。

通过倾听秘书可以准确了解领导所需要传达的消息，感受到领导的感情、彼此之间交流的背景和领导真实意图等，还可据此推断出领导的性格、目的和彼此间交流的诚恳程度。

通过领导在言语中的提问，秘书可以针对不清楚的问题启发领导提供更详细完整的信息。

另外，耐心倾听领导，可以减少领导的防范意识，得到领导的认同，甚至和领导产生同感、知音的感觉，从而促进秘书和领导之间彼此的沟通了解。

倾听可以锻炼秘书推己及人的心态，锻炼秘书在工作中的想像力、思考力和客观分析能力。

倾听有助于帮助秘书了解领导所讲述事情的来龙去脉，并对词提出建设性意见，进而提高秘书的专业技能和参谋能力，从而增强准确把握领导意图的能力[10]。

（二）积极思考，提高领悟力-------理解时不能生搬硬套

作为秘书工作人员，需要在准确领悟和落实上级的意图的同时，能够提出自己独有的、富有创造性的建议。

才能够更好地履行秘书的职责，高效率地完成领导交给的任务。

这种能力和秘书个人的悟性有着密切的关系。

良好的悟性是秘书工作能力的综合表现，良好的悟性具体可以体现在、认知能力、观察能力、应变能力、表达能力、办事能力等几个方面。

因为秘书人员的工作地位特殊、责任比较重大，所以秘书必须要重视培养提高自身的悟性。

同时，始终保持强烈的事业心和进取精神是提高和强化秘书悟性的思想基础。

具备强烈的事业心和进取精神，才能够用心去观察和了解各个方面的情况，捕捉到各个方面详细的信息，准确分析与掌握事物的内在本质以及事物彼此之间的区别和联系，并总结出规律性的认识。

具备强烈的事业心和进取精神，秘书对工作中出现的各种情况和问题才会潜心研究分析，找出最有效的解决办法和手段，高质量、高效率地完成上级赋予的任务。

另外，在理解时生搬硬套，不积极思考，对工作敷衍应付、不求上进、不思进取，是不可能提高悟性的。

（三）切实贯彻，避免盲从--------贯彻时不能惟命是从

服从是一门艺术，同时也是一种纪律。

对服从的把握贵在坚持，对纪律的要求则贵在严格。

唯有从内心里绝对服从，秘书才能领会服从的要领，同时把握服从的奥妙，才能够充分利用服从的巨大资源，发挥出服从的向心力和凝聚力，确保工作的高效率、高质量。

服从的纪律性要求秘书执行纪律必须严格，服从领导必须彻底，必须要雷厉风行，做到不折不扣。

另外，秘书要切实贯彻领导指示，避免盲目服从，做事情要方法得当，工作要严格遵守程序，做到执行到位，保证工作结果达到预期目的。

如果秘书在工作中行为散漫，拖拉被动，其服从也是消极的服从，无法发挥出服从在工作中的真正作用。

另外，秘书要做到服从而不是盲从，不仅需要秘书具备严格的纪律性，还要能够灵活而且充满智慧地服从，在服从的过程在红学会辩证地思考分析问题，提高辨别是非的能力，坚持自己独立的见解和主张[11]。

秘书还要有全局观和大局观，联系实际，擅长全盘考虑，对待领导下达的命令和所安排的任务，能够要准确作出判断，如若发现不合理、不正确的地方，要及时与领导进行沟通，保持与领导之间的良好互动，这样做，就算不能说服领导，也可以在执行中把可能带来的损失降到最小。

另外，不盲目服从并不是不服从领导，处处与领导对着干、顶着干。

而是要善于与领导进行多种形式的私下沟通，不当面顶撞领导，要多提建议少提意见，坚定相信领导所具备的领悟力，不指手画脚，不得理不让人，不让领导感到尴尬。

三、秘书准确把握领导意图途径

（一）领会领导意图，要善于从领导的言行中捕捉

秘书人员经常要陪同领导参加各种会议和谈判。

谈判桌上往往是谈判显示智慧、胆识与谋略的所在。

谈判双方除了在谈判前要不遗余力地收集各种有关的信息资料之外,制定出各种方案外,在谈判过程中,谈判双方还要对对手的真实底细及真实意图并做进一步的揣摩与探测,及时根据对手的反应灵活机动地调整自己的方案和策略。

整个过程,秘书都要积极配合领导的行动方案与步骤,领导往往只通过一些极其细微的动作,如一个手势、一个眼神,有时甚至是其面部一丝不为人注意的特殊表情把他的意图传达给秘书,这些细微的暗示要做到既不能让对手觉察,但又足以使秘书对此心领神会，需要秘书具备善于从领导言行中捕捉信息的能力[12]。

（二）把握领导意图，要熟悉领导个性

秘书的只能就是为领导服务，如何将服务作得更好，除了秘书所必须具备的勤奋外，另外很重要的一条就是一定要熟悉领导的个性。

在工作中要像打仗一样，做到知己知彼。

初了需要熟悉另的个性以外，需要熟悉的领导的提他方面也是比较多的，如领导的工作要求、领导的生活习惯和领导的爱好等，这些都导致了领导的个性的不同。

所以，在秘书工作中必须要注意以下几个问题：

1、对于秘书部门的秘书长和秘书人员来说，熟悉领导的个性是至关重要的，对领导的个性越熟悉，秘书在工作中就越容易和另沟通，就越容易与领导的思路合拍。

2、熟悉领导的长处和其短处。

在不影响工作的前提下，秘书对于领导的长处和短处都要适应，并且需要在适应的过程中对于工作不利的一些因素及时做出提醒和建议，帮助领导扭转其短处或者化短处为长处。

3、秘书对领导的个性缺陷或者短处可以采取适当方式予以提醒或者逐渐适应，不可背后议论。

所有这些都可以让秘书在工作的过程中进一步准确把握领导意图[13]。

（三）理解领导意图，要站在领导的高度思考

秘书在工作中要想取得成绩,处理好各种复杂的问题和人际关系,除了需要具备娴熟的工作技能之外,还需要学会换位思考，善于从领导的角度思考和处理问题.一位能够善于从领导的角度思考和处理问题的秘书,可以同领导想到一起,从而更好地在工作中合作,并且达到默契,运转自如的程度,实现较高的工作效率。

反之,秘书的想法和领导的想法大相径庭就会严重影响工作中的交流和高效沟通，不仅做不好工作,还会导致领导的严重不满。

总之,善于换位思考，从领导角度思考和处理问题,是做好秘书工作的基本能力之一。

秘书的思维和领导的思维保持协调一致,也是高效实现秘书的参谋助手职能的重要途径之一。

另一方面，换位思考也可以称为越位思维，就是超越自身的思维，在他人的角度思考问题。

秘书在单位中大多数时间处于管理层和执行层，而领导则处于指挥层和决策层；

在级别上,领导是秘书的上级，秘书是领导的下级。

人在不同的层级中，会因为工作的性质和所处的工作环境以及所担负的责任的不同,另外加上年龄、工作经验、社会经历等情况的不同，彼此之间会形成不同阶层的思维定势。

秘书的工作性质决定了秘书所看到和所想到以及所从事的工作大多是局部的，比较直接和具体。

而领导的工作职责则决定了领导所想到的和需要处理事情的大多是全局的，而且这些问题大多源自带有政策性、方向性、原则性的事情。

由于不同层级的人会在思维定势上存在着差异，因此处于较低层级地位的秘书要为较高层级的领导人服务,这种服务多数属于智力上的服务，如果秘书不懂得换位思考，思维不能够和领导的思维相协调，不能够和领导的思维保持在同一层级的水平上，将会无法做好彼此之间的转变和升华，无法变低阶层思维为高阶层思维。

总的来说，秘书要以领导的思维方式为自己的思维方式，想领导之所想,才能够充分理解领导的真正意图，取得更高的工作效率。

（四）领悟领导意图，要对领导意图适度深化和完善

准确领会的领导意图，需要对领导的意图适度深化和完善，方可为领导的决策提供优质的服务。

为此，秘书应该重视以下几个方面：

一、刻苦钻研，加强自身学习，精通业业务，深化领会领导意图，努力做到与领导“心心相映”，强化为领导服务的意识只有强化为领导服务的意识。

唯有对领导的意图进行适度深化和完善，才可能在工作中准确领会领导的意图，在工作中为领导提供合适的决策预案。

二、主动探求分析，多方位全面掌握领导的意图。

掌握领导的意图,一般有如下几种途径：

从领导的言谈中捕捉领导的意图；

从领导的工作活动中摸清领导的意图；

上下结合,准确领会领导正确的意图；

在实际的工作中,联系平时领导对于同一问题的看法,系统地把握领导的思想。

秘书在工作中不应只凭领导者的只言片语去片面地理解领导的意图，更不能够断章取义,曲解领导的观点和主张。

秘书需要跟踪领导思维，深化和完善领导意图。

领导者在工作的过程中可能会经常产生一些新的想法，但由于工作繁忙,通常不能够一气呵成做出完整的构思并落实下来。

这时，秘书应当积极领会领导意图，并加以深化和完善，使领导的意图得到准确辨识和落实。

一般深化和完善领导意图的途径有以下几种：

补充法，在领导的想法刚刚萌发的时候，对其想法深入研究,完善领导的想法，使领导的想法成为系统的决策思想。

扩展法，时刻注意追随领导决策的意图，从客观事物的发展变化的实际出发，积极拓展领导者的思想,挖掘新的思想。

跟踪法，当领导决策运用于指导工作的实践以后，认真观察实践效果，搞好跟踪反馈，及时发现并掌握决策的不完善之处并采用合理的方式对领导的决策提出建议。

（五）熟悉领导个性和习惯，注意肢体语言

熟悉领导也和熟悉其他的事物一样,有一个从点到面从浅入深的缓慢过程。

随着社会形势的发展和变化,领导的认识也在不断地深化,随时会产生新的观点和新的思路,而且领导工作作风和工作方法上也会不断地改进。

因此秘书要重视对领导的个性和习惯的熟悉以及领导肢体语言的辨识。

以下肢体语言可以供秘书人员在工作中作为参考来进行学习：

1、领导说话时不时地抬头，不看秘书，这是一种不良的征兆——轻视秘书，认为此秘书无能。

2、领导从下往上看秘书，这是一种优越感的表现——这种喜好支配他人，而且高傲自负。

3、领导久久地盯着秘书看——他在等待秘书对他汇报更多的信息，而且他对秘书的印象尚不完整。

4、领导友好坦率地看着秘书，或有时对秘书眨眨眼睛。

——说明该秘书很有能力，讨他喜欢，甚至错误也可以得到他的原谅。

5、领导的目光锐利，表情不变，似利剑要把秘书看穿——这是一种权利冷漠无情和优越感的显示。

同时也向秘书示意：

你别想欺骗我，我能看透你的心思。

6、领导偶然往上扫一眼，与秘书的目光相遇后又朝下看——如果多次这样做，可以领导肯定对这个秘书吃不准。

7、领导向室内凝视着，不时微微点头——这是非常糟糕的信号，他表示要秘书完全服从他，不管秘书说什么，想什么，他一概不理会。

8、双手合掌，从下往压，身体平衡作用——表示领导处于和缓、平静的状态。

9、领导双手插腰，肘弯想外撑——这是发令者的一种传统身体语言，往往是领导在碰到具体的权利问题时做的姿势。

10、领导坐在椅子上，将身体往后靠，双手放到脑后，双肘向外撑开——说明他此时很轻松，但可能是自负的表现。

11、领导食指伸出指向对方—是一种赤裸裸的优越感和好斗心。

12、领导双手放在身后互握——这也是一种优越感的表现。

13、领导拍拍秘书的肩膀——是对秘书的承认和赏识（从侧面拍）。

如果从正面拍，则表示领导在显示他的权利。

14、领导手指并拢，双手构成金字塔状，指尖对着前方—是一定要驳回对方的示意。

15、领导把手捏成拳头——不仅要吓唬别人，也是要维护自己的观点[14]。

倘若领导用拳头敲桌子，那就就是震慑，让在场的人停止说话。

秘书充分熟悉领导的个性和习惯，理解领会领导的肢体语言的内在含义可以准确地把握领导的意图。

（六）根据具体情境，注意副语言

体态语言又被称做"

"

身体言语表现"

、人体示意语言"

、"

态势语"

等等，是人们在交往过程中一种传情达意的方式。

人类的副语言也被称为体态语言，体态语言指的是人们在相互交往的过程中通过一定的身体姿势、眼神动作、面部表情等发出的副语言信息，是一种意在不言中的交际手段。

从广义上讲，一个人的举止就是他无声的副语言。

秘书不仅需要在工作中读懂领导的语言还要充分了解领导的体态语言，以便洞察了解领导的真实想法，准确把握领导的意图。

心理学家认为，秘书可以通过众多的体态语言来知晓领导的内心世界，充分了解领导所说的是否就是他内心的真实想法。

比如，双手合拢，从上往下压这一动作表明领导想使内心平静下来；

当领导舒适地向椅子背靠去，双手交叉在脑后，两肘向外，说明该领导具有自负的一面；

如果领导将两个食指并在一起，放在嘴边，其余手指交叉在一起，与两个食指形成了一个锥体，这表明在开始讲话前，领导就已做好了拒绝的准备……在日常工作中，领导的体态语言是有一定规律可循的。

了解这一点，不仅有助于帮助秘书来理解领导的意图，而且还能够使秘书自身的表达方式得到丰富。

在人际交际的过程中，较为常见的体态语言主要有以下几种：

身势语言、情态语言和空间语言。

人面部的眼睛、眉毛、鼻子、嘴巴、舌头以及面部肌肉的综合运用，可以向对方传递出内心丰富的心理活动。

情态语言指的是人的面部各部位所呈现出来的动作构成的面部表情语言,如目光语言和微笑语言等。

在人际交往的过程中中，目光语言和微笑语言都能够传递大量信息。

另外,人的面部表情同时也是人内心世界的一面镜子，人的复杂的心理活动可以通过人的面部表情语言显现出来。

身势语言，又可以被称为做动作语言。

指人们身体的各个部位所作出表现某种具体含义的动作方式，包括手、肩、臂、腰、腹、背、腿、足等部位部位所做出的动作[15]。

空间语言，是一种空间范围圈的表现。

指的是社会场合中人与人的身体之间所保持的距离间隔的变化。

虽然空间距离的存在或变化是无声的，但是空间距离对于人际交往存在着潜在的影响和作用，在秘书的工作中不可忽视。

结论

秘书作为领导的参谋，无论是在领导的起草讲话中，公文的拟定中，还是领导交办的事情的处理过程中，都应该能够准确地理解和领会领导的意图。

领会领导在下达任务、布置工作、发出指令时的本意或精神实质，根据领会，及时合理地提出的工作的意见、工作的标准和工作的目的。

如果秘书对领导的意图理解不够透彻，把握不够准确，体现不够充分，或者曲解了领导的所要表达的意图，就会导致在工作的过程中出现障碍事，造成事情的落实结果与领导的意图大相径庭的难堪局面。

因此，正确理解、领会和把握领导意图，是秘书长和秘书人员必须具备的的最基本的素质之一，也是保证秘书发挥好作为领导参谋和助手的作用的重要前提。

注释：

[1]李颁梅.论秘书人员的基本素质[J].高等函授学报（哲学社会科学版），1998，（03）.P12

[2]徐虹.做好秘书工作的几点体会[J].秘书工作，2009，（02）.P19-21

[3]姚金川.秘书工作者所应具备的角色意识[J].秘书工作，2009，（02）.P45

[4]蔡军.秘书如何做好协调工作[J].石家庄理工职业学院学术研究，2009，（01）.P21

[5]王连峰.近二十年官场小说中秘书人物形象研究[D].山东师范大学，2009.P56-59

[6]郑淼杰，严华.仆从领导理论及其对秘书工作的启示[J].秘书工作，2011，（02）.P9-12

[7]白剑青.有关秘书工作的思考研究[J].大众文艺，2011，（06）.P32-35

参考文献：

1.胡石明.也谈秘书工作的宽松环境[J].秘书之友，1989，（02）

2.李荫臣.秘书工作的基本功

（一）[J].秘书，1994，（06）.

3.崔中景.基层秘书人才匮乏现象的思考与对策[J].成都大学学报（社会科学版），1994，（02）.

4.付兴培.秘书工作如何适应市场经济发展的需要[J].成都大学学报（社会科学版），1994，（02）.

5.李金荣.当前基层秘书工作面临的挑战及对策[J].办公室业务，1995，（04）.

6.欧阳华英.谈新时期高校秘书人员的素质要求[J].安庆师范学院学报（社会科学版），1995，（03）.

7.张萍.秘书工作中应处理好的几个关系[J].机械工业高教研究，1996，（S2）.

8.胡秋保.谈谈秘书工作的创新问题[J].秘书，1997，（05）.

9.李颁梅.论秘书人员的基本素质[J].高等函授学报（哲学社会科学版），1998，（03）.

10.徐虹.做好秘书工作的几点体会[J].秘书工作，2009，（02）.

11.姚金川.秘书工作者所应具备的角色意识[J].秘书工作，2009，（02）.

12蔡军.秘书如何做好协调工作[J].石家庄理工职业学院学术研究，2009，（01）.

13.王连峰.近二十年官场小说中秘书人物形象研究[D].山东师范大学，2009.

14.郑淼杰，严华.仆从领导理论及其对秘书工作的启示[J].秘书工作，2011，（02）.

15.白剑青.有关秘书工作的思考研究[J].大众文艺，2011，（06）.