医院传统集中采购 项目流程操作手册Word格式.docx
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（2）提前采集大医院的历史采购量、预计采购量并统计，对项目的数据评估做准备；
（3）请招标人确定计划采购量、标底（参考价）。
注意事项：
（1）争取让医院按照我们提供的格式提供数据；
（2）主要项：
历史采购价、历史采购量、计划采购量。
1.3.1.2.4.立项
（1）按要求详细填写项目审批表；
（2）交易中心业务管理部进行审批，批准后，则可以开展项目。
（1）与汇总医疗机构的历史采购数据和数据评估同时操作；
（2）争取项目之前或同时上报交易中心业务管理部项目概况；
（3）只有批准的项目中心才进行人力物力的支援。
1.3.1.2.5.
数据评估
（1）数据评估按招标药品范围兼顾评估数量与质量（详见另页）；
对交易数据中心进行评估，能否对招标提供完整的数据支持。
评估内容、标准：
交易数据中心的买方卖方数据量、入网商品数据量是否满足本次招标；
企业产品的资质文件是否具备、是否完善；
评标时对客观评价的数据准备。
（2）发布预公告
根据当地交易中心数据准备及评估情况，是否发布预公告。
数据完善的地区可以不发布预公告；
数据不完善的地区，发布预公告进行数据采集，完善数据信息。
（3）接收企业递交的资质材料：
参见会员文档第章节
（4）审核资质材料：
参见信息文档第章节
（5）信息录入：
1.3.1.2.6.讨论制定工作方案
与招标人讨论问题要点：
招标组织管理机构及职责；
授权招标代理机构的权利范围；
采购品种范围，以通用名发布采购目录；
是否全部采用网上形式，包括网上采购；
发布预公告、招标公告事宜：
包括发布预公告、招标公告的方式、时间；
医院如何提供历史采购资料和采购计划，并明确采购计划将列入最终的采购合同里；
标底的设定方式（历史购入价的加权平均价或上一次项目中标药品中标价）；
确定评标的基本原则和方法；
通过招标未成交的品种如何处理，争取通过我们的平台的竞价、询价、浏览方式全部成交；
医院确定中标品种的基本方式；
合同签订；
企业是否可以使用电子文档。
（1）贯彻新业务流程、注意保护中介自身，若与模板相异应报中心业务管理部；
（2）对308、309号文件修改的条款由省、自治区、直辖市和计划单列市卫生行政部门审批，
并报卫生部备案；
（3）就物价问题与物价部门提前沟通；
（企业是否需提交本省物价备案文件、中标药品临时零售价的核定等）
（4）提请招标人确定工作方案并签字盖章、存档。
1.3.1.2.7.讨论、编写招标文件、评标标准和方法
与招标人讨论内容：
（1）流程的探讨；
（2）具体日程安排；
（3）评标标准和方法、专家的组成及抽取办法、具体评分细则；
（4）专家进行客观分审核时，是抽查还是全部都审核；
（5）质量层次分层：
专利层次的定义，是否承认外国专利，过专利保护期的如何处理；
行
政保护的问题；
委托加工的如何处理；
（6）是否限定重复投标问题（同一产品细化到规格限制投标次数）；
（7）投标人限定及配送问题：
如果是外地生产、经营企业进行投标配送，有没有限定；
（8）投标开标的方式：
远程、磁盘、纸质的方式，采用哪一种；
（9）盐根酸根问题、剂型问题、分类评标问题：
不同的盐根酸根是否放在一起评标，不同
的片剂是否放在一起评标，不同类别的药品是否由不同科室的专家分别进行评标；
（10）入围品种个数、评标中标候选品种或评标中标品种个数，竞价成交候选品种或竞价成交品种个数；
（11）投标人报价高于标底如何处理，非GMP报价高于GMP报价等情况的，不得中标；
（12）定性选举时票数相等的药品如何处理；
（13）招标人确认中标品种的方式及时间：
由每个招标人确认，还是授权评标专家进行确认；
（14）通过招标未成交的品种如何通过我们的平台的竞价、询价、浏览方式采购，细节问题；
（15）采购周期问题、结算问题；
（16）公示问题：
中标结果、开标结果、定量评价分数、定性评价票数；
（17）全部中标成交品种通过网上进行交易的细节问题。
（1）讨论的同时做汇总医院递交的历史采购数据及采购计划；
（2）会议记录签字确认、专人记录整理；
（3）根据《工作方案》及《实施办法》制定招标文件。
若与模板相异应报营运中心，除工作方案确定的事宜外还需重点确定：
会员是否可使用电子文档、配送方案、投标人资质的具体要求；
（4）提请招标人确定招标文件并签字盖章、存档；
（5）对308、309号文件修改的条款由省、自治区、直辖市和计划单列市卫生行政部门审批，并报卫生部备案。
确定标底（参考价）、药品采购目录，完成招标文件编制
（1）确定标底（参考价）
a.根据医院提供的历史采购数据，按照商品名确定标底。
如果进行过招标采购的，则按
照成交价作为标底（参考价）；
b.标底（参考价）要由招标人确定，为评标做准备；
c.标底（参考价）的设定方式：
加权平均、平均。
（2）确定药品采购目录：
按照通用名进行，字段包括通用名、剂型、规格和计划采购数量；
（3）招标文件的编制
a.注意招标文件的排版、校对；
b.若使用光盘刻录、则注意检查每张光盘。
1.3.1.3.交付物Delivery（相关文件及表格）
文档编号
撰写
审核
接收
文档名称
海虹医药电子商务介绍PPT模板
2.0实施建议书模板
委托代理协议模板
医疗机构历史采购数据信息汇总表模板
项目审批表模板
工作方案模板
招标文件模板
评标标准和方法模板
项目申请表
中介遴选演示PPT
中介遴选投标材料
数据评估报告
预公告模板
会员标准
接收资质标准
接收记录表格
审核流程及标准
资格审核表
信息录入规范
信息录入问题记录表
信息复核问题记录表
1.3.1.4.人员、设备物品及财务预算
根据项目要求及特点，对人员、设备物品、财务支出进行合理化预算。
（1）人员
根据项目需要及前期所需准备工作，安排其相应人员到位。
商务部：
商务洽谈及政府沟通；
信息部：
前期数据准备（采购目录汇总统计、历史采购量统计等）；
项目人员：
业务管理于计划、项目沟通。
（2）设备物品
根据项目规模、特点及人员组成，合理安排相关设备的调拨。
（电脑设备、办公设备、生活用品等）。
（3）财务
根据项目规模、特点及人员组成，合理计划各项财务支出并与财务部门对项目支出进行合理预算。
1.3.2.
招投标阶段（远程）
1.3.2.1.业务蓝图Blueprint
1.3.2.2.分阶段流程说明Description
1.3.2.2.1.发布招标公告
（1）联系媒体：
根据国家计委发布的《招标公告发布暂行办法》精神，发布招标公告。
招标公告在总部或由招标方规定的媒体进行发布；
（2）同时在海虹的各网页上发布招标公告；
（3）及时通知各地的会员企业招标公告的情况；
（4）招标公告模板：
参见〈文件范本〉，公告内容需招标方签字盖章；
（5）做好招标公告后的电话咨询及记录。
1.3.2.2.2.发售招标文件
（1）尽可能广泛的通知可能来投标的企业购买招标文件。
对本地医药企业、与招标人有业务关系的医药企业、大型企业、有影响力的企业重点通知，邀请其购买招标文件参与招标。
（2）招标文件发放方式：
招标文件及资格证明文件粘贴册事先刻录光盘编号发售。
全国高级会员企业可提供招标文件的免费赠送及网上下载。
（3）对每套招标文件编号，收取招标文件工本费，详细登记购买者的基本情况（标书编号、企业名称、地址、联系人、办公电话、移动电话、传真等），通知购买者拟投标须注意的事项。
1.3.2.2.3.招标文件澄清咨询
对投标截止15日以前收到的任何对招标文件进行澄清的要求将予以答复；
以书面形式或用传真（包括电报、电子邮件）通知招标代理机构的，该澄清或者修改的内容答复全部以书面形式进行，作为招标文件的组成部分。
投标人可登陆各交易中心“采购服务”菜单栏下的“项目答疑”，进行咨询提问，投标人电话咨询的问题，记录后也要公布到这里。
政策及商务问题由营运部员工负责解答，招标目录及数据相关问题由信息部员工解答，不能解答的问题做好记录并留下对方联系方式以方便回复。
澄清问题应记录详细，回答问题时热情、耐心。
澄清咨询要由专人负责，且所有的有必要让所有投标人知道的澄清咨询内容要挂在网上制定的地方。
1.3.2.2.4.投标帐号密码发放
在系统内生产潜在投标人账号密码，如果潜在投标人是会员企业，则直接将密码发送到企业邮箱里；
如果潜在投标人是非会员企业，将密码打印并密封，封面写明投标人序号，发放前需要审核被授权人身份，核对被授权代表与其身份证复印件是否相符。
1.3.2.2.5.投标准备
此阶段主要工作有三项：
评标专家名单录入，对投标人进行投标报价培训，以及远程（或磁盘）投标报价的模拟测试。
Ⅰ、专家名单录入：
信息负责：
将参与评标专家名单录入系统，也可提前或推后进行此次工作，只要于评标前将其录入系统即可。
Ⅱ、投标报价培训：
.
具体工作见《投标培训工作安排》；
1.3.2.2.6.投标企业申报品种、投标报价
投标企业：
从入网商品表中直接选择投标品种。
技术负责：
在投标报价截止前对仍未进行完报价的投标企业进行电话通知，尽量确保每一个投标人均能按时完成网上投标报价工作。
通知时应注意询问方式，不要给投标人造成我方工作人员可以看见其投标报价的误会。
1.3.2.2.7.开标准备
网上远程开标时，投标企业可在任意能够联入Internet的地方进行远程解密，不需至开标现场，但应在参加投标培训时递交对公证人员（或监督人员）的授权书，委托其进行信息确认的签字与盖章事宜。
相关政府及医疗机构代表可选择是否至开标现场讲话。
开标会场可选在公司，具体工作安排见《开标工作安排（远程）》（3.4交付物号文档）；
1.3.2.2.8.投标截止
1.3.2.3.交付物Delivery
文档名称
地方营运
项目经理
招标方
招标公告模板
售文件人
招标文件发售流程
招标文件发售登记表
答疑人
澄清咨询注意事项
投标人问题汇总表
澄清答复记录表
标书管理员
信息部经理
资质文件接收管理表
营运部经理
相关员工
投标培训工作安排（远程）
技术部经理
技术部员工
电子标书制作指南（远程）
地方公司负责人
开标工作安排（远程）
新闻记者
新闻稿（远程）
与会领导
领导讲话稿（远程）
相关领导
开标议程（远程）
监督/公证人员
监督/公证词（远程）
投标人
开标通知事宜（远程）
1.3.3.
招投标阶段（磁盘）
1.3.3.1.业务蓝图Blueprint
1.3.3.2.分阶段流程说明Description
1.3.3.2.1.发布招标公告
1.3.3.2.2.发售招标文件
1.3.3.2.3.招标文件澄清咨询
1.3.3.2.4.信息查看帐号密码发放
1.3.3.2.5.投标准备
评标专家名单录入，磁盘投标报价的模拟测试，以及对投标人进行投标报价培训。
具体工作见《投标培训工作安排（磁盘）》；
1.3.3.2.6.投标企业申报品种、投标报价
投标人从自行进行报价，报价可以在磁盘递交前做任何修改，不予以申报的品种投标人只需不填报价即可。
报价磁盘在开标（即投标截止时间）前30分钟递交至开标大会现场指定接收处（详见3.2.6开标准备）
1.3.3.2.7.开标准备
磁盘开标时，投标企业需至开标现场进行相关事宜，具体工作安排见交付物《开标工作安排（磁盘）》；
1.3.3.2.8.投标截止
点击投标报价截止键，投标即截止，其时间可与开标在同一时间段。
1.3.3.3.
交付物Delivery
投标培训工作安排（磁盘）
电子标书制作指南（磁盘）
开标工作安排（磁盘）
新闻稿（磁盘）
领导讲话稿（磁盘）
开标议程（磁盘）简略
开标议程（磁盘）具体
开标顺序主持人
开标顺序主持稿（磁盘）
监督/公证词（磁盘）
监督/公证人员须知（磁盘）
1.3.4.开标阶段（远程）
1.3.4.1.业务蓝图Blueprint
1.3.4.2.分阶段流程说明Description
1.3.4.2.1.签到
前台负责：
分为政府领导、医疗机构代表、监督/公证人员的签到，若无相应代表到场则不需此工作。
4.2.2远程解密
1.3.4.2.2.确认开标结果
监督/公证人员：
据投标企业出具的委托确认授权书，对开标解密结果进行签字确认并盖章。
1.3.4.2.3.开标结果公证
对开标过程及结果进行监督/公证，宣读监督/公证词。
公证词可由我方准备，也可由监督/公证人员自行准备。
见《监督/公证词模板（远程）》（4.4交付物号文档）。
1.3.4.2.4.网上直播
将开标结果挂网进行公示。
1.3.4.2.5.准备开标报告并上交
见《开标报告模板（远程）》。
1.3.4.3.
监督/公证词模板（远程）
招办及相关政府领导
开标报告模板（远程）
1.3.5.
开标阶段（磁盘）
1.3.5.1.业务蓝图Blueprint
1.3.5.2.分阶段流程说明Description
1.3.5.2.1.签到、接收密封的投标文件
除签到外，兼收投标人密封的报价软盘、投标函及生产企业对经营企业授权书。
其中报价软盘需于开标解密前整理好交与报价软盘启封处，具体细节详见《开标工作安排（磁盘）》（3.4交付物号文档）
1.3.5.2.2.领导讲话
营运负责：
与会领导发言后注意引领其入座，此期间各岗位员工迅速到位进行开标准备，避免冷场。
1.3.5.2.3.开标
1.3.5.2.4.开标结果公证
对开标过程及结果进行监督/公证，确认开标结果，宣读监督/公证词。
见《监督/公证词模板（磁盘）》（4.4交付物号文档）。
1.3.5.2.5.网上直播
1.3.5.2.6.准备开标报告并上交
见《开标报告模板（磁盘）》。
1.3.5.3.交付物Delivery
营运部员工
签到处工作人员
投标企业签到单（磁盘）
投标文件接收登记单（磁盘）
监督/公证词模板（磁盘）
开标报告模板（磁盘）
1.3.6.评标阶段
1.3.6.1.业务蓝图Blueprint
1.3.6.2.分阶段流程说明Description
1.3.6.2.1.初审
（1）审核及信息录入：
审核重复投标、质量层次、附加字段、企业反映的问题，同时需录入参考价（历史平均购入价或上年中标价；
公布的最高零售价）。
同时接收投标人递交的样品。
除非招标人坚持，否则我们对投标人重复投标不作限定。
重复投标：
在招标文件中对同一产品（限制到规格）投标次数进行限定的情况下审查该内容。
处理办法：
全部废标或在限定时间内重新提交生产企业对经营企业的授权书
1）全部废标：
优势是操作简单、时间短，需要1天既可。
不良影响是项目废标率较高，影响招标结果，企业之间互相告发不易处理，且有时会因为同一产品假授权书而影响拥有真授权书的企业的投标资格
2）重新提交：
优势是不至于影响招标结果，不良影响是操作繁琐，所需时间长至少3天。
注意事项：
避免发生重复授权现象，可在招标文件中生产企业出具给经营企业的授权委托书上明确写明，该生产企业的产品（限制到规格）只能授权几家经营企业且只能授权几次的情况。
b.质量层次：
按照招标文件、评标细则的要求划分质量层次录入到系统中。
c.附加字段：
录入我们入网商品中不存在但项目要求有的附加字段，如产品质量可靠性等等。
审查根据：
中心数据库；
国家相关文件，如经营劣药记录等；
当地政府、招标人的规定，如产品质量可靠性等、企业递交的材料
d.企业反映的问题：
重大问题报请招标办批示
（2）审核的时间：
开标后评标前。
（3）政府的认同：
重要问题需请示政府，得到政府的书面批示。
1.3.6.2.2.审查合格数据分流
开标后数据经过初审，去除不合格数据，留下的合格数据进行分流，分出评标品种（同一质量层次同一药品的投标品种数大于等于3个）、竞价品种（同一质量层次同一药品的投标品种数小于3个），竞价品种挂在海虹医药网上，及时通知投标人。
1、修改质量层次后，需重新进行分流，评审阶段该操作不可逆。
2、竞价品种挂网同时，即可邀请新的供应商进入竞价程序。
1.3.6.2.3.随机抽取评标专家
（1）专家抽取办法要在评标细则中规定好
（2）专家库的名单提前录入到系统中
（3）抽取专家的时间，评标前24小时内（由招标委员会或监督人员抽取）
（4）通知专家的
升级会员 