采购规范及流程管理制度Word文件下载.docx

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A修改状态：

2019年08月日发布2019年09月日实施

A

XXXX有限公司

文件编号

修改状态：

一、目的和适用范围

为进一步健全和加强公司采购规范及过程的管理活动，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定本制度。

本制度涉及的采购类别包括：

生产任务、施工项目采购、年度采购、零星采购、应急采购等。

本制度涉及的采购物品包括：

原材料采购、元器件采购、标件采购、产品采购、设备采购、工程原料、劳保用品、办公用品以及应急事件、突发事件中需要采购的物品物资等采购活动。

本制度中有权申购的部门为公司所有部门。

本制度适用于公司对所有采购物资的采购、验收、入库保管的过程控制管理。

二、职责

1采购物资一般由计划物流部编制采购计划单，交技术部或项目负责人审核，副总经理审批后执行。

2技术部负责制定采购物资的采购规范、技术要求和验收标准，参与价格咨询核定，参与对供货单位的评定和选择。

3计划物流部负责根据审批后的采购计划单进行实施采购计划，与供方签订采购合同，实施采购，及物资进厂后交检，入库的手续办理。

4质量保证部负责对采购物资的验收，并保留相关资料、记录。

5综合部库管组负责采购合格物资的入库保管工作。

三、采购原则

1.采购是公司经营中一项重要的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格因素，择优选取。

3.各类物资均在合格供方名录中或应向正规商家采购，零星采购C类产品经审批后在其它供货商采购，原则上要求所有采购物资均应开具发票。

4.物资采购由计划物流部门负责询价及后期谈判、采购。

5.各部门应有专人负责申请采购事务，申购人与采购人不得为同一人。

四、采购纪律

1采购人职责

1.1建立供应商资料与价格记录档案。

1.2做好市场行情的经常性调查。

1.3询价、比价、议价及订购作业。

1.4所购物资的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

1.5做好平时的采购记录及对账工作。

2采购人行为规范

2.1采购人员应严格按照本制度进行采购作业，采购完成后及时进行备案并确

保备案材料真实、齐全。

2.2若采购人员违反本制度进行采购作业或没有及时备案导致采购资料丢失或损毁的，第一次由分管负责人进行批评教育，若再发生类似事件，按严重程度给予采购人员降职、降薪、转入试用期或予以辞退。

2.3采购人员不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；

若因严重失职或违反本制度作出不适当行为的，给予辞退。

给公司造成损失的，应赔偿公司损失，情节严重涉及违法犯罪的，提交司法机关处理。

五、流程

1.采购过程控制流程线路：

采购申请--采购部编制采购计划--技术部或项目负责人审核--副总经理批准--计划物流部询价、签订采购合同、采购--质量保证部检验--合格入库

2.采购流程

2.1采购申请

2.1.1采购之前，申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“采购申请单”。

2.1.2紧急采购时，由申购人在“采购申请单”上勾选“紧急”选项，以便各部门加快流转，及时处理。

2.1.3若撤销采购，应立即通知采购人，以免造成浪费。

2.1.4计划物流部根据公司生产任务、项目计划准备的需求，核定采购物资，

准备采购计划，与综合部库管组根据采购计划所需物资比对库存数，结合实际消耗及库存情况，核定生产、项目采购物资提交采购申请单，并经公司各负责人审核、批准后编制“采购计划”；

其他采购经由申购人填写“采购申请单”，经本部门负责人审核，副总批准后，提供给计划物流部组织采购。

2.2.供方选择与询价

2.2.1选择的供应商以在合格供方名录中为优先，并有良好的信誉，一般采购或零星采购，如需选择非合格供方采购时，经审批后方可进行。

2.2.2采购人询价时应注意审查供应商的主体资格（经营状态、是否按时年检、有无失信记录、是否涉及重大诉讼等），要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。

确定供应商后，应要求供应商提供证明主体资格的材料（企业提供营业执照副本复印件等）。

2.2.3根据物资的类别、规格、重要程度以及供方所提供物资的质量情况，根据《合格供方评定和选择准则》对供方进行定期或不定期的评定。

2.2.4计划物流部负责采购的人员分别询价，提供多家供应商及价格，财务部提供历史供货价格加以比对。

2.2.5核价：

采购人或相关负责人参考历史价格对拟采购物资进行核价，填写“采购计划单”中的“核价结果、核价意见”。

2.2.6审批：

计划物流部将“采购计划单”经逐级审批，报公司各级负责人审批后，方能进行采购。

2.3采购及采购合同

2.3.1计划物流部确保供货方获得物资的名称、规格、数量、价格、供货时间及有关技术要求、规范和包装运输防护方面的要求。

2.3.2计划物流部根据采购计划单和掌握的有关物资供应单位的信息，作出推荐选择意见，以对采购单位进行质量保证能力的评定提供参考。

2.3.3采购的物资必须符合规定的采购要求，严格按技术部编制的采购规范执行，采购的操作过程应按本文件规定执行；

对有有效期要求的物资，应严格控制采购期限。

2.3.4采购人按照核准的“采购计划单”向供应商订货，并以电话、传真等方式确定交货日期或到市场采购。

对于需要订立买卖合同进行采购的物资，应同时按公司合同审批程序进行流转。

2.3.4采购合同应清楚说明采购物资的名称、规格、单位、数量、单价、交货时间、质量要求，交（提）货及运输方式、违约责任及其他约定等。

2.3.5采购合同必须认真审查，对其准确性、完整性及适宜性确认无误后，双方经办人签字，授权人加盖合同专用章方可生效。

2.3.6合同更改后应重新进行审批，并发放到财务室一份。

2.4报销

2.4.1所有采购物资原则上要求货票同行，采购人应在货到验收合格后办理报

销手续，因超过报销时间财务部门不受理报销的，责任由采购人承担。

2.4.2采购物资不论金额大小，一律由采购人签字，财务部负责人审核，报公司总负责人核准签字后方可报销。

2.4.3采购人应将供应商的送货单及我公司开具的入库单、采购计划单、收款收据、验收单等办理入库。

六、采购物资的验证

1.所有采购物资到货后，由计划物流部通知库管组收货，采购回的物质由采购人携带采购相关资料办理通知库管收库，由库管通知质检部进行检验。

2.物资到进厂收库后，要求进行入厂验收，常规验收包括以下内容：

a包装完好，外观质量符合要求；

b质量证明文件上填写的项目及签章齐全；

c牌号、规格、等标志与质量证明文件相符；

d数量与装箱单相符；

符合有效期规定。

f有图样、规范、技术要求等按文件执行验收工作。

3.技术资料、检验结论由质量保证部保存。

只有验收合格的物资才准进入库房，由综合部库管组纳入管理。

4.检验员按照采购单和采购规范、标准、图纸等及资料进行验收，验收合格后开具合格证并办理入库手续。

5.如因需立即使用不能及时入库，应先由检验员或使用人员验收后，在紧急情况解除后，及时办理入库手续,保留相关记录。

6.如采购物资质量、数量不符合要求，应及时保存证据，与供应商协调事宜。

物资验收合格后，应出具证明验收合格证，办理入库保管，库管进行入库登记，并按货物存放要求进行存放。

7.未经检验或检验不合格的物资不得投入使用，对个别参数偏离技术标准，但仍能满足使用要求的物资，由质量部开具《不合格品审理单》经技术部给出处理意见后判定让步接收后方可入库，如军工产品，需军代表同意后，方可投入使用。

8.对原材料材质、性能等需要复验的物资，按《检验管理规定》执行。

八、库管组负责将采购物资分类存放保管

1.物资分类：

A类（关键类）、B类（重要类）和C类（一般类）三种。

A类指对产品的性能、精度、可靠性、安全性、寿命和经济性等有直接影响的物资，且具有关键、重要性类产品。

B类指对产品质量、价值有较大影响物资。

C类指对产品质量仅有一般影响的物资，或价值较少的物资。

2.合格物资入库保存按产品规范要求进行存放保管，如有期限要求的标识保存日期，并定时汇报即将到期产品。

九、控制文件

《质量记录控制程序》

《合格供方选择、评价和重新评价准则》

《检验管理规定》

十、记录

《采购计划单》

《入厂物资检验记录表》

《入库单》