教育培训机构中心财务总则Word下载.doc

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预算外的采购支出必须由总部授权人批准后，方可执行。

4、购买时应在保证质量和功能的前提下选择价钱适宜的办公用品；

5、购买办公用品报销时需填写《费用报销单》。

同时附上发票、购物清单及原《采购申请单》，粘贴在《报销单据粘帖单》，冲销原借款单。

6、各部门人员每月初第一周之内到客服（或行政）部门领取办公用品（原则上其他时间不办理办公用品领取）；

7、中心工作人员需妥善保管领用的办公用品，不允许私拿办公用品。

（二）食品使用及采购：

1、幼儿食品与员工食品严格分开，幼儿接待不拿员工食品，员工更不允许食用幼儿食品，违者一次罚款20-50元；

2、客户接待原则上饮用咖啡，茶，不拿幼儿和员工食品；

3、活动用食品单独存放，员工在活动结束后经中心主任批准可以食用；

4、市场部兼职饮用水可在中心领取，市场专员也可根据实际情况在现场购买后回中心报销（参见报销制度及流程），但需提供购物小票及发票；

5、每月最后一周，财务与客服（或行政）部门根据本月食品用量申请食品预算，填制《借款单》及《采购申请单》，预算内已审批的食品支出发生时直接由中心主任签字，经批准后于月底前添置食品。

预算外的食品支出必须由总部授权人批准后，方可执行。

6、购买时应注意食品质量和生产日期，并选择价钱适宜的食品；

过期或质量有问题的食品一经发现，对经办人处以罚款（罚款金额为购买食品价格的三倍）。

以此造成的事故或引起的诉讼应承担事故全部责任。

7、购买食品后报销时需填写《费用报销单》。

（三）低值易耗品采购：

1、定义：

单价在RMB1,000元以下，不便于进行固定资产实物管理的物品，比如：

儿童桌椅、地垫、儿童玩具、电脑配件、电话机等；

2、预先审批制度：

各部门主管汇总本部门采购申请，填写《借款单》及《采购申请单》，并附上采购合同；

预算内已审批的采购支出发生时直接由中心主任签字，经批准后办理。

3、询价制度：

客服（或行政）部门收到已批准的《采购申请单》，询价（至少两家供应商比价）后实施采购；

4、验收制度：

客服（或行政）部门负责验收物品并填写《入库登记表》；

5、领用制度：

申请部门主管领用物品并在《出库登记表》上签字；

6、报销制度：

客服（或行政）部门参照报销制度及流程进行报销，需填写《费用报销单》，同时附上发票、购物清单及原《采购申请单》粘贴在《报销单据粘帖单》，冲销原借款单。

（四）固定资产采购：

使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具等，可进行固定资产实物管理的物品，比如：

房屋、汽车、办公桌椅、电脑、投影仪、教具、白板、DVD机、空调、数码相机、电暖气等；

各部门主管汇总本部门采购申请，填写《借款单》及《采购申请单》，并附上采购合同。

预算内已审批的采购支出发生时直接由中心主任签字，经批准后财务在付款期限内直接支付给供应商；

固定资产采购不允许员工自己支付后报销；

客服（或行政）部门收到已批准的《采购申请单》，询价（至少两家供应商比价）后签订采购合同；

客服（或行政）部门负责验收固定资产并填写《入库登记表》，财务登记《固定资产实物台账》并贴标签；

5、报销制度：

客服（或行政）部门报销时，需填写《费用报销单》，同时附上发票、购物清单及原《采购申请单》，粘贴在《报销单据粘帖单》，冲销原借款单。

6、领用制度：

申请部门主管领用本部门所需固定资产并在《出库登记表》上“领用人”处签字，参照物品管理制度管理固定资产。

三、借款制度

（一）申请时间：

借款金额RMB1,000元以下（含）提前一个工作日提交《借款申请单》给财务；

借款金额RMB1,000元以上提前两个工作日提交《借款申请单》给财务。

（二）审批权限：

借款金额RMB1,000元以下（含）须部门主管及中心主任审批；

借款金额RMB1,000元以上须部门主管、中心主任及总部授权人审批。

（三）申请内容及流程：

1、备用金借款

（1）市场部门可以申请RMB500备用金用于日常市场活动经费，其它部门不能申请备用金；

（2）市场部门需指定一名员工负责借支、保管、归还备用金；

该员工离职时，需向财务办理还款手续，市场部需重新指定其它员工借支备用金；

（3）申请备用金的员工需填写《借款单》，按照上述借款审批权限获得批准，在规定的申请时间内提交给财务；

（4）财务支付备用金；

（5）备用金于每年年度终了时需归还结清，下一年度如果需要可以再次申请；

（6）用备用金支付的各项费用，应按照报销制度及流程及时报销以补足备用金。

2、采购借款：

（1）预算内已审批的采购借款发生时直接由中心主任签字，预算外的采购借款必须由总部授权人批准后，方可执行。

（2）申请人需填写《借款单》并附上已批准的《采购申请单》，相关采购合同，按照上述借款审批权限获得批准，在规定的申请时间内提交给财务；

（3）财务支付备用金；

3、日常费用借款：

（1）申请人需填写《借款申请单》（需要事先批准的费用，如招待费，需附上已批准的证明），按照上述借款审批权限获得批准，在规定的申请时间内提交给财务；

（2）财务支付备用金；

4、其它借款：

需总部授权人特别批准。

（四）还款时间及其它规定

1、借款人应在借款费用事项发生之后一个星期内按照报销制度和程序提交报销归还借款；

2、上月借款无故不归还，中心有权利在本月工资中扣除；

3、借款申请人与收款人及还款人应为同一人；

4、所有借款均遵循前帐不清后帐不借的原则。

四、报销及费用支付制度：

（一）报销及费用审批、支付流程：

预算内已审批的报销费用直接由中心主任签字报销；

预算外的未审批的报销必须由总部授权人审批后，方可报销。

（二）报销及费用支付要求：

1、报销人购买物品或者支出费用时，必须要求对方提供其真实物品或真实费用支出的合法有效的发票，对于提供虚假发票或无发票的支出不予报销；

无税务部门或财政部门印章的收款收据、白条一概不予报销

2、报销人提供的发票要具备以下内容，不符合其中任何一项均不能报销，要及时返回原单位重新开具；

如以后月份审计人员认为此票据不能报销的，报销人有将此发票重新开具的义务：

（1）发票抬头名称必须是公司名称，不允许有任何涂改。

抬头是“个人”的发票不允许报销。

（2）当月申请付款的业务，请及时开具发票。

一般情况发票日期不得跨月。

（3）大小写金额必须一致，不能涂改；

（4）开具的金额大于实际发生的金额，以实际发生的金额入账；

（5）开具的发票必须加盖收款单位的发票专用章。

（6）每年2月份开始不允许报销日期为上一年度的发票。

3、费用报销人与领款人应为同一人。

报销费用应当按照费用性质归类汇总，分别填列在单据上，并在发票上注明具体用途。

4、支付给外单位人员的劳务费，应取得收款人的真实姓名及合法的身份证号，应由外单位人员签字收款；

5、中心应减少直接支付现金，超过RMB1,000元的采购必须支付支票或汇款；

6、采购物品的报销或是支付除发票、合同外必须附上《采购申请单》；

7、有借款的报销需先还清借款，余额报销给申请人。

8、申请单中所填写“用途”必须与所附发票一致。

若无发票，请提供办公用品、交通费（餐费发票不得使用）等发票代替，并用“便签纸”注明原因，由财务做好备查记录。

（二）费用支出标准

1、交通费

（1）中心员工因本人未完成工作而加班，如没有加班审批许可，属于个人行为，公司不予报销；

（2）中心员工加班超过22:

30之后，经中心主任批准后打车回家的车费可以报销；

（3）中心员工外出办事，到总部开会，只报销公交车费。

如果携带大型物品，经中心主任批准后可以报销打车费；

（4）随客户取款缴费，因携带现金，经中心主任批准后可以报销打车费；

（5）遇到恶劣天气必须外出办事，经中心主任批准后可以报销打车费；

以上报销公交车费后必须有发票及《外出车费明细单》。

2、招待费

中心发生业务招待费，无论金额多少，必须提前以书面形式告知总部

授权人，经审批后方可实施，临时情况需补交申请单，无总部授权人批准申请单中心不予报销任何形式招待费。

3、电费

中心为商业用电，电费计量高出居民用电几倍，用电无节制既造成中

心资源浪费，也造成社会资源浪费，希望中心各员工人人树立节约的意识，遇“长明灯”“长明电”应及时关闭，努力打造“节约型”团队！

（1）各办公室及教室无人时要做到人走灯灭；

（2）各办公室及教室空调有人时需调制常温温度，无人时需及时关闭；

（3）各教室的各个插座接线板在上完课以后，出于对幼儿安全的考虑，必须及时关闭；

各办公室在下班后将插座接线板关闭；

（4）教室（包括DEMO教室）由于教学老师使用较多，灯、空调、插座接线板的关闭全部由教学部负责，教学部主管按照教室的使用情况进行教室划分，并将划分情况告知财务备查；

顾问部使用教室也要协助教室及时关闭；

（5）各办公室灯、空调、插座接线板的关闭由各部门主管负责；

（6）每天工作结束后由前台负责再次检查；

（6）以上用电使用制度，如有违反会根据情节严重给予处罚。

五、工资制度

（一）工资核算及发放流程

每月底由前台提交整理后的考勤

表

发放工资条以便员工检查个人工资核算是否有误

中心财务应于每月10日前发放员工上月工资及提成

中心财务出具工资表由中心主任、总部财务审核以及总部领导签字审批

中心财务根据考勤表及相关规定

核算工资

有误

无误

与中心财务核对

核实后在下月工

资中调整

（二）每月由中心财务人员根据总部已审核的工资表，填写《支出单》发放工资。

（三）工资预支

原则上严格禁止个人预支工资，特殊情况需要预支，需由中心主任做担

保签字并由总部授权人批准后方可预支。

本人最高预支额为本人基本工资的一半。

六、差旅费报销制度：

一、各直营中心参照总部标准：

费用项目

各中心全体员工

交通

火车

住宿

快捷酒店房价标准（如家、7天、汉庭、速8、锦江之星、格林豪泰、百时.或参照以上快捷酒店价格标准）

市内交通费及餐费

按发票据实报销（不能超出100元/天的标准）

商务宴请

须经中心主任审批

礼品

注意事项：

1.出差人员应合理节省开支，住宿时可以同住的，必须同住。

2.住宿天数不得超过出差天数减一。

3.交通及餐费需提供相应发票。

4.出差期间发生因私费用不予报销。

二、个人因工作原因发生的交通费用

员工外出办事应采用公共交通工具，乘车时保留公交和地铁车票，据实报销。

如遇到以下情况，经部门主管批准可以乘坐出租车，乘车人须保留出租车票，据实报销，报销时需在单据上注明用车时间及事由（必须与报销票据相符）。

1、员工外出办事，携带大型物品，经主管领导批准可以乘坐出租车。

2、员工外出办事，携带大量现金或贵重物品，经主管领导批准可以乘坐出租车。

3、员工外出办事，时间紧急，经主管领导批准可以乘坐出租车。

4、员工外出办事，陪同重要客户或人员，经主管领导批准可以乘坐出租车。

5、遇到恶劣天气外出办事，经主管领导批准可以乘坐出租车。

6、其他特殊情况外出办事，经主管领导批准可以乘坐出租车。

七、实物管理制度

（一）固定资产管理制度

1、负责部门：

客服部、财务部；

所有固定资产由客服部进行实物管理，中心财务人员负责核算与监查。

客服部与财务部每半年盘点一次并编制盘点报告提交中心主任及总裁；

2、购置的固定资产，一律登记固定资产台帐，建立固定资产登记卡；

3、购入的资产应及时粘贴标签。

每台资产标签上应列明：

部门、使用人、使用时间。

如有任何事项的变更要依次粘贴新的标签，以保证固定资产使用的连续性，明确责任；

4、财务应执行严格的领用登记制度，注明领用原因、时间。

固定资产调换前应填制《资产转移单》并及时通知财务，以便做到信息的及时更新。

如未通知财务，在盘点固定资产时，发现资产的毁损，由最近一次签字人员负责承担相应的损失；

5、员工因工作需要领取的固定资产，应合理使用，妥善保管。

若因没有妥善保管而丢失或损坏的，责任人要按固定资产净值进行赔偿。

（固定资产本月购置还未提折旧的，要按固定资产购置价赔偿）；

6、固定资产报废报损：

对于已到使用年限或虽未到使用年限但因丢失、毁损等原因需要报废、报损的固定资产，应由使用部门详细填列报废、报损固定资产的有关情况及原因，有过失人还应列明过失人责任，行政部应确认有无保险赔偿情况，经所在部门负责人签署意见后上报做进一步处理。

（二）仓库管理制度

1、负责部门：

客服、财务人员

2、保管人员对外购的物品应做好物品验收入库、出库工作，按照发票或送货明细填写入库单，领用时填写《出库登记表》；

做好出、入库登记；

3、保管人员对所保管的物品应按照类别分批堆放，以便月底盘查，单位价值较大还应做好相应的安全措施；

4、保管人员要保持仓库整洁干燥，使物品无积压，不浪费，不重复，物廉价美，勤俭节约；

5、保管人员每月对仓库库存物品实地盘点，编制物品盘存报告。

（三）办公用品及食品由客服人员保管。

（四）总部采购的物品等由财务人员专门保管及登记备案。

（五）物品保管部门及物品使用人，对物品丢失损坏负全部责任，应照价赔偿。

九、签章使用及管理制度

1、各种签章由专人保管一概不予外借，纸质文件如需加盖章，必须到财务室填写申请，由总部授权人批准；

2、外出办事需要单位营业执照，税务登记证等复印件，申请程序同公章申请程序；

3、外出办事需要携带公章，必须到财务室填写申请，由总部授权人批准后可以办理，并需于借用当日归还（公章外借不过夜）；

4、员工暂时保管公章期间，只能针对申请事项使用公章，其他人员需要加盖公章，必须经总总部授权人批准方能办理。

十、报表提交制度：

1、客服主管：

员工每月考勤表，每周客源表、每月物品收支结存汇总表

2、顾问部主管：

每月第一周提供下月销售计划表

3、教学部主管：

每月初第一周提供本部门教室上课记录表。

美孚各中心付款、报销审批流程

一、各中心付款审批流程图：

1、预算内的审批流程：

各中心财务：

提交下月预算表

（每月最后一周的第一工作日）

↓

总部财务部（审核）

↓

总部授权人（审批）

员工填写相关《申请单》在经手人（或申请人）处签字并粘帖好原始单据（发票、《采购申请单》等）及携带相关合同文件

↓

部门主管（审核后签字）

中心财务人员审核并签字：

①《申请单》的填写内容、金额（大小写）等是否正确。

②各项签字是否齐全。

③所粘帖发票及相关票据是否真实、有效。

④粘帖发票是否按照正规手续粘贴。

⑤《申请单》用途、金额等内容是否与合同及相关文件一致。

⑥其他。

（以上任意一条内容不符合，都需重新退回《申请单》）

↓

中心主任（审核签字并发放）

总部授权人签字

（每月第二周及第四周）

2、预算外的审批流程：

中心财务人员：

提交申请预算表

（预算外支出）

总部授权人（审批）

↓

部门主管（审核后签字）

中心财务人员审核并签字：

①《申请单》的填写内容、金额（大小写）等是否正确。

②各项签字是否齐全。

③所粘帖发票及相关票据是否真实、有效。

④粘帖发票是否按照正规手续粘贴。

⑤《申请单》用途、金额等内容是否与合同及相关文件一致。

⑥其他。

中心主任（审核签字并发放）

↓

总部授权人签字

各中心申请单填写制度

一、付款及报销申请单填写种类：

业务

申请单种类

填写人

申请单附件

备注

1、公司日常办公支出

《支出单》

经办人

用途相符的发票及

清单

房租、工资、保险等支出

2、采购支出

《支出单》或《费

用报销单》、

《采购申请单》

用途相符的发票

包括固定资产、低值易耗品、办公用品、食品等

3、采购入库、出库

《入库单》

《出库登记表》

包括固定资产、低值易耗品（包括总部采购及其他）

4、员工借款（本市）

《借款单》

5、员工出差

《出差申请单》

出差人

出差人在《出差申请单》需标注出差地点、天数、事宜等

6、员工报销支出

《费用报销单》

或《差旅费报销单》

报销人

（涉及借款业务付款或退款，需给报销人开具收据）

7、收取学费、定金

《会员申请表》

顾问

《收款单》

中心财务人员