质量体系管理单位内部文件按照GBT19001及ISO9001及GBT50430转化程序文件Word文件下载.docx
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文件和资料控制程序
11 目的
11.1 为了使文件和资料得到有效控制，防止失效或作废文件被使用，制定本程序。
12 适用范围
12.1 本程序适用于文件和资料的控制和管理。
13 职责
13.1 总经理办公室是本程序的归口管理部门。
13.2 总经理办公室负责公文的控制和管理。
13.3 企业管理部负责质量体系文件的控制和管理，并对文件和资料进行监控、检查。
13.4 安全环保部负责健康、安全、环境管理体系文件的控制和管理。
13.5 其他各单位负责本单位有关文件的接收、传递、保管等工作。
14 控制内容与要求
14.1 公司各项活动中所需文件分为受控和非受控，受控文件失效后应收回。
文件分为管理层文件、作业层文件和记录等，管理层文件由公司负责控制和管理，作业层文件由分公司和项目部控制和管理。
体系文件包括：
1——方针、目标文件；
2——手册（管理层文件）；
3——形成文件的程序及确保过程有效策划、运行和控制的制度、标准等（管理层文件）；
4——作业文件（作业层文件）；
5——记录。
技术性文件和资料
6——标准、规范、设计图纸（含变更单）；
7——设备说明书、操作规程；
8——工艺文件（方案、措施、专业交底等）；
9——试验、检查、监测计划等；
10——交工技术文件和资料。
经营性文件：
合同及与合同有关的资料、经营计划、经济责任状等。
其他文件：
法律、法规和其他要求文件、本公司党政公文等管理性文件。
14.2 文件的编号
红头文件按抚石化办〔2006〕1号《抚顺石化公司机关公文制发管理细则（试行）》执行。
体系文件外的技术、经营和管理性文件按公司《标准化管理办法》（《企业内部规章制度管理办法》）执行。
体系文件按照如下方法进行编号：
管理手册编号
Q/FSGJ.×
×
.SC—×
批准年号
手册代号
体系代号
公司代号
企业标准代号
程序文件编号
Q/FSGJ.CX×
-×
程序文件顺序号
程序代号
作业文件编号
Q/×
·
—×
作业文件号
职能代号（见相应的标准化管理办法）
文件代号
作业文件编号中的“文件代号”选择文件名称中表达文件性质的两个关键字汉字拼音的第一个大写字母表示。
各单位编码代表内容报总经理办公室备案存查。
样表按《记录控制程序》进行编号，组卷后形成的档案，按照档案管理办法执行。
外来文件采用原编号
14.3 文件的编制和审批
手册、程序文件由管理者代表按职能分工，组织各主管职能部室编制。
各部门会签后由管理者代表审核，报经理批准后发布。
管理作业文件由各职能部门组织编写，报主管领导批准后发布，并由归口管理部门备案。
收集和报告数据的标准表格和记录由各职能部门按照相应的程序、制度和标准要求组织编写形成样表，按《记录控制程序》进行控制。
红头文件由主办部门编制，填写《公文签发单》，办公室审核，主管领导批准，主办部门复核。
外来文件由总经理办公室填写《公文处理单》，报主管领导签发处理意见后，传递到承办部门。
适当范围的外来文件如标准和顾客提供的图样分别由经营、工程、技术部门进行识别和登记。
法规标准等外来文件按照图书资料管理有关规定由技术质量部归口管理。
14.4 文件的发放和保管
文件发放前必须经过主管领导审批，受控文件按规定加以标识，并对每份文件进行分发编号，以便识别和控制，受控文件加盖“受控本”印章，文件使用部门将其列入本部门的《受控文件清单》。
发文单位确定文件发放范围和数量，填写《文件发放登记表》，文件领用人签收。
接收单位填写《文件接收记录》。
红头文件中需受控的文件，主管部门加盖“受控本”印章。
各单位领用文件后，如需转发，应填写《文件发放登记表》，受控文件需经原发文单位授权同意后转发。
文件持有者应对文件进行妥善保管，不得私自涂改，要防止损坏和丢失，人员和机构调整时要做好文件交接工作。
记录是一种特殊类型的文件，按照《记录控制程序》执行。
双方以电话、传真、电子邮件等形式收发文件的，文件发放单位、文件接收单位都要进行记录。
公司每年对体系文件进行文审，由文件审批人组织对其进行评审，原编写部门确认其适宜性。
必要时予以修订并重新审批发布。
其他体系文件由主管部门每年进行清理一次。
14.5 文件的更改
文件需更改时，由文件编写部门填写《文件更改申请单》，说明更改原因、更改内容，交原审批部门审批，若改由其它部门审批时，必须提供审批部门变更的背景材料。
文件更改批准后，由文件编写部门填写《文件更改通知单》，加盖更改部门印章后按原文件发放的范围发放，履行发放手续。
文件持有人根据《文件更改通知单》的内容，对文件进行更改，在更改处注明更改日期、更改人。
备份文件由备份文件管理部门负责修改。
更改的方式有局部修改、换页修改和文件换版。
14.6 文件与资料的复制、借阅。
任何人不得擅自复制文件，如需复制，须经本单位负责人同意。
当文件需进行复制时，复制人应填写《复制文件审批单》，并经本级公司文件主管部门的领导审批后，方可复制，对复制后的文件应履行文件发放登记手续。
不属文件发放范围的单位和部门，确因工作需要借（查）阅文件，需填写《文件借（查）阅审批单》，经相关领导批准后查（借）阅文件，阅后要及时归还，注销借阅登记。
14.7 文件的受控方法
受控文件（外来文件除外）必须加盖“受控本”章。
14.8 文件的归档。
施工生产中形成的文件执行《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》、《石油化工设备维护检修规程》，合同或顾客有要求时，按其要求执行。
管理性文件的归档执行《文书档案管理办法》
人事管理形成的文件执行《人事档案管理标准》。
14.9 文件的作废处理
当文件失效、不适用或过期作废时，报请主管领导批准后，由原发放单位向文件持有者发《作废文件处理登记表》或在新版文件中说明，进行文件的作废处理。
对于失效或作废的文件，由文件持有者在作废文件上标注“作废”字样，并在《文件接收记录》和《受控文件清单》上注明，必要时予以销毁。
任何保留的作废文件都要与有效文件隔离保存，并注明“作废保留”字样。
销毁文件的范围一般包括：
11——上级下发的不需归档立卷的、需归档立卷的重份文件；
12——本公司制发文件、会议文件、材料的余份文件；
13——下级抄报本公司无存档价值的文件、材料；
14——上级部门指定销毁的文件、材料；
15——失效、不适用或过期作废文件等。
销毁的方式主要有切碎、焚烧等方式。
销毁时由文件持有部门出两个人监销，并填写《文件（资料）销毁登记表》。
14.10 文件控制和管理形成的记录按《记录控制程序》执行。
15 相关文件
15.1 记录控制程序
15.2 标准化管理办法
15.3 交工技术文件管理办法
15.4 文书档案管理办法
15.5 人事档案管理办法
16 记录
16.1 受控文件清单
16.2 公文签发单
16.3 文件审批会签表
16.4 文件发放登记表
16.5 文件接收记录
16.6 公文处理单
16.7 复制文件审批单
16.8 文件查（借）阅审批单
16.9 文件更改申请单
16.10 文件更改通知单
16.11 作废文件处理登记表
16.12 文件（资料）销毁登记表
16.13 体系文件修改单
记录控制程序
17 目的
17.1 为了保证管理体系有效运行，确保记录得到有效控制，制定本程序。
18 适用范围
18.1 本程序规定了记录的编制、收集、保存和处理等方法和要求。
19 职责
19.1 总经理办公室是本程序的归口管理部门，负责记录控制的指导、监督、检查。
19.2 公司各部室负责根据控制要求编制记录样表。
19.3 各单位按规定使用、收集、整理、保存、归档记录。
110 控制内容与要求
110.1 记录控制范围
记录内容应客观反映相应管理活动的事实，其范围包括：
16——质量管理体系有文字运行的证据；
17——符合产品要求的记录。
110.2 记录的形式
记录要按规定采用书面（标识、纸）、也可以是电子记录或其他媒体记录等形式。
书面文字记录包括各种图表、表格、报告、卡片。
电子记录或其他媒体记录包括光盘、磁盘、磁带、胶片或照片。
110.3 记录的编制与修改
公司各部室根据职能分工，编制本系统的控制记录，记录样表报总经理办公室备案，注明保存期限。
记录按标准化要求编制时在记录的左上角或适当位置印上或标注“QMS”标识和职能代号。
外来引用记录原标识。
记录格式在使用中如发现有不适用之处时，任何个人和单位都可以将意见反馈给记录的原编制部门，对记录样表做出修改。
记录编号方法
JL×
.×
顺序号
记录代号
110.4 记录的使用
各单位建立适用于本单位使用的记录清单，总经理办公室建立总目录。
记录在使用时应及时填写，数据准确、清晰，内容完整。
无固定格式的记录在填写时要主题明确、层次分明。
记录填写时不留空白，不能填写的项目，应简要注明理由或在该项用单斜线划。
记录不得任意涂改，如确需做更改时，则要征得有关人员同意后，用双横杠划掉要改写的部分，并在其上方填入改后的内容，在其下方加盖改写人的印章（或签字）和改写日期；
电子文件的更改，涂“红色底纹”内容，填写《文件更改申请单》、《文件更改通知单》并下发有关部门。
记录上需要填写相关人员意见的栏目（如审批意见等）。
110.5 记录的收集、归档和贮存保护
记录由公司各部室、分公司各科室、各施工单位（项目经理部）及时收集各自职责范围内所产生的记录，分类置于档案中或其他适宜保管的地方。
记录每年整理一次，公文由总经理办公室负责管理，产品记录由技术质量部负责管理，施工记录由项目管理部、机动工程部负责管理，其它记录由各部门、各单位自行整理。
贮存保管归档记录的需要归入工程技术档案的施工记录按公司《交工技术文件管理办法》执行。
各单位应提供适宜条件，以防损坏、变质和丢失。
记录的保存期限应按照记录的保存价值确定，一般期限为1年、3年、5年和长期保存。
有合同要求时，记录的保存期应按合同约定执行。
无合同要求时产品记录的保存期一般不低于产品寿命周期或责任期。
110.6 记录的检索
公司各部门、各单位负责本部门存档记录的检索借阅管理，借阅人须执行借阅登记，并经该部门负责人批准后方可借阅。
含有机密信息的记录要加密保护和防止复制处理。
110.7 记录的处置
超过保存期限记录由各单位报主管领导审批后销毁。
原属机密文件现无保留价值的记录（原属机密文件）作废销毁处理时要有监销人，其它记录无需监销人。
需延保存的记录，保存部门作好“延期”标识。
111 相关文件
111.1 文件和资料控制程序
111.2 建设工程交工技术文件
112 记录
112.1 记录清单
组织机构和职责管理程序
113 目的
113.1 为了确保公司组织机构设置合理、分工明确，使公司质量管理活动得到有效地控制，制定本程序。
114 应用
114.1 本程序规定了组织机构的设置原则及部门和岗位职责管理方法。
114.2 本程序适用于公司机关、各部门和基层单位。
115 职责
115.1 企业管理部是本程序的归口管理部门，负责企业依据企业功能定位和发展定位提出对基层单位和机关部室职责分配的建议方案，并对班子决策后的职责分配方案进行标准化。
115.2 人力资源部负责公司组织机构及岗位设置的实施。
115.3 机关各部室和各基层单位及人员参与本部门、本单位和本岗位职责的分配和管理工作，履行各自的职责和权限。
116 控制内容与要求
116.1 组织机构的设置
组织机构设置的原则应满足各项管理工作的需要，同时应满足：
18——精干、高效、科学的原则；
19——责、权一致的原则；
20——即无重叠又无空白的原则；
21——
便于实施专业化管理的原则；
22——管理跨度层次均衡的原则。
组织机构的设置程序
常设机构的设置程序
各级人力资源部门根据本单位对组织机构设置的要求，提出机构设置方案，经本单位决策层审核后形成书面文件，报上级公司批准，人力资源部门按批文组织实施。
临时机构的设置程序
由临时机构负责人根据项目的性质、特点及相关方要求提出设置需求，报人力资源部审核、经理批准后，项目负责人组织实施。
批文由人力资源部备案。
116.2 岗位设置
岗位的设置程序
116.2.1.1 公司最高管理者应在管理层中指定一名成员为管理者代表，授予相应职权，全面负责公司质量管理体系各项活动的组织实施和管理。
116.3 管理职责
管理职责编制的原则应使职能部门的职责范围不能重叠、不形成真空，职能部门职责应互相衔接。
管理职责的编制方法为：
部门负责人提出本部门的主要职责范围，企业管理部审核后提交党政班子会讨论决定；
企业管理部根据各项活动的要求按照界定的部门职责和权限组织编制工作标准（岗位职责）。
公司各岗位人员职责见《工作标准汇编》，其内容包括：
职责、权限、工作程序、管理要求、检查与考核。
管理职责的审批
机构及岗位人员的职责和权限，需报同级人力资源部门和企业管理部门审核后，报上一级主管领导审批后执行；
最高管理者的管理职责，由办公室报上级主管部门办理审批。
116.4 组织机构和职责的变更
组织机构和职责的变更应根据开展活动的变化和公司生产经营的需求进行变更。
各单位组织机构变更由各单位提出申请，人力资源部根据设置原则审核后，报公司决策层按设置程序执行。
工作标准的修订由企业管理部依据企业功能定位、发展定位及管理需要的变化组织修订，经领导班子批准后实施。
116.5 考核
人力资源部门要经常检查定编、定员执行情况，对上岗人员进行严格的资格审查，确保从业人员基本素质符合要求。
企业管理部门按照组织机构的职责分工和各岗位的职责组织岗位责任制检查，并组织各职能部室对管理职责的履行情况进行检查和考核，对单位和部门工作作出评价。
各级管理者要按照管理权限对员工实施考核，将质量管理责任落实到具体员工，对员工的履职情况作出评价。
117 相关文件
117.1 能力、培训和意识管理程序
117.2 工作标准汇编
118 记录
方针和承诺管理程序
119 目的
119.1 为了保证公司质量方针符合法律、法规的要求并能体现公司的长期管理思想，为公司各层次制定和评审质量目标提供框架，特制定本程序。
120 适用范围
120.1 本程序规定了方针建立、实施、评审等内容。
121 职责
121.1 公司经理负责批准发布质量方针并作出管理承诺。
121.2 总经理办公室是本程序的归口管理部门，负责公司方针和承诺的对内传达和对外宣传工作。
121.3 技术质量部参与质量方针的制定。
121.4 企业管理部参与质量方针的制定
121.5 各单位负责贯彻实施公司的方针和承诺，建立各自的质量目标和指标并实施。
122 控制内容和要求
122.1 确定方针的原则
方针应体现公司的长期管理思想和理念，与公司的所有活动、产品、服务及其过程中产生的因素相关，具有阶段性、渐进性和可操作性。
方针和战略目标要有可靠的资源支持，并与可选技术方案、财务、经营要求一致。
方针应考虑顾客的期望，有利于可持续发展和改进。
包含相关方的意愿和建议，公众易于获得，利于丰富企业文化，树立良好企业形象。
122.2 管理承诺：
公司承诺所有产品、服务及其相关管理活动满足顾客和法律法规及其他要求和持续改进管理体系，提高产品质量。
这是公司对员工和社会的明确承诺。
公司的方针应为目标的制定提供框架，与上级公司的方针相一致并尽可能量化。
122.3 方针的内容要求：
23——体现公司质量管理宗旨和方向，与公司的宗旨相适应；
24——体现满足有关法律、法规和其他要求，包括对满足要求和持续改进质量管理体系有效性的承诺；
25——提供制定和评审质量目标的框架；
26——反映员工和相关方的要求和期望，在公司内得到沟通和理解；
27——在持续适宜性方面得到评审。
122.4 方针的制定、审批与发布程序
依据法律、法规及其他要求由公司经理组织制定公司质量方针。
公司经理提出方针、战略目标总体思路，总经理办公室在广泛征求员工意见或与其代表协商的基础上制定方针和战略目标草案。
管理者代表组织办公室、企业管理部、技术质量部、宣传部等有关职能部门，对方针草案进行讨论并提出提出修改建议，上报公司经理批准后形成文件发布。
文件化的方针下发至各单位，总经理办公室组织各单位传达质量方针的含义。
宣传部以宣传板报、网络、电视、报刊等宣传媒体或公开性自我介绍文件向外宣传公司的质量方针，以易于被相关方获取，并保留相关记录。
各单位依据方针为框架，按照管理者代表组织分解的质量指标，在本单位建立质量目标。
122.5 方针的评审与管理承诺修正
分公司根据对本单位目标指标完成情况的统计分析评审方针的适宜性。
各职能部门根据对各单位目标指标完成情况的考核、统计分析，对方针的适宜性和管理承诺的兑现程度提出评审和修正意见。
总经理办公室组织各职能部室对公司方针、目标与承诺的实现程度按照《绩效考核实施办法》每月、年度进行监测与考核，其结果作为管理评审的输入。
通过管理评审对方针适宜性进行评审，方针的评审具体见《管理评审程序》。
123 相关文件
123.1 文件和资料控制程序
123.2 管理评审程序
123.3 绩效考核实施办法
124 记录
能力、培训和意识管理程序
125 目的
125.1 为了确保从事影响产品要求符合性工作的人员具备所需的能力，确保质量管理体系的有效运行和改进，制定本程序。
126 适用范围
126.1 本程序规定了公司员工接受培训的范围、内容、形式和效果验证等方面的内容。
127 职责
127.1 人力资源部是能力评价和培训的归口管理部门，负责职工能力评价和培训的组织、实施和管理。
127.2 各职能部门负责组织专业能力的评价和确认。
127.3 人力资源部门负责组织实施培训并验证培训效果。
127.4 各职能部门以及各单位负责开展本单位的培训活动。
128 控制内容与要求
128.1 能力评价
职工能力评价坚持客观公正、实事求是的原则。
制定能力评价标准
人力资源部组织制定的《干部任职规范》、《工人岗位规范》作为评价从事影响产品质量工作的人员或其工作可能产生质量影响的人员的依据。
能力评价范围主要有：
28——关键岗位人员；
29——危险场所作业人员；
30——特殊工种人员；
31——各级管理人员
32——专业技术人员；
33——外聘人员。
实施能力评价
人员能力评价分为综合能力评价和专门能力评价。
人力资源部门组织对评价范围内的所有人员进行综合能力评价；
专业职能部室组织对从事影响产品质量的工作人员或其工作可能产生质量影响的人员进行专门能力评价。
各级管理人员及专业技术人员的综合能力评价内容
34——基本素质；
35——业务能力；
36——工作经历；
37——工作表现。
工人能力评价内容
38——基本素质；
39——操作技能；
40——工作经历；
41——工作表现。
特种作业人员和长期在危险岗位作业人员（含代表公司工作的劳务人员）及质量管理人员的能力评价内容：
42——基本素质；
43——业务知识；
44——持证情况；
45——作业范围内的危害识别；
46——应变能力。
评价按照管理权限由人力资源部门统一组织，相关单位和部门配合。
专业能力确认由职能部门组织进行并填写《管理人员（专业技术）能力评价综合报告》，《操作服务人员能力评价综合报告》，报公司人力资源部。
员工能力每两年审核一次，岗位变动人员要在上岗前及时评价。
若新项目部组建时以及国家、上级、地方、部门对岗位资格有新规定时，要及时进行员工能力评价，并确定培训要求。
人力资源部门汇总填写《职工能力评审汇总表》并保留能力评价的相关资料。
当经过能力评价发现有不能胜任本岗位工作人员时，由职工所在单位（或用工单位）人力资源部门组织再培训或上报公司人力资源部统一安排转岗。
128.2 培训
编制培训计划
根据能力评价和考核结果，人力资源部门组织各单位按照不同层次的职责、文化程度确定培训需求，主管领导审查同意后，报公司人力资源部，纳入公司年度培训计划。
年度培训计划经公司经理办公会讨论通过后，下发至各单位。
各单位根据施工生产的特殊培训要求，需进行计划外培训时应报送计划外培训申请，由人力资源部门报主管领导审批后实施。
培训计划的变更由培训实施单位填写培训计划变更申请，报人力资源部门审批。
培训范围
128.2.1.1 管理者代表组织对各级领导进行建立、实施和持续改进管理体系方面的培训，树立质量管理理念，发挥强有力的领导。
128.2.1.2 企业管理部组织对所有与体系运行有关的人员进行岗位职责、法律法规及其他要求培训，使其明确自己的职责，提高质量意识。
128.2.1.3 各职能部门按计划对从事质量管理的人员进行专业管理知识培训，提高管理水平，规范管理行为。
128.2.1.4 企业管理部对管理体系内审员定期进行审核知识的培训，提高审核水平，监督体系正常运行。
128.2.1.5 安全环保部门对特殊工种人员进行培训。
128.2.1.6 安全环保部门、人力资源部门组织对新入厂职工进行三级教育，安排生产作业实际操作实习。
128.2.1.7 当岗位人员变动或工艺、设备发生重大变化时，主管部门及发生变更的单位应组织对
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