集团公文管理办法Word格式文档下载.docx

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批转下级的公文或转发上级、同级、不相隶属单位的用通知。

5.决定、决议：

对某些问题或者重大行动做出安排，用决定。

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项用决议。

6.函：

平行的或不相隶属的单位、部门之间互相商洽、协调工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题用函。

7.会议纪要：

传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用会议纪要。

第五条公文格式

公文格式一般包括：

标题、主送部门、正文、附件、印章、发文时间、抄报单位、发文字号、主题词等。

1.公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文公司（部门）和公文种类。

2.向上级请示的公文，只写一个主送单位。

3.成文日期以负责人签发的日期为准，职能部门联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

4.发文字号一般包括年号、单位代号、顺序号（红头文）。

5.公文如有附件，应当注明附件的名称、页数。

文字一律从左至右横写横排。

6.公文纸统一用A4纸，在左侧装订；

其余行文，根据实际需要确定行文关系。

7.向集团报送的请示，应一文一事，仅主报集团，不要同时抄送其它单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）；

向各部门的重要行文，可以抄报直接上级领导。

第六条公文排版规范

1.凡属红头文件，必须严格按照《国家行政机关公文处理办法》规范排版，规范选取主题词等。

2.集团内部来往的一般公文，按照如下要求统一规范：

（1）一般情况下，除集团下发的人事任命、重要通知、管理制度、办法、规定等以外，内部文件往来不提倡套用红头，特别是上行文，如各单位上报的请示、报告等不提倡套用红头。

（2）文件的排版参数（红头文除外）:

页面边距：

上边距2.2CM，下边距2.0CM，左右边距2.8CM；

标题：

2号字，宋体、加粗，居中；

正文：

4号字、仿宋体；

首行缩进2个字，2页以上插入页码；

结构层次序号第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为：

“

（1）”，第五层为“①”，第六层为“A”。

落款：

4号字、仿宋体。

成文时间：

在WORD文档状态下，用“插入”—“日期和时间”来实现“二〇〇九”，不可用“二00九年”。

（3）文件有附件的，须在正文结束后下空一行、首行缩进2字，用四号仿宋体加粗注明的“附件：

”，并按照附件顺序标引，参照如下：

第七条内部行文规范

1.对内、外重要文件，必须填写文件处理笺，分送各级领导审核会签完毕后，由公文管理部门统一编号，以单位统一格式的红头文件形式发文。

（1）对内：

集团总部内部的重大决定，例如：

决定、决议、制度、规定等。

（2）对外：

向政府或合作单位报送的文件，例如：

项目建议书、立项报告、请示、报告等。

2.集团内部公文分上呈文、下发文及会议纪要等，按统一格式发文。

（1）上呈文指集团总部各部门、各子公司向集团上报审批的文件，例如报告、请示、申请、计划等。

（2）下发文指集团对下级部门或子公司下发要求遵照执行的文件，例如批复、指示、通知等，由总裁办用下行文方式，发布指示、指令来指导集团各单位工作。

（3）集团总部、各子公司召开的正式会议，必须指派专人记录，对会议议定的内容如实记录，并以统一的格式整理出会议纪要，24小时内分发各有关部门或参会人员，以利于工作的开展及督办。

3.签字与盖章

（1）红头文件加盖公章后生效。

（2）上呈文由所属单位第一责任人签字准发生效。

（3）下发文由总裁、董事长或其授权人签署准发生效。

（4）会议纪要由会议主持人核准签字生效。

第八条发文程序

拟稿—核稿—签发—校对；

打印—盖章—发文

1.拟稿

（1）集团总部、下属各子公司根据职权范围或领导指示，可就相关事项拟稿，排版规范按本办法第五、第六条执行。

（2）文稿拟定完成后，认真填写文件审批单的拟办人、日期、附件页数、文件题目等细目，以便提高公文处理效率和质量。

2.核稿

公文草拟完毕后，由拟稿单位负责人核稿，具体核查：

（1）此事项是否需要行文；

（2）文稿内容及表达、文种使用、格式等是否规范、得体；

（3）数据的准确性、时间的真实性；

（4）提出的请求事项、办法和措施是否明确具体、切实可行，问题是否阐述清楚，并在草拟稿上签名确认后，传文件管理部门（集团由总裁办负责，子公司由总经办负责）转相关部门阅处或呈领导签发。

3.签发

（1）涉及集团总部管理制度、办法及规定性文件，集团重要对外文件（如对政府函件），由总裁签发；

（2）下属各子公司重要对外文件（如对政府函件），向集团上报的上行文（如请示、报告等）由各子公司总经理签发；

（3）集团总部各职能部门间知会性函件，由分管中心总裁签发；

（4）人事任免通知，根据人事管理权限签发。

4.校对、打印

经签发的公文，公文管理部门负责对文稿进行校对。

公文正式印制前，公文管理部门应当进行复核：

附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，确认无误后方可付印。

5.盖章

根据集团用印管理办法申请用印。

6.发文

（1）文件未根据审批权限经领导审批同意，不得擅自发文。

（2）拟文单位需将文件的电子稿发公文管理部门（集团为总裁办、子公司为总经办），由公文管理部门制文后发行。

（3）集团下发的文件主要载体有电子文件、纸质文件两种，其中：

发给各子公司的文件以电子文件为主，发给集团各职能部门的以纸质文件为主。

各子公司如有需要纸质文件的，可与总裁办联系，通过传真或托运等方式送达。

第九条公文上报要求

1.文件审批单须有本单位第一责任人签字同意后，方可上报集团处理。

凡是在文件审批单“总经理批示”一栏中没有总经理签字同意的文件，集团概不受理，总经理外出时，可授权有关人员代签字。

2.公文原则上不得越级上报。

特殊情况需越级上报的，上报文件须同时抄送总裁办备案；

各子公司报送给属地政府部门的公文，应抄送集团总裁办备案。

3.凡是上报集团的公文必须每份均附一份文件处理笺（见附表一、附表二），并认真填写来文单位、承办人、联系电话、标题等细目。

4.上报请示、申请、说明等，内容要简明扼要，需详细说明的可采用附件的方式报送。

5.报告中不得夹带需要审批和答复的问题和请示事项，更不能请示和报告合二为一；

报告中如果提出意见和建议，仅作参考，原则上集团不予审批和答复。

6.公文行文不符合本办法第六条、第七条之规定，或不按照规范填写文件处理笺的，总裁办将退回行文单位重新修订，由此造成的一切后果由行文单位自行负责。

第十条办文单位职责

1.各单位上报集团的公文，总裁办收文后，须认真审核上报文件的规范性，对不符合行文规定的文件一律退回拟文单位，敦促行文单位重新修改、上报。

2.公文办理要做到即收即办，一般性公文处理时效为4个工作日，紧急重要公文处理时效为2个工作日（不含常务总裁、董事长签批时间）。

（1）总裁办收文后，即刻提出文件处理意见，半个工作日内分发给相关部门及领导阅处；

（2）各职能部门文件收发人收文后，应即刻送给部门领导阅处：

一般性文件，部门第一责任人必须一个工作日内阅处；

紧急重要公文应即刻（原则上不超过半个工作日）阅处并及时返还总裁办。

（3）若部门第一责任人外出，通过电话、邮件等方式可授权部门人员按照意图代为阅处。

（4）文件流转审批结束后，总裁办必须在一个工作日内拟定下发批复，或根据文件批示情况进行相应的处理。

3.总裁办应督促相关部门领导及时阅批文件，并定期将文件的办理状态、进度等公布。

第十一条对外报送公文

各单位以集团（公司）名义报送公文/资料时，须明确报送的对象和内容，呈相关领导审批同意后方可报送，具体程序为：

1.属地单位（如各子公司管理部、各厂）

提交公司总经办核修改，呈总经理签字后方可对外报送。

总经理要适当掌握公文/材料的重要程度，如涉及集团尚未对外正式发布的重要信息，须向集团总裁电话请示后决定是否外报。

2.集团总部各职能部门提交部门总经理审核修改，呈分管总裁、总裁签字后方可对外报送。

3.各单位对外报送的材料需进行备份，属地单位交总经办备案存档，集团职能部门交行政人事部备案存档。

第十二条收文及查询

1.文件上报集团后，上报单位应主动与总裁办确认文件是否收到。

2.总裁办在收到各单位上报的文件后，每天用EXCEL表格编制《收文登记表》（如图1），并于每周五下午将当周的收文及处理情况汇总（如图2），通过电子邮件发送至各单位邮箱，以便核对和了解处理进度。

图1文件索引及查询示例图

序号

日期

来文单位

标题

查询编号

审批进度

1

7.15

红河公司

关于XXX的请示

JQ200907023

张总裁

2

德宏公司

关于XXX的报告

JB2009007024

董事长

3

景谷公司

劳动合同授权委托书

无编号

生产中心

图2每周收文情况汇总表

江城公司

JQ200907029

已批复[200*]X号

7.16

墨江公司

董事长审批中

7.17

老挝公司

JB2009007022

*总裁（出差）

3.查询公文的审批进度和相关信息时，需向总裁办提供文件标题、上报日期等信息。

4.集团总裁办收文办理程序如下图：

第十三条归档管理

1.公文办理完毕后，由总裁办及时整理，每月1日统一移交行政人事部存档，任何个人不得保存应当归档的公文。

2.归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和使用。

3.公文存档管理部门应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号、时间、内容、处理情况等输入电脑以便查证。

4.复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

5.公文被撤销，视作自始不产生效力；

公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第十四条保密规定

1.各单位必须严格遵守文件登记和保密制度，做好文件的保密工作。

2.秘密文件/资料未经集团总裁许可不得复印、复制、摘录外借、外传。

确因工作需要复印、复制时，应按有关规定经分管总裁级以上领导签字同意后，方可办理。

第十五条附则

1.各子公司、各厂、各部门须指定专人负责文件收发。

2.本办法自发文之日起执行，与本办法相悖之规定同时废止。

未尽事宜，另行补充通知。

附：

集团内部文件处理单

集团外来文件批阅单