华东理工大学基建档案管理工作手册档案馆编制20.docx
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华东理工大学基建档案管理工作手册档案馆编制20
华东理工大学
基建档案管理
工
作
手
册
档案馆编制
2007年1月
编制说明
本手册参照《建设工程质量条例》（2000年国务院279号令）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《建设工程文件归档整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《上海建筑安装工程质量竣工资料表式：
ABCD册》（沪建建管[2003]177号）、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）、《建设项目（工程）档案验收办法》（国档发[1992]8号）等法规文件制定而成。
目录
一、基本规定……………………………………………………………1
二、整理规范……………………………………………………………1
1．工程文件质量要求………………………………………………1
2．竣工图编制要求…………………………………………………1
3．声像档案整理要求………………………………………………3
三、整理程序……………………………………………………………4
1．质量检查…………………………………………………………4
2．组卷方法…………………………………………………………4
3．卷内文件排列方法………………………………………………5
4．编写页号…………………………………………………………5
5．编制卷内目录、备考表…………………………………………6
6．编制软封面………………………………………………………7
7．装订案卷…………………………………………………………8
四、档案验收…………………………………………………………8
1．档案质量要求……………………………………………………8
2．验收要求…………………………………………………………8
五、移交归档…………………………………………………………9
六、附录………………………………………………………………9
1．奉贤校区基本建设文件归档范围和保管期限表………………9
2．华东理工大学奉贤校区建设档案管理规定……………………14
3．建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）……………17
4．建设项目（工程）档案验收办法（国档发[1992]8号）……24
一、基本规定
1．工程项目档案是指工程自立项、设计、施工到竣工验收、交付使用全过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等文件材料的总称。
2．凡是与工程建设有关的重要活动、记载工程建设项目主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均归入建设项目成套竣工档案中。
详见本手册“六、附录—1”。
3．建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员职责范围。
4．工程项目档案的编制，原则上由建设单位、监理单位、施工单位等根据各自承担的工作内容、范围和职责，分别进行收集、分类、整理、组卷。
建设单位负责组织、协调档案编制工作及中间检查、验收档案案卷质量。
5．建设单位在工程招标、签订协议、合同时，应当设立专门条款，明确规定有关方面提交竣工档案的版本、套数、费用、质量、移交时间、整理归档责任等。
6．建设单位负责收集和整理项目准备阶段形成的立项、项目管理等前期文件，以及甲供设备、涉外文件、竣工验收文件，并汇总勘察、设计、施工、监理等单位移交的文件材料，将成套项目材料进行归档。
7．勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、整理、组卷，并按规定向建设单位移交。
8．建设项目在施工、安装、调试、竣工中形成的文件，凡项目实行总承包的，总承包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各发包单位负责收集、整理其承包项目全部文件。
并按规定向建设单位移交。
9．项目监理单位形成的监理文件，由监理机构收集、整理。
10．项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。
二、整理规范
1．工程文件质量要求
①归档的工程文件应为原件。
文件材料内容完整、准确。
②字迹清楚、图样清晰、签字认可手续完备。
③永久长期保存的文件，不用易褪色的书写材料（如红色、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。
④若形成的易褪色并需要永久长期保存的文件，应附一份复印件。
⑤录音录像文件应保证载体的有效性。
2．竣工图编制要求
①编制竣工图应遵循边施工边编制的原则。
②竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位、符合实际。
③监理单位应督促、协助各有关设计、施工单位负责检查其竣工图编制情况，发现问题，及时进行修改补充。
竣工图
施工单位
编制人
审核人
技术负责人
编制日期
监理单位
总监
现场监理
归档时，所有竣工图要实行四级审核：
先由施工队技术负责人对已编制的竣工图进行审核，在所有竣工图（包括图纸目录）上加盖“竣工章”，并在签字栏上按要求填写齐全，不得代签；再由各专业监理及总监对每张竣工图进行审核，审核后在竣工章边上适当位置签上总监及专业监理名字，并加盖监理公司章；再由建设单位项目组各专业工程师对各自专业范围内的竣工图进行审核，并签字；最后由项目经理填写竣工档案验收单，签署验收意见后才能移交建设单位档案部门审核验收。
④竣工图章参考示例：
（50mm×80mm；红色印泥）
（图纸标题栏上方空白处）
⑤按施工图施工没有变动的，在施工图上签署竣工图章。
⑥一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原图上更改，签署竣工图章。
⑦涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制。
重绘图按原图编号，末尾加注“竣”或在注明“竣工阶段”。
⑧施工图被取消，在原图纸目录中注明“取消”，并将原图作废。
⑨实际施工过程中新产生的图纸，要在原图纸目录中增加。
⑩同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在目录中列出图号，注明所在位置；不同建筑物、构筑物应分别编制。
绘制竣工图的各种变更依据，除设计变更外，必须由建设、施工、监理单位共同签字、加盖公章，修改依据应注记编号或产生日期，并注上被修改的图号；重要修改部分、结构修改部分，必须经过设计单位认可。
一张更改通知单涉及多图的，若图纸不在同一卷内，应将复印件附在有关卷中或在备考表中注明。
凡领导口头指令的修改部分，事后必须补办变更书面文件依据，由当事人或项目经理签字认可。
图纸折叠按GB/T10609.3《技术制图复制图的折叠方法》，统一折叠成A4幅面，图标题栏露在外面。
更改方法：
★文字、数字更改一般杠改；线条是划改；局部图形可以圈出部位，在原图空白处重新绘制。
★利用施工图更改，在更改处注明依据文件的名称、日期、编号和条款号。
★无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏或左边用文字说明，并注明修改标记。
★当同一内容变更较多时，要采用注记说明的方法。
★对新增的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更，并作修改标记。
★重新绘制竣工图的，应当有变更记录栏，内容为序号、内容、修改日期。
★作废图纸不归档，但必须在原施工图目录上进行标注，并注明依据。
3．声像档案整理要求
①建设工程声像档案，是反映建设工程现场原地物、貌和工程施工主要过程及建成后的建构筑物的照片、录音、录像材料等。
凡归档的声像材料，必须为原版、原件。
②归档内容：
★（照片）开工前的原址、原貌、动拆迁、七通一平
★（照片）建设过程中桩基、结构（含隐蔽、重大事故、结构封顶、主要设备安装）
★（照片）主体施工
★（照片）建设后竣工验收后的新貌
★（照片）本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片
★（照片）本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片
★（照片）本项目在工作中选用的外单位的照片
★（录像带）建设前原貌录像
★（录像带）建设过程中录像
★（录像带）建设后新貌录像
③照片档案由照片、底片和文字说明三部分组成。
文字说明内容包括：
时间：
事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间，阿拉伯数字表示。
地点：
被拍摄物所在的具体地点。
人物：
照片反映的主要人物的姓名、单位和身份。
事由：
照片反映的事件、事物的情由。
背景：
对揭示照片主题具有一定作用的背景。
拍摄者：
照片的拍摄单位和拍摄人。
照片档案按阶段——问题分类，按时间顺序或重要程度排列。
④工程录像带档案：
质量要求图像清晰、解说正确，规格为专业带，带盒上应标有简要说明、内容。
包括：
工程名称、录制人、审核人、批准人、带长、编号、型号、保管期限。
三、整理程序
1．质量检查
按照各种文件材料的质量要求，对收集的材料逐件整理，检查填写是否清晰、准确，签章手续是否完备。
并按归档范围进行整理（并非有文必档），剔除重份，补齐缺页，不符合规定要求的，需裱糊或折叠。
2．组卷方法
①不同形成阶段、不同单项工程、不同单位工程，文件材料应按自然形成规律和成套性特点，分别排列，保持卷内文件的有机联系。
②卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
③基本建设文件分为综合管理性材料和建设项目文件材料。
建设项目文件可分为前期立项、设计、施工（含施工文件、竣工图、监理文件）、竣工验收等四大类。
★管理性文件：
按问题、时间组卷（或项目依据性、基础性文件）。
★勘察设计文件：
按项目或专业组卷。
★项目施工文件：
按单项工程、单位工程组卷（或参照《上海建筑安装工程质量竣工资料表式：
ABCD册》）。
★项目竣工图：
按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业组卷。
★设备文件：
按专业、台件组卷。
★监理文件：
按文种组卷。
★竣工验收文件：
按单位工程、专业等组卷。
★原材料试验：
按单项工程、单位工程组卷。
3．卷内文件排列方法
①管理性文件：
按时间、重要程度排列。
②项目立项、竣工验收文件：
批复在前、请示在后；正文在前、附件在后；打印稿在前，原稿在后。
③施工文件：
按管理、依据、建筑、安装、检测、评定、验收排列（或参照ABCD册）。
④设备文件：
按依据、开箱验收、随机图样、安装调试、运行维修排列。
⑤竣工图：
按专业、图号（图纸目录）排列。
⑥项目共用文件单独组卷，单项工程文件组卷后，在其备考表注明共用文件的位置；单项工程共用文件单独组卷，合同标段工程文件组卷后，同在备考表中注明；合同标段工程共用文件单独组卷，单位工程文件组卷后，在备考表中注明。
⑦一般文字在前、图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
4．编写页号
①各卷之间，单独编号（不连续编号）。
②有书写内容的均编。
单页在右下角；双面，正面右下角，反面左下角。
③图样，页号编在图标页的右下角，或标题栏外右上方。
（空白页不编）
④成套图样或印刷成册文件，不必重新编号。
⑤逢有漏编页号时，可在原编号后加“-1”或“-2”等。
比如28-1、28-2，并在备考表中注明“第28页有两页。
”
⑥案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
5．编制卷内目录、备考表（归入档案馆时，可用档案软件打印）
①卷内目录一式两份，一份装入案卷中，一份移交建设单位。
②同时向建设单位移交电子光盘一张（含卷内目录）。
③卷内目录放在卷内文件的最前面。
格式如下：
顺序号
文图号
责任者
文件题名
形成日期
起始页号
备注
④备考表：
放在卷内文件的最后面。
★标明卷内文件的件数、页数。
★说明组卷、使用情况。
如，卷内文件数量缺损、修改、书写材料不规范等。
★签上立卷人、检查人的名字，和立卷日期。
格式如下：
卷内备考表
本卷情况说明
立卷人：
检查人：
立卷时间：
6．编制软封面
内容包括：
①案卷题名：
反映该卷文件材料所涉及工程项目、单项工程名称、文件种类。
如，XXX公司关于XXX项目工程地址勘察报告。
②编制单位：
卷内文件材料形成单位或主要责任单位。
③编制日期：
填写卷内文件材料的起止日期（XXXX年XX月～XXXX年XX月）。
④保管日期：
永久、长期或短期（划定其中之一）。
⑤密级：
根据保密规定填写。
⑥档号：
由建设单位档案馆管理人员填写。
格式如下：
档号：
华东理工大学
案卷题名：
编制单位：
编制日期：
保管期限：
密级：
7．装订案卷
①图纸采用不装订方式，折叠后图纸尺寸为A4大小。
图面朝里，图标外露风琴式。
折叠后散装形式放入档案盒中，每卷盒内必须打印卷内目录、备考表。
②卷内文件材料的尺寸为A4，小于A4的要进行裱糊。
大于A4的要进行折叠。
③卷内文件在装订前，要除掉金属物，以防生锈。
④卷内文件用线装订，采用左侧三孔双线的方法，孔距80mm，结打在后面。
⑤归入建设单位档案馆的档案，可在档案馆装订。
注：
装订后的文件材料必须检查，不能盖没文字，掉页。
四、档案验收
1．档案质量要求
①完整：
文件材料、图纸原件齐全，能反映工程建设活动的全过程和结果。
②准确：
文件材料真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符。
内容真实可靠，签证手续完备。
数据表达一致。
竣工图反映工程实况，符合制图规范，签署手续完备。
③系统：
文件材料、图纸分类、排列，能按其形成规律，保持各部分之间的有机联系。
④安全：
档案的形成材料，要有利于相对延长档案的使用寿命。
（如纸张，书写材料等）
2．验收要求
①项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
②项目档案验收组成员：
档案行政管理部门、主管部门的档案机构和建设单位、使用单位、设计、施工、监理等单位的档案人员。
③验收申请报告的主要内容：
★项目建设及项目档案管理概况；
★保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施；
★项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；
★档案在项目建设、管理、试运行中的作用；
★存在的问题及解决措施。
④列入城建档案馆接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。
具体验收内容、质量要求按照城建档案馆要求执行。
五、移交归档
1．根据建设程序和工程特点，归档可以分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
2．勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位移交。
3．勘察、设计、施工、监理单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字盖章后方可交接。
六、附录
1．奉贤校区基本建设文件归档范围和保管期限表
综合管理性文件
序号
类目内容
保管期限
1
上级有关奉贤基建工作的规定、办法、通知
长期
2
有关奉贤基建工作的报告、批复
长期
3
领导讲话、重要会议记录、纪要、考察、调查报告、专家建议文件
长期
4
奉贤基建工作年度计划、总结、简报
长期
5
奉贤基建工作规章制度
长期
6
有关水、电、气管道分布情况、修缮材料
永久
7
总体详细规划及批复、设计总平面图
永久
8
整体性地质勘探、地形测量材料
永久
项目文件——立项文件
序号
类目内容
保管期限
1
项目建议书及上级批复
永久
2
可行性研究报告、报批文件及批复
永久
3
项目评估、论证文件
永久
4
环评报告意见书及批复
永久
5
设计任务书、计划任务书及报批文件
永久
6
立项有关的重要会议纪要、领导讲话
永久
7
项目选址意见书、报批文件及批复
永久
8
土地用地申请及批复、红线图、坐标图
永久
9
拆迁安置意见、协议、方案等
长期
10
建设用地规划许可证、批复及核准的地形图
永久
11
国有土地使用证及地形图
永久
12
建设前原始地形、地貌文件
永久
项目文件——勘察设计文件
序号
类目内容
保管期限
1
勘察设计招投标（开标、评标、中标文件）
长期
2
勘察设计承包合同
长期
3
工程（水文）地质勘察设计、勘察报告文件及地质图
永久
4
基桩动测、静载荷试报告
永久
5
水文气象地震等其它设计基础资料
永久
6
地形测量和拔地测量成果报告
永久
7
建设用地钉桩通知单（书）
永久
8
总体规划设计
永久
9
方案设计
永久
10
扩初设计、报批文件
永久
11
技术设计
永久
12
施工图设计
长期
13
技术秘密材料、专利文件
永久
14
工程结构设计计算书及说明书
长期
15
关键技术实验
永久
16
设计评价、鉴定与审批意见
永久
施工准备文件——监理施工招投标文件
序号
类目内容
保管期限
1
施工、工程监理招投标文件（开标、评标、中标文件）
长期
2
施工承包合同、协议书、项目监理委托合同
长期
施工准备文件——开工审批文件
序号
类目内容
保管期限
1
项目列入年度计划的申报文件及批复
永久
2
规划审批申报表及报送文件
永久
3
建设工程规划许可证、批复及核准的建筑工程位置地形图、总平面图
永久
4
建设施工许可证、施工执照、审照图
永久
5
开工审查表
永久
6
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
长期
7
工程质量监督手续
长期
8
事务签证、技术核定单
永久
9
审计报告
永久
10
产权证书
永久
11
卫生、环保、交通、绿化、水务、消防、人防等审核文件或协议
永久
12
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
永久
13
工程项目管理机构（监理机构、施工管理机构）及负责人名单
长期
施工文件
序号
类目内容
保管期限
1
打桩记录、打桩资料
短期
2
施工日记
短期
3
土建施工文件A册
（1）
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
短期
（2）
施工组织设计、施工方案、计划、施工技术安全措施、施工工艺
长期
（3）
原材料及构件出厂证明、质量鉴定
长期
（4）
建筑材料试验报告
长期
（5）
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批
永久
（6）
施工定位测量、复核记录
永久
（7）
土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录
永久
（8）
隐蔽工程验收记录
永久
（9）
各类工程记录及测试、沉降、位移、变形观测记录、事故处理报告
永久
（10）
分项、分单位工程抽量检查、评定
长期
（11）
交工验收记录证明
长期
（12）
竣工报告、竣工验收报告
长期
4
设备及管线安装施工文件B册
（1）
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
短期
（2）
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用核定审批
长期
（3）
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
长期
（4）
隐蔽工程检查验收记录
长期
（5）
强度、密闭性试验报告
长期
（6）
设备、网络调试记录
短期
（7）
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
（8）
系统调试、实验记录
长期
（9）
管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录
短期
（10）
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
（11）
中间交工验收记录证明、工程质量评定
长期
（12）
竣工报告、竣工验收报告
长期
5
电气仪表安装施工文件C册
（1）
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
短期
（2）
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用核定审批
长期
（3）
系统测试、整定记录
长期
（4）
绝缘、接地阻等性能测试、校核
长期
（5）
材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
长期
（6）
操作、联运试验
短期
（7）
电气装置交接记录
短期
（8）
中间交工验收记录、工程质量评定
长期
（9）
竣工报告、竣工验收报告
长期
监理文件
序号
类目内容
保管期限
1
监理合同协议、监理大纲、监理规划、实施细则及批复
长期
2
施工及设备器材供应单资质审核、设备、材料报审
长期
3
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期报审
长期
4
开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书
长期
5
设计变更、材料、零部件、设备代用审批
长期
6
监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件
长期
7
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
长期
8
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录
长期
9
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
长期
10
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告
长期
11
工程进度计划、实施、分析统计文件
长期
12
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
长期
13
单元工程检查及开工签证、工程分部、分项质量认证、评估
长期
14
主要材料及工程投资计划、完成报表
长期
15
设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划
长期
16
市场调查、考察报告
长期
17
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表
长期
18
原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告
长期
19
开动、复工报审表、暂停令
长期
20
监理工程师通知单、监理工作联系单
长期
21
质量事故处理文件、设备制造索赔文件
长期
22
设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件
长期
23
设备采购、监造工作总结
长期
竣工验收文件
序号
类目内容
保管期限
1
工程概况表
永久
2
工程竣工总结（设计总结、监理、施工总结）
永久
3
勘察、设计、施工、监理单位工程质量检查报告（合格证明书）
永久
4
上海市建设工程档案审核意见书
永久
5
上海市建设工程竣工验收备案质量终身责任人登记文件
永久
6
工程竣工验收报告
永久
7
工程竣工验收备案表
永久
8
工程决算及审价报告（汇总表）
永久
9
上海市建设项目档案验收合格证明（含竣工规划验收测量成果）
永久
10
上海市房地产权证（含房屋土地测绘技术报告书）
永久
11
工程质量保修书
永久
12
项目质量评审文件
永久
13
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件
永久
14
竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件
永久
竣工图——建筑安装工程竣工图
序号
类目内容
保管期限
（1）
综合图
1
总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）
永久
2
室外给水、排
升级会员 