沈阳电子档案管理暂行办法.docx

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沈阳电子档案管理暂行办法

沈阳市电子档案管理暂行办法

第一章总则

第一条为规范我市电子文件归档与电子档案管理工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，根据《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）、《国务院关于在线政务服务的若干规定》（国务院令第716号）、《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）和《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等规定的要求，结合我市实际，制定本办法。

第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织（以下简称各单位）在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录，包括公文管理系统、公文传输系统、在线政务服务平台等（以下统称各业务系统）形成的信息记录。

本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

本办法所称元数据，是指描述电子文件和电子档案的内容、结构、背景及其管理过程的数据。

第三条本办法适用于我市各单位电子文件归档与电子档案管理工作，适用于我市一体化在线政务服务平台下政务服务事项的电子文件归档与电子档案管理工作。

纸质档案数字化副本（数字扫描件）的管理可参照本办法执行。

第四条各单位应当建立协调制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施，确保各业务系统形成的电子文件及时归档和科学管理，确保进馆范围的电子档案按时移交。

各单位文秘和业务部门负责电子文件的收集、处理和归档工作；各单位档案部门负责电子档案的管理和提供利用，以及将进馆范围的电子档案定期向同级国家综合档案馆移交；各单位信息化部门负责依据相关标准建设和完善各业务系统的电子文件归档功能，做好业务系统与电子档案管理系统的对接。

第五条各级档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件归档和电子档案管理工作进行监督和指导。

各级国家综合档案馆负责电子档案接收和电子档案管理，依法提供利用。

第六条各单位电子文件按照档案管理要求以电子形式归档后，除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档。

符合本办法要求的，按照国家电子档案管理标准规范形成和管理的电子档案，与纸质档案具有同等法律效力。

第七条业务系统与电子档案管理系统，应依照国家相关规定，采用CA证书、电子印章、数字签名、生物识别等技术，保证归档电子文件真实性。

第二章电子文件归档

第八条电子文件的归档，包括电子文件的收集、整理和移交接收等环节。

第九条电子文件的收集应当符合下列要求：

（一）反映各单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据均应收集归档。

文书类电子文件的归档范围参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行，应归档的元数据至少包括：

1.题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等元数据；

2.记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据。

应记录的拟制、办理活动包括：

发文的起草、审核、签发复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

政务服务事项电子文件及其他各类电子文件的归档范围参照国家有关规定执行。

（二）各单位应当齐全、完整地收集归档电子文件及其组件。

电子文件内容信息与其形成时保持一致，满足以下要求：

1.电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整；

2.同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整，能客观、完整地反映业务活动的参与者和主要活动内容；

3.应当保持同一政务服务事项电子文件的成套性。

（三）电子文件应当以通用格式收集归档，或在收集归档时转换为通用格式，满足以下要求：

1.电子公文正本、定稿、公文处理单应当以OFD、PDF等版式文件格式归档，其他电子文件、电子文件组件可以OFD、PDF等版式文件，RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；

2.扫描形成的数字化副本以JPEG、TIFF格式归档；

3.照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档；

4.录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；

5.录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档；

6.加密的电子文件应当解密后归档。

第十条电子文件的整理应当符合下列要求：

（一）文书类电子文件以件为保管单位进行整理，整理中应保持电子文件内在联系，建立电子文件与元数据的关联。

（二）文书类电子文件在同一全宗内按照年度-保管期限-机构（问题）进行分类，档号构成为“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号”。

档号中的全宗号用档案馆给定每个全宗的代码表示。

档号中的保管期限“永久、定期30年、定期10年”分别用“Y、D30、D10”表示，年度用4位阿拉伯数字表示，件号用4位阿拉伯数字表示，机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识。

（三）声像类电子文件应当按照年度—保管期限—业务活动，或保管期限—年度—业务活动等分类方案进行分类整理。

（四）政务服务事项电子文件应当以事项作为保管单位进行整理，按照年度—保管期限—事项类型或年度—事项类型—保管期限等分类方案进行分类整理。

其他各类电子文件的分类整理可参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）进行。

第十一条电子文件的移交接收应当符合下列要求：

（一）电子文件移交接收可以采用在线方式或离线方式，优先采用在线方式。

（二）电子文件移交时，应当按归档要求完成文件整理并形成归档信息包（见附件1），归档信息包向档案部门移交时应当符合下列要求：

1.业务部门和档案部门应当分别对归档信息包内电子文件及其元数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，检测合格率达到100%才能移交接收。

文书类电子文件检测可参照《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018）执行；

2.业务部门和档案部门应当填写《电子文件归档登记表》（见附件2），并由双方共同签章确认，完成归档交接工作。

（三）文书类电子文件的移交接收工作应当在文件形成的次年6月底前完成。

其他门类电子文件的移交接收工作完成时间按相关规定执行。

第十二条档案部门应当对归档的电子文件进行有序管理，包括保管、利用、鉴定和统计等。

第三章电子档案的移交与接收

第十三条各级国家综合档案馆应当制定电子档案年度接收计划，确保电子档案的移交接收工作有序进行。

第十四条属于国家综合档案馆接收范围内的各单位的电子档案，应当自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。

第十五条移交的电子档案应当符合下列要求：

（一）电子档案应当与其元数据一起移交。

（二）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交，特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。

第十六条电子档案移交的流程包括数据组织、数据检验和数据移交等。

第十七条移交单位应当对需要移交的电子档案数据进行组织，生成符合要求的电子档案移交数据存储结构（见附件3）。

第十八条移交单位应当根据相关要求检测需要移交的电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，检测合格后才能移交。

文书类电子档案检测可参照《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018）执行。

第十九条移交单位可以在线移交电子档案，也可以离线移交电子档案。

在线移交时应当基于符合安全要求的网络在线传输电子档案。

离线移交时应满足以下基本要求：

（一）移交单位应当使用耐久性好的一次性写入光盘作为离线移交载体，光盘应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38—2008）的要求。

（二）移交单位应当向国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应单个装盒。

（三）存储电子档案的光盘标签面和光盘盒面应当分别标注反映其内容的标签，标签的标注方法见附件4。

（四）光盘内同时存储说明文件、目录文件、电子档案及其元数据等，光盘内电子档案的存储结构见附件3。

第二十条移交单位应当将已移交的电子档案在本单位继续保存至少5年。

第二十一条电子档案的接收包括电子档案数据的检验、办理交接手续、接收和保存等工作。

第二十二条国家综合档案馆接收电子档案时，应当检查电子档案是否属于进馆范围，检测电子档案是否符合真实性、完整性、可用性和安全性要求，合格率达到100%后才能接收，不合格时应返还移交单位进行修改。

第二十三条电子档案经检测合格后，移交单位和国家综合档案馆应当填写《电子档案移交与接收登记表》（见附件5），并由交接双方共同签章确认，存档备查，完成电子档案交接手续办理。

第二十四条国家综合档案馆应当将接收的电子档案导入馆藏档案数据库中进行妥善保存，并将电子档案移交接收过程形成的检验、交接、保存等信息补充到电子档案元数据中。

第二十五条国家综合档案馆应当对离线接收的电子档案光盘载体保存5年以上，并按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38—2008）的要求进行管理。

第四章电子档案保管

第二十六条各单位档案部门和各级国家综合档案馆应当根据自身保管的电子档案数据量和保管要求，配备电子档案保管的设施设备，包括满足电子档案保管需要的电子档案长期保存管理软件，服务器、存储等硬件设备和备份设备及防火墙、杀毒软件等安全设施。

第二十七条各单位档案部门和各级国家综合档案馆应当按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定建立电子文件管理系统和信息内容安全保密防护体系，执行严格的安全保密管理制度。

第二十八条各单位档案部门和各级国家综合档案馆应当对保管的电子档案进行定期检测，检测方法包括自动检测和人工检测。

自动检测方法主要用于检测在线存储的电子档案，应当每年对全部电子档案进行一次自动检测。

人工检测方法主要用于检测离线存储的电子档案，应当每2年抽检一次，抽检率不低于电子档案总量的10%。

第二十九条各单位档案部门应当建立电子档案备份制度，对电子档案实施在线和离线备份，离线备份数据至少2套，1套本地保管，1套同城备份。

各级国家综合档案馆应当对电子档案实施3-2-1的异地、异质备份机制，至少备份3套数据，至少备份到2种不同存储介质上，至少1套数据异地备份。

第三十条各单位档案部门和各级国家综合档案馆应当针对不同的存储载体建立满足要求的保存环境，以实现电子档案存储载体的长期保存：

（一）磁性载体。

置于温湿度适宜、远离外磁场、避光、清洁的环境，相对湿度变化范围为40%-60%，温度变化范围为15-27℃，满足《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）相关要求。

（二）光盘。

置于温湿度适宜、避光、清洁的环境，相对湿度变化范围为20%-50%，温度变化范围为4-20℃，满足《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38—2008）相关要求。

第三十一条电子档案读取和使用所需的软硬件环境、电子档案存储载体等发生变化时，应当及时组织数据转换和迁移。

电子档案数据转换和迁移时，应当对操作前后电子档案及其元数据的内容、数量一致性情况等进行比对，并记录电子档案转换和迁移过程的信息，填写《电子档案转换与迁移登记表》（见附件6）。

第五章电子档案的利用、销毁与统计

第三十二条电子档案的利用应当满足如下要求：

（一）各单位档案部门和各级国家综合档案馆应当配备电子档案利用的软硬件设备，包括计算机、电子档案利用系统等，并建立健全电子档案利用制度，采取有效措施保证电子档案得到方便快捷安全地利用。

（二）各级国家综合档案馆应当对馆藏电子档案进行审查和鉴定，依托互联网、政务网、局域网面向不同用户提供电子档案利用。

控制使用的电子档案在提供利用时应当履行审批程序。

档案移交单位应当配合国家综合档案馆对已满开放年限的档案进行开放审核，确保电子档案安全地利用。

（三）电子档案利用时应遵守保密规定。

对具有保密要求的电子档案进行利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

第三十三条电子档案的鉴定销毁应当满足如下要求：

（一）电子档案的鉴定销毁，应当执行国家有关档案销毁的规定，并且应在办理审批手续后，采用技术手段确保彻底销毁。

（二）涉密电子档案的销毁，按照涉密管理相关规定，交由同级保密部门集中销毁。

第三十四条各单位档案部门和各级国家综合档案馆应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第六章奖励与惩处

第三十五条各级档案行政管理部门应当加强对本区域电子文件归档与电子档案管理工作的检查与考核，对在电子文件归档与电子档案管理工作中取得突出成绩的单位或者个人，应当按规定给予表彰或者奖励。

第三十六条各单位在电子文件归档和电子档案管理工作中，有下列情形之一的，由档案行政管理部门责令限期整改；情节严重的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他责任人员按照有关规定给予相应的处分：

（一）不按照规定归档电子文件和移交、接收电子档案的。

（二）电子文件与电子档案管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的。

（三）擅自提供、复制、公布、销毁、出卖电子档案的。

（四）损毁、丢失、篡改、伪造电子档案以及玩忽职守造成电子档案损失的。

有本款（三）（四）项情形且涉嫌犯罪的，要依法追究其刑事责任。

第七章附则

第三十七条本办法由沈阳市档案局负责解释。

第三十八条各区县（市）可参照本办法执行或者制定具体实施细则,其他单位可参照执行。

第三十九条本办法自发布之日起施行。

附件：

1.归档信息包结构

2.电子文件归档登记表

3.电子档案存储结构

4.电子档案载体标注内容

5.电子档案移交与接收登记表

6.电子档案转换与迁移登记表

附件1

归档信息包结构

电子文件归档信息包按照档案分类来组织信息包内数据的层次结构。

以文书类电子文件为例，一般以年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等三级分类方式组织，归档信息包结构如下图所示：

1.说明文件.TXT存放归档信息包的信息包标识、信息包类型、创建时间、创建者、创建环境、存储位置、信息包说明等。

2.目录文件.XML存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应，根据电子档案具体归档方式进行文件级描述，每个条目中包括载体内电子档案顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、备注等内容。

目录文件XML信息格式如下（encoding属性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF—8”）：

xmlversion="1.0"encoding="GB18030"?

>

<文件目录>

<文件>

<顺序号>

<档号>

<责任者>

<题名>

<日期>

<密级>

<电子档案名称>

<备注>

………

<文件>

………

3.电子档案文件夹以档号命名，存放电子档案内容数据及其元数据：

⑴元数据：

以XML文件存放电子档案的背景信息、固化信息、过程信息等元数据信息；

⑵内容数据：

电子档案内容的主体部分，包括文件处理单、正文（包含正本、定稿及历次修改稿）和附件等已经转换成PDF/OFD格式的数据对象；对于部分无法转换成PDF/OFD格式的附件（比如图形文件、音视频文件、其他特殊格式文件等）按顺序置于电子档案文件夹中。

附件2

电子文件归档登记表

单位名称

归档时间

归档电子文件门类

归档电子文件数量

件/张/分钟/字节

归档方式

囗在线归档囗离线归档

检验项目

检验结果

真实性检验

完整性检验

可用性检验

安全性检验

载体外观检验

技术方法与相关软件说明

登记表、软件、说明资料检验

电子文件形成或办理部门（签章）

年月日

档案部门（签章）

年月日

附件3

电子档案存储结构

移交载体内电子档案存储结构如下图所示：

1.说明文件.TXT存放电子档案存储载体信息，一个载体只有一个说明文件，存放本载体有关信息，包括载体参数（如载体容量、载体类型等）、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他各种有助于说明本载体的信息。

2.目录文件.XML存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应，根据电子档案具体归档方式进行文件级描述，每个条目中包括载体内电子档案顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、备注等内容。

目录文件XML信息格式如下（encoding属性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF—8”）：

xmlversion="1.0"encoding="GB18030"?

>

<文件目录>

<文件>

<顺序号>

<档号>

<责任者>

<题名>

<日期>

<密级>

<电子档案名称>

<备注>

………

<文件>

………

3.电子档案文件夹命名为“电子档案”，存放电子档案及其元数据，一般按档案门类—年度—保管期限—分类—文件的层次设置文件夹。

一份移交载体内可以有多个档案门类，也可以只放一个档案门类。

根据档案整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的年度、保管期限、分类、文件等层级进行取舍。

4.其他文件夹命名为“其他”，存放各种其他存入载体的文件，主要包括：

所采用的元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、文件命名规则、XMLSchema及交接信息等，这些文件应当采用TXT、XML和符合长期保存要求的格式。

附件4

电子档案载体标注内容

载体标识：

全宗号—年度—载体顺序号。

载体盒标注：

全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等。

1.全宗号是档案馆分配给立档单位的编号；

2.年度是该载体内档案起止年度如2010年至2018年即标定为2010/2018；

3.载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号，由阿拉伯数字组成；

4.数据量是载体内档案存储容量；

5.密级按存储在载体内电子档案的密级标注，保管期限按存储在载体内电子档案的保管期限标注；

6.存入日期是将电子档案拷贝至载体的日期，格式为年月日，如2017年2月8日即写为20170208；

7.运行环境即识别或操作电子档案的软、硬件平台；

8.套别是指档案馆存储电子档案载体的套号，用大写英文字母A、B、C表示。

A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地备份。

附件5

电子档案移交与接收登记表

交接工作名称

内容描述

移交电子档案数量

移交数据量

载体起止顺序号

移交载体

类型、规格

检验内容

单位名称

移交单位

接收单位

真实性检验

完整性检验

可用性检验

安全性检验

载体外观检验

填表人（签名）

年月日

年月日

审核人（签名）

年月日

年月日

单位（印章）

年月日

年月日

填写说明：

1.交接工作名称:

按移交单位或全宗号、移交档案的年度、批次等内容描述本次交接工作；

2.内容描述：

交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项；

3.移交电子档案数量：

交接档案的文件总数；

4.移交数据量：

一般以GB为单位，精确到小数点后3位；

5.载体起止顺序号：

在线移交时，按载体内电子档案的存储结构组织数据，并标注顺序号；

6.移交载体类型、规格：

在线移交时，填写“在线”；

7.真实性检验：

检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性，可填写检验方法；

8.完整性检验：

移交的档案和档案数据的完整性检验；

9.可用性检验：

检验电子档案的可读性等；

10.安全性检验：

对计算机病毒等进行检测；

11.载体外观检验：

检查载体标识、有无划痕、是否清洁等。

附件6

电子档案转换与迁移登记表

单位名称

管理授权

责任部门

管理类型

囗格式转换囗迁移

源格式或系统描述

目标格式或系统描述

完成情况

（操作前后电子档案及其元数据内容、数量一致性情况等）

操作起止时间

操作者

填表人（签名）

年月日

审核人（签名）

年月日

单位（签章）

年月日