视频会议项目实施方案.docx
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视频会议项目实施方案
视频会议项目实施方案（总27页）
1项目实施方案介绍
1.1设备安装承诺
抄写标书（以下仅作参考）
如果我公司成功中标，我公司郑重承诺：
我公司将会负责全部系统设备的实施，包括管线铺设，设备安装、调试、培训与会场装修单位的配合；
我公司将按照招标要求，在项目各阶段的工期内完成相应的工作，并严格按照投标文件所指定的工程进度表实施；
我公司将会在签订合同之日起的45个工作日内完成整个工程；
系统设备安装完毕后，将开始系统试运行，试运行的时间为1个月，在达到招标书的各项系统功能指标后，我们将配合客户进行系统最终验收，在试运行期间，由于设备质量等造成某些指标达不到要求，我们将进行产品的更换或者修复，并且试运行期顺延1个月，在全部设备指标和功能指标达到要求时，我公司才会和客户签订最终验收书
在签订最终验收书后，我们将向客户提交所有的系统设备的技术文件、资料、测试报告、安装报告、验收报告等。
1.2我公司项目实施体系介绍
1.2.1项目实施体系的建立
项目实施体系是我公司为实施本次项目的质量管理和目标控制，以现场实施管理组织框架为基础，通过质量管理目标的确定和分解，所需人员和资源的配置，以及实施质量管理相关制度的建立和运行，形成具有质量控制和质量保证能力的工作系统。
我公司项目实施体系的特点是：
系统性、互动性、双重性和一次性。
1.2.2项目实施体系的运行
项目实施体系的运行，应以质量控制计划为龙头，过程管理为重心，按照PDCA循环原理展开，即计划、实施、检查和处置。
项目实施体系的运行，应按照事前、事中和事后控制相结合的模式依次展开。
这三大环节不是孤立和截然分开的，它们之间构成有机的系统过程，实质上也就是PDCA循环的具体化，并在每一次滚动循环中不断提高，达到质量管理或质量控制的持续改进。
1.2.3项目实施体系的预控方法
我公司认为，项目实施预控是实施全过程质量控制的首要环节，包括确定实施质量目标、编制实施质量计划、落实各项实施准备工作以及对各项实施生产要素的质量预控等。
经过多年的实施管理经验，我们认为：
实施质量计划是实施质量控制的手段或工具。
实施质量的计划预控，是以预防为主作为指导思想，在实施前，通过实施质量计划的编制，确定合理的实施程序、实施工艺和技术方法，以及制定与此相关的技术、组织、经济与管理措施，用以指导实施过程的质量管理和控制。
工程开工后，进入全面实施阶段的质量控制，包括设备安装工程中所有分部分项工程的实施作业过程（或工序）的质量控制。
实施过程的质量控制是工程质量生产（或形成）的关键环节，具有量大、面广、交错、互动的特点，必须充分重视和应用长期实施实践所形成的许多行之有效的控制途径和方法进行过程控制。
1.2.4项目实施体系的检查
我公司的的实施质量检查方式主要有：
日常检查、跟踪检查、专项检查、综合检查、监督检查等。
实施质量检查的一般内容包括实施依据、实施结果、整改落实等。
实施质量检测试验简称“测试”，是实施质量控制的重要手段，也是贯彻执行建设法律法规强制性条文的重要内容。
工程检测试验必须委托有相应资质的检测机构进行，所提供的检测、试验报告才具有法律效力。
1.2.5项目竣工验收及备案
工程实施质量验收的要求：
具备独立实施条件并能形成独立使用功能的建筑物及构筑物为一个单位工程；建筑规模较大的单位工程，可将其能形成独立使用功能的部分作为一个子单位工程。
单位工程质量验收也称质量竣工验收，是建筑工程投入使用前的验收，也是最重要的一次验收。
对于本次项目的工程质量监督机构应对工程竣工验收工作进行监督。
工程质量验收合格后，我公司会向相关部门申请实施验收备案。
备案部门在收到备案文件资料后的15日内，对文件资料进行审查，符合要求的工程，在验收备案表上加盖“竣工验收备案专用章”，并将一份退还我公司存档。
如审查中发现工程竣工验收不符合要求，备案部门在收到备案资料之日15日内，在验收备案表中填写备案机关处理意见，提出工程停止使用、限期整改、重新组织验收等意见。
备案文件资料退回我公司。
由我公司根据整改要求重新进行项目实施，并等待再次组织竣工验收合格后，重新办理备案手续。
工程实施质量牵涉各方面各环节工作，只有加强了对决定和影响工程质量的所有因素控制，认真把住每个环节，才能创造出优质工程。
1.3项目实施计划
1.3.1设计联络会议
我公司将向客户介绍同类产品已有的运行经验，改进情况。
并介绍已运行系统的配置原则，与客户的的配合情况等；介绍设备的生产过程，已生产的装置功能试验的情况，并安排参观已运行的用户。
在上述过程中，我公司将解答客户提出的问题。
向客户提供对认可的资料和图纸进行详细的解释，并解答客户对资料和图纸所提的意见和问题，共同进行讨论和修改。
根据客户的需求提出对系统设计的详细修改，并提供详细的修改说明，在工厂验收中进行试验。
我公司将配合客户作好联络会议纪要，包括讨论的项目和结论，经双方代表负责人签字。
会议纪要与合同具有同等效力。
为了保证项目实施的顺利进行，确保项目质量达到预期目标，我公司将将成立若干专门小组进行项目实施，以利于加强项目管理和各方面协调合作，使工作和责任更加清晰明确。
1.3.2项目实施流程图
1.3.3设备包装及运输计划
我公司承诺，将按照如下原则来进行投标设备的包装运输计划：
我公司负责设备包装、办理运输和保险，将设备安全运抵客户指定的交货地点。
设备制造完成并通过试验后将及时包装，确保其不受污损。
在包装箱外会标明买方的订货号、发货号。
各种包装能确保各零部件在运输过程中不致遭到损坏、丢失、变形、受潮和腐蚀。
包装箱上有明显的包装储运图示标志。
整体产品或分别运输的部件要适应运输和装载的要求。
随产品提供的技术资料完整无缺。
我们会按照不同的区域所采购的不同型号的设备进行分发，我们将采用航空、陆路、火车运输的方式，将设备发送到客户指定的场所。
并在设备发送前，会和系统负责人进行联系，告知设备的发送时间，物流公司名称，设备到达时间，设备发送单号等信息，以供将来的设备到货检查。
对于此次采购最多的设备—高清视频会议终端，绝大多数的会场仅买一套视频会议终端，我们在收到公司提供的货物后，会将所有的设备逐个的发给每个收件人。
同样，在设备发送前，会和系统负责人进行联系，告知设备的发送时间，物流公司名称，设备到达时间，设备发送单号等信息，以供将来的设备到货检查。
我们将按照客户的要求即时对设备采购进行重新分配，如无其它要求，我们按照采购要求进行设备分配。
1.3.4工程进度表
自合同签订之日起，45天内完成系统所有设备安装，和联网调试。
在这之后，将根据客户招标要求，进行为期30天的系统试运行。
日期
项目
1-15天
15-45天
46-75天
备注
联络会议及最终确定项目实施细节
设备交付
设备安装及设备调试完成
系统试运行
历时1月
1.3.5项目实施小组的架构及说明
在正式合同签订后我公司将按照ISO9000的规定，按照项目管理流程来进行项目的实施，成立专门的项目工作组。
项目组织结构图如下：
项目经理
由我公司指派具有项目经理资格的资深项目经理担任，具有以下职责：
1）：
全面管理项目实施小组，协调项目实施小组与公司其他部门、用户的关系；
制定项目工作计划；
2）：
负责制定开发计划、人员配备、技术路线及总体方案的制定，安排各类会议日程；
3）：
主持需求分析、概要设计、详细设计、测试等各阶段的评审；
4）：
编写项目进度报告；
5）：
定期举行项目进度会议；
6）：
协调项目中的所有人员和资源；
7）：
召集各个小组会议，检查每个小组的工作内容、工作质量和工作进度，监控项目过程和进度；
8）：
维护每一个问题的清单并保证每一个问题都得到及时圆满解决。
项目实施组
项目实施组由我公司工程师和厂家工程师构成。
我公司提供的所有软硬件设备上线都有详细的步骤，我公司技术人员将在得到用户允许的情况下才进行安装调试操作。
1）：
具体安装、调试、验收流程如下图：
商务小组
商务小组由我公司商务部人员构成，主要职责如下：
1）：
设备的采购、运输；
2）：
合同的签订；
3）：
负责有关商务方面的联系工作；
质量保证小组
质量保证小组由我公司质量中心人员构成，主要有以下职责：
1）：
及时向项目经理汇报实施过程的质量问题和进度控制；
2）：
负责各个小组技术文档的整理打印；
3）：
每周负责从各个小组收集技术文档；
4）：
对文档按配置管理规范进行严格管理。
后勤保障小组
负责整个项目的后勤保障工作，由我公司相关人员组成。
培训小组
培训小组由我公司的培训部门人员、厂家培训人员构成，主要有以下职责：
1）：
培训的组织工作
2）：
相关教材的编写工作
3）：
施工工程师现场培训的监督
1.4项目实施应急方案
为了保证本项目能正常的实施，我们对项目实施中的突发风险进行了详细分析，针对各类突发事件，设计了相应的预防与解决措施，我针对本项目制定了详细的系统实施应急方案，整个应急方案科学、严谨、有序，详细的应急方案如下。
1.5项目实施风险预防措施
针对项目实施中可能遇到的各种各样的风险，我公司总结多年的系统集成经验，针对一些可能出现的情况，制定了一系列预防处理措施，举例如下：
事件
预防措施
处理办法
清点设备，缺箱、配件不齐
发货前提前验收，提前与运输部门协调。
备件库提取备件，核查货物装箱、运输过程。
场地不符合施工条件，如：
电源、承重、温度、音、视频线等
提前进行安装前的环境确认，
签订合同后提交设备运行的环境要求，安装时不能满足安装条件时申请延期，填写延期报告单，报项目经理备案
。
。
。
。
。
。
1.6项目验收方案
本项目验收遵照以下流程和条件。
由客户、我公司和厂商共同组成验收小组，对本次系统内的所有设备进行验收。
如发现系统功能和设备质量不符合合同规定、客户将不予验收合格并不予支付货款。
在设备安装完成验收时，我公司将有一名以上人员在场，验收完毕后，由客户和我公司共同签字确认。
客户根据签字确认的验收清单按合同支付货款。
我公司将免费提供咨询、培训及定期上门服务。
在以后系统升级时，为客户提供技术咨询服务。
在征得客户的同意，双方签定工程合同的基础上，承担升级工程施工的任务。
每一项任务的完成、每一个文档的交付、每一个设备、每一个系统的交付，都有相应的完成标志和测试、评估和验收标准。
因此，本项目的测试验收工作应更为严谨和充分，计划应更为周密。
为此，我公司制定了详尽的测试验收方案。
在本验收方案中，针对不同的验收内容，我们均设计了相应的验收方法、验收表格以及相关验收标准，这些设计内容是我公司总结多次大型系统集成经验，并结合本项目特点制定的，在经过项目单位的审查和认可后，可以用于本项目的验收测试工作。
我公司针对本项目的各种设备、系统制定了不同的测试方案，并通过表格形式进行记录，最后形成测试报告。
1.6.1项目验收流程图
1.6.2项目验收顺序
此次项目建设包括多个方面的验收和测试任务，主要包括：
设备到货验收
视频会议终端检验
MCU检验
文档验收
系统验收及测试表格
验收内容的顺序及关系如下图
1.6.3设备到货验收
设备在到达客户指定的设备放置现场时，由项目单位相关人员和我公司实施人员依照招标文件要求完成对全部设备的型号、规格、数量、外型、包装及资料、文件（如装箱单、保修单、随箱介质等）等的拆包验收及清点工作，并填写交货清单。
我公司承诺：
货物当出现损坏、数量不全、产品不对或型号不符等问题时，由我公司负责解决。
填写完如上清单后由我方人员一起陪同,进行产品的拆封,再查看产品的金属外壳是否有碰撞所造成缺陷.并根据产品操作手册,查看所有配件是否齐全.如果一切完好且产品附件完好无损.则同意安装人员开始设备安装.当设备安装好以后,再随客户进行产品连通性测试，如果产品完整性验收合格,则将下表填写完整。
设备开箱验收单
项目名称
项目负责人
客户名称
接收地点
接收时间：
编号
合同中品名
合同中配置
实际提交品名
实际配置
数量
备注
2
开箱检验
检验结果
步骤一：
产品包装有否损坏,产品配件是否齐全
步骤二：
通过该点和其他会场的点对点呼叫,观察声音是否清晰,图像是否细腻
步骤三：
通过任意MCU下的两点会议,观察声音是否清晰,图像是否细腻
结论：
交货人签名
客户代表签名
日期
日期
如果设备在到货验收发现设备有缺陷或直接有零配件缺损，用户可以直接填写如下DOA表格，进行设备更换DOA处理。
厂商在收到此表格后，派人直接取走相关设备，并直接重新发新设备给用户，重新进行单点验收。
备注：
DOA是指到货即坏的英文简称，即Deadofarrival
问题设备DOA处理单
项目名称
项目负责人
客户名称
接收地点
接收时间：
编号
合同中品名
合同中配置
实际提交品名
实际配置
数量
序列号
2
设备有问题
设备检查结果
1、设备配件不齐
是（）不是（）
主机（）电源（）遥控器（）相关线缆（）摄像头（）
2、设备开箱有损坏
是（）不是（）
主机（）电源（）遥控器（）相关线缆（）摄像头（）
3、设备开机有问题
是（）不是（）
开不起（）有虚影（）无图像（）其他（）
4、设备互通有问题
是（）不是（）
不通（）其他（）
结论：
交货人签名
客户代表签名
日期
日期
1.6.4视频会议终端单机检验
视频终端检验
我公司将在用户指定的地点统一完成对设备的基本配置，以确保整个系统基本参数的一致性，并缩短设备运抵各安装现场所需要的现场安装时间。
设备现场安装由我公司技术人员负责，其责任如下：
1）硬件安装
在完成设备总部统一调试之后，根据工程进度计划，设备将开始逐步抵达相应的设备安装地。
我公司将在设备现场安装中初验并行作业方式，以便缩短硬件安装时间。
在设备上电以前，外接电路的联接线缆需要全部完成。
在此基础上，现场安装工程师将进行设备的现场联接。
2）参数配置
现场工程师将对设备系统软件的参数进行核实，而有些参数一般是在设备出厂前已经配置。
为了保证设备运行质量，现场工程师将对这些参数进行核实。
为了确保设备安装的顺利和按时，我公司将对安装现场所有需要与合同设备端接的线缆以及接口进行测试，并对布线达成协议，其中包括：
双方同意的终端点的具体位置；
所有的物理布线图；
所有测试结果将作为现场安装的参考技术资料，并由双方签字。
3）现场故障维修
如果在设备现场安装的过程中设备出现故障，现场工程师将和用户的技术人员一起对设备故障进行维修以及必要的硬件更换，使设备恢复到正常状态。
和用户的技术人员一起对设备故障进行维修的目的在于使这些工程师在现场工程师的帮助下通过实践逐步具备现场维修的实际经验。
当在调试过程中出现现场工程师无法处理的问题时，我公司工程师将上报项目经理，项目经理在接收到此请求后，应立即协调其他工程师协助现场工程师尽快解决问题。
为了提高用户技术人员对设备的维护、操作能力，我公司在进行现场安装时将容许用户的技术人员参与，在条件允许的情况下，由现场工程师指导用户的现场技术人员直接动手操作。
按照随机文档设备连接示意图正确连接并检查
开机自检并进行相关设置
1）设置网络信息，包括IP地址，GK号码等信息；
2）设置视频模式；
3）设置音频模式；
4）进行摄像头相关设置。
单节点调试
在每一个节点完成设备安装之后，现场工程师将和用户的技术人员一起进行该节点的测试验收工作。
这样，用户的技术人员可以接手该节点的工作，并且可以迅速将该节点并入整个系统运行之中。
一旦该节点成功地并入整个系统之中，该节点将被认为完成了节点初验。
一旦整个协议中的所有节点完成测试，整个协议的系统将开始系统初验，而后系统进入系统的试运行阶段。
单节点调试培训单
我公司在每个服务区和收费站的视频会议终端安装过程中,均会和当地的视频会议管理人员共同进行单节点的调试,并在调试过程中,为该管理人员进行简单的操作培训。
序号
培训项目
培训结果
备注
1
终端的物理连接方法
□掌握□未掌握
2
操作界面的掌握
□掌握□未掌握
3
网络设置
□掌握□未掌握
4
视频协议设置
□掌握□未掌握
5
音频协议设置
□掌握□未掌握
6
呼叫设置
□掌握□未掌握
7
地址薄设置
□掌握□未掌握
8
终端发起会议设置
□掌握□未掌握
9
终端呼叫鉴权
□掌握□未掌握
10
终端管理
□掌握□未掌握
11
画面切换设置
□掌握□未掌握
12
静音功能
□掌握□未掌握
13
闭音功能
□掌握□未掌握
14
音量控制
□掌握□未掌握
15
远程摄像头遥控功能
□掌握□未掌握
16
双流基本功能
□掌握□未掌握
17
常见问题及处理方法
□掌握□未掌握
参加培训人员意见：
通过工程师现场培训，掌握了改视频会议的终端的设备连接和使用操作。
签名：
日期：
1.6.5MCU检验
对于MCU，我们将以实际的视频会议的召开作为验收标准，其中验收内容包括：
是否可以通过主会场MCU，进行全网会议的召开，即通过主会场的MCU将其下属的所有终端呼叫到一个会议室来，并查看图像、声音和双流有无问题；
是否可以通过分会场MCU，进行分会场的会议召开，即通过分会场的MCU将其下属的所有终端呼叫到一个会议室来，并查看图像、声音和双流有无问题；
在每个视频会议终端设置GK，并查看ECS服务系统，观察是否每个视频会议终端都可以成功注册GK，并取得认证；
通过所有的MCU进行两级会议级联，即主会场的MCU分别呼叫其下属终端、分会场的MCU呼叫其下属终端，最后再由主会场的MCU呼叫分会场的MCU以形成全网视频会议。
查看设备是否功能正常。
视频、音频和双流是否运行正常。
1.6.6文档验收
在系统实施过程开始和进行中，我公司即根据项目文档提交计划随时向客户提交相关文档。
文档与资料交接清单格式如下：
项目文档与资料交接清单
（文件编号：
）记录编号：
项目名称
起止日期
提交部门
提交人
接收部门
接收人
序号
内容
备注：
1.6.7系统验收及测试表格
系统验收的一个重要手段就是测试，其目标是为了保证项目单位能够科学而公正地验收系统集成商提供的设备乃至整个系统，所以，对于项目单位而言，测试的目的是为了验收。
我公司针对本项目的各种设备、系统制定了不同的测试方案，并通过表格形式进行记录，最后形成测试报告。
主要测试项目如下所示：
多点控制单元MCU测试
视频会议终端测试
会议管理系统测试
测试表格如下：
1.6.7.1MCU测试表格
测试项目
编号
测试内容
测试方式
测试结论
单机测试
联机测试
多点控制单元MCU
1-1
设备测试电压/温度/湿度
——
——
1-2
MCU模块工作正常
□合格□不合格
1-3
主控单元工作正常
□合格□不合格
1-4
音频处理单元工作正常
□合格□不合格
1-5
视频处理单元工作状态
□合格□不合格
1-6
LAN接口单元（NILAN＋A2LAN）工作正常
□合格□不合格
1-8
各连接网线正常可靠
□合格□不合格
测试补充说明：
测试人：
测试时间：
1.6.7.2视频会议终端测试表格
测试项目
编号
测试内容
测试方式
测试结论
自环测试
联机测试
系统
1-1
目标
图像正常：
画面清晰、图像逼真
声音正常：
声音清楚、无杂声
1-2
环境测试：
电压/温度/湿度是否合格
□合格□不合格
1-3
拨号连接/挂断功能正常
□合格□不合格
1-4
若配置PC控制台，PC控制台软件工作正常，通过PC控制台能有效的配置、查看、诊断终端的各种参数
□合格□不合格
1-5
系统正常开通时，中断传输信道，然后再恢复其物理连接
中断时，图像凝固，语音不通；再连接后，图像和语音一般在2s内恢复
□合格□不合格
音频
2-1
静音功能正常
□合格□不合格
2-2
哑音功能正常
□合格□不合格
视频
3-1
摄像机上、下、左、右转动正常
□合格□不合格
3-2
摄像机缩放、聚焦可调节
□合格□不合格
3-3
本地摄像机可预设位置
□合格□不合格
3-4
控制远端摄像机并可保存预设位置
□合格□不合格
3-5
能有效的切换本地视频
□合格□不合格
3-6
本地图像、远端图像和画面切换正常
□合格□不合格
3-7
PC双视频流功能使用正常
□合格□不合格
3-8
任何状态下可回到活动视频
□合格□不合格
3-9
传送静止图像给远端，功能正常
□合格□不合格
3-10
接收远端的静止图像，功能正常
□合格□不合格
3-11
VGA视频输入正常
□合格□不合格
3-12
高清视频输出正常
□合格□不合格
测试项目
编号
测试内容
测试方式
测试结论
自环测试
联机测试
主席控制
4-1
申请、释放主席令牌功能正常
□合格□不合格
4-2
主席会场可选看、点名、广播各分会场的画面
□合格□不合格
4-3
主席会场可任意删除某一会场，使之不能再进入本次会议
□合格□不合格
4-4
主席会场能够遥控本、分会场摄像机上、下、左、右转动及镜头缩放和视频画面的切换
□合格□不合格
4-5
主席会场有分会场申请发言提示，并有权允许或不允许其他发言广播
□合格□不合格
诊断信息
5-1
能正确查询链路或连接状态、单板状态、模块状态
□合格□不合格
5-2
能正确显示终端类型（E1终端或IP终端）
□合格□不合格
5-3
能查询终端的有效软、硬件版本信息
升级会员 