《档案管理服务外包工作规范第1部分总则》.docx
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《档案管理服务外包工作规范第1部分总则》
档案管理效劳外包工作标准第1局部：
总那么
2015年9月13日第四稿
前言
DA/T##.1—####《档案管理效劳外包工作标准第1局部：
总那么》为DA/T##《档案管理效劳外包工作标准》系列标准的第1局部。
DA/T##《档案管理效劳外包工作标准》系列标准，还包括：
——DA/T##.2—####《档案管理效劳外包工作标准第2局部：
档案存放效劳》
——DA/T##.3—####《档案管理效劳外包工作标准第3局部：
档案数字化效劳》
本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：
############
本标准主要起草人：
##X##X##X
引言
随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理效劳外包正在成为档案工作的重要开展趋势之一。
目前，我国档案管理外包效劳企业〔承包方〕日益增多，外包效劳容日趋多样化，外包效劳市场不断扩大。
但是，当前在档案管理效劳外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的效劳工作均存在管理不科学、操作不标准、标准不统一的问题，造成诸多档案平安隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案管理效劳外包工作予以标准、指引。
本标准旨在标准和引导档案管理效劳外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理效劳外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理效劳外包管理体系建立、提升效劳能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理效劳外包工作的良性、有序开展。
《档案管理效劳外包工作标准第1局部：
总那么》从总体上对档案管理效劳外包工作进展一般标准。
主要包括四个方面的容：
第一，明确档案管理效劳外包工作的原那么；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行与监视、评估与改良等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理效劳外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和平安管理等方面对承包方根本效劳能力建立提出要求；第四，对第三方机构的工作提出根本要求。
档案管理效劳外包工作标准第1局部：
总那么
1围
本标准适用于：
——指引发包方科学开展档案管理效劳外包发包工作，选择合格的承包方；
——指导承包方有效开展档案管理效劳外包管理体系建立，提升效劳能力；
——提供第三方机构正确评价档案管理效劳外包承包方的参考依据。
2标准性引用文件
以下文件对于本标准的应用是必不可少的。
但凡注日期的引用文件，其随后所有的修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
但凡不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T19000质量管理体系根底和术语
GB/T19001质量管理体系要求
GB/T22080信息技术平安技术信息平安管理体系要求
GB/T22081信息技术平安技术信息平安管理实用规那么
GB/T24353风险管理原那么与实施指南
GB/T24001环境管理体系要求与使用指南
GB/T28000职业安康平安管理体系标准
GB/T28001职业安康平安管理体系实施指南
DA/T1-2000档案工作根本术语
DA/T31-2005纸质档案数字化技术标准
档函〔2008〕207号档案工作突发事件应急处置管理方法
档函〔2013〕271号国家档案局关于加强档案托管中的平安管理杜绝失泄密隐患的通知
档办发〔2014〕7号档案数字化外包平安管理标准
3术语和定义
3.1档案archives/records
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
[DA/T1-20003.1]
3.2档案管理archives/recordsmanagement
档案〔3.1〕的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
[DA/T1-20003.2]
3.3效劳外包serviceoutsourcing
某一机构将原本由自身承当的、非核心的全部或局部业务剥离出来，委托给其他机构完成，以降低本钱、提高效率、优化产业链、提升自身核心竞争力的行为。
注：
“外包效劳〞是与“效劳外包〞相对应的一个术语，是指某一机构承接其他机构委托的业务，为其提供效劳的行为。
3.4档案管理效劳外包serviceoutsourcingofarchives/recordsmanagement
某一机构将不属于国家法律法规限制围的档案〔3.1〕，通过市场、以合同方式委托其他机构进展管理的行为。
3.5发包方client
档案管理效劳外包〔3.4〕的需方。
在本标准中，发包方也称为客户。
3.6承包方serviceprovider
档案管理效劳外包的供方〔3.4〕。
在本标准中，承包方也称为组织。
3.7分包商subcontractor
指承接分包业务的承包方（3.6）。
总承包方〔3.6〕将承接的档案管理外包效劳业务中的局部业务委托给分包商〔3.4〕完成。
3.8第三方机构thethirdpartyorganization
发包方〔3.5〕、承包方（3.6）之外的，为发包方（3.5）提供中介、咨询、招标、监理与其他效劳，或对承包方（3.6〕的资质或效劳能力进展评价、认证的独立的、非政府的机构。
3.9监管机构regulatoryauthority
对档案管理效劳外包工作中各主体，包括发包方〔3.5〕、承包方（3.6）、分包商〔3.7〕、第三方机构（3.8）的相关行为，依法进展指导、监视的机构，包括档案行政管理部门、行政管理部门、工商行政管理部门以与其他行政管理部门等。
3.10档案存放效劳serviceofarchives/recordsdeposit
在不改变档案〔3.1〕所有权和处置权的前提下，发包方〔3.6〕将档案〔3.5〕委托给承包方〔3.6〕保管，承包方〔3.6〕为发包方〔3.6〕提供档案〔3.1〕保管的库房、设备、装具，进展日常保管、平安防护，并按需要提供利用的效劳过程。
3.11档案数字化效劳serviceofarchives/recordsdigitalization
承包方（3.6）利用扫描仪、数码相机等数码设备对发包方（3.5）的实体档案进展数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的效劳过程。
参考DA/T31-20053.2
3.12档案整理效劳serviceofarchives/recordsarrangement
承包方（3.6）按照一定原那么对发包方（3.5）形成的档案实体进展系统分类、组合、排列、编号和根本编目，使之有序化的效劳过程。
参考DA/T1-20005.1
3.13档案管理咨询效劳serviceofarchives/recordsmanagementconsultation
承包方（3.6）通过口头或书面形式为发包方（3.5〕提供意见、建议，指导、帮助发包方解决档案工作遇到的问题的效劳过程。
3.14档案开发利用效劳serviceofarchives/recordsexploringandusing
承包方（3.6）帮助发包方（3.5）将其保存的档案〔3.1〕通过多种途径、手段和技术、方法进展开发，形成各种形式的信息、知识产品，提供利用，发挥档案（3.1）价值的效劳过程。
3.15效劳能力servicecapability
承包方（3.6）提供效劳的能力程度。
4根本原那么
4.1发包方应该根据国家档案、相关法律法规和规章制度，确定档案管理效劳外包的围。
国家规定不得效劳外包的档案不得列入效劳外包的围。
4.2在档案管理效劳外包全过程中，发包方、承包方、分包商和其他相关方应以确保档案的真实、完整、可用和平安为最根本要求。
4.3档案管理效劳外包工作主要涉与发包方、承包方、分包商、第三方机构和监管机构等5类主体。
各主体应该明确自身的义务或职责、权利，以与与其他相关主体之间的关系。
如图1所示。
4.3.1发包方和承包方通过签订合同建立委托与受托关系。
承包方为发包方提供的效劳，通常包括档案存放效劳、档案整理效劳、档案数字化效劳、档案管理咨询效劳、档案开发利用效劳等几类业务单元。
4.3.2经发包方同意，承包方可将局部外包效劳业务委托给分包商承当。
分包并不意味免除承包方履行合同的义务。
承包方须就分包商的效劳质量向客户承当责任。
4.3.3分包商应根据与承包方的合同履行自身义务，与承包方共同为发包方提供效劳。
承包方根据与分包方的合同对分包商的效劳过程和效劳质量进展监视，通过沟通获取分包商的支持，确保为发包方提供优质效劳。
分包商须就其效劳质量向承包方承当责任。
4.3.4第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介或咨询效劳，或经相关部门批准或自行对承包方的资质或效劳能力进展独立的评价、认证。
4.3.5监管机构应依据国家法律法规，对发包方、承包方、分包商和第三方机构等的相关行为进展指导、监视和检查。
行政管理部门报告。
监管机构
发包方
承包方
第三方机构
委托/受托
〔签订合同〕
评价/认证
中介咨询效劳
分包商
指导监视/承受指导监视
委托/受托
〔签订合同〕
图1：
档案管理效劳外包工作中各主体之间的关系示意图
5发包方工作标准
5.1发包工作原那么
5.1.1合法原那么
发包方应识别整个档案管理效劳外包工作过程中适用的国家法律法规，分析其对发包围、过程与承包方筛选的影响，并采取有效措施遵守这些法律法规。
5.1.2平安原那么
5商业秘密和个人隐私被泄露。
5档函〔2013〕271号、档办发〔2014〕7号的要求。
5.1.3可控原那么
发包方应对档案管理效劳外包工作全过程进展监控，对承包方的人员、根底设施、技术、管理工作、业务操作等进展必要的监视、检查，将各种风险降低到可控围之。
5.2发包工作过程与要求
5.2.1概述
规划与审批
承包方筛选与确定
合同签订
合同执行
与监视
评估与改良
发包工作可分为规划与审批、承包方筛选与确定、签订合同、合同执行与监视、评估与改良等5个步骤。
如图2所示。
图2：
发包工作过程示意图
5.2.2规划与审批
5并得到有效的授权和批准。
5
5法律法规的规定、自身开展战略和业务需要、档案的特点与其管理要求、自身资源和风险控制能力、费用等各种因素的根底上，分析档案管理效劳外包的必要性与可行性，确定档案管理效劳外包的围与方式。
5围。
5.2.3承包方筛选与确定
5发包方应根据国家和上级部门关于效劳采购管理的规定、档案管理效劳外包工作规划，制定并执行具体的承包方筛选方案，通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择适宜的承包方。
5根本要求：
〔1〕承包方应为依法注册的企业法人，具有独立承当民事责任的能力；〔2〕承包方具有履行合同所必需的经营执照和相关资质、许可证明；〔3〕承包方应具有履行合同所必需的效劳能力、经历和信誉等。
按重要程度、密级对档案进展分级，对于不同级别的档案选择具有不同资质、效劳能力的承包方。
5.2.3.4对于重要的承包方，发包方应在与其签订合同前开展深入的尽职调查，并将调查结果作为选择承包方的重要依据。
尽职调查宜在法律专业人员的指导或第三方机构的协助下进展。
5.2.4合同签订
5合同的主要条款可参考附录A。
5合同容应至少包括效劳容和围、效劳质量标准、合同双方的义务和权利、价格标准和付费方式、交付物、效劳和交付期限、违约责任和赔偿条款、条款〔也可签订专门的协议〕、知识产权归属和处理方式等。
5违约责任和赔偿条款，至少应包括在效劳质量违约、违约、知识产权违约等情况下的赔偿与争端的解决机制。
5合同中应明确规定档案管理外包效劳过程中产生、加工、交互的信息和知识产权的归属权，以与允许承包方使用的容和围。
5
5合同容表述应严谨准确、清晰明确，防止因歧义而导致合同难以履行或引起争议。
5
5.2.5合同执行与监视
5
容或数据的外包效劳项目〔如档案数字化效劳、档案整理效劳、档案开发利用效劳等〕，发包方应将直接参与本项目的承包方员工予以备案。
承包方员工备案表由发包方保存至本项目完工验收后一年以上。
承包方员工备案表样式可参考附录B。
5.2.5.3发包方应对承包方的人力资源管理、财务管理、管理、风险管理进展有效监控，至少每年对承包方进展1次实地检查。
特别关注其股权结构、实际控制人、高级管理人员变化，以与破产、兼并、关键岗位人员流失、财务状况恶化、部管理混乱等可能造成效劳意外终止或效劳质量急剧下降的情况。
5.2.5.4发包方应至少每年获取1次承包方自我评估报告或第三方机构评估报告。
评估报告须包含如下容：
〔1〕承包方股权结构的变化；〔2〕承包方实际控制人、高级管理人员的变化；〔3〕承包方履行本合同所需各种资质的变化；〔4〕承包方财务状况；〔5〕承包方的人力资源状况，尤其是履行本合同的关键岗位人员变化；〔6〕承包方重要的技术、根底设施变化，重要的业务流程、质量管理以与平安管理变化等。
5.2.5.5发包方在合同的执行与监控过程中发现异常情况时，应当与时催促承包方采取纠正措施。
必要时，应对承包方违约行为采取法律手段，要求其履行违约责任。
发生重大事件可能导致档案面临严重威胁时，发包方应当在充分评估影响、制定善前方案的前提下，考虑主动要求承包方终止效劳，并采取相应善后措施。
发生〔可能导致〕重大档案受损或泄密事件后，发包方应与时主动向上级主管部门、档案行政管理部门和行政管理部门报告。
5.2.6评估与改良
5或经过一定阶段〔或一段时间〕后，发包方应对承包方效劳质量进展评价，评价结果作为承包方改良效劳质量与今后效劳项目准入的重要参考依据。
5
5.2.6.5发包方应与时总结档案管理效劳外包工作经历教训，持续改良发包工作。
6承包方档案管理外包效劳管理体系建立要求
6.1总体要求
6.1.1承包方应建立和完善档案管理外包效劳管理体系，持续提升效劳能力、改良效劳质量，以更好地满足客户需求。
如图3所示。
6.1.2承包方档案管理外包效劳管理体系建立的目标是提升效劳能力。
效劳能力以确保客户的档案的实体平安和信息平安为核心。
6.1.3效劳能力分为根本效劳能力和特定效劳能力两局部。
根本效劳能力是支撑承包方所有业务单元、效劳项目的根底保障条件。
根本效劳能力包括战略管理、资源管理、业务管理和平安管理四个方面。
特定效劳能力是承包方开展不同业务单元、效劳项目时应满足的特殊条件要求和应遵守的相关业务操作标准。
6.1.4承包方档案管理外包效劳管理体系建立应坚持以客户为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改良、基于事实的决策方法、与客户互利的关系等原那么。
6.1.5承包方档案管理外包效劳管理体系应按照PDCA〔计划—实施—评估—改良〕循环进展建立。
业务管理●合同管理●客户关系管理
●分包商管理●业务流程管理
●质量管理
资源管理●人力资源管理●财务管理●技术管理●根底设施管理
平安管理●合规性管理
●保密管理●风险管理●知识产权管理●环境管理●职业安康管理
战略管理●业务规划●绩效管理
根本效劳能力
档案
存放
效劳
档案
整理
效劳
……
特定效劳能力
档案
数字化
效劳
档案管理咨询
效劳
档案开发利用
效劳
特殊要求
业务标准
特殊要求
业务标准
特殊要求
业务标准
特殊要求
业务标准
特殊要求
业务标准
特殊要求
业务标准
支
撑
档案管理外包效劳管理体系计划Plan
档案管理外包效劳管理体系评估Check
档案管理外包效劳管理体系实施Do
档案管理外包效劳管理体系改良Act
档案管理外包效劳管理体系计划Plan
档案管理外包效劳管理体系实施Do
档案管理外包效劳管理体系改良Act
图3：
承包方档案管理外包效劳管理体系建立示意图
6.2战略管理
6.2.1业务规划
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6为假设干阶段和假设干业务单元的目标，进而确定实现这些目标的主要措施和手段。
6的效劳对象和业务单元，建立效劳目录。
效劳目录一般包括效劳名称、效劳容、效劳质量、效劳期限、业务方案、平安措施等。
6
6外环境条件的变化适时调整和修订业务规划。
6.2.2绩效管理
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6.3资源管理
6.3.1人力资源管理
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6.3.1.3承包方应根据客户需求和自身业务需要，确定每一业务单元、效劳项目的岗位数量，定义每一岗位的职责围和能力要求，并据此配备能胜任岗位工作的员工。
6.3.1.4承包方应保证每一业务单元都配有1名以上〔含1名〕具有档案学专业〔或图书馆学、情报学、信息资源管理等相关专业〕大学本科与以上学历，或具有档案中级专业技术职称的员工。
6.3.1.5鉴于某些档案的性或特殊性，承包方应对拟聘用的员工〔尤其是可能接触到档案容或数据的员工〕进展必要的背景调查和犯罪记录调查，防止某些不适宜的员工接触档案容。
背景调查和犯罪记录调查宜在法律专业人员的指导下依法进展。
6.3.1.6承包方应对所有员工进展不少于5天的岗前培训，至少每年开展1次不少于1天的在岗培训。
培训容应该涵盖档案法律法规、档案管理业务、质量管理、管理、风险管理、知识产权管理、环境管理和职业安康管理等方面的知识和要求。
承包方应组织员工参加由档案行政管理部门、行政管理部门、客户举办的相关法规或业务培训。
6.3.1.7承包方应定期对所有员工的工作能力和绩效进展评估，指导和帮助员工持续提高工作能力和绩效。
6.3.1.8承包方应建立鼓励机制，鼓励员工为满足客户需求、实现组织目标而奉献力量。
6.3.1.9承包方应开展员工职业生涯规划，为员工提供职业开展时机。
6.3.2财务管理
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6的各类资产，建立资产清单，跟踪资产价值变化。
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6.3.3技术管理
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6.3.4根底设施管理
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6.4业务管理
6.4.1合同管理
6合同签订，确保合同顺利执行。
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6容起草合同，明确合同应当涵盖的容。
合同容至少应包括效劳容和围、效劳质量标准、合同双方的义务和权利、价格标准和付费方式、交付物、效劳和交付期限、违约责任和赔偿条款、条款〔也可单独签订协议〕、知识产权归属和处理方式等。
合同文字应严谨准确、清晰合理，防止因歧义而导致合同难以履行或引起争议。
6.4.1.5承包方应严格执行合同的交底工作，防止因相关人员不了解合同具体容而引起合同纠纷。
6.4.1.6承包方应在商业条件发生变更时，分析变更的影响，确定是否需要与发包方协商对原合同进展修订，从而保障合同的履行和目标的实现。
6.4.2客户关系管理
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6，与时、高效地解决客户提出的问题。
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6.4.2.6效劳项目完成后，承包方应进展顾客满意度调查，并根据反应结果持续改良效劳过程、提升效劳质量。
6.4.3分包商管理
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6方须与分包商就分包商的效劳质量向客户承当责任。
6审查分包商的资质、效劳能力、经历和信誉，选择适宜的分包商。
分包商资质、效劳能力、经历和信誉审查结果应向客户备案。
6管理、风险管理、知识产权管理和相应业务操作标准提出明确要求，并指导和监视其实施的全过程。
6.4.4业务流程管理
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6管理、风险管理、知识产权管理、环境管理、职业安康管理等与业务流程集成，提高组织业务活动的科学化、标准化和专业化程度。
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6外环境变化对业务流程实施动态管理，持续调整和优化重组业务流程。
6.4.5质量管理
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6和纠正措施。
6提高客户客户满意度。
6.5平安管理
6.5.1合规性管理
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6和规章制度，并分析其对组织业务活动的各方面影响。
6和规章制度。
6情况，并与时采取行动修订相关的制度、流程和合同。
6.5.2管理
6.5.2.1承包方建立管理体系，确保客户的档案和其他信息不被非授权人接触或获知。
6.5.2.2承包方应根据行政管理部门、档案行政管理部门与客户的要求，取得相关资质。
6.5.2.3承包方应识别来自国家法律法规和相关方的要求，明确秘密事项的对象围、秘密等级与其具体要求；并结合业务活动中涉与国家秘密、商业秘密和个人隐私的各个环节，制定周密的制度，采取严格的措施。
6.5.2.4承包方应对组织部关键岗位实行平安责任制，确保措施的具体落实与泄密责任的可追究。
6.5.2.5承包方应与员工签订书面的协议〔或承诺书〕，要求员工承诺在工作过程中不摘抄、删改、复制、泄露发包方的档案和其他信息。
协议可参考附录C。
6.5.2.6承包方应按GB/T22080、GB/T22081或与客户的合同约定实施信息平安管理，加强计算机系统的管理，保证电子档案的秘密平安。
6.5.2.7承包方应制定应急管理处置预案，响应突发的泄密事件，将泄密事件的不良影响最小化。
行政管理部门与客户的平安检查或调查。
6.5.3风险管理
6.5.3.1承包方应建立风险管理体系，防止或降低风险给客户和组织带来的损失，确保组织运营的可持续性。
6.5.3.2承包方可按照GB/T24353以与与客户的合同约定实施风险管理。
6.5.3.3承包方应根据业务环境和业务容，制定风险管理方针和风险管理预案。
6.5.3.4承包方应结合效劳能力和业务现状，根据风险管理方针，对识别出的现有和潜在风险进展评估，考虑现有控制措施的充分性和风险的可承受程度，区分风险防的优先次序，并据此采取相应措施。
6.5.3.5承包方应参考档函〔2008〕207号的相关要求制定应急处置预案。
风险事故发生时，承包方应立即启动应急处置预案，采取相应措施最大程度地降低风险事故给组织和客户造成的损失。
6.5.3.6风险事故发生后，承包方应积极与客户沟通，共同商议后续事宜。
6.5.4知识产权管理
6.5.4.1承包方应建立和完善知识产权管理体系，有效保护客户和组织的知识产权，维护客户和组织的权益。
6.5.4.2承包方应制定适宜的知识产权管理制度。
知识产权管理制度的容应当清晰、明确，使员工和相关人员易于理解和执行。
6.5.4.3承包方应掌握组织的知识产权数量、容、法律状态以与与他人权利的界限。
6.5.4.4承包方应识别、管理属于客户的知识产权，防止不当使用和泄露。
6.5.4.5承包方应在合同中明确知识产权的归属与处理方式，在效劳过程中按照合同执行相关活动。
6.5.5环境管理
6.5.5.1承包方应建立环境管理体系，支持环境保护和污染预防，控制组织业务活动对环境的影响。
6.5.5.2承包方应按照GB/T24001以与与客户的合同约定实施环境管理。
6.5.6职业安康管理
6.5.6.1承包方应建立职业安康平安管理体系，保证与组织业务活动相关的员工与其他人员的安康平安。
6.5.6.2承
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