DAT31《纸质档案数字化规范》Word格式文档下载.docx

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——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：

国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。

本标准主要起草人：

王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。

本标准所代替标准的历次版本发布情况为：

——DA/T31—2005。

引言

DA/T31-2005的发布实施，从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求，很好的促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展，在档案信息化工作中发挥了重要作用。

由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速，经过10年的时间，数字化设备、存储、网络等技术条件都发生了较大变化，同时，纸质档案数字化工作管理方法和管理理念等都在不断更新、发展。

因此，及时对本标准进行修订，适时调整相关要求，从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作，具有重要的现实意义。

标准本次修订更加注重我国纸质档案数字化工作自身的特点，结合目前信息技术发展的水平，提出适用于档案行业的纸质档案数字化工作的规范性要求。

纸质档案数字化规范

1范围

本标准规定了纸质档案数字化技术和管理要求。

本标准适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T20530-2006文献档案资料数字化工作导则

DA/T1档案工作基本术语

DA/T18档案著录规则

ISO/TR13028信息与文献档案数字化实施指南（InformationandDocumentation—Implementationguidelinesfordigitizationofrecords）

3术语和定义

GB/T20530-2006、DA/T1、DA/T18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1数字化digitization

利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

3.2数字图像digitalimage

表示实物图像的整数阵列。

一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。

3.3纸质档案数字化digitizationofpaper-basedrecords

采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

3.4分辨率resolution

单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi）表示。

4总则

4.1各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。

纸质档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR13028和GB/T20530提出的要求和建议。

4.2纸质档案数字化的基本环节主要包括：

数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。

4.3应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。

纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。

4.4纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。

元数据元素的确定应符合ISO/TR13028提出的要求。

4.5应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。

4.6加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。

5．组织与管理

5.1机构及人员

5.2基础设施

5.3工作方案

5.4管理制度

数字化各环节所产生的数据的管理进行规范；

档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。

5.5工作流程控制

5.6工作文件管理

5.7档案数字化外包

6档案出库

6.1档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

6.2纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

7数字化前处理

7.1确定扫描页

原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。

如有不需要扫描的页面应加以标注。

7.2编制页号

7.3目录数据准备

7.4拆除装订

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。

如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。

特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

7.5技术修复

8目录数据库建立

8.1应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。

目录数据库数据规则的制定应符合DA/T18对档案著录的要求。

在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。

8.2数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。

8.3数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。

8.4将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。

8.5可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。

发现不合格的数据应及时进行修改。

9档案扫描

9.1基本要求

档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。

参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

9.2扫描设备

9.3扫描色彩模式

9.4扫描分辨率

9.5存储格式

9.6图像命名

10图像处理

10.1图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。

拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

10.2旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

10.3裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

10.4去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

10.5图像质量检查

11数据挂接

11.1应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

11.2逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

12数字化成果验收与移交

12.1验收方式

12.2验收内容

12.3验收指标

能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。

对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。

抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

12.4验收结论

12.5移交

验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。

移交单示例参见附录B。

13档案归还入库

13.1档案装订

纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。

13.2档案归还入库

按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。