五星级酒店财务部管理手册岗位职责操作流程.docx
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五星级酒店财务部管理手册岗位职责操作流程
财务部
管理手册
（人员结构、岗位职责、规章制度、操作流程汇编）
第一节财务部职责范围
一、财务部架构和编制
根据酒店人员编制，福成酒店定编34名。
①财务经理：
负责财务部下属各部门员工的人事工资调整，工作计划制定，员工考核，负责本部财务控制和审计，税金、工资及其它款项的计算和审报支付，控制成本和费用，提报预算，资金平衡管理，监督上级领导，协调其辖下各分部门与酒店其它部门之关系；负责培训属下员工及解决日常运作之疑难等工作。
②总帐会计：
协助财务经理搞好会计核算和财务管理工作，具体负责对经济活动进行反映和监督，并将问题及时向经理汇报；负责记帐、出纳等工作制导和定期检查负责编制月度、季度、年度财务分析；分管总帐及总帐与明细帐的核对，凭证审核，年度财务收支计划的编制、平衡；应收帐款的管理及税务方面相关工作。
③成本会计：
负责成本、费用、收货、仓库发货控制，应付科目的明细核算，酒店资产的核算盘查管理、手续变更，档案管理等工作。
④出纳：
负责每日现金收入的回收及清点，银行存款与支票的核对管理，总出纳日报表的制作，费用的核实与报销等工作。
⑤运作主管：
负责收款结算工作的组织、指挥协调，大型业务的结算、清欠；月末结帐、对帐、盘查工作；运作流程的控制，逃帐的防范工作；财务收银软件的维护，下属员工考核，酒店日审及夜审工作。
⑥收银员：
负责为客人提供完善的服务，做好客人结帐的收款工作，上交收入现金支票及信用卡凭证，餐饮销售分析报告，香烟销售报表编制等工作。
⑦采购收货主管：
负责采购计划、程序、规定等文件的制定，采购申请单的审核，供应商的选择，市场的价格调研，下属员工的培训，酒店各种物资的申购、验收、保管和发放业务的组织管理及收货仓库部的检查等工作。
⑧收货员：
负责货物的核对验收，收货证明的开具，库存帐的登记等工作。
⑨保管员：
负责检查入库货物并分类存放并及时登记货卡，货物的存量控制和日常管理，货物的发放等工作。
⑩采购员：
负责安排工程物品、食品、饮料、日用办公用品的采购单的报价、招标比价、择商、订货，货物的把关，市场的调研，新产品的开发，供应商关系的维护等工作。
关于岗位设置具体安排，见下表：
部门
工作内容
经理
内部关系协调、预算、经济活动分析、招标采购、绩效考核、报表
会计核算
总帐、公司内外报表、日报表、费用管理、凭证稽核、税务、对外统计
对外客户往来、协议管理、应付款等
客房成本、餐饮成本、单据审核、兼资产管理员、市场讯价等
收入盘点、资金调拨、银行业务、票证管理
运作管理
运作主管、审计
总计6人
采购、收货、保管
主管兼收货以及保管工作协调工作
验货，冷库、酒水库、调料库、餐厅库、副食库打单、分类和单据传递
酒水、副食、餐具、调料的收发及各类物品摆放、仓库卫生清理，检查物品使用期限，传送收货单据提报补计划等工作。
物品采购
注：
此配置为酒店核定定编，由于北京店规模比较比潍坊店大（又有客房业务），同时在北京办理对外业务需要时间比较多，因此财务工作量比较大，再加上北京财务人员对工作时间要求比较敏感（前期雅悦招聘的分店会计和区域会计因为工作量大而辞职），因此上述人员很难保证正常业务的管理和控制要求，总体上缺3个岗位（现潍坊店配置为18人）。
其中缺往来会计1名（负责对外客户往来、协议管理、应付货款、税务、对外统计等工作）。
收银员1名（收银点设立3个，最少需要7名收银员），夜审员1名（现在仅有1名运作主管兼审计，无法实施夜审的功能，缺少必要的监督环节）。
酒店开业后，应根据实际情况进行调整。
二、财务部职责范围
福成酒店财务部是对整个酒店经营管理工作的参谋和管家的职能机构，担负酒店资金核算，监督和指导业务部门进行资金运用和管理，增加营业收入，节约费用开支的职责。
财务部的主要职责范围包括：
管理和审核每天的收入，对内对外的费用支出，对外的合同签定，包括购物、工程的合同和其他的合同，制定酒店每年度预算计划，监管酒店的固定资产和其他资产，跟进所有的保险事宜，需要时联系索赔事宜，有效地管理现金，分配资金的周转，与有关政府部门及银行建立业务关系，保障酒店的利益，执行国家财务规章制度和控股公司的制度。
具体职责是：
记录、分析酒店经营活动、资金动态、营业收入和费用开支的资料，定期向总经理、投资方报告。
了解同行业信息和市场动态，提出改善经营管理和提高经济效益的建议及措施，供总经理作决策的参考；
1.组织各部门编制收支计划。
根据董事会、总经理的指令，结合酒店的情况，进行综合平衡，编制酒店的月、季、年度营业计划和财务计划，定期对执行情况进行分析，并作出书面报告呈总经理；
2.严格执行国家颁布的会计准则和财务制度，根据总经理的指令，完善酒店的财务管理制度，严格遵守财经纪律，并督导财务人员遵章守法，做好财务会计工作；
3.按权责发生制及时完成收支核算，做好财务记载，正确核算营业成本、费用、利润；按时、准确编报会计报表，做出财务分析。
债权、债务清楚、准确，并及时清算；
4.管理和控制各项资金，做好资金收支计划、平衡工作，严格检查备用金的使用，严格执行库存现金限额制度，对应收帐款按协议时间及时催收，组织回笼，负责全酒店资金运用的组织和调度工作，及时掌握外汇汇率的变动，并定期把资金变化情况向总经理汇报；
5.负责全酒店各项财产的登记，核对和抽查、调拨。
并按有关规定摊销折旧费用，以保证资产的资金来源，达到更新换代的目的；
6.收集、保存各种企业的资料和文件、经济法规和本酒店财务经济的资料、报表帐册、凭证、报告、总结，随时向总经理提供有关资料。
7.检查、督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律，按会计法办事，检查各部门经济活动的情况，防止套汇、挪用、贪污盗窃，违法乱纪的行为。
8.充分发挥电脑各管理功能的作用，利用电脑储存客户、财会数据等资料，编报各种报表。
逐步实现软件自编程序，硬件自行维修，定期进行整个电脑系统的维修保养，对软件程序中与酒店现实情况不适应的部分随时进行改进，保证电脑系统的正常操作。
9.员工培训：
负责本部员工的业务培训工作，在职员工每季度进行一次考核，试卷评阅存档，作为员工业绩的资料和升职晋级的参考。
第二节财务人员岗位职责
一、财务经理岗位职责
职位：
财务经理
直属上级：
总经理
直属下级：
总帐会计、成本会计、出纳、运作审计主管、采购收货主管
岗位职责：
1.负责财务部下属各部门员工的人事工资调整，工作计划制定和落实，监督考核员工表现和行为；
2.制定建立信用协议，按法律过程执行信用收集；
3.负责本部财务控制和审计，保证酒店有价物品、日常营运结果的有效监督；检查监督酒店设备设施，控制流转并确保其不受损害；
4.负责核准并签发所有对外报表；
5.履行财务法规，掌握合同契约及营运中有关财务方面的法律文件；
6.负责酒店税金、工资及其它款项的计算和审报支付；
7.审核所有报损、折价等事项并报总经理批准；
8.控制成本和费用；
9.帮助各部门经理和总经理准备预算，提供实际数目和预测，比较指出采购物品和预算的差距；
10.负责精确计算现金平衡状况，避免超支、透支和缺乏资金；
11.负责监督总经理分配万能钥匙；
12.协调其辖下各分部门与酒店其它部门之关系；
13.负责培训属下员工及解决日常运作之疑难。
二、总帐会计岗位职责
职位：
总帐会计（兼应收、税务岗位）
直属上级：
财务经理
●总帐岗位职责
1.正确贯彻执行酒店各项规章制度、政策法规，协助财务经理制订有关的财务制度；
2.协助财务经理搞好会计核算和财务管理工作，具体负责对经济活动进行反映和监督，并将问题及时向经理汇报；
3.负责记帐、出纳等工作制导和定期检查，发现问题及时纠正；
4.监督按时编制各类报表，认真做好财务分析工作，及时反映问题；
5.加强财务信息收集、整理，随时为领导决策提供资料依据；
6.协助财务经理编制全酒店年度、季度财务计划、成本计划和年、季、月收支计划并组织实施；
7.加强财务档案管理工作，保管好重要凭证，负责财务部门的安全卫生工作；
8.分管总帐、统计方面工作；
9.负责检查和督促会计、应收、出纳人员的工作，对出纳、应收的帐实情况进行监督检查；
10.负责督促相关人员按权责发生制原则及时处理帐务，确保日清月结；
11.负责核算总帐与明细帐（含日记帐）的余额核对；
12.负责确定会计科目，审核所有记帐凭证及所附原始凭证；
13.负责会计岗位对内、对外报表的编制或审核；
14.负责编制月度、季度、年度财务分析；
15.负责年度财务收支计划的编制、平衡。
●应收岗位职责（其他往来科目）
1.执行酒店各项规章制度；
2.熟悉信用卡的收帐程序；
3.整理信用卡款项；
4.分析所有挂帐收目，包括员工，管理人员，本地和海外的；
5.每日归档挂帐和信用卡帐目的总额；
6.处理客房和餐饮的押金和预订费用并做好记录；
7.每月底核对帐薄的预付款部分；
8.准备并发出帐单；
9.将客人帐单及其附件归档；
10.向各客户收取应收款项交总出纳；
11.其他往来科目的管理工作（除应收应付外）。
●税务岗位职责：
1.协助总帐会计进行税务方面的凭证审核、帐务处理；
2.负责按规定计算、交纳各项税金；
3.负责发票的申领、核销；
4.编制税务方面的报表。
三、成本会计岗位职责
职位：
成本会计岗位
直属上级：
财务经理
●成本岗位职责
1.执行酒店各项规章制度；
2.负责酒店的各项成本、费用控制；
3.审核各部门的采购申请单；
4.组织并监管月底盘点；
5.审批所有的成本报表；
6.提出有助于成本控制、收货、仓库发货及控制程序的建议给管理当局；
7.监督酒店物资的采购价格；
8.负责组织仓库、运作品、布草、小型厨具等的盘点工作。
●应付职责
1.负责应付科目的明细核算及对帐工作；
2.负责审核收货转至的收货凭证并填制支付凭证；
3.负责审核所有供应商付款单据；
4.编制有关应付方面的报表；
5.负责保管所有应付方面的合同、文件，并统计其执行情况；
6.归档所有应付方面的单据、报表。
7.按照控股规定及酒店要求全面负责酒店资产的核算盘查管理，并保证帐帐、帐实相符；负责办理酒店资产变动手续；
●资产管理
1.执行酒店各项规章制度；
2.按照控股规定及酒店要求全面负责酒店资产的核算盘查管理，并保证帐帐、帐实相符；
3.负责办理酒店资产变动手续；
4.负责会计档案的装订及日常管理；
5.负责酒店上报控股公司文件的整理并统计执行情况；
6.负责酒店财产的保险事务。
四、出纳岗位职责
职位：
出纳
直属上级：
财务经理
岗位职责：
1.执行酒店的各项规章制度；
2.在有证人的情况下，整理并清点由收银交来的所有现款、支票和外币兑换款项；
3.核对所有支票；
4.收取非酒店客人交来的其它应交款项，开出收据；
5.将所有营业收入支票、现金、信用卡凭证存入银行；
6.与银行汇总外汇；
7.从银行取回各种入帐凭证；
8.填写出纳报表；
9.将现金、支票及其它银行入帐通知单等有关增加银行存款或现金流入的情况输入电脑，做出总出纳日报表；
10.核对银行回单，确保报表与回单相对；
11.妥善使用、保管备用金；
12.按已经审批《零用现金单》数额向指定的人员支付零用现金；
13.将已付款的《零用现金单》汇总，向应付款报帐取回相应的现金款项补回备用金。
14.准备足够的零钱以供收银兑换；
15.完成上级主管布置的其他工作。
五、运作主管岗位职责
职位：
运作主管和审计员
直属上级：
财务经理
直属下级：
收银领班和收银员
●运作岗位职责
1.在部门经理领导下，负责收银收款服务工作，负责收款结算台各项工作的组织、指挥和协调，保证收款台工作有条不紊，准确及时；
2.直接负责大型业务的结算工作和外欠业务款项的清理工作，并及时向财务部汇报，对拖欠帐款的客户要组织进行监督；
3.负责每日业务票据及报表的审核工作，对于部门工作完成质量，报表正确与否负有全部责任；
4.负责月末结帐、对帐，盘查工作并将情况报告给财务经理；
5.负责将审核后的业务票据，报表等分别送有关部门，属前厅留存的应妥善保管，以便查阅；
6.负责检查各旅行社、团体、协议单位、公司长包房以及各记帐单位的帐务结算是否正确及时，并督促员工对应收帐款及时追收入库；
7.督促收入会计按帐务处理规定及时衔接帐务，核对出纳现金票据，按时编制平衡表；
8.督促和检查员工执行外汇管理规定，外币兑换规定，现金管理制度，银行信用卡使用规定，帐单及发票管理规定情况；
9.督促各收款班组的现金，票证及时交收，年个定期和不定期抽查收款人员的业务周转金；
10.严格各项工作程序，重点防范逃帐，错帐的情况发生，对工作中出现的较大问题，及时上报财务经理，有必要时报保安部经理；
11.严格检查电脑系统的运作情况，发生问题要立即与有关人员共同研究解决，并及时报告上级领导。
12.督促和教育所属员工爱护和正确使用各种机械设备，如电话、电脑收银机，打字机等，保证各项设备的正常运转；
13.每天上班必须先检查各种电脑，收银机的数据和交接本上的留言及稽查报告，对稽查报告中需要进行处理的内容及时作出处理或向部门经理报告；
14.向财务经理报告所属员工的工作表现，评定员工奖惩和晋升情况，解决客人在结算工作中的投诉及其它问题；
15.完成财务经理安排的其它工作；
16.每天下班时，必须作出交班报告，交代各项未办的事宜。
●审计岗位职责
1.监管运作程序的执行，保证酒店各项政策、制度的贯彻执行保证政令畅通；
2.执行酒店的经营政策及各项规章制度；
3.核对夜审的营业报告，由日审发送至相关管理人员；
4.审核每日的调整单据是否合理，是否有前堂经理及相关管理人员的签批；
5.审核免费房/酒店内部自用房有没有经过批准；
6.审核特殊房价是否有批准；
7.检查酒店招待应酬有无理由，是否有调整单及批准；
8.审核挂帐的帐单和单据是否有完备的手续及符合酒店的规定；
9.检查酒店店用办公电话，防止滥用；
10.审核收银的投款情况；
11.突击检查收银处的备用金及对营业部门的巡查；
12.控制各种单据的领用、使用情况，避免滥用；
13.布置执行酒店的新政策；
14.训戒、监督部属，确保酒店政策执行；
15.确保酒店应得收入已收齐；
16.审核呈报的各项帐单和单据；
17.确保部属上交的营业报告、财务报告正确；
18.及时处理下属交接的遗留问题及下属预其他部门的争议。
六、收银员岗位职责
职位：
前台收银员、餐厅收银员
直属上级：
运作主管
●前台收银员岗位职责
1.执行和维护酒店的各项规章制度；
2.为客人提供完善的服务，确保帐目钱款相符；
3.处理客人各种询问，主动为客人提供服务；
4.保证备用金的完整性；
5.协助其他部门作好客人拒付帐单的解释工作；
6.确信所有需入帐的单据都已入到客人帐目中并保证客人帐目中单据的完整性和准确性；
7.及时送交营业收入；
8.为客人进行外币兑换服务，收发各部门的钥匙服务；
9.严格执行上级的指令；
10.及时汇报工作中的问题；
11.做好上下班的交接工作，有问题的要留言；
12.保证每天帐目的准确性和清晰性。
●餐饮收银员岗位职责
1.负责处理餐厅内所有销售情况记入餐单，做好收款、入帐工作，填写各类销售报告；
2.执行酒店财务规章制度及酒店的经营政策和运作程序；
3.按台号收集餐厅帐单与入厨单；
4.为客人结帐时准备帐单；
5.做好客人结帐的收款工作：
收取现金的、准确无误、无假钞、挂帐的手续齐全，信用卡结帐的，确认信用卡不在黑名单内，并填写好有效的信用卡单据，确信所有客人签名的单都已记入客人帐内；
6.处理招待餐单；
7.处理办公人员餐单；
8.填写餐单修正报告；
9.填写餐饮销售分析报告，填写香烟销售报表；
10.上交收入现金支票及信用卡凭证；
11.交回未用过的帐单及香烟；
12.严格执行收银主管下达的指令；
13.保持收银台周围清洁卫生；
14.及时汇报工作中问题；
15.特殊原因手写帐单的要详细注明原因，填写《调整单》，并经营业部门经理签署证明；
16.下班时要检查所结帐单与电脑记录、ORDER单及所做的营业报告是否一致、正确，并结束更期、退出电脑系统；
17.检查各银行POS机系统是否结帐，与实收信用卡金额是否相符。
七、采购收货主管岗位职责
职位：
采购收货主管
直属上级：
财务经理
●采购岗位
1.制订采购计划、程序、规定等文件，一经管理部门批准保证贯彻执行；
2.审批所有采购申请单、订货单；
3.根据酒店需求与市场供应审定价格合理、货品质量可靠、信誉好、服务优的供应厂商，确立供应关系；
4.负责与厂商进行重要业务谈判、审查所有购货合同及其它业务合约等文件；
5.负责组织市场调查研究，及时向管理当局提供市场信息、购买策略，指导下属努力降低采购成本；
6.明确每个采购员的工作范围和职责，协助酒店经理及财务经理编制酒店的采购预算；
7.负责国外的订货工作；
8.积极开发国内货源，不断推荐新产品，扩大货品国产化；
9.经常检查本部门执行经济、海关、检疫卫生等法律法规的情况，及时处理、发现的问题；
10.对采购部工作人员的招聘、录用、考核、奖惩、调动等方面提出意见；
11.有计划的培训本部门工作人员，组织学习业务知识，进行思想教育，提高思想、业务、管理水平。
●收货岗位
1.负责酒店各种物品、食品、饮品、工程用品等物资的申购、验收、保管和发放业务的组织管理；
2.经常对收货、仓库部的各项工作进行检查；
3.严格按程序进行工作；
4.严格控制货物验收及出入库手续，监督检查货物存放问题；
5.检查控制每天收货情况，协调各部门的供求关系。
八、收货员岗位职责
职位：
收货员
直属上级：
采购收货主管
岗位职责：
1.执行酒店的各项规章制度；
2.根据采购单、发票核对货物重量及有关项目；
3.检查货品数量、质量、价格、供应商是否与采购单上的一至；
4.检查验收货物后，为供应商开具收货证明；
5.整理收货证明和采购单等有关单据；
6.查证退货、废品等并及时向领班或经理汇报；
7.向酒店用货部门分发收货记录单；
8.保持收货区域干净、整洁；
9.完成上级主管布置的其它工作。
九、保管员岗位职责
职位：
保管员
直属上级：
采购收货主管
岗位职责：
1.严格检查入库货物，符合要求后方可入库，并分类码入整齐；
2.加强库存物资管理，落实防火及卫生措施，杜绝不安全因素；
3.保证货物存放完好无损，摆放合理整齐美观；
4.负责填写采购申请单，保持货物的合理存量，保证物资的供应；
5.货物入库后要准确登记货卡，及时入帐；
6.严格按工作程序进行货物的提取出库工作；
7.与使用部门保持联系，掌握货物的供需情况；
8.积极配合成本会计做好盘点工作，做到物卡相符，帐卡相符，帐帐相符；
9.仓库发货以提货单为依据，收到提货单后，保管员应该核查所要求的数量以及有无批准人签字，如无有效人签字不得发放任何物品；
10.发放货物时应当场更新货物记录卡中剩余物品的数字；
11.保管员应与提货人复查发放物品的质量和数量；
12.在处理好当日帐目及记录后，保管员应将提货单副本送交成本控制部；
13.如遇特殊情况需紧急发货时，必须得到其上级主管批准后方可办理；
14.未经部门主管许可，严禁擅自为非相关人员查找、透露任何库存物资资料；
15.工作中发现的问题及时解决或向直属上级汇报。
十、采购员岗位职责
职位：
采购保管员
直属上级：
采购收货主管
1.与各部门密切配合、组织安排工程物品、食品、饮料、日用办公用品的采购单的报价、择商、订货，并经常听取各部门意见、改进工作；
2.配合收货对工程用品、食品、饮料、日用百货等严格把关，对不合要求的货物负责交涉退换；
3.开展市场调查研究，不断开发货源渠道；推荐新产品、提供市场信息；提出降低采购成本措施方法并予以实施；
4.做好食品、饮料等物资的管理和统计计划；
5.完成经理交办的一切工作；
6.及时将商品信息、市场信息提供给经理和经理助理；
7.按照控股与酒店的相关管理制度，做好招标以及比价工作，争取实现最低的采购成本；
8.发展有竞争力的供应商，建立长期有效的供应商管理体系；
9.统一筹划，科学采购，保证合理库存。
第三节财务部有关制度
一、财务管理制度
1、固定资产管理制度
1.总则
为了提高固定资产投资效益，保证固定资产有效使用及其安全完整，根据国家有关规定，结合酒店实际情况制定本办法。
固定资产，是指公司使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。
不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限超过2年的，也作为固定资产。
2.固定资产购建
（1）固定资产购建审批权限
①各部门购建固定资产须严格执行酒店年度固定资产购建计划，原则上不准超计划购建。
②购建固定资产要上报酒店审批，没有酒店的批准，各部门不得擅自购建固定资产。
（2）固定资产购建程序
①各部门根据年度固定资产购建计划编报具体购建计划，说明购建原因，向酒店提报固定资产购建报告，购建报告中要说明购建原因、规格性能、开支范围，属投资性的支出，要有可行性研究，确定投资回收期，同时按照控股公司的《投资管理制度》执行。
②购建计划报酒店财务部经理和总经理签署意见。
③固定资产的购建需要招标采购的，严格按照酒店的《招标采购管理办法》执行。
（3）外购设备及管理工具
①对于外购置设备以及管理工具，要分别比较两家以上的厂商报价，从性能质量、公司信誉、售后服务等情况择优编制采购方案，交工程部审核和财务部门备案。
②购建部门根据审核意见修改购置方案后，再交工程部和财务部门会签意见后，方可与选定的供应厂商签订供销合同。
对合同中有关设备维修等售后服务要明确规定，并在付款条件中预留10%-20%的质保金（即设备到货验收合格后最多付全部价款的90%）。
所有固定资产购建合同，须经律师或法律顾问审核。
③固定资产购建后，财务部门凭固定资产采购方案、手续完备的发票、供货合同、固定资产验收单作固定资产帐务处理。
（4）土建工程（包括土建维修）
①购置部门（工程部和采购部等相关责任部门），要联合进行公开招标，或经两家以上的报价比较，施工单位须提供工程预算，购建部门对其经过初步审核后交财务部门复审备案，并由工程部审查后（本酒店工程部不能审核的须到专门审计部门审核），再由购建部门和财务部复审并会签意见。
②购建部门根据会签意见，确定承建单位，签定建设合同，合同中注明：
在工程预算价格范围内仅供参考，一切结算以最后审定的工程决算价格为准。
竣工决算不准超出预算。
如果超出预算，要写出书面报告，写明超支的原因、数额。
竣工结算付款时至少留出10%-20%的工程款作为质保金。
③程建设过程中，以基建、工程部门为主，协同财务部门，对工程进行事中控制。
基建部门对工程进度、工程质量、工程材料进行确定和监督检查，财务部门根据工程进度、质量及工程部意见，进行工程进度割算付款。
④工程竣工后，须由基建部门、工程部门验收合格、提出验收证明书后，方允许承建单位进行工程决算。
对工程决算，本酒店工程部不能审核的必须到专门审计部门审核。
⑤工程竣工，《工程决算报告》审定后，财务部门凭《工程预算报告》、建设合同、工程验收证明书、审定认可的《工程决算报告》进行工程决算，并根据合同规定至少
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